1、文件编号 *-QP-001LOGO*股份有限公司ISO9001&EHS 程序文件 版本 A制定日期 2018-9-23文件名称 文件管理控制程序文件页数 Page 1 of 6* 版权所有 非经许可 不得翻印 * 文 件 管 理 控 制 程 序核 准 审 核 制 订苏捷 李继红 平华东文 件 修 订 记 录版 本 修 订 内 容 日 期A 重新整合 EHS 的相关内容按新版发行 2011-12-07文件编号 *-QP-001LOGO*股份有限公司ISO9001&EHS 程序文件 版本 A制定日期 2018-9-23文件名称 文件管理控制程序文件页数 Page 2 of 6* 版权所有 非经许可
2、 不得翻印 * 1.0 目的：为管制本公司制定、发行、修订的所有最新版本的文件与资料均能适时且有效地被使用，以确保无过时及无效的文件被误用，特制定本程序。2.0 适用范围：适用于本司品质/EHS 体系、ROHS 相关之所有文件。3.0 权责：3.1 总/副总经理：负责品质/环境手册、程序文件之核准。3.2 管理者代表：负责品质/环境手册之编写、程序文件之审核。3.3 文控中心：负责文件之发行、回收、作废及管制。3.4 各部门主管：负责本部门相关程序文件、作业办法及记录表单之编写及使用保存,相关记录表单的核准。3.5 文件发行权责区分如下：文件类别 承办单位 审核单位 核准单位 编号 分发单位
3、发行单位手册类文件 管理代表 管理者代表 总经理 文控中心 部门以上单位 文控中心程序类文件 相关单位 管理者代表 总经理 文控中心 部门以上单位 文控中心相关三阶文件 相关单位 权责单位主导 经理（可授权） 文控中心 各相关单位 文控中心相关记录表单 相关单位 权责单位主导 经理（可授权） 文控中心 按规定存档 文控中心外来文件 文控中心 权责单位主导 部门主管 文控中心 各相关单位 文控中心4.0 定义：4.1 一阶文件：质量手册/环境手册。定义品质/环境管理系统的范围、相关管理内容的控制程序以及各管理系统流程间的相互关系。其中包含有公司的质量/环境方针、相关目标等内容。4.2 二阶文件：
4、程序文件。规定品质/环境管理系统流程作业的控制方法的文件。4.3 三阶文件：作业文件。指导特定作业之标准、方法、手册、图面、技术资料等文件。4.4 四阶文件：记录表单。特定作业所产生的记录所使用的表单。4.5 外来文件：非本公司制订之文件。如客户提供之流程、规格、图面、技术资料，供应商之原物料资料，以及引用相关之国家、国际的法律、法规、标准等。文件编号 *-QP-001LOGO*股份有限公司ISO9001&EHS 程序文件 版本 A制定日期 2018-9-23文件名称 文件管理控制程序文件页数 Page 3 of 6* 版权所有 非经许可 不得翻印 * 5.0 作业流程图过程号 作业流程 权责
5、部门 记 录1 管理代表/各权责单位 文件制定申请单2 文控中心文件管制总览表 表单总览表3 各权责单位 相关文件4 总经理/部门主管相关文件5 文控中心 文件分发回收记录表6 各权责单位文件管制总览表 文件申领单7 文控中心 表单总览表 8 文控中心 文件销毁申请单销毁过期文件NG制（修）定文件审 核核 准分配文件编号文件发行与回收文件使用管理体制旧版（按期限保存）文件编号 *-QP-001LOGO*股份有限公司ISO9001&EHS 程序文件 版本 A制定日期 2018-9-23文件名称 文件管理控制程序文件页数 Page 4 of 6* 版权所有 非经许可 不得翻印 * 六、过程实施细则
6、：6.1 制订文件作业6.1.1品质管理手册/EHS 管理手册制订时就应依据以下的格式范围制定：A 1.0 目的B 2.0 适用范围C 3.0 概述D 4.0 对应程序文件6.1.2程序文件制订时应依据以下格式范围制定：A 1.0 目的B 2.0 适用范围C 3.0 权责D 4.0 定义（视文件的需要性做说明）E 5.0 程序内容（含流程图，流程说明）F 6.0 参考文件G 7.0 应用表单6.2 文件的修订作业6.2.1 修订原因提出：各执行单位负责提出，并填写文件制定、修订、废止申请单。6.2.2 修订原因确认：由原主导单位负责内容确认。6.2.3 修订：由原主导单位负责内容修订。6.2.
7、4 审核、核准、发行：依“3.5”实施。6.2.5 在版本修订时，必须在文件制/修订记录上说明页次及日期，发行时由文控中心执行。6.3 分配文件编号:6.3.1 各部门受控发行的文件统一由文控中心编号（除技术资料和 BOM 外）:按下列文件编号规则和流水号给予相应的编号: 文件类别 文件编号 编码原则类 文件适用范围手册类 QM/EM JC-QM/EH-001 QM 品质手册/EHS 手册程序文件类 QP/EP JC-QP/EP-流水号 QP/EP 品质/环境程序文件三阶文件类 WI/EI WI/EI+部门代码+流水号 WI/EI 品质/环境三阶文件四阶表单类 QR/EF QR/EF+部门代码
8、+流水号 QR/EFI 品质/环境四阶表单类管理制度类 BF BF+部门代码+流水号 （非 ISO 但需受控）机器设备保养 BY BY+部门代码+流水号 不同类型的设备保养组织架构图 ZT ZT+部门代码+流水号 全厂到各各部门的组织架构图职务说明书 ZS ZS+部门代码+流水号 组织架构图内的职位说明书内控文件 NC NC+部门代码+流水号 全厂各部门的内控文件（非 ISO）文件编号 *-QP-001LOGO*股份有限公司ISO9001&EHS 程序文件 版本 A制定日期 2018-9-23文件名称 文件管理控制程序文件页数 Page 5 of 6* 版权所有 非经许可 不得翻印 * 6.3
9、.2 部门文件编号代码表：6.3.3 版本的编定：A新制定时“A”表示为第一版本， “B”为第二版本，以 26 个字母为序往下编，若版本编列到“Z”版，再次改版第 27 版为“AA” ；第 28 版为“AB” ；29 版为“AC”依此类推。B各部门受控发行的文件统一由文控中心编号（除工程图面和 BOM 表） 。6.4 文件的分发、回收作业：6.4.1 经核准发行的文件，由文控中心以文件管制总览表列管，在文件原稿上加盖“正本章” 。一、二阶文件各部门都要分发，三阶文件的分发由编写部门指定发放单位，详见三阶文件封面发放范围。复制“受控文件副本” ，并在封面及文件的右上角加盖“发行章”发行，请接收单
10、位在文件分发/回收记录上签收。6.4.2 当各部门之管制文件遗失、损坏或需要补发文件时，可持主管签名之文件申领单及损坏文件到文控中心申领，并在文件分发/回收记录上签收。6.4.3 修订前旧版本的文件应于新版本文件发行时由文控中心收回盖“作废章” 。变更文件必须在 24 小时内发放相关部门并记录。6.4.4 对外文件的分发，得由相关单位代表签收，分发时加盖“文件发行”章。同内部受控文件一样进行受控管制作业。6.4.5 外来文件的接收、借阅管制作业：A外来文件的接收由文控中心负责，以外来文件登记表列管，并加盖“外来文件受控章” 。外来文件的分发必须在 24 小时内分发相关单位，并记录。6.5 文件
11、保存与作废作业：6.5.1 经核准发行的文件，其“正本”由文控中心列管保存， “文件副本”由各使用单位依类别予以归档保存。6.6 文件作废：A文控中心之旧版本的“文件正本”盖“仅供参考章” ，由文控中心保存。 （一、二阶旧版本文件保存 2 年，三阶旧版本文件保存 1 年） 。B旧版本的“受控文件副本” ，由文控中心盖“作废章”作废处理。部门名称 英文代码 部门名称 英文代码总经理室 GM 财务部 FI企管部 HR 机加工车间 MP技术部 RD 组装车间 AM制造部 MD 电子车间 ET采购部 BY 注塑车间 PL品管部 QC 仓库 WH工程部 EN 生产计划 PMC销售部 SA 文管中心 DCC文件编号 *-QP-001LOGO*股份有限公司ISO9001&EHS 程序文件 版本 A制定日期 2018-9-23文件名称 文件管理控制程序文件页数 Page 6 of 6* 版权所有 非经许可 不得翻印 * 6.0 参考文件：6.1 记录控制程序 JC-QP-0047.0 应用表单：7.1 文件管制总览表 QR-DCC-0017.2 文件分发/回收记录 QR-DCC-0027.3 文件制/修订记录 QR-DCC-0037.4 文件制定申请单 QR-DCC-0047.5 外来文件登记表 QR-DCC-0057.6 文件申领单 QR-DCC-0068.相关文件管理的章:
