1、湖北经济学院会计学院 2007 级中期论文题目： 浅析中小企业销售与收款内部控制 专 业： 财务管理 班 级： 财务管理 Q0741 班 学 号： 070404036 姓 名： 肖 璐 指导教师： 邓 青 职 称： 讲 师 完成时间：2010 年 9 月 20 日摘 要内部控制制度是现代企业管理的一个重要组成部分,是企业内部各种形式管理控制的总称。企业要生存和发展,以追求利润最大化为目标,就必须建立强有力的内部控制制度,保证企业的经济活动按照一定的正常秩序来运行,能够自我调整,能够自我制约或减少不必要的经济损失,提高企业的整体效益。销售与收款是决定企业经营管理绩效的一个主要业务领域，它直接决定
2、或影响企业的资金效率和利润水平。中小民营企业发展的过程中往往更重视销售业绩，而忽略了销售与收款环节的整体内部控制，尤其是最近几年信用方式的普遍应用，导致企业的经营性风险日益增大，中小民营企业在经营管理中面临的最大问题就是净利润大幅下降及资金供应不足，在这种新的市场环境下，企业只有建立安全、有效的销售与收款系统，才能顺利完成价值实现过程，实现价值增值。本文利用销售与收款环节内控基本原理，探讨了中小民营企业销售与收款内部控制中的有关问题。关键词：中小企业；销售环节；收款环节；内部控制ABSTRACTInternal controlling system of modern enterprise m
3、anagement is an important component of the internal management and all forms collectively. To survive and develop enterprises, pursuit objective of profit maximization, we must build up a practical system of internal controls to keep the enterprises to be self-adjusting and correcting wrong and self
4、-constraining, to reduce unnecessary economic losses, and improve overall efficiency of the enterprises so that a certain economic activities of enterprises can be run in accordance with the normal order. Sales and Collection management is a major factor in those areas where it has a direct impact o
5、n business decisions or capital efficiency and profits. The top management of small and medium-sized private enterprises always pays more attention to sales revenue, and overlooked internal control for sales and AR collection, especially in the last few years the popular of application of credit, le
6、ading to the operational risks of growth of small and medium-sized private enterprises. The biggest problem they facing are sharp decline of net profit and shortage of capital, in this new market, only a safe, effective sales and collection system can help the medium and small-sized enterprises to a
7、chieve the goal they set. In this paper, problems of internal controlling for sales and collection of small and medium-sized private enterprises were discussed.Key word: Internal controlling; Sales; Collection; Small-sized business一、中小企业销售与收款内部控制相关概念（一）企业内部控制概述国外对内部控制的研究较早，1949 年美国会计师协会（AICPA）的审计程序委
8、员会在内部控制一种协调制度要素及其对管理当局和独立注册会计师的重要性的报告中，首次对内部控制做了定义“一个企业为保护资产完整、保证会计数据的正确和可靠、提高经营效率、贯彻管理部门既定决策所制定的政策、程序、方法和措施” 。1992 年，发起组织委员会（COSO）按照成分进一步提出了内部控制概念， “内部控制是由企业董事会、经理当局以及企业员工为达到财务报告的可靠性、经营活动的效率和效果、相关法律法规的遵循等三个目标而提供合理保证的过程” ，并将内部控制分为控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监控等五个相互联系的要素。2004 年 COSO 又提出了一种更侧重于风险管理的企业风险管理框架，
9、把原来的“五个要素”扩展为内部环境、目标设定、事项识别、风险评估、风险应对、控制活动、信息与沟通、监控“八个要素” ，并增加了战略目标。（二）中小型企业的特点1在整个中国经济中具有举足轻重的地位我国的中小企业包括国有跟私营两部分，据国家统计局统计，到目前为止，我国中小企业已经超过 800 万家，占全国企业总数的 99%。中小企业已成为中国经济增长、市场繁荣和扩大就业的重要基础，它的经营发展状况、经济效益的高低，讲直接影响我国国民经济的发展水平。2缺乏有利的外部环境虽然国家于 2002 年和 2004 年先后颁布了小型企业促进法和小型企业会计制度 ，但是国家对中小企业的关注度仍然不高，在各种制度
10、上都偏向于大企业，有些地方政府在建立企业和引进投资时往往只关注大型企业。在学术界，中小型企业在很长的时间内都被得到专家的青睐，这可从以往的各种关于内部控制方面的论文中看出。3中小型企业自身的特点（1）规模较小，大都采用集权式管理，各部分的具体划分相对模糊，因而有员工身兼多职的情况，企业设有独立的销售部门，但大部分企业没有单独设立自己的信用管理部门。（2）企业营销渠道等很灵活，可根据不同时期不同地域的市场需求对营销渠道进行适当调整，而规模较大的企业做不到这点。（3）企业人员的流动性较大，因根据现在求职人员的心理，很多被雇佣者目的是借用在此企业工作的经验进而到大型企业工作。（三）企业销售与收款内部
11、控制的研究意义销售是企业经营的重要与关键环节，销售收入是企业创造利润的源泉，是企业其他业务比如投资、履行社会责任等的重要资金支持，是企业生存和发展的关键。若一个企业在销售与收款方面出现严重问题，将很可能导致企业资金链断裂，从而致使企业破产。企业的销售与收款部分包括许多复杂的环节，若企业没有一个良好且程序化规范化的内部控制制度，容易在实施这些环节的时候产生十分混乱的状况，导致企业管理层的管理失效，而且容易出现高的销售费用而得不到好的预期效益的情况。另外，一个好的内部控制制度可充分调动员工积极性、挖掘员工潜力、使其发挥主观能动性，从而为实现企业价值最大化目标打下良好的基础。客户是企业销售收入的来源
12、，销售与收款内部控制不完善的企业存在客户档案的不健全和对客户信用程度掌握不准确从而可能导致失去信誉良好的客户且没有及时对信誉不好的客户进行催款，使企业坏账增多，进而面对收款风险。综上，在销售与收款环节建立良好的内部控制制度对企业是意义重大的。二、中小企业销售与收款内部控制存在的问题（一）销售与收款内部控制环境方面存在的问题1所有权与经营权未完全分离现代企业应该是执行所有权与经营权相分离的制度，且通过这种机制可使所有者对经营者的决策及活动进行有效监督，但由于企业规模小，且很多中小型企业是私营企业，企业所有人也同时是企业经营者，所以很多中小企业的董事会及其决策机构直接参与企业的经营管理活动，从而所
13、有权与经营权相分离的优势没有得到有效发挥。2权利和责任的分配不合理由于公司规模较小、员工人数较少，有些公司为了节约人力成本，使一个员工同时身兼多职，甚至一些不相容的职务也未得到分离。这样很容易导致销售部门内部人员之间，或内部人员和外部人员之间联合作弊的情况，如民营企业中山市小霸王教育电子公司就曾经出现过营销人员和客户联合作弊的情况。3组织结构设计不合理的问题（1）一般的中小型企业会将自己的销售部门按照地区或产品类别等分为不同的子部门，且各个子部门分别拥有自己的营销网络和信息管理体系，由于没有一个良好的内部控制制度将不同的部门连接起来，从而导致各个子部门之间缺乏沟通，且不能相互监督，甚至职能出现
14、重复。（2）有些中小企业的上下级之间没有明确划分，容易导致越权或重复工作，且监督效力不够，有些重要岗位甚至没有得到监督。（3）组织结构设计过于简单且顺序不太合理，处于同一层的子部门由于设立的时间不同或其他原因未得到同等重视。这种不合理的组织结构设计会导致沟通无效、监督力度缺乏，使整个销售部门运作的效率十分低下。4员工的职业道德和价值观问题（1）员工的身兼多职的现状会使员工在特定的环境下没有做出正确的判断，诱使员工为私利而做出舞弊等对不道德甚至非法行为，而且有可能隐藏自己的不良业绩，影响管理人员的判断。（2）过于注重销售业绩使员工为达到一定的销售目的而做出各种短期行为，缺乏长远眼光，有时还会盲目
15、追求太高的目标使自身形成很大的压力。（3）企业高管人员忽视了对员工职业素养的培养，简单的激励与约束机制是远远不够的。5企业高管与员工的内控意识薄弱虽然高管人员肩负管理整个公司的重任，但他们也许会认为公司规模较小，员工也较少，甚至很多部门的主管有可能是自己熟悉的人，没有必要像大型企业那样建立十分健全的内部控制制度。员工作为被管理者，不会主动要求企业具有健全的内部控制制度，他们的积极性是需要规范且合理的制度来调动的。（二）销售与收款风险管理机制方面存在的问题1缺乏独立的信息管理部门信用部门主要任务是及时收集和反馈有效地市场信息，随时掌握市场和竞争对手的动态，及时了解客户需求，发掘新的客户市场和营销
16、渠道，这对企业来说是至关重要的。中小企业往往在销售部门内部设置信息部门，而不设置一个独立于销售部门的信息管理部门。（1）这会导致信息收集不全面，对信息的评估不系统、准确，因为企业不能保证销售人员有足够的能力和忠诚度来替企业完成这一任务，他们极有可能在未进行市场调查的情况下凭借自己的销售经验来想象出一套数据，而这些由销售人员想象出来的信息可依据性很低；（2）即使销售人员能够收集到对企业有用的信息资源，但此时与商家建立了良好关系的是这个销售人员而不是企业自己，若销售人员把这种良好关系转换成了私人关系，有可能会使销售人员与商家串通做出对企业不利的行为，而且将来若该员工离开此企业将会自然带走了与其有良
17、好关系的顾客；（3）很可能收集信息的和负责销售的是同一个员工，他们可能会为了完成销售任务而私自篡改信息来制定自己所希望达到的销售任务，则导致对这些信息的使用十分不客观。2没有建立完整的客户档案客户档案是信息管理和风险管理的基础，它包括客户的基本资料、信用资料、以往交易资料、市场网络资料等。显然客户档案是企业销售与收款环节要依据的重要资料，直接关系到企业的应收账款是否能及时收回、企业是否可以与许多信用良好的各类客户进行长期合作等。若客户档案不完整，有可能使销售人员再次主观办事，给企业造成不必要的损失。（三）销售与收款内部控制具体环节存在的问题1销售费用管理问题目前很多中小企业存在销售费用过高，成
18、本与效益不相称的问题。销售费用是指销售人员在销售环节发生的各种费用，包括交通费、宣传费、通讯费、餐饮费、住宿费等。要有效管理销售费用，首先要了解总的销售费用额和具体用处两方面的内容，YSB 公司曾经采取包干制的方式，按月一次性发放给销售人员一定补助，这种方式虽控制了销售费用总额，但对销售费用的具体去向仍不能有效控制，企业不能保证销售费用均用在了销售环节上。2授权问题授权不明确、员工身兼多职是中小企业的重要和致命问题。很多不相容的职位没有相分离。例如：销售部主管接受客户订单的人员同时是负责最后向客户追款和对帐的人员之一；发货通知单的编制人员同时负责贷款的收取、产品的包装和托运工作；填制发票的财务
19、部会计同时担任发票的复核工作；应收账款的记账和核实同时为一人；出纳既经手货币资立又负责与对账单的制作与处理，这些都极其严重的内部控制漏洞，很容易造成货币资金的舞弊、销售收入做假账等行为。3应收账款控制问题（1）评价客户信用程度没有依据客户档案，很多是凭销售人员的经验主观臆断的，说明缺乏对应收账款的事前控制，对将来的收款构成威胁。（2）对应收账款的事中控制不到位，即没有有效对应收账款进行跟踪管理，对销售人员的监管力度不够，对赊销的审核控制表面化，企业应收账款记录不能真实反应应收账款状况。（3）事后控制做的不全面，对赊销款的处理不到位，风险意识不够。三、改进中小企业销售与收款内部控制的措施（一）明
20、确销售与收款内部控制目标1保证销售行为为企业提供利润最大化、客户最高满意度企业在该环节内控设计的最终目标和企业的整体战略目标相一致。2保证销售业务真实有效、防止内部舞弊发生销售环节中的内控制度应确保在销售过程中的签约、授权、审核、发货以及货款托收等环节严格按规定进行，防止虚假销售或形成坏账，影响企业的正常生产运行。所以，一套严谨的内部控制制度是杜绝内部营销人员舞弊思想的根本。3保证货款收回及时完整，降低企业的经营风险在买方市场到来的情况下，企业不仅要考虑自身的营销政策，更要考虑市场因素，赊销不可避免，经营风险凸现；货款收回是销售活动的重要内容，货款及时收回是企业正常再生产的重要保证。控制经营风
21、险、保证货款及时完整收回是企业销售环节内控设计的最重要目标之一，应重点关注。4保证会计信息真实可靠登记入账的销货业务的记录应当准确及时、会计分类应正确无误。（二）明确销售与收款内部控制原则1有效性原则要使内部控制充分发挥控制作用，在各部门和各岗位得到贯彻实施，建立的内部控制必须具有有效性，即各种内部控制制度包括最高决策层所制定的业务规章和发布的指令，必须符合国家和监管部门的规章必须具有高度的权威性，必须真正落到实处，成为所有员工严格遵守的行动指南；执行内控制度不能存在任何例外，任何人（包括董事长、总经理）不得拥有超越制度或违反规章的权力。2审慎性原则内部控制的核心是有效防范各种风险为了使各种风
22、险控制在许可的范围之内，建立内部控制必须以审慎经营为出发点，要充分考虑到业务过程中各个环节可能存在的风险，容易发生的问题设立适当的操作程序和控制步骤来避免和减少风险，并且设定在风险发生时要采取哪些措施来进行补救。3全面性原则内部控制必须渗透到金融机构的各项业务过程和各个操作环节，覆盖所有的部门和岗位，不能留有任何死角和空白，做到无所不控。4及时性原则是指内部控制的建立和改善要跟上业务和形势发展的需要开设新的业务机构或开办新的业务种类，必须树立“内控先行”的思想首先建章立制，采取有效的控制措施，即使在金融创新的领域，也不能因为法律没有规定或监管当局没有要求而不采取必要的控制措施。5独立性原则内部
23、控制的检查、评价部门必须独立于内部控制的建立和执行部门，直接的操作人员和直接的控制人员必须适当分开，并向不同的管理人员报告工作；在存在管理人员职责交叉的情况下，要为负责控制的人员提供可以直接向最高管理层报告的渠道。（三）销售与收款内部控制具体设计1.中小企业销售与收款环境方面的改进（1）权利和责任严格分配明确各岗位职责，消除企业员工身兼多职的状况。各个岗位应根据其职务的等级合理分配，销售总经理不能具体负责某一地区的销售工作应交由该地区销售主管和销售人员负责，他应该负责整个公司营销方案的策划，管理、监督和协调各子部门的工作。另外，总经理与副经理之间的权责要有所划分，不能出现越权情况。各岗位的工作重点也应该根据其负责的具体范围有所侧重，且要做到各尽其职。势必要解决企业内部不相容职务分离的问题。仓库部门按销售通知单供货与物流部门装运货物的职责应分离，财务部门办理现金收入与记录应收账款明细账的职员不能兼审批客户的折扣业务，任何环节业务兼办人不能同时担任该业务的审核人。（2）合理设计组织结构合理的组织结构设置，可以加强部门之间的合作和制衡，能充分做到职责分工、相互监督很牵制，有助于建立良好的内部控制环境，提高内部控制方法的实施效率。具体如何设计要根据企业的实际情况，总的原则是要合理明确各岗位在公司组织架
