1、教 育 部 规 划 教 材中 等 职 业 学 校 财 经 类 专 业Excel 在 会 计 中 应 用全 国 中 等 职 业 学 校 财 经 类 专 业 教 材 编 写 组孙 万 军 主 编高 等 教 育 出 版 社责 任 编 辑 邹 德 林封 面 设 计 刘 晓 翔 责 任 绘 图 朱 静 版 式 设 计 周 顺 银 责 任 校 对 王 效 珍责 任 印 制 内 容 提 要本 书 是 教 育 部 规 划 的 财 经 类 专 业 教 材 之 一 。本 书 的 编 写 目 的 是 将 Excel 与 会 计 核 算 有 机 结 合 起 来 。 根 据 财 会 工 作 中 的 实 际 需 要 确
2、定 各 项 会 计 核 算 业务 , 对 于 每 个 特 定 的 会 计 核 算 业 务 , 利 用 直 观 的 Excel 电 子 表 和 清 晰 的 步 骤 说 明 , 教 给 学 生 采 用 最 快 捷 而 且 直 接简 单 的 方 式 完 成 这 些 业 务 的 核 算 。本 书 内 容 主 要 包 括 Excel 基 本 操 作 和 典 型 会 计 业 务 处 理 技 术 。 除 阐 述 Excel 基 础 知 识 和 基 本 操 作 之 外 , 重 点 阐 述 Excel 在 工 资 核 算 、 财 务 处 理 、 报表 编 制 、 固 定 资 产 核 算 和 财 务 分 析 等
3、方面 的 应 用 。本书 在 内 容 上 力 求 浅 显 、 通 俗 易 懂 、 循 序 渐 进 , 并 突 出 可 操 作 性 ; 在 讲 解 软 件 操 作 时 , 操 作 步 骤 详 细 , 便 于 实验 教 学 ; 在 写 作 风 格上 追 求 脉 络 清 晰 、 文 字 精 炼 、 图 表 生 动 、 示 例 适 用 。 全 书 每 章前 有 学 习 目 的 , 章 后 附 有 复 习 思 考 题 和 上 机 练 习 题 。本 教 材 是 全 国 中 等 职 业 学 校 财 经 类 专 业 的 通 用 教 材 , 可 作 为 会 计 电 算 化 培 训 教 材 , 还 可 作 为 广
4、 大 财 会 人 员学 习 Excel 和 电 算 化 会 计 的 用 书 。Excel 在 会 计 中 应 用 全 国 中 等 职 业 学 校 财 经 类 专 业 教 材 编 写 组出 版 发 行 高 等 教 育 出 版 社社 址 北 京 市 东 城 区 沙 滩 后 街 55 号 邮 政 编 码 100009电 话 010 - 64054588 传 真 010 - 64014048网 址 http :/ / www .hep .edu .cnhttp :/ / www .hep .com .cn经 销 新 华 书 店 北 京 发 行 所排 版 高 等 教 育 出 版 社 照 排 中 心印 刷
5、 开 本 7871092 1/ 16 版 次 年 月 第 版印 张 11 印 次 年 月 第 次 印 刷字 数 250 000 定 价 14.30 元本 书 如有 缺 页 、 倒 页、 脱 页 等 质 量问 题 , 请 到 所 购 图 书 销 售 部 门 联 系 调 换 。版 权 所 有 侵 权 必 究前 言随 着 全 球 经 济 一 体 化 进 程 的 不 断 加 快 , 计 算 机 技 术 的 飞 速 发 展 , 以 及 Internet 和 电 子 商 务 的广泛 应 用 , 计 算 机 在 会 计 工 作 中 的 应 用 水 平 不 断 提 高 、 应 用 范 围 不 断 扩 大 。
6、Excel 是 Microsoft 公 司 推 出 的 电 子 表 格 软 件 , 它 不 仅 具 有 工 作 表 、 图 形 和 数 据 处 理 等 功 能 , 而 且 具 有 智 能 化 的 计 算 和数 据 管 理 能 力 。 实 践 证 明 , 它 在 会 计 核 算 、 财 务 管 理 、 财 务 辅 助 决 策 等 方 面 具 有 独 到 之 处 。编 写 本 书 的 目 的 就 是 希 望 把 Excel 与 会 计 信 息 处 理 有 机 地 结 合 起 来 。 根 据 财 会 工 作 中 的 实际 需 要 确 定 各 项 会 计 核 算 业 务 , 对 于 每 个 特 定 的
7、 会 计 核 算 业 务 , 利 用 直 观 的 Excel 电 子 表 和 清 晰 的 步 骤 说 明 , 教 给 学 生 采 用 最 快 捷 、 最 直 接 、 最 简 单 的 方 式 完 成 这 些 业 务 的 核 算 。 中 小 型 企 事 业单 位 的 财 会 人 员 学 习 本 书 后 。 可 以 直 接 利 用 Excel 记 账 和 进 行 财 务 分 析 。本 书 内 容 主 要 包 括 Excel 基 本 操 作 和 典 型 会 计 业 务 处 理 技 术 。 重 点 阐 述 Excel 在 工 资 核 算 、 账 务 处 理 、 报 表 编 制 、 财 务 分 析 等 方
8、 面 的 应 用 。 本 书 全 部 内 容 可 安 排 讲 授 72 学 时 。 上 机 实 验 是本 课 程 不 可 缺 少 的 教 学 环 节 , 要 给 予 充 分 重 视 。本 书 按 照 职 业 教 育 “理 论 以 必 须 够 用 为 度 、 注 重 实 践 能 力 培 养” 的 教 学 原 则 , 对 教 学 内 容 进 行 了 整 合 , 在 保 持 教 学 体 系 完 整 性 的 同 时 , 重 点 突 出 解 决 典 型 的 会 计 业 务 , 力 求 实 现 教 学 内 容 的 先进 性 、 适 用 性 和 可 操 作 性 。 在 内 容 的 选 择 上 分 清 主 次
9、 , 突 出 重 点 , 循 序 渐 进 , 并 做 到 叙 述 简 捷 , 文字 精 炼 , 脉 络 清 晰 , 通 俗 易 懂 。 为 达 到 培 养 应 用 型 人 才 的 目 标 , 本 书 精 心 组 织 了 教 学 示 例 , 并 在 各 章 节 中 安 排 了 相 应 的 习 题 和 上 机 实 验 。本 书 由 北 京 财 政 学 校 高 级 讲 师 孙 万 军 主 编 , 并 负 责 全 书 的 总 纂 和 修 改 定 稿 工 作 。 编 写 分 工为 : 江 苏 省 徐 州 财 经 学 校 高 级 讲 师 杜 立 东 编 写 第 一 、 二 、 三 章 , 孙 万 军 编
10、写 第 四 章 , 四 川 省 财 政 学 校 讲 师 卿 志 立 编 写 第 五 章 , 北 京 财 政 学 校 讲 师 谭 迎 春 编 写 第 六 、 七 章 , 并 参 加 了 第 四 至 七 章 的 统 稿 工 作 。 首 都 经 贸 大 学 盛 定 宇 教 授 审 阅 了 本 书 , 并 提 出 了 宝 贵 意 见 , 在 此 表 示 感 谢 。本 书 是 全 国 中 等 职 业 学 校 财 经 类 专 业 的 通 用 教 材 , 同 时 可 作 为 电 算 化 会 计 培 训 教 材 , 还 可 作 为 企 事 业 单 位 的 财 会 人 员 学 习 计 算 机 会 计 信 息 处
11、 理 技 术 的 用 书 。限 于 编 著 者 的 水 平 , 且 时 间 仓 促 , 本 书 可 能 存 在 缺 点 与 错 误 , 敬 请 批 评 指 正 。编 者2001 年 3 月 于 北 京目 录第 一 章 Excel 基 本 知 识 11 .1 Excel 的 功 能 及 特 点 11 .1 .1 Excel 的 基 本 功 能 11 .1 .2 Excel 的 主 要 特 点 21 .1 .3 中 文 Excel 与 会 计 信 息 处 理 21 .2 Excel 的 窗 口 元 素 31 .2 .1 Excel 的 启 动 32 .5 .2 单 元 格 格 式 的 设 定 39
12、2 .5 .3 自 动 套 用 格 式 . 422 .6 打 印 工 作 表 432 .6 .1 页 面 设 置 432 .6 .2 打 印 预 览 452 .6 .3 打 印 452 .7 工 作 簿 管 理 471 .2 .2 Excel 的 窗 口 组 成 4 2 .7 .1 工 作 簿 的 使 用 471 .2 .3 Excel 的 退 出 5 2 .7 .2 多 工 作 簿 和 多 工 作 表 之 间 的 数 据1 .3 Excel 工 作 表 的 概 念 6 引 用 511 .4 Excel 菜 单 及 工 具 栏 7 2 .7 .3 数 组 的 定 义 及 使 用 521 .4
13、.1 下 拉 菜 单 7 2 .7 .4 区 域 的 命 名 及 使 用 541 .4 .2 快 捷 菜 单 9 2 .7 .5 窗 口 的 操 作 561 .4 .3 工 具 栏 10 习 题 二 601 .5 Excel 的 帮 助 信 息 12 实 验 二 建 立 财 务 数 据 工 作 表 的 基 本 操 作 60习 题 一 12 第 三 章 数 据 处 理 操 作 62实 验 一 Excel 窗 口 和 菜 单 及 工 具 栏 的 基 本 3 .1 数 据 列 表 62操 作 13 3 .1 .1 建 立 数 据 列 表 62第 二 章 建 立 财 务 数 据 工 作 表 14 3
14、.1 .2 编 辑 数 据 列 表 632 .1 工 作 表 的 建 立 14 3 .2 数 据 排 序 642 .1 .1 创 建 工 作 表 14 3 .2 .1 排 序 的 概 念 642 .1 .2 工 作 表 的 数 据 输 入 15 3 .2 .2 排 序 操 作 652 .1 .3 保 存 与 打 开 工 作 簿 19 3 .3 数 据 筛 选 662 .2 公 式 及 应 用 20 3 .3 .1 自 动 筛 选 662 .2 .1 公 式 的 构 成 20 3 .3 .2 自 定 义 自 动 筛 选 672 .2 .2 公 式 的 使 用 21 3 .3 .3 高 级 筛 选
15、 692 .3 工 作 表 的 编 辑 23 3 .3 .4 筛 选 条 件 的 构 造 712 .3 .1 编 辑 单 元 格 中 的 数 据 23 3 .4 统 计 计 算 722 .3 .2 单 元 格 的 组 织 24 3 .4 .1 分 类 汇 总 统 计 函 数 722 .3 .3 公 式复 制 与 地 址 的 关 系 29 3 .4 .2 条 件 求 和 函 数 732 .4 函 数 及 应 用 30 3 .4 .3 分 类 汇 总 732 .4 .1 Excel 函 数 的 构 成 30 3 .5 用 数 据 透 视 表 管 理 分 析 数 据 752 .4 .2 函 数 的
16、使 用 31 3 .5 .1 数 据 透 视 表 概 述 752 .4 .3 常 用 函 数 简 介 33 3 .5 .2 创 建 数 据 透 视 表 752 .5 工 作 表 格 式 设 置 38 3 .5 .3 编 辑 数 据 透 视 表 792 .5 .1 调 整 行 高 与 列 宽 38 习 题 三 80实 验 三 数 据 处 理 的 基 本 操 作 80第 四 章 账 务 处 理 825 .3 .3 .损 益 表 的 生 成 1255 .4 会 计 报 表 的 汇 总 1254 .1 账 务 处 理 概 述 82 5 .4 .1 汇 总 会 计 报 表 的 概 念 及 特 点 125
17、4 .1 .1 账 务 处 理 的 任 务 82 5 .4 .2 汇 总 会 计 报 表 编制 示 例 1264 .1 .2 账 务 处 理 流 程 82 习 题 五 1284 .1 .3 在 Excel 环 境 下 的 工 作 过 程 83 实 验 五 编 制 会 计 报 表 操 作 1284 .2 初 始 设 置 84 第 六 章 固 定 资 产 管 理 1314 .2 .1 建 立 总 账 工 作 簿 84 6 .1 编 辑 固 定 资 产 卡 片 1314 .2 .2 建 立 会 计 科 目 及 余 额 工 作 表 85 6 .1 .1 建 立 固 定 资 产 卡片 格 式 1314
18、.2 .3 设 置 会 计 科 目 85 6 .1 .2 输 入 期 初 卡 片 1324 .2 .4 输 入 期 初 余 额 89 6 .2 折 旧 的 计 算 1344 .3 凭 证 处 理 90 6 .2 .1 直 线 折 旧 法 1344 .3 .1 建 立 记 账 凭 证 工 作 表 90 6 .2 .2 加 速 折 旧 法 1374 .3 .2 填 制 记 账 凭 证 93 6 .3 数 据 查 询 与 统 计 报 表 1424 .3 .3 修 改 凭 证 94 6 .3 .1 数 据 查 询 1434 .3 .4 审 核 凭 证 95 6 .3 .2 统 计 报 表 1454 .
19、4 记 账 96 习 题 六 1484 .4 .1 余 额 表 的 计 算 96 实 验 六 固 定 资 产 折 旧 计 算 操 作 1484 .4 .2 记 账 操 作 99 第 七 章 财 务 分 析 1494 .5 生 成 账 簿 99 7 .1 概 述 1494 .5 .1 生 成 总 账 100 7 .1 .1 财 务 分 析 的 任 务 1494 .5 .2 生 成 明 细 账 101 7 .1 .2 财 务 分 析 的 数 据 来 源 149习 题 四 104 7 .1 .3 利 用 Excel 进 行 财 务 分 析 的 主 要实 验 四 账 务 处 理 操 作 104 步 骤
20、 150第 五 章 会 计 报 表 编 制 110 7 .2 财 务 指 标 分 析 1505 .1 会 计 报 表 概 述 110 7 .2 .1 主 要 财 务 指 标 体 系 1505 .1 .1 会 计报 表 的 性 质 与 用 途 110 7 .2 .2 应 用 Excel 生 成 财 务 指 标 计 算 表 1535 .1 .2 会 计 报 表 的 主 要 类 型 及 其 要 素 110 7 .3 图 形 分 析 1555 .2 资 产 负 债 表 111 7 .3 .1 图 形 分 析 在 结 构 分 析 中 的 应 用 1555 .2 .1 设 置 资 产 负 债 表 格 式
21、111 7 .3 .2 图 形 分 析 在 趋 势 分 析 中 的 应 用 1585 .2 .2 设 置 资 产 负 债 表 计 算 公 式 114 7 .4 编 制 财 务 分 析 报 告 1615 .2 .3 资 产 负 债 表 的 生 成 与 审 核 120 7 .4 .1 编 制 财 务 情 况 说 明 书 1615 .3 损 益 表 121 7 .4 .2 自 动 生 成 财 务 情 况 说 明 书 1625 .3 .1 设 置 损 益 表 格 式 121 习 题 七 1645 .3 .2 设 置 损 益 表 计 算 公 式 122 实 验 七 财 务 分 析 操 作 165 2 第
22、 一 章 E xcel 基 本 知 识【 学 习 目 的 】 通 过 学 习 本 章 内 容 , 了 解 Excel 的 功 能 与 特 点 , 熟 悉 Excel 2000 的 窗 口 组 成 , 掌 握 Excel 2000 的 菜 单 和 工 具 栏 的 基 本 命 令 , 熟 练 掌 握 Excel 的 启 动 、 退 出 操 作 , 掌 握 工 具 栏 的 添 加 、 取 消 操 作 , 学 会 使 用 Excel 的 帮 助 功 能 。1 .1 Excel 的 功 能 及 特 点Excel 是 由 美 国 Microsoft 公 司 开 发 的 基 于 Windows 操 作 系
23、统 的 电 子 表 格 软 件 , 它 是 一 种 利 用 计 算 机 制 表 并 自 动 进 行 表 格 数 据 处 理 的 应 用 软 件 。 Excel 采 用 了 仿 照 纸 张 表 格 建 立 电 子 表 格 , 在将 各 种 数 据 录 入 到 电 子 表 中 有 规 律 的 单 元 格 后 , 按 照 数 据 所 在 单 元 格 的 位 置 , 可 以 利 用 公 式 和 逻 辑 关 系 式 来 处 理 数 据 。Excel 自 问 世 以 来 , 在 各 种 “表 格 ”式 数 据 处 理 的 领 域 , 如 会 计 、 财 务 、 金 融 、 行 政 、 经 济 、 统 计
24、和 审 计 等 部 门 发 挥 了 极 大 的 作 用 , Excel 采 用 了 智 能 化 技 术 , 大 大 简 化 了 复 杂 的 操 作 。 Excel 从 推 出至 今 已 有 多 种 版 本 , 如 中 英 文 版 的 Excel 5 .0、 Excel 7 .0、 Excel 97 和 Excel 2000 等 , 其 中 Excel 中 文 版 大 大 方 便 了 我 国 用 户 的 学 习 和 使 用 。 本 书 以 Excel 2000 为 蓝 本 , 阐 述 Excel 在 财 务 会 计 中 的 应用 。1 .1 .1 Excel 的 基 本 功 能中 文 版 Exc
25、el 2000 的 基 本 功 能 如 下 :1. 较 强 的 数 据 处 理 功 能对 Excel 中 输 入 的 各 种 数 据 , 能 够 使 用 公 式 或 函 数 进 行 个 别 处 理 或 批 量 处 理 。 如 数 据 的 计算 与 分 析 、 分 类 汇 总 、 数 据 排 序 、 筛 选 、 数 据 列 表 管 理 等 处 理 功 能 。2. 丰 富 的 制 表 绘 图 功 能对 Excel 中 的 数 据 , 可 以 方 便 地 制 作 成 各 种 需 要 的 表 格 。 既 可 以 绘 制 成 各 种 需 要 的 二 维 图表 , 还 可 以 绘 制 具 有 广 阔 数
26、据 操 作 空 间 的 三 维 图 表 。 我 们 可 以 通 过 改 变 透 视 、 俯 视 的 角 度 , 或 者 使 用 图 表 旋 转 功 能 , 从 而 能 够 清 晰 直 观 地 观 察 到 数 据 的 变 化 情 况 。3. 智 能 化 的 计 算 和 数 据 管 理 功 能Excel 中 的 数 据 计 算 和 管 理 , 全 部 采 用 智 能 化 的 交 互 式 选 择 方 式 处 理 , 大 大 方 便 了 用 户 的 操作 。4. 完 备 的 函 数 功 能Excel 提 供 了 作 用 强 大 、 体 系 完 备 的 函 数 功 能 , 大 大 简 化 了 数 据 的
27、 处 理 过 程 , 特 别 是 几 类 专 用函 数 , 为 财 务 会 计 、 统 计 等 工 作 带 来 了 更 大 的 帮 助 。5. 强 大 的 文 件 管 理 功 能Excel 的 每 个 文 件 不 是 一 张 单 一 的 工 作 表 , 而 是 由 多 张 表 、 图 以 及 宏 表 或 Visual Basic 模 块 表 1 构 成 的 工 作 簿 , 这 样 就 把 相 关 的 图 表 集 中 到 一 起 以 便 进 行 管 理 。 在 这 样 的 文 件 管 理 模 式 下 , 用 户 能 方 便 地 在 同 一 工 作 簿 中 的 不 同 工 作 表 之 间 进 行
28、数 据 访 问 , 在 同 一 工 作 簿 中 定 义 的 名 字 、 格 式 和 式 样 将 对 工 作 簿 中 各 表 都 适 用 。中文 版 Excel 经 过 全 面 的 汉 化 处 理 , 它 的 菜 单 、 工 具 栏 提 示 、 对 话 框 以 及 帮 助 信 息 全 部 以 汉 字 显 示 , 方 便 了 我 国 用 户 的 使 用 。1 .1 .2 Excel 的 主 要 特 点Excel 与 其 他 电 子 表 格 软 件 相 比 具 有 如 下 特 点 :1. 易 学 易 用Excel 提 供 完 备 的 下 拉 式 菜 单 和 图 标 式 工 具 栏 按 钮 操 作 方
29、 式 , 使 操 作 更 容 易 、 快 捷 。 直 观 的 图 形 界 面 和 随 时 可 以 查 阅 的 联 机 帮 助 系 统 , 大 大 降 低 了 用 户 的 学 习 难 度 。2. 操 作 灵 活Excel 的 窗 口 、 菜 单 、 工 具 栏 按 钮 和 操 作 提 示 以 及 快 捷 键 功 能 , 极 大 地 方 便 了 用 户 的 操 作 。 用户 可 以 在 菜 单 命 令 、 工 具 栏 按 钮 与 快 捷 键 键 盘 操 作 之 间 灵 活 选 择 、 相 互 配 合 进 行 操 作 。3. 界 面 友 好Excel 秉 承 Windows 友 好 的 图 形 界
30、面 的 特 点 , 窗 口 使 用 了 直 观 明 了 的 工 作 表 和 各 种 容 易 看 懂 的 图 标 , 使 得 其 用 户 界 面 形 象 生 动 、 易 于 学 习 和 使 用 。4. 编 辑 方 便Excel 编 辑 功 能 强 大 , 用 户 可 以 在 工 作 表 中 编 辑 数 据 、 图 表 等 多 种 信 息 , 还 可 以 对 其 中 的 数 据进 行 各 设 置 。 如 字 体 、 字 号 、 对 齐 方 式 、 背 景 图 案 及 颜 色 等 的 设 置 。5. 分 析 透 彻数 据 分 析 功 能 是 Excel 的 精 髓 。 在 工 作 表 上 直 接 进
31、 行 数 据 操 作 的 基 础 上 , 它 还 提 供 了 各 种数 据 分 析 功 能 , 如 对 表 、 图 进 行 分 析 比 较 , 使 用 户 可 以 通 过 数 据 分 析 得 出 数 据 的 变 化 规 律 。 又 如在 图 中 增 加 趋 势 线 的 方 法 、 建 立 数 据 透 视 表 的 方 法 等 。6. 共 享 信 息Microsoft Office 软 件 包 包 括 Word ( 字 处 理 软 件 ) 、 Excel、 Power Point ( 演 示 图 形 软 件 ) 、 Mail ( 电 子 邮 件 ) 、 Access( 数 据 库 ) 和 Fron
32、tPage ( 网 页 制 作 软 件 ) 等 软 件 , 它 们 可 同 时 在 Windows 平 台 支 持 下 运 行 。 尽 管 它 们 面 向 不 同 的 需 求 , 担 负 着 不 同 的 任 务 , 但 由 于 运 行 在 同 一 个 平 台 上 , 用 户 不 但 可 以在 各 软 件 间 方 便 地 切 换 , 完 成 不 同 的 工 作 , 而 且 可 以 在 软 件 间 方 便 地 共 享 信 息 。 如 将 Excel 的 信 息 嵌 入 到 Word 文 档 上 , 在 Word 中 编 辑 和 格 式 化 Excel 的 数 据 , 还 可 以 将 工 作 表 数
33、 据 用 于 Web 页 面 , 在 Internet 上 共 享 财 务 信 息 等 。Excel 还 可 以 访 问 Lotus1 - 2 - 3、 dBASE、 foxBASE 和 ORACLE 等 系 统 建 立 的 数 据 表 , 用 户 不 用 担 心 过 去 的 工 作 全 白 做 。 它 还 特 别 提 供 了 对 Lotus1 - 2 - 3 的 命 令 、 文 件 和 宏 的 转 换 途 径 , 真 正 达到 了 信 息 共 享 的 境 界 。1 .1 .3 中 文 Excel 与 会 计 信 息 处 理中 文 Excel 电 子 表 格 软 件 与 会 计 信 息 处 理
34、 有 什 么 关 系 ?财 会 人 员 处 理 会 计 信 息 数 据 , 传 统 方 式 是 使 用 纸 上 表 格 , 填 入 数 据 、 文 字 , 再 利 用 计 算 器 或 者 2 算 盘 计 算 所 需 要 的 结 果 , 如 求 和 、 计 算 平 均 值 、 计 算 利 息 等 数 学 运 算 , 但 往 往 因 为 数 据 过 于 庞 大 复 杂 , 不 仅 计 算 起 来 十 分 辛 苦 , 而 且 容 易 出 错 。利用 中 文 Excel 电 子 表 格 软 件 强 大 的 数 据 计 算 功 能 , 可 以 改 进 会 计 信 息 处 理 时 使 用 纸 、 笔 、
35、计 算 器 ( 算 盘 ) 的 传 统 操 作 方 法 。 中 文 Excel 电 子 表 格 软 件 可 以 进 行 数 据 运 算 、 绘 制 图 表 、 统 计 运 算 等 , 应 用 于 会 计 凭 证 、 账 簿 、 会 计 报 表 以 及 报 表 分 析 , 不 仅 减 少 繁 琐 的 重 复 计 算 , 而 且 一 旦 建 立好 一 个 工 作 底 稿 , 以 后 只 要 更 改 其 中 任 一 数 据 , 就 可 以 轻 松 地 重 新 自 动 计 算 结 果 。 在 会 计 信 息 处 理中 , 也 可 只 将 Excel 运 用 于 工 资 核 算 、 账 务 处 理 、
36、会 计 报 表 编 制 以 及 财 务 分 析 等 会 计 核 算 工 作 中 。 这 样 , 一 方 面 可 以 减 轻 会 计 核 算 的 工 作 量 , 另 一 方 面 可 以 降 低 财 务 成 本 , 特 别 是 中 小 型 企 业不 必 购 置 大 型 财 务 软 件 , 也 可 实 现 会 计 电 算 化 。1 .2 Excel 的 窗 口 元 素1 .2 .1 Excel 的 启 动在 安 装 了 Excel 2000 中 文 版 或 Microsoft Office 2000 中 文 版 的 计 算 机 系 统 上 , 启 动 Excel 的 方 法 有 多 种 :方 法 1
37、: 单 击 “开 始 ”, 指 向 “程 序 ( P )”, 然 后 单 击 “Microsoft Excel”项 , 如 图 1 - 1 所 示 。图 1 - 1 由 “开 始 ”菜 单 “程 序 ( P)”项 启 动 Excel方 法 2: 双 击 桌 面 上 的 Excel 中 文 版 的 快 捷 方 式 图 标 : 。以 上 两 种 方 法 都 是 较 为 简 单 的 启 动 Excel 的 方 法 。 以 下 两 种 方 法 可 根 据 需 要 选 用 :方 法 3: 可 以 通 过 Windows 资 源 管 理 器 找 到 安 装 有 Microsoft Excel 文 件 夹
38、, 通 过 双 击 应 用 程 序 图 标 启 动 Excel 。 这 种 方 法 操 作 上 稍 微 麻 烦 一 些 。方 法 4: 通 过 Excel 建 立 了 工 作 簿 文 件 后 , 还 可 以 双 击 工 作 簿 文 件 图 标 , 既 可 启 动 Excel , 又 同 时 打 开 该 工 作 簿 文 件 。 3 通 过 前 三 种 方 法 启 动 Excel 后 , 所 显 示 的 窗 口 界 面 如 图 1 - 2 所 示 。图 1 - 2 Excel 窗口1 .2 .2 Excel 的 窗 口 组 成启 动 Excel 后 , 所 显 示 的 窗 口 界 面 如 图 1
39、- 2 所 示 , 下 面 对 其 作 详 细 介 绍 。1. 标 题 栏标 题 栏 位 于 Excel 窗 口 顶 部 , 它 显 示 程 序 和 当 前 使 用 的 工 作 簿 的 名 字 。 图 1 - 2 中 标 题 栏 上显 示 的 是 “Microsoft Excel - Book1”, 其 中 Book1 是 当 前 打 开 的 工 作 簿 文 件 的 名 字 。 拖 曳 标 题 栏 可 以 移 动 Excel 窗 口 在 桌 面 上 的 位 置 ; 双 击 标 题 栏 , 可 使 Excel 窗 口 最 大 化 显 示 。2. 菜 单 栏Excel 菜 单 栏 中 有 九 个
40、菜 单 , 它 们 分 别 是 文 件 、 编 辑 、 视 图 、 插 入 、 格 式 、 工 具 、 数 据 、 窗 口 和 帮 助 菜 单 。3. 工 具 栏初 次 启 动 Excel 时 , 工 具 栏 由 标 准 工 具 栏 和 格 式 工 具 栏 组 成 。 当 鼠 标 停 留 在 某 一 工 具 按 钮上 时 , 片 刻 之 后 屏 幕 上 会 显 示 该 按 钮 的 操 作 功 能 提 示 。 当 然 , Excel 还 有 其 他 工 具 栏 , 如 图 表 工 具栏 、 绘 图 工 具 栏 等 , 这 些 工 具 栏 用 户 可 用 “视 图” 菜 单 上 的 “工 具 栏”
41、 命 令 , 根 据 需 要 选 取 。 其 中 , 标 准 工 具 栏 提 供 了 用 于 日 常 操 作 的 工 具 按 钮 , 格 式 工 具 栏 是 对 编 辑 后 的 数 据 进 行 格 式 化 , 能 选 择 字 体 、 字 号 、 对 齐 方 式 、 边 界 操 作 等 。4. 公 式 栏Excel 一 般 在 工 作 表 中 显 示 公 式 栏 。 公 式 栏 用 来 显 示 或 编 辑 活 动 单 元 格 的 内 容 , 公 式 栏 也 叫编 辑 栏 。 4 5. 工 作 簿 窗 口工 作 簿 窗 口 占 据 大 部 分 屏 幕 。 它 由 工 作 簿 窗 口 标 题 栏 、
42、 边 框 、 工 作 表 、 滚 动 栏 和 工 作 表 标 签 等 组 成 ( 见 图 1 - 3 ) 。 工 作 簿 窗 口 标 题 栏 中 显 示 的 Book1 是 该 工 作 簿 的 缺 省 名 字 , 也 是 Excel 中 存 储 文 件 的 名 字 。 当 然 , 可 以 根 据 需 要 将 这 个 缺 省 名 字 改 为 用 户 喜 爱 的 名 字 。 该 文 件 的 全 名 为Book1 .XLS , 其 中 XLS 是 Excel 工 作 簿 文 件 的 规 定 扩 展 名 。 Excel 的 工 作 簿 是 以 文 件 形 式 存 放 在 磁 盘 上 的 , 遵 循 与
43、 Windows 文 件 相 同 的 命 令 规 则 。 主 文 件 名 由 用 户 根 据 需 要 确 定 。 一 般 , 扩 展 名 BAK 表 示 是 备 份 文 件 , 扩 展 名 XLS 表 示 是 工 作 簿 文 件 , 扩 展 名 XLW 表 示 是 工 作 区 文 件 。图 1 - 3 Excel 工 作 簿 窗 口6. 状 态 栏状 态 栏 在 工 作 区 的 底 部 , 用 来 显 示 以 下 三 方 面 的 信 息 。(1) 显 示 当 前 工 作 区 的 状 态 。 在 大 多 数 情 况 下 , Excel 在 状 态 栏 的 左 端 显 示 “ 就 绪 ”字 样 ,
44、 表 明 工 作 区 正 在 准 备 接 受 新 的 信 息 。 当 在 编 辑 栏 中 键 入 新 的 内 容 时 , Excel 在 状 态 栏 中 显 示 “ 输 入” 字 样 。(2) 显 示 激 活 的 菜 单 、 命 令 及 工 具 栏 按 钮 。 例 如 , 在 工 具 栏 按 钮 上 移 动 鼠 标 指 针 至 “ 打 印 预 览” 按 钮 , 状 态 栏 便 显 示 “模 拟 显 示 打 印 结 果” 来 简 短 说 明 这 一 按 钮 的 作 用 。 因 此 在 某 个 菜 单 中 滚 动 选 择 命 令 时 , 如 用 户 忘 记 了 一 些 不 常 用 的 命 令 的
45、作 用 时 , 就 可 通 过 状 态 栏 的 说 明 得 到 提 示 帮助 。(3) 显 示 键 盘 模 式 。 位 于 状 态 栏 右 端 的 方 框 显 示 几 个 可 以 打 开 或 关 闭 的 键 盘 模 式 。 例 如 ,当 按 Num Lock 键 激 活 数 字 键 盘 时 , 状 态 栏 便 显 示 “NUM”。1 .2 .3 Excel 的 退 出在 Excel 使 用 完 毕 后 , 有 两 种 退 出 方 法 可 供 选 择 使 用 。1. 用 菜 单 命 令 退 出(1) 单 击 Exce“l 文 件 ( F )”菜 单 , 选 择 “ 退 出 ( X)”命 令 。(
46、2) 在 显 示 的 “文 件 “ xxx”已 被 修 改 , 是 否 保 存 其 修 改 的 内 容 ?”对 话 框 ( 如 图 1 - 4 所 示 ) 中 选 5 择 “是 ( Y )”或 “否 ( N) ”按 钮 。 其 中 “ xxx”为 工 作 簿 文 件 名 。2. 用 控 制 图 标 退 出(1) 双 击 Excel 窗 口 的 标 题 栏 左 侧 的 控 制 图 标 。(2) 在 显 示 的 “文 件 “ xxx”已 被 修 改 , 是 否 保 存 其 修 改 的 内 容 ?”对 话 框 ( 如 图 1 - 4 所 示 ) 中 选 择 “是 ( Y )”或 “否 ( N) ”按
47、 钮 。 其 中 “ xxx”为 工 作 簿 文 件 名 。图 1 - 4 退 出 Excel 对 话 框1 .3 Excel 工 作 表 的 概 念工 作 表 是 由 列 和 行 组 成 的 一 个 表 格 , 占 据 工 作 簿 窗 口 的 绝 大 部 分 区 域 , 如 图 1 - 2 所 示 。 列是 纵 向 的 并 由 字 母 区 别 ; 行 是 横 向 的 并 由 数 字 区 别 。 列 标 从 A 一 直 到 IV ( Z 列 之 后 为 AA 列 , AZ 列 之 后 为 BA 列 , 这 样 一 直 到 IV 列 ) ; 行 号 从 1 一 直 变 化 到 65 536。 因
48、 此 每 张 表 为 256列 65 536 行 。1. 工 作 表 窗 口 的 调 整 用 鼠 标 器 可 以 滚 动 、 移 动 、 调 整 工 作 表 的 大 小 以 及 关 闭 工 作 表 窗 口 , 具 体 操 作 如 下 :(1) 单 击 滚 动 条 或 拖 曳 滚 动 条 实 现 工 作 表 窗 口 的 滚 动 变 化 。(2) 拖 曳 窗 口 的 任 何 边 和 角 改 变 窗 口 的 大 小 。(3) 双 击 标 题 栏 或 单 击 最 大 化 按 钮 , 放 大 窗 口 至 整 个 屏 幕 , 图 1 - 2 中 的 工 作 表 就 是 最 大 化 的 显 示 结 果 。(
49、4) 单 击 最 小 化 按 钮 , 缩 小 窗 口 为 图 标 。(5) 单 击 恢 复 按 钮 , 恢 复 窗 口 到 原 大 小 , 图 1 - 3 中 的 工 作 表 就 是 单 击 恢 复 按 钮 的 显 示 结果 。2. 工 作 表 之 间 的 切 换在 Excel 中 每 个 文 件 都 是 一 个 带 有 几 张 工 作 表 的 工 作 簿 。 工 作 簿 是 一 个 很 好 的 组 织 结 构 , 可 将 它 与 某 一 项 目 有 关 的 文 档 集 中 在 一 起 放 在 同 一 个 工 作 簿 中 。 Excel 工 作 簿 是 由 若 干 张 独 立的 工 作 表 组 成 的 表 册 , 但 用 户 可 根 据 需 要 增 加 工 作 表 数 目 。 工 作 簿 中 的 各 个 工 作 表 之 间 可 以 任意 快 速 切 换 。 具 体 操 作 方 法 如 下 :方 法 1: 单 击 表 底 部 的 标 签 , 切 换 到 所 选 工 作 表 。 例 如 , 单 击 sheet 3 , 则 原 来 的 sheet 1 表 将 切 换 到 sheet
