1、论办公自动化在现代秘书工作中的地位2007 年(第 36 卷) 第 4 期管理科学(广东松山职业技术学院,广东松山)摘要:办公自动化在现代秘书工作中的广泛应用,使现代秘书工作的方式发生了前所未有的变化.本文以办公自动化的发展为切入点,着重从四个方面对办公自动化在现代秘书工作中的地位进行简单的分析和讨论,力求对办公自动化在现代秘书工作中的地位有一个清醒的认识.关键词:办公自动化发展现代秘书工作地位办公自动化是现代科学技术发展的成果之一,它的出现对于现代秘书工作来说是一大惊喜.办公自动化(O 伍 ceAutomation,简称 OA),是指把先进的科学技术应用到各种办公活动中,不断地使人们的一部分
2、办公业务物化于人以外的各种设备中并由这些设备与办公室工作人员构成服务于管理目标的人机信息系统.它是 20 世纪 70 年代中期在一些发达国家发展起来的-Jl 综合性科学技术.其目的是尽可能充分利用信息资源,提高生产效率,工作效率与质量,辅助决策,获取更好的经济效益,以达到既定的管理目标.办公自动化作为现代秘书工作的组成部分,它的价值正随着时代的发展在不断上升,而它在现代秘书工作中的地位也越来越重要.它不但是现代秘书工作的辅助工具,而且还是辅助领导决策的信息数据库,对外联系的窗口和对内信息沟通的纽带.1 办公自动化是秘书完成各项工作的辅助工具秘书工作概括来讲就是“三办 “,即办文,办会,办事三方
3、面的内容.以往单纯依靠手工操作会耗费秘书大量的时间和精力.现在利用办公自动化这一辅助工具,不但可以提高秘书的工作效率,保证工作质量,而且还可以促进各项工作的规范化,制度化和科学化.1.1 在办文方面的作用办文是秘书的基础性工作,利用各种办公软件,如公文模板软件,可以为秘书办文提供许多方便.譬如秘书要起草一份公文,只要启动计算机中的公文模板软件,从中选取合适的行文关系模板,然后输入公文的相关要素,如发文字号等,再根据需要输入正文部分,那么一份标准的公文很快就出来了.这样一来既节省了时间,又保证了公文格式的规范性,为秘书减少大量繁杂的事务.1.2 在办会方面的作用办公自动化系统可以帮助秘书办好各种
4、会务工作.如利用办公软件 MicrosoftOutlook,秘书可以利用“日历“来安排会议日程,制定约会等.利用“联系人“可以建立与会者标签.当秘书需要了解与会者的基本情况或需要通知与会者参加会议时,只要启动MicrosoftOudook,找到“联系人“中符合参会条件的与会者,便可利用这个软件把会议通知以电子邮件或传真方式直接发送给他.这样既减少了因会议,寄信所花费的时间,也提高了工作效率.1.3 在办事方面的作用秘书的日常事务繁多,利用办公自动化可以减轻秘书日常事务的压力.例如利用装有应答系统的多功能电话机,它可以在秘书不在时,自动接听电话,并能录下对方的电话内容,还可以向对方提出简单的问题
5、,然后记录下对方的回答内容.而接收到的电话内容可以由录音机录下写在留言纸上,等秘书回来之后再作处理,这样就避免了秘书因整日忙于接听电话而无暇顾及其他工作的局面.,2 办公自动化是秘书辅助领导决策的信息数据库领导在做出每项重大决策之前需要获取大量的,有用的信息,秘书利用办公自动化可以快速地,准确地,有效地获取大量信息,为领导提供决策支持.2.1 对信息收集工作的作用传统的信息收集工作费时费力,收集的信息少而不全,这势必影响领导的决策.然而,现在利用现代办公自动化系统,秘书可以轻易地获取所需各种信息,特别是互联网技术的广泛应用,为秘书信息收集提供了一个更加快捷,有效的渠道和广阔的空间.秘书只要打开
6、联网的计算机,在搜索引擎里输入自己所需信息的相关词语,那么与之相关的信息便会被罗列出来.秘书只需选取合适的信息,将其存贮在计算机中便可供日后需要利用.2.2 对信息处理工作的作用秘书利用手工对收集回来的信息进行加工处理时非常繁琐,耗时费力,效率极低,并且有可能当秘书将信息材料送到领导手上时信息早已过时.而如今有了计算机,秘书可以把平时存贮在计算机内的信息进行随时的更新,增删,修改,当领导需要时,只要从计算机中把信息提取出来便可提供给领导利用.这不但能够及时给领导提供借鉴材料,而且保证了所提供信息的有效性,从而更好地辅助领导决策.3 办公自动化是秘书对外联系的一个窗口办公自动化在现代秘书工作中充
7、当着“窗口“ 的角色 ,秘书办公自动化程度的高低反映出秘书工作效率与质量的高低.通过办公自动化秘书不仅能够及时了解外部环境的变化而且有利于外界了解自身工作,拓宽对外联系面.3.1 能够及时了解外部环境的变化秘书通过互联网可以不受时间和空间的限制去浏览各地网站,了解行内,行外的相关信息或变化情况.如秘书可以通过浏览其他企业发布在网上的信息,了解到竞争对手的产品情况,活动情况等.3.2 能够使外界更好地了解自身工作现在的企业一般都有自己的网页,对于企业网页内的信息,秘书需要随时进行更新,修改以使外界更好地了解本企业的最新发展情况和工作情况.同时秘书还可以把本企业的招聘信息和产品情况发布到网上供互联
8、网上的其他用户浏览,通过本企业建立的相关系统,可以进行网上招聘和产品买卖.这样不但可以节省许多人力和物力,而且还可以大大降低成本.4 办公自动化是秘书对内信息沟通的一个纽带现在许多企业都建有自己的内部网站,秘书通过企业内部网可以与领导和本单位的其他工作人员进行信息传递,信息共享,使信息流动速度加快,避免因信息流动不畅而引起的矛盾,从而有效协调内部关系.以上四个方面的内容是笔者对办公自动化在现代秘书工作中的地位的简单分析.从中我们可以看出办公自动化在现代秘书工作中的地位是举足轻重的,它对现代秘书工作具有重要的积极作用.然而,秘书如果无论事务大小都利用办公自动化来完成,过分依赖它,那么就会走向被动
9、,也不利于秘书自身的发展.因此,我们在肯定办公自动化的积极作用的同时也要重视其消极的一面,这样才能有利于现代秘书工作的发展.4.1 过分依赖办公自动化将使秘书养成不踏实的工作作风如领导交代秘书写一份调查报告,有些秘书懒得去调查便在网上下载一些资料再加以修饰就完成了事.但是对调查研究来说,只有通过实地调查才可能得到第一手资料,才(下转 174 页)117j:化放青 2007 年(第 36 卷)第 4 期3.2.2 培养激发学生的专业兴趣,增强学习动机高校教学的专业性很强,专业兴趣的培养对激发大学生学习的积极性作用重大.目前,有不少高校学生对学习缺少兴趣,以至于造成不想学习,作为学校和教师就有责任
10、帮助这些学生培养专业兴趣,可以通过谈心,讲座,座谈会等形式,使学生尽快了解本专业,从而懂得本专业的工作性质,发展前景,市场需求,前沿知识,科研趣事及社会意义.激发学生的专业兴趣,把“要我学“ 变成“ 我想学 “.3,2.3 在教学中,提高教学艺术,激发学习动机教师的教学水平,既会影响学生的学习兴趣,也会直接影响教学效果,如果教师的教学方法单调,呆板,往往使课堂气氛沉闷,乏味,学生学习兴趣就会衰退,相反,如果教师能根据课堂教学实际,灵活运用教学方法,来刺激学生,激发学生内在的求知动机,教学相长,整个教学工作就能进入良性循环.教学方法是多样的,具体采用哪一种,要根据教学实际条件而定,不能一概而论,
11、总的来说,利用教学艺术,使教学活动尽可能生动,有趣,富有吸引力,以达到激发大学生学习动机的目的.3.3 通过教学改革激发大学生的内在学习动机当代大学生普遍追求知识的实用性,因此,好教材,精品课对学生学习动机的激发具有极大的作用.随着知识经济的发展和高校分配制度的改革,如果学校还把过时的,无用的,僵化的知识灌输给学生,必然会导致学生厌学,因此,改革教学内容,适应社会发展,就显得非常重要,改革则要求教学内容密切联系社会实际,专业实际,突出在工作和生活中的实用价值.教学内容即适应社会发展,又符合大学生的愿望,这样,学生的主动学习动机就会得到较强的激发.3.4 通过社会实践使学生认识到知识的作用和力量
12、.强化和稳定学习动机大学生经过一段时间的在校学习,有了一定的知识储备量,学校就应该创造条件使大学生有机会走出课堂,走向社会,到工厂,研究所,实验基地,将学到的知识运用于实践,在为社会服务的过程中认识到知识的作用和力量.激发他们的求知欲,达到强化学习动机的目的.通过实践学生会发现自己需要掌握的知识很多很多,就会更加努力学习,在学习中发现问题,解决问题,增加知识的储备量.知识的储备量与学习动机成正比,知识的储备量越大,学习动机越强,就越会学习,知识储备量就会越来越大,形成良性循环,做到想学习,-习,爱学习.3.5 使学生掌握学习策略.使学生学会学习.以激发学习动机联合国教科文组织提出,未来的文盲,
13、不是不识字的人,也不是识字很少的人,而是不会学习的人.掌握学习策略,对于具有成功意向的学生来说可以强化他们对成功的期望,而对于学习无能为力的学生来说,能提高他们获得成绩的可能,使他们相信努力是有效的,增加他们对成功的信心.教师在教学中要将学习策略作为教学内容的一部分,以学科教学为背景,在学科教学中教授学习策略,指导学生理解,掌握学习策略,帮助他们形成运用良好的学习策略进行学习的习惯,真正使他们学会学习.参考文献:【1】绍瑞珍.教育心理学.2-a:育出版社,1999.【2】扈中平.现代教育理论.高等教育出版社,2000.【3J 彭玲音通心理学.北京师范大学出版生.1997.【4】陈宪吉.大学生学
14、习动机成因.石油教育,2002.4.【5】吕宪军,王廷玲.归因理论与学习动机.辽宁师范大学.2002.5,(上接 117 页)可能保证资料的可信度.如果秘书无论事务大小都依赖键盘或鼠标,会逐渐泯灭其工作的主动性和积极性,从而养成不踏实的工作作风.4.2 过分依赖办公自动化将使秘书工作陷入被动局面现代秘书工作已经离不开计算机的应用,所以计算机带来的安全问题就成了秘书工作不容忽视的问题.特别是网络安全问题,随着网络的发展也日益凸现.如果秘书平时没有养成资料存盘的良好习惯,那么一旦计算机发生故障或遭受病毒攻击,机内的信息资料便会消失得无影无踪.如果秘书长期不动脑筋就到网上抄抄写写,修修改改,就完成各
15、项写作任务会养成一种惰性,这样不但会降低秘书工作的主动性和积极性,而且还会使自身的创造性思维得不到良好的发展,如此一来必定会使秘书处于一种被动的局面,也不利于自身发展的因此,那些认为随着办公自动化的发展秘书与秘书工作不再显得重要或认为办公自动化能够取代现代秘书工作的想法是不科学的.无论办公自动化怎样发展,它都不可能完全脱离人而单独存在.总之,只要秘书能够正确认识办公自动化在现代秘书工作中的地位,扬长避短,因势利导,同时端正工作态度,积极发挥自己的主观能动性,化被动为主动.秘书靠一支笔,一张纸的工作方式已远远跟不上时代发展的脚步,现代秘书要实现从“笔杆子“ 向“键盘子“ 方向的转变 .参考文献:
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17、中山大学出版社,2oo1.1O.【1ol 张玲.文秘人员课堂.机械工业出版社.2003.1.【11l 杜立新.对现代秘书与传统秘书的比较分析.秘书 ,2003.1.第 193 期.(上接 107 页)产品往往采取观望的态度,企业想借助于传统的销售渠道来打开新产品的销路是不现实的.该厂在开发爱丽丝市场,制定正确的市场营销渠道时,清醒地认识到,以我为主,即只有企业自身才是开发新产品市场的主力军.长期以来,该厂与上海文化用品批发公司建立了稳固的工商关系,由于文化用品和日用百货的消费对象毕竟不尽相同,如果像木制铅笔样,把爱丽丝化妆笔也要求上文公司全部包下来经销,一是不现实,二是即使同意经销,数量也不会
18、多的,三是无形中也给企业带来了依赖思想,从而失去竞争意识.委托上海百货公司经销爱丽丝化妆笔是适宜的.公司日用化妆经营部,经销上海十多家化妆品厂生产的产品,与全国各地几百家二级站有长期的供销业务关系,年营业额在 10 亿元左右,具有幅射面广,销售量大的特点,确实是建立营销渠道的理想伙伴.但在爱丽丝化妆笔开拓市场的初期,还没】74在较高的社会知名度和市场信誉,加上上海百货公司限于自身的条件,不可能以较大的人力,物力和财力对爱丽丝化妆笔进行宣传和推销.显然,唯一的选择只能用成功的工业自销这种别具一格的渠道优势,去感动“上帝 “,以逐步取得上海百货公司的支持 .爱丽丝的成功,说明选择以“我“ 为主的市场营销渠道 ,是企业环节拓新产品市场成功的关键,也是企业适应市场变化,提高应变竞争能力的重要手段,但也不是说,以我为主就是排斥代理商,批发商和零售商的商业渠道,而是首先通过工业企业自身的努力,在逐步打开局面的基础上,取得商业部门的信任和全力支持.不断进行渠道创新.正因为商品销售渠道和分销通路具有这样一系列的竞争优势,才有可能使之成为企业致胜的法宝,在企业整个经营活动中发挥重要作用,成为当今世界经济发展中的热潮.
