1、协同办公系统一、公文管理公文管理侧重于日常办公的文件的管理，分别是内部文件处理和外部来文处理；外部来文可以通过扫描录入系统，内部文件处理和外部来文处理都和档案管理结合在一起，以案件、案卷的方式进行归档，对于档案作借阅申请、审批、登记、归还等操作。无论是内部和外部文件，根据内容不同，对口的部门和处理的要求不同，选择不同的审批流程。以公文为例，公文拟制发起，经过会签，签发，传阅等。可以自动套用红头，加盖电子印章，重要的文件集中打印。公文在流转的过程中，不同部门、不同岗位职责的人在对公文做修改时，可以保留痕迹，不同的人修改痕迹颜色不同，同时区分增加或删除，可以隐藏痕迹。收文处理实现如下流程：文件登记
2、、拟办意见、领导批办、部门承办、结果跟踪、归档处理。可以对收文进行汇总、统计、分类、检索、筛选等功能，工作人员可以随时通过图形化界面了解流转的状态，管理人员可以形成各种文件汇总表和清单。发文处理实现如下流程：拟文文件、会签办理、领导签发、核稿复核、编写文号、套用红头、校对打印、文件归档。工作人员可以随时查询发文流转的状态，管理人员可以形成各种文件汇总表和清单。流程追踪对于公文流转的流程，系统提供图形化的跟踪查询功能，具有相应权限的用户，可以随时掌握公文流转的位置，流转的过程，以及流转过程中的各种相关信息。文件归档对电子化文档进行智能管理。包括收发的公文、领导讲话稿、各级政府部门通知、各级会议决
3、议等等。归档管理中将实现完善的权限控制，不同级别、不同权限的用户，只能看到被允许看到的文档。实时统计、查询在系统中流转的公文，都可以方便地进行查询统计，生成各种统计报表。定制各类公文模板用户可以根据自己的需要，灵活定制各类公文模板， ，当到达套红环节时，可以使用这些红头模板和版记模板自动为文档套版。传统公文在定稿之后，一般由文印人员排版、开版，然后套印在事先印刷好的红头稿纸上。而经过套红之后的公文用打印机即可完成，无需进行开版印刷，节省时间和费用。二、 档案管理本模块提供基于件号和基于案卷这两种模式的档案管理功能。基于件号是指以全宗号、件号、机构（问题）等为维度对档案进行登记、管理；基于案卷是
4、指以案卷、档案夹、库位等为维度对档案进行登记、管理。档案管理符合国家档案局颁布的归档文件整理规则 ，基于件号的管理办法采用了与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对文件材料归档整理工作的许多环节进行调整或简化，因此体现了一些新特点：取消案卷、卷内文件两级目录，以“件”为单位的归档文件目录。实行文件级管理。三、 电子印章协同办公系统中支持电子印章和电子签名功能。 印章制作：电子印章是通过集成的电子印章系统制作而成的。电子印章系统完全符合电子签名法所规定的安全电子签名条款，通过公安部审查，取得销售许可证。电子印章系统将扫描实物印章样式和内容，生成电子印章图形，再将印章与数字证
5、书一并加密保存在智能钥匙盘（U 盘）中，智能钥匙盘（U 盘）可以视同为电子印章。 印章使用：电子印章的使用和管理与实物印章无异，需要使用单位指定部门和人员妥善管理。需要盖章时，电子印章管理人员插入钥匙盘并输入密码，在需要盖章的文件上加盖电子印章。电子印章和实物印章是一一对应的，单位或企业的印章管理员同时管理相对应的电子印章即可。电子签名的概念、制作方法与电子印章一样，也是通过数字技术模拟传统手工签名。签名后的文件同样具有不可更改性。四、信息发布信息发布是将新闻、业界动态、通知公告等信息集中管理，并通过信息的某些共性进行分类，最后系统化、标准化发布。信息通过一个操作简单的界面加入数据库，然后通过
6、已有的模板格式与审核流程发布到桌面的相关栏目上。这样大大减轻了更新维护的工作量，时时保持办公系统的活动力和影响力。 信息类别管理：类别管理为整个办公桌面的灵活高效提供了可能性，管理员可随时调整各类别，都可以根据需要增加、修改或删除。 信息管理：信息管理实现办公桌面内容的更新与维护，提供在后台输入、查询、修改、删除各信息类别和专题中的具体信息的功能。 情报收集：可以根据用户需要，定制情报信息收集功能，按照用户关注点，自动从网络上抓取相关信息，呈现给相关用户。五、个人桌面协同办公系统个人桌面，又称个人工作台，是一种符合 WEB 2.0 的用户操作界面， 协同办公系统的人性化支持在个人桌面上得到了充
7、分体现，对个性化的支持是个人桌面的主要特色，通过简单设置，用户 80%以上的工作，都可以在个人桌面上得以完成，完全符合实用性、易用性的“80/20”原则。在这里，员工可以及时了解需要办理的各项事务，进行自己的工作日程安排，管理个人名片夹，收发电子邮件，同时可以进行自己的日常管理，修改个人的登录口令。概括来说， 协同办公系统个人桌面主要为用户提供如下功能： 系统导航：通过各种菜单、工具栏等为用户提供各个功能的使用入口； 关注模块定制：每个用户都可以自己工作的关注点，通关简单的拖动等方式设置个人桌面； 界面风格定制：用户可以设置自己喜欢的界面风格； 便捷操作：提供常用功能，如修改密码、编辑日程、日
8、志等快捷入口。六、会议管理会议管理从会议拟召开到会后各项决议的落实进行全程跟踪，实现会议室管理、会议审批、计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要，同时该模块还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。 会议室：对会议室资源的管理和对会议全过程的监督。会议发起者对会议室的闲置、预定、使用等状态不明确，协调就会有难度，会议室分类别编号登记，可用会议室显示在个人桌面上 会议议题
9、：实现会议议题的申请和审批，可以根据条件进行查看审批通过的会议议题，提高会议质量和效率，规范公司会议议题。下面是会议议题审批表单： 会议信息：会议信息的发布，可以通过手机短信及时发布会议信息，与会人员可以查询召开会议的时间、地点、议题，全体与会人员信息。 会议纪要：会议过程中形成会议纪要，以对会议过程的监督管理，会议室分类别编号登记，会议日程安排，会议议题的上报审批，会议信息发布、会议后会议纪要的审批发布、会议纪要的跟踪落实。七、车辆管理提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作；结合工作流提供车辆申请功能。 车辆预约：实现预约登记管理和用车申请，
10、申请中指定需要的车辆，时间，使用的原因、人员等。 车辆查询：列出了所有的可用车辆以及车辆的使用详细情况，同时指出了各种时间某车辆的使用情况，包括空闲、占用、报废。 车辆档案：记录了车辆的车牌号码、车辆名称、购买日期、保险日期、年审日期、缴养路费日期，驾驶员信息等。 维修信息：实现车辆维修申请和审批过程，并对每次申请进行记录，记录包括车辆名称、维修人员、维修日期、维修费用、维修原因等。 车辆保养：实现车辆保养申请和审批过程，并对每次申请进行记录，记录包括车辆名称、负责保养人、保养日期、保养费用、保养项目等。 车辆油耗：记录了车辆名称、耗油量、负责人、耗油时间、油耗费等。 车辆清洁：记录了车辆名称
11、、负责清洁人员、清洁费用、清洁日期等。 车辆汇总查询：实现对车辆某一年某一季度的维修费、保养费、清洁费、油耗费的汇总查询功能。其界面显示如下所示：八、办公用品管理办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的库存、采购、领用相关的申请审批功能以及库存、采购、领用的查询统计功能，办公用品的采购和领用申请在个人事务中进行、审批登记在审批登记模块中完成。 采购管理：实现申请采购、采购申请管理两个功能，采购申请管理包括对采购申请进行查看、删除、查询的功能。采购申请单记录的字段有：申请人、申请部门、申请时间、物品名称、计量单位、数量、采购原因、备注。下图所示采购申请表单：入库管理：对于采购完成的办公
12、用品实现入库登记管理，记录了入库的办公用品名称、数量、存放仓库、入库时间采购人员等。库存盘点：仓库管理员对自己所管理的仓库可以定期进行数量等其他情况的盘点工作，确保库存量。领用管理：实现申请领用、领用申请管理两个功能，领用申请管理包括对领用申请进行查看、删除、查询的功能。领用申请单记录的字段有：申请人、申请部门、申请时间、物品名称、计量单位、数量等。 发放管理：实现对于部门或是个人领取办公用品的发放登记，记录发放用品名称、数量、存放仓库、发放时间、领取人等。下图所示发放管理界面： 退还管理：实现因某种原因对办公用品进行退还的记录管理，记录退还用品名称、退还数量、退还人、退还时间等。 仓库信息管
13、理：实现对公司所有的仓库进行新增、删除、查看、查询等操作功能。九、计划管理计划管理用来进行部门或者个人的计划安排、审批以及考核使用，主要包括如下功能： 计划制定：制定部门或者个人的年计划、季度计划、月度计划、周计划、或者安排日程。 计划/ 报告审批：把制定好的计划或填写好的报告提交领导审批，根据流程设置，直至最后审批完毕。 计划报告：在年末、季度末、月末、周末，提交下一阶段的计划时，会自动生成上一阶段的计划报告，如月报、周报等，需要提前填写各项计划的完成情况。 评价：对计划进行 360 评价并计算各项得分。十、日程管理日程安排是用来对可预见的活动进行登记、协调、查询的模块。支持向组织内部的同事
14、发起一件或者多件事情的委托，并可时时关注自己所委托事件的完成与耗时情况；支持组织内部的上级向下级，秘书（助手）给领导直接安排日程事件；支持对委托或者安排给他人的事件进行相互讨论。支持协同与日程事件之间的相互转入。十一、工作日志工作日志实现和日程管理的衔接，从日程中填写个人工作计划并且和目前的工作日志吻合起来，协同调用，实现软件的应用化管理。十二、知识管理协同办公系统提供一个文档管理功能，对成型的各种文档资料进行管理，该功能包括文档目录管理、文档内容管理以及文档权限管理。该功能提供一个类似资源管理器的界面对文档进行分类和管理，使用极其简便；同时提供了各种检索功能，帮助用户快速定位所需资料。本模块主要包括文件夹的管理和文件管理两大功能模块。文件夹管理主要包括文件夹的编辑、文件上传、权限设置等七项功能。文件的管理主要包括签入、签出、权限设置、共享等十余项功能。十三、邮件管理电子邮件是 协同办公系统的一个模块，每个分配了系统帐号的员工同时拥有一个电子邮箱，无需记忆负责的邮箱帐号，帐号引用了协同办公系统人员基础数据，方便收发邮件。邮件包含有收件箱、发件箱、草稿箱，邮箱大小可以根据需求及网络状况任意定制，发件人随时可以了解收件人接受状况。系统可以和外部邮箱进行集成，方便的把该功能作为 POP 邮件客户端使用。
