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类型高校图书馆接受赠书的管理工作研究——以中山大学图书馆接受国内赠书为例.doc

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    高校图书馆接受赠书的管理工作研究——以中山大学图书馆接受国内赠书为例.doc
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    1、高校图书馆接受赠书的管理工作研究以中山大学图书馆接受国内赠书为例2007 年 2 月第 27 卷第 1 期图书馆论坛fibrarvI“6buneFeb.2OO7Vo1.27No.1高校图书馆接受赠书的管理工作研究以中山大学图书馆接受国内赠书为例安兴茹(中山大学资讯管理系,广东广州 510275)摘要赠书是高校图书馆丰富馆藏,缓解购书经费不足以及宣传图书馆的重要途径.文章就以中山大学图书馆接受国内赠书为例,探讨赠书发挥的作用,以及高校图书馆接受赠书工作中应该注意的一些政策,加工处理,宣传和管理等方面问题.关键词 赠书 ;管理工作; 宣传中图分类号G258.6文献标识码 B文章编号10921167

    2、(2o07)01017004接受赠书是图书馆收集珍贵图书,丰富馆藏的重要途径之一,对缓解购书经费严重不足也起到很大的作用.随着高校图书馆专藏纪念室的出现,赠书在高校图书馆藏书中的重要作用更加凸现.赠书的特色和特殊地位也越来越受到图书馆界的认可与重视.1 赠书来源与特点1.1 赠书的来源图书馆接受的捐赠主要来源于广大的专家学者,知识分子,离退休人员,群众,知名人士,港澳台胞,海外的华侨以及企事业单位,民间团体等.高校图书馆在接受赠书方面有特殊的优势,接受的赠书途径也特别的广泛,主要有国内赠书,国外赠书,个人赠书,机关赠书,团体赠书等等,其中主要来源有本校专家学者,校友以及兄弟院校单位和个人等.(

    3、1)国内赠书个人赠书主要包括赠送者自己的着作,自己的藏书以及专门购买的图书.本校的师生,校友将自己的着述或藏书捐赠给本校图书馆;专家,学者,知名人士,在其晚年或去世后,通过家属将自己的藏书和着述捐赠给图书馆;港澳台胞捐赠图书或书款给学校图书馆.(机关,团体赠书包括大学,基金会,驻华机构,出版社,各大公司等机关或团体的赠款赠书.在 20 世纪 80 年代,中山大学图书馆成立了校史室,图书馆与中山大学出版社达成协议,出版社出版的图书都向中山大学图书馆赠送两本.中山大学图书馆还与许多大学或研究所的图书馆确定了图书与期刊的赠送或交换关系.(2)国外赠书个人赠书海外华侨,校友和专家学者等也常常捐赠图书或

    4、书款给学校图书馆.机关,团体赠书国外一些社会团体,如大学,出版社或书店,向国内高等院校图书馆捐赠图书或书款.20O4 年 ,美国哈佛大学向中山大学赠送 15 万种外文图书.日本着名学术出版社岩波书店在解放前已经开始赠书,直到现在,每年仍有赠送.由于资料和篇幅所限,本文主要从中山大学所接受的国内赠书人手进行研究.1.2 赠书的特点高校接受的赠书主要有学术着作,专业书刊,文史资料以及文学等各方面图书,有些不但珍贵而且可以反映学科发展的过程和方向.(1)珍贵的资料针对性强,学术价值高.捐赠的图书有些是专家学者教学过程中的参考资料,有些是自己的学术着作,是理论与实践相结合的产物,具有很高的使用价值和保

    5、存价值.其次,语种丰富,内容广泛.国内外赠书有中文,英文,日文,法文,德文,韩文等多种语言,丰富多彩;文,史,经,理,工,医等各方面综合和专业知识,无所不包.在装帧方面,高校接受的赠书有一部分是校庆,校史,校志及地方志等,一般都是纸质精良,图文并茂.(2)连续的资料有些赠书是专家学者一生学习和研究用书的珍藏,不但涉及内容广泛,而且是专家学者对所在领域长期,丰富和深入的研究,反映了该学科领域的研究水平和发展方向.在专家学者的教学和科研活动中形成的资料,翔实地记录了他们的研究过程和奋斗足迹,其成果是智慧和经验的结晶,是学术水平和业务能力的综合反映.2】2 中山大学接受赠书2.1 赠书统计表 1 中

    6、山大学图书馆接受赠书情况(19972OO4)年份购置书刊(册) 受赠文献(册) 年更新(册)受赠文献/ 年更新(%)199727925411632O4112.8199826340327529615l1.1】70200“1 年 2 月;27 卷第 1图书馆论坛ibrarvTribuneFeb,2007V01.27No.11999l08o8310l39019.6200O756629l188478010.82001738355347791826.32002918523166512351725.6嬲 87 相 6245936546.720042705434253931308213.6平均值 85956

    7、138279978313.3在数量上,白 1997 年以来,中山大学图书馆每年购买书刊量在不断增加,接受赠书也呈上升趋势.平均受赠文献占年更新文献的 13.3%,其中在 2002 年接受赠书达 123,517 册,占年更新量的25.6%.在 2004 年,受赠文献和购置文献达到历年最高,受赠文献达 42,539 册.在价值上,在 2003 年,小批量个人和单位赠书达 2,402 册,估计价值达 96,179 元.在 2005 年上半年,赠书量就达 3,164 册,估计金额 642,547 元.赠书在解决购书经费紧张的问题上的作用是巨大的,对于一些珍贵的图书和文物,价值更是无法估量.2.2 个人

    8、大批量赠书表 2 中山大学图书馆部分大批量赠书情况表赠书者时间种类及数量处理方式(人藏)与中大的关系陈公睦 1957 陈澧遗书遗稿,5o 余种 705 册,字画,印章,古琴等总馆善本室商衍鎏,商承祚 1957 图书碑帖 475 种,2443 册商衍鎏,商承祚纪念室中文系冼玉清 1957 陈澧遗书及冼玉清赠书总馆古籍书库中文系岑仲勉 1962 书,手稿手稿等珍贵资料,在善本室专柜保存历史系遗书:中文线装 1327 册;平装 258 册;精装 121;共计 1706 陈寅恪 1969 陈寅恪纪念室历史系册,碑帖 10 张;中文散本期刊 172 本容庚 1980 图书,书法等总馆古籍书库中文系邓泽民

    9、 1988 梁钊韬(人类学系)藏书 4O00 册人类学系资料室人类学系方淑珍 1989 许淞庆(数学系)遗书 680 多册数学系资料室数学系朱杰勤 199 朱杰勤(历史系)遗着 17 种 20 册人类学系资料室人类学系黄锦瑶 199l5 汤明燧(历史系)藏书 1000 余册历史系资料室历史系赵静容 1996 李永锡(东南亚所)遗书东南亚所资料室东南亚所刘翔 200o 图书共 982 种,1018 册;期刊共 19 种,591 册总馆保存本书库梁方仲 20o2 手稿,笔记,外文书刊梁方仲纪念室历史系戴镏龄 20o4 中文书籍 2937 册,外文 1812 册戴镏龄纪念室外语系李新魁 20o4 藏

    10、书李新魁纪念室中文系张掖古今图书集成中国古文献研究所外语系图书 1491 种 3581 册,平装 1400 种,1738 册,线装 90 种 1842 王起中文系戏曲研究室中文系册;外文书 1 种 1 册,录音带 12 种,14 套.金应熙 20o519 批图书专藏历史系邹鲁 20o4 亲笔书画及友朋书画邹鲁纪念室前校长徐甘棠古籍 2 万余册,善本 14 种,传世孤本总馆古籍书库原岭南大学王亦鹤杂志 100 种,1000 册原领南大学,已归中大原岭南大学梁少文十年之报纸全份原领南大学,已归中大原岭南大学秦庆钧二十四史等大部头古籍,共 2170 册古籍部广州大学姜立夫线装数学书数学系资料室数学系

    11、注:由于笔者能力和时间所限,此表并非中山大学图书接受大批量赠书的全部资料 .l7120Cr7 年 2 月第 27 卷第 1 期图书馆论坛LibraryTribuneFeb.2O07V01.27No.12.2 个人大批量赠书这些赠书大多数数量巨大而且非常珍贵.例如,梁承邺教授和夫人叶秀教授向中山大学图书馆捐赠梁方仲教授的藏书和手稿,共收录教授的藏书和手稿约 5883 种,15010 件;手稿资料卡片 4OOO 多张,手稿摘抄资料 82 盒;线装书籍 5330 册,外文图书 1019 件; 普通中文图书 4669 册,期刊和期刊抽刊本 1046 册.商衍鎏探花和商承祚教授向图书馆赠送藏书约 200

    12、0 种,4200 册,手稿与字画卷轴24 种,线装书籍 624 种,普通图书 l165 种,期刊和期刊抽印本等 ,许多资料都非常珍贵价值连城.图书馆还收藏有中山大学第一任校长邹鲁先生的亲笔书画和友朋书画,是珍贵的历史资料.岭南四大家陈寅恪,商承祚,容庚和饶宗颐,中山大学图书馆就拥有其中三大家(陈寅恪,商承祚和容庚)的藏书和珍贵资料.这些都是图书馆引以为傲的珍藏,价值是无法估量的.2.3 期刊交换与赠送高校图书馆之间的期刊交换一直是图书馆期刊的重要来源之一.从表 3 可以看出,自 1993 年中山大学图书馆接受期刊赠送的数量呈上升趋势.在 2003 年达到了最高,为 3986 册.从 2OO4

    13、年期刊交换的具体实例来看,图书馆在期刊交换方面具有以下特点:(1)地域上,几乎全国范围内都有期刊交换关系,除了吉林,西藏,海南,台湾等省份.与南方联系比较紧密,如云南,广西,江苏,湖南等省内;与东北三省的联系最少.(2)层次上,有联系的大多数学校都是学院或是专科性学校,与重点大学的联系不够.主要情况有以下四种:与一些重点大学(例如:清华,北大,同济,南开等)一直有交换,但由于近年学报开始正式出版,可以在邮局订购,为了节约邮费,而与重点大学的期刊交换关系减少,但是与这些学校的联系依然存在,依然有其他图书的寄送;中山大学依然与许多学校有交换关系 ,主要是考虑到除了这种交换关系之外,更多的是希望与这

    14、些学校建立一种学术上的联系和互动关系;一些学校虽然知名度不高,但是在某些专业或领域有较深造诣;对于一直向图书馆寄送的学校, 图书馆也与之建立良好的交换关系.表 319932005 年中山大学图书馆接受赠送期刊一览表年份种册l99365916361994l172l343l99l52O972352l996l45Ol669l997l522l780l99813981554l999l84722l522263l5620ol2ll925592O0225733339砌 308339862004l7l323182005 上半年 l384l7021723 管理工作总结图书馆接受赠书,是为了更好地利用图书,为了尊重

    15、,纪念捐赠者,因此对赠书应进行科学管理.随着赠书在图书馆中的地位与作用不断提高,图书馆在接受赠书的政策,处理方式与管理制度上也需要逐渐规范与完善.在加强管理的同时,还要加大对捐赠者与捐赠行为的宣传,体现对捐赠者的尊重.3.1 政策对于赠书,中山大学图书馆一直坚持“藏之于公,用之于民“的指导思想.除了努力吸引社会和教师的捐赠外,还应重视争取广大毕业生的捐赠图书.中山大学图书馆就发出了关于接收毕业生捐赠书籍的通知.大学生在校四年,每人手上都有一些学习用书,包括各种教材,习题集,参考书,工具书等,图书馆对这些书的复本量一般要求量都比较大.学生毕业离校之时,对这些书往往有鸡肋式情结.如果图书馆将这些书

    16、吸引进来,不但能补充馆藏,而且激发毕业生对学校对图书馆的责任感和自豪感.3.2 赠书加工处理赠书的质量一直是图书馆非常关心的问题.有些图书馆对于不属于本馆收藏范围的赠书,采取转赠或作其它处理.而中山大学图书馆对赠送的图书及其它任何资料都进行妥善的保管,对于不适合上架的图书也决不遗弃,体现了对捐赠者,对知识的尊重.(1)对赠书进行及时的加工整理.对收集到的文献资料应及时回函致谢,及时进行登记,复审,分类,编目,加工等,并根据不同的文献类型,来源,用途等及时典藏,3j 还要加强赠书二 ,三次文献的开发工作.在加工过程中,给赠书作一些标记,如在书刊的显着位置盖上“赠书“ 图章 .在计算机处理中,要在

    17、典藏信息项选定“ 赠书 “,“赠刊“,也可以将赠书集中到另一个数据库 ,标上“赠书阅览室“, 成为网上虚拟的赠书阅览室 .这样就可以在网上检索到捐赠者,赠书及典藏等方面信息,还可以进行定期的读者借阅统计,将信息反馈给赠书者,他们就可以了解自己的赠书是物有所用的,也可以激发他们继续捐赠的热情.(2)设立专柜, 专室.对于一些大中型图书馆,考虑到赠书的独特性,连续性和馆藏特点,保持专家学者学术思想的系统性和完整性,也有利于读者集中检索利用,专设“赠书阅览室“ 是可取之策 oi43 中山大学图书馆专设商衍鎏,商承祚纪念室 ,陈寅恪纪念室,李新魁纪念室,戴镏龄纪念室,梁方仲纪念室和邹鲁纪念室等专门收藏

    18、这些专家学者的赠书.3.3 管理制度图书捐赠工作艰巨而意义重大,在学校和图书馆领导重视的同时,要加强科学管理,建立明确的规章制度.(1)制定具体的管理工作细则.在我国,捐赠图书虽然有较长的历史,但还没有成文的管理工作细则.图书馆可根据实际情况,制定“ 接受捐赠图书的管理工作细则“, 使赠书工作的各个环节规范化,制度化,有章可循.例如建立合理的工作流程,减少重复劳动;制定统一的赠书,赠刊表单,还要特别注意工作交接时 ,需要交接的工作记录.(2)派专人负责赠书管理工作.由于赠书渠道的多样性和随意性,要尽量聘请做事条理性好,认真细致而且责任感强的专业人员2OO7 年 2 月;27 卷第 1 期图书馆

    19、论坛JbrarvTribuneFeb,2007V01.27No.1来负责赠书工作.(3)加强流通阅览和保管工作,向读者宣传要爱护赠书,以提高赠书的利用率.3.4 加强赠书宣传赠书的来源非常广泛,国内,外的组织和社团,社会上每个有公益意识和经济能力的个人都可能向图书馆捐赠图书,做好宣传工作是非常重要的.图书馆的领导和工作人员要通过多种方式,利用各种机会开展赠书意识的宣传.对赠书和赠书者的宣传,不但有利于读者对赠书的利用,体现图书馆对赠书者的尊重,对赠书意识也是很好的宣传.(1)加强赠书的宣传.高校图书馆可以利用校报,校刊,馆刊,广播等各种媒介,进行赠书的宣传和报导;也可编制赠书目录资料进行发放,

    20、或通过板报,宣传栏等形式宣传推荐新到的赠书,或搞网上赠书照片展览;高校图书馆还可以抓住像校庆 ,馆庆这样的机会,举办“捐赠图书展览会 “,以扩大捐赠图书的影响 ,拓宽捐赠图书的来源;还可以对赠书进行文献开发,写书评或读者反馈信息来宣传赠书.(2)扩大赠书者影响.对于捐赠图书的个人和团体,无论捐赠数量多少,价值大小,都应发给感谢函,以示感谢,也可以附赠荣誉证书或纪念品;对于大批量或珍贵的赠书,还可以通过校报 ,校刊,馆讯,墙报专栏,网页,赠书仪式等方式表彰捐赠人,介绍赠书事迹;也可以将捐赠图书,捐赠过程拍成录像或照片 ,放到网上播放或宣传,扩大捐赠人的名气和社会影响;还可以制作赠书目录,以备捐赠

    21、者留念;定期向捐赠者反馈图书馆收藏 ,管理和利用方面的信息,形成赠书与用书的良性循环.参考文献1刘海萍.试谈高校图书馆对捐赠图书的管理与利用J.图书馆,1997,(3):54 55.23郑家杰.浅谈高校图书馆对捐赠图书的管理与利用J.大学图书情报学刊,1999,(1):2324.4王红.高校图书馆应加强捐赠图书的典藏利用J.现代情报,2OO4,(3):175178.5韩波.浅谈赠书工作的实践J.河南图书馆学刊,2OO4,(2):7475.6张佩.做好高校图书馆赠书管理工作J.图书馆论坛,2002,(3):119 120.7柴一葵.控制赠书质量加强科学管理J.现代情报,2001,(1):5556.8苏广利.论图书馆赠书接受工作的主动性特征J.大学图书情报学刊,2001,(1):43 44.9刘光宏.我国图书馆接受赠书的发展趋势及其对策J.图书馆建设,1996,(5):27 29.10孟艳华.浅谈高校图书馆的赠书工作J.晋图学刊,1994,(2):1922.11林东晖.中大图书馆的书刊国际交换与赠书工作J.高校

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