企业管理软件财务业务一体化项目实施指南.docx-道客多多

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1、企业管理软件财务业务一体化项目实施指南邱闽泉刘琳编著清华大学出版社北京内容简介该书是国内第一本介绍企业实施财务业务一体化的实务书籍。 “财务业务一体化 ”, 是企业应用电子计算机对财务会计业务 (包括财务核算、财务分析和财务监督 ) 和经营业务 ( 包括采购、销售、生产、储运 ) 进行协同处理和监控的通俗称谓。作者认为 , 从目前我国企

2、业的管理水平、技术硬件及人才结构的基本情况来看 , 要直接实施 E RP“( 企业资源计划 ”) 或信息化项目 , 还有一段较长的路要走 , 因此 , 实施财务业务一体化是企业开展 ER P 的先行必由之路。该书以市场上所常见的财务、业务通用版本 , 如 “用友 ”、 “金蝶 ”、 “安易” 等著名软件厂商所提供的各种财务模块、购销存模块等软件所提供的基本功能 ,

3、从企业财务业务一体化的意义、我国企业财务业务一体化实施的难点与基本对策、财务软件、业务 ( 购销存 ) 软件及硬件的选择、实施步骤及方法等方面展开叙述 , 将软件系统与企业的特殊要求和特点、企业的业务流程结合起来进行专业设计业务流程 , 介绍项目实施的基本方法和基本步骤 , 达到按行业习惯和自身要求处理信息的目的 , 并举了一

5、 / 邱闽泉 , 刘琳编著 .北京 : 清华大学出版社 ,2003 .4ISBN 7-302-06380-X . 企 . 邱刘 . 企业管理 : 财务管理 - 应用软件 - 指南 . F275-62中国版本图书馆 CIP 数据核字 (2003) 第 015837 号出版者 : 清华大学出版社 ( 北京清华大学学研大厦 , 邮编 100084) h tt p :/ / ww w .t up .t singhu a .edu .cnh tt p :/ / ww w .t up .com .cn责任

6、编辑 : 徐学军印刷者 : 发行者 : 新华书店总店北京发行所开本 : 787 960 1/ 16 印张 : 9 .25 字数 : 207 千字版次 : 2003 年 4 月第 1 版 2003 年 4 月第 1 次印刷书号 : ISB N 7-302-06380-X/ F495印数 : 0001 5000定价 : 23 .00 元前言笔者认为 , 今后我国企业之间的竞争将主要是企业的务及财务系统完善程度的竞争。而这很大程度取决于企业如何

7、运用 I T 手段来协调和完善企业的分散与集中的矛盾 , 如何在短时间内使企业整个进销存系统 ( 甚至扩展到客户和供应商关系 ) 及财务系统去适应新的市场竞争形势。“财务业务一体化” 是企业应用电子计算机对财务会计业务 ( 包括财务核算、财务分析和财务监督 ) 和经营业务 ( 包括采购、销售、生产、储运 ) 进行协同处理和监控的通俗称谓。

8、购销存业务与财务一体化管理是企业管理的关键 , 企业的业务、财务数据一次录入 , 共享使用 , 减少重复工作 , 提高数据准确度 , 企业各部门通过计算机网络和管理软件的有机结合 , 更好地协同工作。财务、业务软件在计算机网络环境下运用 , 诸如远程监控、远程记账、远程报账以至远程报税、远程报关、远程审计、网上采购、网上销售、网

9、上服务 , 以及企业在线资金调度、异地转账结算等应用 , 使得企业财务业务管理模式发生了突出的变化 , 推动了企业的管理从桌面走向网络 , 从企业内部走向外部 , 从静态走向动态 , 实现了企业的购、产、销、存业务处理、财务核算和财务监控、业务监控实时一体化管理 , 企业的预测、控制、分析以及决策手段得到了极大的提高 , 同时 , 降

10、低了企业的经营风险和企业的经营成本。企业可以通过财务业务一体化项目的实施 , 去建立和健全企业的业务、财务基础管理工作和单证流转程序。在实施财务业务一体化的过程中 , 企业需采用国际、国内同行业的先进成熟的管理思想、方法和先进管理软件及相应的硬件 , 依靠现代电子信息技术 , 对企业生产经营中的管理流程进行全方位分

11、析与改进 , 重新整合资源 , 提高效率和效益 , 增强企业竞争力。它不是一般意义上的软件运用和革新 , 而是更高层次上的全新的管理革命。当前 , 信息化带来的财务业务一体化、技术创新、商务模式转变和新的资本市场 , 极大地推动了社会生产力的发展。为了适应形势的发展 , 许多企业的领导及时地提出了以财务业务一体化项目带动企业现代

12、化的近期目标。笔者认为 , 目前国内外的先进财务软件、购销存等业务软件系统能够在很大程度上解决我国目前企业存在的问题。财务业务一体化项目的投资到位 , 可以视企业的财力、物力和人力而定。如果企业财力有限 , 初期投资不必太大 , 比如可以购置关键的一些软件 , 不必一次购齐所有的业务软件和财务软件。一般而言 , 我国的中小企

13、业在软件上的财力投资应不是太大问题 , 但硬件上可能难以支持项目的较大规模的实施。企业财务业务一体化项目的主要工作内容包括 : 制定明确、量化的项目应用目标 , 进行软件应用等知识的培训 , 进行项目需求分析 , 开展企业管理创新 , 实行业务流程重组 , 实行项企业管理软件财务业务一体化项目实施指南目监理制和实行项目评价制等。目

14、前 , 有不少大中型企业只是使用 “ 用友” “金蝶 ”“安易” 等软件公司的 “账务核算” 模块“ 、应收款管理” 模块 “应付款管理” 模块等财务模块 , 有单机版的 , 也有网络版 ( 两个站点或两个以上站点 ) 的 , 而没有使用业务软件 ( 购销存软件、商务管理软件 ) , 或者是同时使用的是不同软件厂商销售的业务软件 , 比如所使用的采购、销售、库存管理软

15、件是由另一家公司提供的软件。由于业务系统与财务系统是不同软件厂商开发的 , 因此 , 其使用的购 ( 进 ) 销存软件系统无法与其使用的财务软件系统的账务核算模块 ( 如 “ 总账 ”核算模块、应收、应付模块 ) 接口 , 使得采购部门、销售部门、生产部门等业务部门录入的数据 , 财务部门无法共享使用 , 财务部门因此必须重复录入 , 这不仅浪费

16、人力、物力 , 而且 , 重复录入的数据在准确度上难免不出现差错。企业花费重金购置的计算机网络和业务软件、财务软件无法有机结合和充分利用 , 业务部门和财务部门不能很好地协同工作。再者 , 业务部门与财务部门各自采用一套软件处理各自数据 , 不能及时互通信息和协同准确更正信息。本书以市场上所常见的财务、业务通用版本 , 如 “

17、用友” “、金蝶” “安易” 等著名软件厂商所提供的各种财务模块、购销存模块等软件所提供的基本功能 , 将软件系统与企业的特殊要求和特点、企业的业务流程结合起来进行专业设计业务流程 , 介绍项目实施的基本方法和基本步骤 , 达到按行业习惯和自身要求处理信息的目的。当然 , 企业在财务业务一体化项目实施后 , 对财务、业务软件系统的

18、应用将进入持续提高的新阶段。在系统的继续运行过程中 ,企业还要不断优化流程 , 扩大系统数据精度 , 扩大系统应用范围 , 将系统应用提高到新的水平。将来 , 要结合系统的运行状况 , 将目光投到更远处 , 将软件系统拓展到企业电子商务、 ER P 应用。笔者水平有限 , 书中难免有不当或错误之处 , 诚恳希望读者多予批评指正。邱闽泉、刘琳200

19、2 年 12 月目录前言第一章企业财务业务一体化的意义及工作内容 1第一节企业财务业务一体化的定义及意义 1第二节我国企业财务业务一体化实施的难点与基本对策 2第二章财务软件、业务 ( 购销存 ) 软件分类及软硬件的选择 6第一节财务系列软件、业务系列软件 6第二节硬件设备和系统软件的选择 8第三节业务 ( 购销存 ) 软件、财务软件的选择 9

20、第三章企业实施财务业务一体化的一般步骤简述 20第四章财务业务一体化项目实施的基本方法 ( 上 ) 24第一节概述 24第二节初始设置、系统管理及相关测试 35第三节系统操作员及权限设置 40第四节会计科目设置 60第五节应收账款模块设置 80第六节期初余额录入 82第五章财务业务一体化项目实施的基本方法 ( 下 ) 85第一节账务核算 85第二节采

21、购管理 92第三节销售管理 104第四节库存管理 114第五节存货核算 120第六章举例 : 一个商贸企业财务业务一体化项目的实施 124第一章企业财务业务一体化的意义及工作内容笔者开宗明义地认为 , 今后我国企业之间的竞争将主要是企业的业务及财务系统完善程度的竞争。而这在很大程度上取决于企业如何运用 I T 手段来协调和完善企业的分散与集

22、中的矛盾 , 如何在短时间内使企业整个进销存系统 ( 甚至扩展到客户和供应商关系 ) 及财务系统去适应新的市场竞争形势。第一节企业财务业务一体化的定义及意义财务业务一体化 , 是企业应用电子计算机对财务会计业务 ( 包括财务核算、财务分析和财务监督 ) 和经营业务 ( 包括采购、销售、生产、储运 ) 进行处理和监控的通俗称谓。购销存

23、业务与财务一体化管理是企业管理的关键 , 也是企业管理软件的关键 , 因为数据一次录入 , 共享使用 , 可以减少重复工作 , 提高数据准确度。企业各部门通过计算机网络和管理软件的有机结合 , 更好地协同工作。当今世界各国的信息化突飞猛进 , 人类正在进入知识经济时代。全社会广泛研究和讨论知识经济 , 大大丰富和扩展了信息化的内涵 ,

24、为信息产业和信息化的进一步发展奠定了理论和实践基础。当前 , 信息化带来的财务业务一体化、技术创新、商务模式转变和新的资本市场 , 极大地推动了社会生产力的发展。为了适应形势的发展 , 许多企业的领导及时地提出了以财务业务一体化项目带动企业现代化 , 发挥自身优势 , 实现与资本对接 , 实现上市的近期目标。我们可以看到 ,

25、不少企业在上马财务业务一体化项目之前 , 企业的决策者和管理者都进行了认真探讨 , 理智地进行立项分析 , 基本都认为企业需要进行公司组织结构的改造。 2002 年我国加入 W T O , 企业进入一个新的阶段 , 企业要以一个新的姿态进一步扩展业务 , 改进管理模式 , 开展资本运作。企业的主营业务将转入本企业的战略产品、拳头产品的生产与

26、销售 , 主营业务收入计划需全面完成 , 亏损企业需扭亏为盈 , 盈利企业要继续或较大幅度地提高毛利 , 经营费用和管理费用要有较大幅度地减少。要使企业成为一个高成长、高效益的以主营业务为基础的高科技、有发展前景的企业 , 不仅要使企业价值最大化 , 而且还要给股东一个可观的回报。许多企业的老总或专家们 , 认为企业到了该完善数

27、字化经营的阶段 , 企业当前最迫切需要解决的问题是财务业务一体化经营 ; 他们认为目前国内外的先进财务软件、购销存系统能够解决我国目前企业存在的问题。财务业务一体化项目的投资到位 , 可2 企业管理软件财务业务一体化项目实施指南以视企业的财力、物力和人力而定。如果企业财力有限 , 初期投资不必太大 , 比如可以购置关键的一些

28、软件 , 不必一次购齐所有的业务软件和财务软件。一般而言 , 我国的中小企业在软件上的财力投资 , 应不存在太大问题 , 但硬件上可能不能支持项目的较大规模的实施。财务、业务软件在计算机网络环境下运用 , 诸如远程监控、远程记账、远程报账以至远程报税、远程报关、远程审计、网上采购、网上销售、网上服务 , 以及企业在线资金调

29、度、异地转账结算等应用 , 使得企业财务业务管理模式发生了突出的变化 , 推动了企业的管理从桌面走向网络 , 从企业内部走向外部 , 从静态走向动态 , 实现了企业的购、产、销、存业务处理、财务核算和财务监控、业务监控实时一体化管理 , 企业的预测、控制、分析以及决策手段得到了极大的提高 , 同时 , 降低了企业的经营风险和企业的

30、经营成本。总之 , 企业要通过财务业务一体化项目的上马 , 在长远的目标上达到企业的战略目标 , 通过财务业务一体化项目的实施 , 去建立和健全企业的业务、财务基础管理工作和单证流转程序。在实施财务业务一体化的过程中 , 企业需采用国际、国内同行业的先进成熟的管理思想、方法和先进管理软件及相应的硬件 , 依靠现代电子信息技术

31、 , 对企业生产经营中的管理流程进行全方位分析与改进 , 重新整合资源 , 提高效率和效益 , 增强企业竞争力。它不是一般意义上的软件运用和革新 , 而是更高层次上的全新的管理革命。企业要面对中国加入 W TO 的严峻挑战 , 要尽快与国际接轨 , 要能生存并且继续发展。第二节我国企业财务业务一体化实施的难点与基本对策企业财务业务一体化

32、项目的实施 , 不是一个简单的软件应用问题 , 而是代表着先进的业务流程和管理思想 , 是一个复杂的工程 , 是 I T 技术创新和管理创新的有机融合。这需要软件供应商和企业长期共同努力 , 才能够真正完全达到预期目标。项目的主要工作内容包括 : 制定明确、量化的项目应用目标 , 进行软件应用等知识的培训 , 进行项目需求分析 , 开展企业管

33、理创新 , 实行业务流程重组 , 实行项目监理制和实行项目评价制等。目前 , 国内大多数企业的业务、财务管理体制、流程及其管理存在以下问题 :企业设有财务、统计、营销、采购、生产、行政、人事及董事会、高级管理层等部门 , 除财务部门外 , 许多部门都或多或少行使 ( 或交叉行使 ) 着企业财务、业务 ( 经营 ) 系统的基本职能。如 , 有的

34、企业财务部 , 名为 “财务部” , 实际则主要负责企业的会计核算工作 , 并未履行企业的财务管理工作 , 如企业的资金统筹安排、财务预算编制等相关财务管理工作 ; 有的企业在营销部门设有财务岗位 ; 企业的资金筹集、投资计划安排以及企业与子公司、分公司之间的资金往来管理设在公司高级管理层 , 经常与财务部门脱节。有的企业的销售机构

35、的预算编制、费用审核放在营销部门 , 而财务部门只负责对各销售机构下拨经费。企业的采购部门负责企业的货物采购工作 ; 储运部门负责货物的调拨和储运工作。3第一章企业财务业务一体化的意义及工作内容从上可以看出 , 传统的企业财务、业务职能划分是依据企业的部门设置而分工协作的。当企业发展到一定规模后 , 这种部门条块分割的

36、管理 , 会由于企业信息 ( 电子 ) 技术及相应的信息管理水平滞后 , 而产生许多问题 , 即 “结果管理” 问题 , 动态物流与资金流无法实时接轨 , 管理处于事后的处理和分析一些报表 , 没有做到实时监控和决策。目前 , 有不少大中型企业只是使用 “ 用友” “金蝶” “、安易” 软件公司的总账模块、应收款管理模块、应付款管理模块等财务模块 , 有单机版

37、的 , 也有网络版 ( 两个站点或两个以上站点 ) 的 , 网络版的软件大多利用 SQL Server 7 .0、 SOL 2000 与 Windows NT 4 .0 或 WIN 2000 等系统软件作为平台支持。如前所述 , 财务系列软件的 “总账” 模块系统 , 主要提供凭证处理、账簿查询打印、期末结账等基本核算功能“ ; 应收款管理” 模块系统 , 主要提供发票和应收单的录入、客户信用的控

38、制、客户收款的处理、现金折扣的处理、单据核销处理、坏账的处理、客户利息的处理等业务处理功能“ ; 应付款管理” 模块系统 , 主要提供发票和应付单的录入、向供应商付款的处理、及时获取现金折扣的处理、单据核销处理等业务处理功能。而这些大中型企业 , 或者没有使用业务软件 ( 购销存软件、商务管理软件 ) , 或者是同时使用的其他软

39、件厂商销售的业务软件 , 比如所使用的采购、销售、库存管理软件由另一家公司提供 , 这些购销存软件提供了对采购、销售等业务环节的控制 , 以及对库存资金占用的控制 , 在这些业务系统中完成对存货出入库成本的统计记账。但由于业务系统与财务系统是不同软件厂商开发的 , 因此 , 其使用的购 ( 进 ) 销存软件系统无法与其使用的财务软件

40、系统的账务核算模块 , 如 “ 总账” 核算模块、应收、应付模块接口 , 使得财务部门无法共享采购部门、销售部门、生产部门等业务部门录入的数据 , 而是要重复录入工作 , 这不仅浪费人力、物力 , 而且 , 重复录入的数据难免不出现差错。企业花费重金购置的计算机网络和业务软件、财务软件无法有机结合和充分利用 , 业务部门和财务部门不能

41、融洽地协同工作。再者 , 业务部门与财务部门各自采用一套软件处理各自数据 , 不能及时互通信息和协同准确更正信息。比如 , 我们经常看到 , 有的企业经常出现其业务系统在无实际货物移动的情况下开据红字 ( 或蓝字 ) 出库单、入库单的情况 ; 即使是在没有相应单据的情况下 , 财务部门的存货记录与业务部门的采购、销售、库存货物移动等

42、业务记录总会存在着不一致 , 甚至有时会出现业务部门在业务软件处理系统中进行删票处理。又如 , 企业中总难免出现一些部门或个人不严格执行企业财务制度、业务管理制度 , 有意或无意地不与相关部门互通物流信息、资金流信息 , 因此 , 出现账货数量不一致 , 财务账与业务账不符 , 客户 ( 或供应商 ) 的数量、品种与企业的业务系统、财务

43、系统的记录不一致等诸多不尽人意的情况。因此 , 经常出现企业的业务部门、财务部门在财务系统与业务系统的核对和更正上 , 或业务系统内部的核对与更正上 , 如采购管理软件模块、销售管理软件模块、库存管理软件模块的核对与更正数据上 , 耗费许多时间。有时候 , 由于时间的关系 , 无法及时完成核对与更正工作 , 因此听任业务系统内

44、部不同步或业务系统与财务系统不同步的情况继续下去 ; 或者 , 财务部门只能在月度内人为调整本月采购数据、销售收入、仓库库存数据 , 等等。以上这些情况 , 使得财务部门提供的财务数据没有业务实际价值 , 业务部门提供的数据有时也会误导企业管理决策 , 更有甚4 企业管理软件财务业务一体化项目实施指南者 , 企业的货物流与资金流的

45、运行在其安全性上都存在巨大隐患 !第三 , 由于业务软件系统局限于业务部门 , 形成信息孤岛 , 数据共享性差 , 有些看似表面复杂却很普遍的问题都是由很多细节或经验来支撑的。随着企业业务的发展 , 业务流程、单证手续趋于复杂化 , 对于不同的产品品种、战略品种或不同的销售区域 , 其业务处理呈现出个性化的趋势。企业在适应这些需要

46、时 , 要经常处理不同的特殊业务 , 因此需要有一套业务部门与财务部门都认可的正规程序、规定 , 以协同处理这些不同的特殊业务。又如 , 由于企业业务范围会越来越广 , 产品品种多 , 客户数量大 ( 国内外客户 ) , 如果还是由采购部门、销售部门 ( 含销售分支机构 ) 、储运部门、生产部门、计划部门等多个业务部门分别执行相应采购、销售、

47、商务、管理职能 , 则 , 一是会出现不同业务部门的客户供应商资料重复、客户采购产品交叉等问题 , 二是企业对客户的反应速度和客户满意度难免出现要解决的问题。有些企业由于其特殊的行业或企业特性 , 如医药生产、批发企业 , 从存货管理的角度来看 , 必须有效控制药品商品的有效期 , 按 GSP 等行业规范要求管理供应商 , 建立统一、共

48、享的供应商信息资料库 , 对合格供应商进行有效控制 ; 提高库存货物查询的及时性和准确性 , 改变库存信息的分散性和不完全性 , 实行全过程的批次批号及序列号跟踪 , 要实现自动跟踪、实时查询 ( 包括入库、发货、销售出库和销售退回 ) , 等等 , 这些都需要企业尽快实现财务业务一体化。有些企业在财务业务一体化软件选型、上马财务业务

49、一体化项目上 , 存在片面看法 , 包括企业决策层和业务管理部门、商务部门、储运部门、财务部门等都存在着不同的片面观点。比如 , 一种意见认为企业在原有的业务系统上已投入了很大的人力和物力 , 不应该轻易舍弃 , 应加强管理和完善程序以解决问题 ; 还有的人认为 , 上马财务业务一体化项目只是解决财务部门的问题 , 不能完全解决业务部门的管理问题 , 尤其是 , 销售回扣、采购回扣等暗扣问题 ; 有的认为 , 企业的业务系统是企业与开发商自行开发的系统 , 比较符合企业的实际运作情况。由于上述以及其他各种问题的存在 , 使得维护这样一套系统的成本与产出效益不相匹配 , 但是 , 市场上流行的各种财务系列软件通

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