1、广东某园林公司员工手册目 录第一章 公司及总则第一条 公司简介第二条 公司质量方针第三条 公司的质量目标第四条 公司产品第五条 公司员工政策基本原则第二章 公司人员资源管理总则第六条 招聘员工第七条 员工行为规范第八条 聘用第九条 试用期第十条 员工培训第十一条 晋升第十二条 工作考核第十三条 终止劳动关系第十四条 韦纪处理第十五条 其他第三章 管理细则第十六条 办公室管理制度第十七条 工资及福利第十八条 人事管理公司公司的发展壮大依靠全体员工的不懈努力和公司各项管理制度的有效执行。现将公司已实行及员工相关的各项内部管理制度，重点地修订编写于此手册，使员工能扼要地掌握有关标准。本手册的修改及解
2、释权为广东公司园林工程有限公司，如有疑问，请先向总部办公室(下称总办)查询。园林工程有限公司总部办公室2003 年 11 月第一章 公司及总则第一条 *公司园林工程有限公司简介（一）*公司园林工程有限公司成立于 1984 年，下设 4 家事业部、一家分公司和三家合资企业（其中广州、北京在办牌中） ，还另行在中山、美国及香港开办了全资公司。1999 年被评为“全国花卉生产示范基地” ，2000 年 11 月被国家建设部批准为城市园林绿化一级资质（试行）企业，2001 年 10 月通过了 ISO9001 国际质量体系认证，2002 年 8 月被建设部正式颁布为城市园林绿化一级资质企业，同年获“全国
3、质量信得过苗圃”称号。（二）本手册的适用范围为管理层员工，包括全体高级主管（含同级待遇）及其以上管理层职员，也包括部分已签署合的主管级职员，以及其他由各事业部确定的各有关技术、管理、行政、财务、后勤（含司机）等专业员工。本手册由下列单位结合本部实际灵活执行包括：第一事业部及苗木、广州、上海等事业部、北京分公司、设计事务所、高要苗木基地、总部等八个方面。本手册不适用于一般员工（指生产层面的第一线员工）及部分试用期过程的员工。一般员工的管理办法由各事业部参照当地同业情况灵活变通。（三）未经特别指出，以下办公室均指各事业部、北京分公司及设计事务所、高要苗木基地的办公室；总部办公室简称总办。第二条 公
4、司的质量方针高起点设计、高标准施工、高效能管理，促进园林事业的发展，为客户提供优质的产品和服务。第三条 公司的质量目标园林绿化工程：设计与施工合格率达到 100%，每年优良工程不少于 5 项。绿化养护管理：乔木、灌木、花坛、小品、绿篱、垂直绿化完好率均达到 95%以上。苗木：花卉出圃合格率达到 98%以上。第四条 公司产品园林工程的设计、施工和园林苗木的产销。第五条 公司员工政策基本原则每位员工都是公司的宝贵资源财富。公司提倡互相尊重，鼓励个人努力，提倡真诚合作与公平竞争的原则，激励员工充分发挥潜能才智，参与经营、参与改革、参与创新。1薪酬与奖励每位为公司做出贡献的员工都会得到应得的公平合理的
5、薪酬和奖励。有关薪酬奖励标准由各事业部根据有关绩效考核来掌握发放并报公司总经理核准。2晋升与任免公司激励每位员工最大限度地发挥自己的潜能，通过承担最大的工作责任实现自我价值，每位员工都有平等的晋升机会，公司将依据工作需要及员工个人的能力和表现决定晋升与任免。公司部门及事业部副经理或相当于副经理待遇人员的任免，由总办审核并经总经理批准。3培训公司重视人力资源的开发及培养，鼓励员工自觉努力学习，不断更新和完善自我。公司将根据生产经营的实际需要和员工的表现、潜质及接受能力，因地制宜安排员工接受各种不同的培训、教育。4福利公司将不断为员工创造和提供良好的福利，使员工体会到公司的关怀，并安心为公司的发展
6、和业务开拓而努力。5安全生产公司视安全生产为不可变更的原则，认真贯彻执行政府的各项安全生产法规，不断加强组织控制(公司的经营组织同时为安全生产组织)和资金投入，用以改善劳动条件，加强劳动保护，以确保员工的人身安全及生产安全。6沟通沟通是理解、合作的基础，是我们公司成功的主要因素。公司将不断采取多种方式加强与员工之间沟通，如部门会议、员工大会、告示板、公司刊物、员工联谊活动等。7工作环境公司将持续努力为员工提供良好及安全的工作环境，使员工能愉快及有效地为公司工作。第二章 公司人力资源管理总则第六条 招牌 公司吸收不同背景的优秀人才充实公司力量第七条 员工行为规范员工须遵守国家法律法规，遵守公司的
7、各项规章制度，坚持及实行公司的方针和目标，不断提高公司的经营业绩，严格保守公司的商业秘密，爱护公司财产。公司正式聘用的员工，在受公司聘任期间，均不得兼职从事与公司业务相同、相近的工作及服务，否则作竞业计，参照公司有关规定严肃处理。第八条 聘用1 我司以适应公司和员工共同发展为原则，公开、公正、公平地选拔优秀的人才。2 由各用人部门，各事业部提出人才需求及相应的岗位设置，经总经理批准后由总办统一招聘录用。3 应聘人员按要求填写应聘登记表 ，并交验身份证、学历证明、简历、近照等个人相关资料。由总办初审，筛选后会同用人部门有关人员安排面试。对面试人员，根据实际情况采取笔试和口试等多种形式。4 面试合
8、格，公司以员工入职通知书或电话告之，被录用人员携健康证到办公司办理报到手续，技术骨干及特招人员需统一到总办报到，为公司服务三年以上可申请人才托管，托管费用由公司与个人各支付 50%。第九条 试用期1 按国家有关规定，新聘员工根据雇用期限的长短确定试用期，特殊情况公司有权适当延长试用期，但试用期最长不超过 12 个月。2 试用期的薪金、福利、假期、保险等具体事项均按公司有关规定执行。3 试用期满员工需通过正式的“工作表现考核” 。试用期表现良好，符合公司要求者，经考核合格并办理有关手续后予以转正。具体是总办书面通知本人及所属部门，签订劳动合同，并填写员工履历表存档，公司将对员工的资料严格保密。4
9、 新聘员工在试用期一个月内证明不符合录用条件的，公司可随时解除劳动关系。试用期内工作满一个月不足三个月解除合同的，公司将提前三个工作日或支付等值薪金通知员工。新聘员工在试用期一个月内也可随时通知公司解除劳动合同，试用期内工作满一个月后不足三个月辞职的，需提前三个工作日通知公司。第十条 员工培训 1 新员工入职培训 新员工上岗三个月内，必须接受由总办组织的新员工入职培训。其目的是欢迎、帮助、指导新入职员工，建立大家的归属意识，培养在新环境的自信心。文职、专业技术人员的入职培训由总办组织并考核，内容包括制度、安全知识、公司背景历史及现场劳动实习。普通员工由事业部部门的负责人协调总办进行考核。考核结
10、果作为新员工转正依据之一。2 技术培训 对技术人员，公司将提供生产和技术方面的在职培训，公司鼓励在平时工作中实行“官教兵，兵教兵”的相互交流学习方式。3 管理培训 对担任主要监督和管理职位的员工，公司将对其进行现代实用管理知识和技能的短期培训，以及利用外出旅游进行团队精神培训。4 特殊工种培训 凡从事电工等特殊工种的员工须经专业培训，考核合格后持证上岗。员工在受聘期间所获得的各种有关资格证书统一交总办管理。5 因工作需要，员工有可能被选到有关机构进行半脱产培训，受训者须事先与公司签订培训协议书。6 培训费用详见细则第十八条。7 员工的培训由总办会同有关分支机构协调开展。第十一条 晋升晋升取决于
11、公司经营、管理的需要，以及员工的工作态度、实绩和潜能。第十二条 工作考核1 公司每年对员工进行一至两次正式的工作考核。2 高级主管及以下员工工作考核须有被考核人、部门负责人或事业部经理、副总的签署，副经理级以上员工须由总经理加署。员工及考核人应视此考核为管理及发挥员工潜能的重要工具，应以公平客观的标准为依据。3 新聘员工试用期满须接受试用期“工作表现考核” ，考核结果作为是否转正的重要依据。4 考核的结果将作为员工调薪、晋升与任免、奖励、受罚的重要依据。第十三条 终止劳动关系1 辞退：公司辞退员工。将遵照劳动法 、国家有关行政法规、及根据双方签订的“劳动合同 ”有关条款办理。2 辞职：试用期满
12、后辞职的员工需提前一个月向部门经理及总办递交辞职报告，并应在辞职获批至离职前一个月内办理移交手续和离职审查。3 退休：员工达到法定退休年龄，按政府及公司的有关规定由总办办理退休手续和离职审查，劳动合同自然终止，需超龄服务的由事业部总经理确定并报总办备案。4 其他：由双方协商解除合同的，将按个案另行处理。5 终止劳动关系的员工必须填写终止/解除劳动合同表并按要求办理终止、解除合同有关手续。第十四条 违纪处理1 处理原则以事实为依据，法规制度为准绳，并允许受处理者申辩。任何违纪处理必须有书面资料记录。2 违纪处理种类：分为警告、严重警告、违纪辞退（解除劳动合同）三种。3 违纪处理的授权界定：A、
13、警告：由各部门主管提出。部门负责人审批，同时知会事业部总经理和总办负责人。B、 严重警告：由各部门负责人提出，事业部部门经理和事业部副总批准。C、 违纪辞退：由各事业部部门经理提出 ，事业部正副总批准，最后呈送总经理审定。副经理级以上人员则由总经理审批，交总办备案。4 违纪处理程序A、 一旦员工有违纪行为出现，其直属主管应立即填写违纪处理决定书有关内容，详细、客观地记录员工的违纪情况。B、 由部门经理按照各类违纪处理的授权界定送交审批。审批后的违纪处理决定书交总办。C、 由总办将违纪处理决定书送达员工本人签收。D、 违纪处理决定书的复印件将保存在员工的个人档案里。5 处理公告违纪辞退（解除劳动
14、合同）处理一旦确定，将在公司通告栏上予以公告。6 申诉权利：A、 员工对处理决定不服，可于“违纪处理决定书”送达当天起计，七天内向公司总办申诉。如在上述规定时间内不提出书面申诉，违纪处理决定生效。B、 公司应在收到书面申诉当天起计，十天内做出是否变更违纪处理的决定。C、 如果员工拒绝承认违纪事实，公司有确凿证据或见证人的情况下，经总办核实后，违纪处理生效。第十五条 其他1 员工因工负伤、致残、死亡按国家有关规定及劳动合同规定执行。2 有关员工死亡的丧葬费，抚恤金等，参照国家有关规定执行。3 对于属特殊情况的员工，在实施本手册有关薪酬待遇及医疗保险等细则时，总经理有酌情权。4 本手册的不尽事项，
15、由总办汇集、修订，并报总经理办公会议审批。第三章 管理细则第十六条 办公管理制度1.1 上班制度1.2 考勤制度1.3 打卡制度1.4 加班制度1.5 上班时间外出规定1.6 值班制度1.7 补假规定1.8 办公设备管理制度1.9 公司印章处理要领1.10 公司文具用品管理办法1.11 公司文书规定1.12 档案管理1.13 档案分类标准及保管期限区分1.14 信息保密管理制度1.15 信息沟通管理制度1.16 会务管理制度1.17 图书管理制度1.18 差旅管理制度1.19 报销制度1.20 外派工地的人员管理制度第十七条 工资及福利2.1 工资A、工资调整B、终止合同2.2 奖励评比标准A
16、、 设计室奖励办法B、 工程奖C、合同预算部奖D、苗木事业部奖E、行政奖F、年终花红2.3 津贴A、住房津贴B、旅游津贴C、生活礼品D、安家费补贴E、人才托管费用2.4 保险2.5 有薪假期A、请假流程B、有薪假期及假期工资C、休假工资申请流程2.6 员工工余活动第十八条 人事管理3.1 招聘制度A、申请流程B、招聘C、新员工入职手续3.2 培训A、培训人员范围B、培训期工资发放标准C、培训费用报销标准D、培训期交通食宿规定E、结业证书的使用保管附：工程管理条例第十六条 办公管理制度1.1 上班制度：上午 8:30-12:00，下午 13:30-17:30，设计事务所的上班时间：上午 9:00
17、-12:00，下午13:00-17:30，实行 7.5 小时/天工作制，每周六下午为活动日。工程部工作时间根据工程实际需要灵活安排。上班纪律：1、因业务上网应使用公司的上网专用电脑。2、上班时在办公室内不要播放音乐、大声嬉笑、打闹以免影响他人工作或午间休息；3、上班时间内不阅读与工作无关的报刊、杂志、书籍；4、上班时间内除工作原因外不到别的部门任意走动、聊天及做其他与工作无关的事情。5、下班时应收拾内务，关好门窗及电器。1.2 考勤制度：主要包括打卡制度、工作时间外出管理制度、工作纪律、加值班制度和加班后补假制度，其中工作时间外出管理制度和加值班制度和加班后补假制度的管理流程为：申请人 部门负
18、责人 总办备案 提交财务。1.3 打卡制度1. 每天上下班均需打卡，未打卡者应以部门主管当天在考勤卡上签名为准，并在卡上注明上（下）班时间，否则作未上班（早退）处理。不准代他人打卡，一经发现双方均扣除月工资中 500 元/次，发现两次者取消当年奖励资格。2. 迟到 15 分钟内不扣工资，无故迟到 15 分钟以上作旷工半日处理。3. 无故旷工一天扣发两天工资；每月累计旷工五天，扣发当月 1/2 工资处理，旷工超过 5 天以上，当月不发工资，情节严重的作开除处理。4. 设全勤奖 30 元/月。1.4 加班制度： 因工作需要加班，由上一级领导安排或由本人提出申请领导批准后执行，并统一在“加班登记薄”
19、上登记，由上一级或相关领导签证批准。批准必须在当天或事后三天补签，月底补签无效。法定节假日，如公司有紧急事务，亦可安排加、值班，薪酬按公司规定补予。加班人员应提高加班工作效率。1.5 上班时间外出规定：员工外出办事，必须在“外出员工登记表”上进行登记，在不能按时返公司打卡的情况下，应于电话通知部门主管，否则作旷工处理；1.6 值班制度：为保证休假日公司业务不受影响，公司实行轮流值班制度，每月一次安排轮值（设计事务所及经理以上人员除外） 。值班时间为 8：3017：30，勿迟到早退，如被查出，通报批评且扣当天工资（特殊情况除外） ；值班人员应负责接电话和处理当日办公室事务。当值员工如有特殊情况不
20、能按原计划时间值班，应提前一天通知总办后作调整，如无故不出勤者则作旷工处理，并罚款 200 元/次。值班人员应关好所有门、窗、空调、电脑、电灯后方可离岗。1.7 补假制度：法定节假日加班者事后三个月内根据个人申请并考虑工作需要进行补假，累积每季度不能超过 7 天。超过一个季度作自动放弃补假处理，星期天加班除外。1.8 办公设备管理制度：1、公司办公设备实行专人负责制，未经批准，不得擅自使用。2、不得擅自装载游戏软件，任何人未经许可不得装载公司资料作私用。3、员工除加班等特殊情况外，晚上 8：00 以后不能使用公司的办公设备如电脑、电话、网络等做私人用途。4、不准因私事用公司电脑上网。5、办公用
21、品的领用，需统一在“办公用品领用登记簿”上登记，如有特殊需要应通知总办统一购买。6、图书、报纸、杂志的管理遵照广东公司园林工程有限公司图书管理制度 ，借阅图书可在会议室，晚上 8：00- 10:30 开放，由保安负责执行。加班后补假7、如有上班时间打游戏者，每发现一次从工资中扣除 25 元处理。8、凡发现晚上 8：00 点钟以后占用公司网络、电脑、电话或非加班而在办公室长时间（20 分钟以上）停留的，每发现一次从工资中扣除 50 元处理。9、值班人员（含保安）有责任对违反上述规定的行为劝阻，如不听从者，应知会事业部负责人处理，否则按 50%连带处罚。1.9 公司印章处理要领第一条 目的本要项规
22、定本公司重要印章及一般交易印章的处理事项。第二条 保管重要印章由总办和事业部各部门指定专人负责管理。交易用章由财务总监保管。第三条 盖印手续需加盖重要印章或交易用章时依照以下手续进行。1、重要印章 需盖章时，持需盖章文件及填写了使用目的、盖印期限、日期和盖印数量等规定内容的“用印申请书” ，经用印部门的负责人批准报印章负责人处。接到申请的负责人，确认手续完备和申请单上填写无误，同时对文件的效用进行审查，对有关疑点进行质询后注明意见，在对上述过程及一应文件审查完毕后，在文件上盖印。“重要用印申请书”文件发还申请人， “用印申请书”之“处理结果”一栏由保管人填写，由办公室负责人统一登记保存。2、一
23、般交易印章。（1）将文件及登记了文件名称、盖印日期、文件内容等规定事项的“交易印章施印登记表”递交印章保管人。（2）接收上述文件及表格的印章保管人处理用印事务。第四条 禁止外携印章或印有印章的空白信笺严禁带出公司。如确需带出公司时，需经事业部总经理批准。第五条 丢失处理印章如遇丢失、损毁或被盗时，应迅速向相关负责人汇报，并由事业部负责人作出相应处理措施，报总办备案。用印申请书用印人 部 门 批准人时 间 用印文件名使用方向：用印数量：印章保管人意见：是否用印 是 否 用印时间1.10 公司文具用品管理办法第一条 为使办公文具用品管理合理化，特制定本办法。第二条 本办法所称办公文具分为消耗品、管
24、理消耗品及管理品三种。1消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、糨糊、大头针、图针、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便写纸、信纸、橡皮擦、夹子、水腊、打印油、圆珠笔、订书钉2管理消耗品：奇异墨水笔、签字笔、白板笔、笔式擦、荧光笔、修正液3管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型削笔器、计算器、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥第三条 文具用品分为个人领用与部门领用两种。 “个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦、直尺“部门领用”系本单位共同使用用品，如打孔机、大型订书机、打码机第四条 消耗品可依据历史纪录（如以过去半年耗用平均数） ，经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基
25、准（如圆珠笔/签字笔每月每人发放 2 支） ，并可随部门人员的工作状况调整发放时间。第五条 管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品不在此限。第六条 管理性文具列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。第七条 数量较大的，提前 3 天由各部门提出“文具用品申请单”交办公室统一采购。第八条 每人及每部门设立“文具用品领用记录簿” ，由办公室统一保管，于文具领用时分别登录之，并控制文具的领用。第九条 文具严禁取回家私用。第十条 办公室可向文具批发商采购，其必需品、采购不宜或耗用量大者，应酌量库存，特殊文具办公室无法采购者，可以经办
26、公室同意，各部门自行采购。第十一条 新进人员到职时由各部门提出文具申请单向办公室领用文具，并列入领用簿，人员离职时，应将剩余文具及列管文具一并缴交办公室。第十二条 印刷品（如信封、信纸、表格）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室担任申请。111 公司文书规定（一） 总则第一条 本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，提高组织管理工作的效率。第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。第三条 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条 必须严格保守文书的机密。第五条 文书按下列要
27、点处置或办理：1、凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。2、即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条 文书的主管原则规定如下：文书的收发、领取与寄送，原则上由事业部办公室统一办理，且办公室应负责对文书的交接做好登记工作。（二） 文书的收发第七条 到达文书全部由办公室接收，并按下列要点处置。1、一般文书予以启封，分送各部门。2、私人文书不必开启，直送收信人。3、分送各部门的文书若有差错，必须立即退回办公室。第八条 节假日等制度工作时间外到达的文书，由值班
28、人员接收后转交办公室。第九条 文书的收发一律填写“文书收发登记表” 。（三） 文书的处理第十条 文书按机密程度可分为以下几类。1、 绝密。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。2、 秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。3、 机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4、 普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5、 传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。第十一条 文书的处理原则如下。1、 绝密文书仅在指定范围内传阅，严禁外传，且绝密文件均需编码。即“绝密文件共几份第几份” 。另，绝密文件由本人签收，由泄密人承担相应的法律后果
29、。2、 外密文件只能在公司内部传阅，不能用于刊登在报刊、杂志等公开刊物上发表。3、 普通传阅文书，需由接受部门负责人根据需由组织员工学习文书精神并接合实际用于工作中或进行其它适当处理。（四） 文书的归档文书一律根据重要性及内容进行统一归档，办法参照“档案管理制度” 。文件收发登记表征文日期编 号文件名称发文单位发文部门 签 收收文日期1.12 档案管理制度总则第一条 归档的文件材料必须按年度立卷，公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第二条 公文承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件
30、材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第三条 事业部、设计所、高要苗木基地内及总部材料由各自办公室统一收集管理、各事业部报总部文件由总办统一收集管理。材料的收集管理第四条 实行各部门收集材料，总办定期统一汇总存档制。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。定期交由总办汇总.第五条 各部门间进行工作沟通要求使用“备忘录”或发文的形式，避免因口头通知造成工作失误、及责任不明确；且凡本公司缮印发出的公文，一律由总办统一收集管理。第六条 会议文件由会议部门收集归卷。1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员报差旅费时，
31、必须将会议的主要文件资料向办公室办理归档手续。2、公司内部召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向办公室办理归档手续。第六条 工程资料的编制及存取1、 资料的编制部门及工作内容工程部项目部与工程有关的请示报告、批复文件，开工报告、施工日志、施工记录，隐蔽工程验收、质量记录等涉及竣工验收的资料文件，与甲方交涉联系的往来文件等等。设计所 现场勘测、设计任务书、设计原始材料、设计方案、扩初设计、效果图、施工图、竣工图等重要资料。合同预算部 工程招投标资料、工程预结算资料、竣工资料等重要资料。总办及各事业部办公室合同存档，公司对外往来文件、函、资质、人事档案等。2、 资料的存取办法：当
32、某个工程完成并移交甲方后，应由项目部统一整理，按工序分阶段把三个部门所编制的资料收集整编成册，统一由各办公室保管，其余各部门只需保存常用资料的复印件即可。如需运用原始资料，则在档案室登记查询。第七条 合同文件编制及存取合 同 范 围 编 制 部 门苗木购销合同 苗木事业部工程合同 各事业部合作合同（协议） 各事业部各事业部应每年进行一次合同文件的整理、归档工作，根据实际需要将合同正本或复印件统一交给总办保存，如需查阅则登记后在文件保存处借阅。第八条 图片、声像资料的保存1、 工程竣工后，应由项目部提供该工程优质景观照片一套，并相应注明工程施工日期、地点、经验总结等简要文字说明，交总办统一整理成
33、册、存盘存档。2、 苗木事业部不定期提供苗木资料，并注明相应产地、价格、生长习性等简要文字资料，抄送事业部及相关人员。3、 电子文件、声像资料等涉及设计图纸、重要文件及其它具有重要意义的电子媒体资料，应每季度刻录一次，并注明所刻录的文件内容、文件备注及保管需求办公室统一整理成册存档。第九条 各部门专（兼）职文书的职责：1、 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2、文档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向总办办好交接签收手续。承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登
34、记手续。归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。2、上级机关发来的与本公司有关的规定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。3、公司的请求与上级机关的批复。4、本公司反映主要职能活动的报告、总结。5、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪录、统计报表及简报。6、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。7、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。8、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。9、本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。10、反映本公司主要职
35、能活动工作成果和存在问题的声像资料。11、各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料。12、本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。13、涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。14、其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。附：公司内部文件资料的整理及分发程序类别 发文单位 主送单位 抄送单位公司及事业部每月简报 汇总部门管理中心 高级主管以上重要业务信息 管理中心 副经理以上市场研究信息 同上 高级主管以上培训与人事信息 同上 有关人员工程项目管理 工程总监 有关人员重要公关信息 管理中心 副经理以上 各 事 业 部 经 营 管 理 交流 同上 有关人员
36、应收、付简报 财务部合同预算信息 合同预算部副总、常务董事以上苗木信息、生产 苗木事业部、股苗、上苗、管理中心 各事业部苗木技术与公关 同上 同上重要剪报 中山、广州、上海、管理中心、北京 相关副经理以上专业剪报 同上副总以上常务董事及有关领导 有关人员注：文件收发负责人 总 部：冯玉兰 广州事业部：赖琼华上海事业部：张义娟 第一事业部：施小敏苗木事业部：李康军1.13 档案分类标准及保管期限区分 档案分类标准及编码（编码规则祥见制度汇编）一、经营基本文件（编号：M）（一） 章程文件（编号：ZC ）：章程的变更；登记；申请；其他。（二） 股东会议文件（编号：GH）：股东会议记录； 股东会议通知
37、；股东出、缺席会议回执；股东名册；股东印章簿；其他。（三） 董事会文件（编号：DH）：董事就任书；董事会议记录； 商业帐簿；经营业绩；请示；业务执行文件；其他。（四） 经营业务文件（编号：JY）：经营方针书；经营计划书；经营会议记录；经营会议通知；会议资料；重要契约；诉讼文件；经营业务执行文件；其他。二、经营组织文件（编号：O ）（一） 业务机构文件（编号：JG）：业务机构表；机构调整文件；其他。（二） 业务分工文件（编号：FG）：业务分工变更方面的文件；其他。（三） 职务分工及有关权限文件（编号：ZZ）：职务分工变更方面的文件；权限变更方面的文件；其他。（四） 业务管理文件（编号：GL）：内
38、部监察文件；其他。（五） 报告文件（编号：BG）：各种报告书；信用限度报告书；其他。（六） 会议文件（编号：HY）：各种会议文件；通告； 其他。三、业务运营文件（编号：B）（一） 销售业务运营文件（编号：XS）（二） 采购业务运营文件（编号：CG）（三） 项目工程文件（编号：GC）（四） 设计资料文件（编号：SJ）（五） 工程预结算文件（编号：GS）（六） 合同文件（编号：HT）（七） 总务运营文件（编号：ZW）（八） 人事、劳务文件（编号：RS）：报纸、杂志上刊登的招聘文件； 通过职业介绍所招聘职员的广告；招聘人员复制作；履历表；应聘者一览表；聘用通知书；任免文件;公司职员名册；其他。四、文
39、档的区域代码总部：ZB；第一事业部：DY；上海事业部：SH；广州事业部：GZ；苗木事业部：MM例如：公司架构调整、文件的编号应为：ZB-M-ZC-0001 档案保管期限一、永久保管（一） 登记、特批的重要文件（二） 股东会议文件（三） 股东名册（四） 资产及负债文件（五） 请示、决议等重要文件（六） 重要的契约、申请（七） 执照、上级批准证书等（八） 重要统计文件（九） 土地、建筑物、电话方面的重要文件（十） 职员的履历表、应聘书、辞职书等（十一） 职员名册、人事、保健、工资方面的重要文件（十二） 章程、公司条例、规则等（十三） 诉讼文件（十四） 客户文件（十五） 加入、退出外部社团组织方面的
40、文件（十六） 重要仪式、典礼方面的文件（十七） 制造计划书、底图、重要的考试、研究报告书（十八） 公司内部出版物、图书登记册（十九） 年度预算、决算文件（二十） 设计图纸（二十一） 工程预结算资料（二十二） 重要合同（二十三） 其他二、十年保管（一） 股东名议换书（二） 税务方面的重要文件（三） 会议文件（经营主体）（四） 月决算文件（五） 重要商业账簿（资产目录、日记账）（六） 宣传方面的文件（七） 市场调查的汇总报告书三、五年保管（一） 销售账簿（二） 采购账簿（三） 人事方面的文件（四） 主要交易凭证（结账、交易方面）四、三年保管（一） 管理人员、公司职员在外部社团担任职务的任免文件（二
41、） 政府机关的一般性认可、申请文件（三） 公司职员调动、工资、补贴、劳动标准法、保健、卫生方面的临时性权利、义务类文件（四） 管理监督者会议记录（五） 技术磋商会议记录（六） 有关规定、通告废止的文件（七） 契约（简单的）（八） 事务管理的补充文件（九） 税务文件（简单的）（十） 文件收、发文记录（十一） 业务日志（十二） 统计文件（简单的）（十三） 市场调查、宣传等企业一般文件（十四） 购入物品的出纳、保管、移交方面的文件（十五） 有关制造技术方面的简单文件（十六） 有关动产、不动产方面的简单文件（十七） 对日后有参考价值的来往文书五、一年保管（一） 来往文书、通知、调查文件、参考文件（二）
42、 住址、姓名变更通知（三） 报告制度中规定的日报、月报1.14 信息保密管理制度第一条 为保守公司信息秘密，维护项目保护权益，特制定本制度。第二条 任何部门组织和分支机构以及员工都有保守信息秘密的义务。员工不准向外界泄露已确定为秘密的有关内部情况，或虽未确定为秘密但尚未公开和不宜公开的有关资料、计划、部署、工程标底等。第三条 本信息保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。第四条 保密范围（一）公司重大决策中的秘密事项。（二）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。（三）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议纪录。（四）财务预决算报告及种类、财务报表
43、、统计报表。（五）所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。（六）人事档案、工资性、劳务性收入及资料。（七）其他经项目负责人确定应保密的事项。一般性决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第五条 密级确定项目信息秘密的密级分为“绝密” “机密” “秘密”三级：（一）公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；绝密是最重要的信息秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；（二）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议纪录、经营情况为机密级；机密是重要的公司信息秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；（三）人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进
44、入市场或尚未公开的各类信息为秘密级；秘密是一般的信息秘密，泄露会使权利和利益遭受损害。属于信息秘密的文件、资料，应按规定表明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。第六条 文件和资料的保密管理属于信息秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室或主要负责人委托专人执行。（一）非经批准，不得复制和摘抄。（二）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。（三）在设备完善的保险装置中保存。第七条 拟稿（一）内容拟稿是文件、资料保密工作的开始，初稿形成后，要根据文稿内容确定密级。（二）要求1确定密级力求准确。2对文件、资料形成前的讨论稿、征
45、求意见稿、审议稿等，必须同定稿等同对待，并按保密的原则和要求管理。注意要点：（一）编文号时要表明密级和保密期限。（二）对本次项目中产生或被上级组织授权翻印、复印的文件、资料，要严格按照项目主要领导审定的份数印制，不得擅自多印多留。第八条 收发收发是文件、资料运行中的进出口。收发文件、资料时，应注意：（一）收进文件，要核对收件单位或收件人，检查信件封口是否被开启。（二）启封后，清点份数，按不同类别和密级，分别登记、编号、加盖收文章。（三）发文应按文件、资料的类别和文号及顺序号登记清楚去向，并填写好发文通知单，以便收文单位查点清收，信封要编号并加盖密级章。（四）收发文件、资料都要建立登记制度和严格
46、实行签收手续。第九条 阅办阅办文件、资料时的注意要点：（一）呈送公司高层批示的文件、资料批示后，应及时退还或由经管文件部门当日收回，不得横向传批文件，不得把批文直接交承办单位（人） 。（二）文件、资料不得在个人手中保留，更不得把秘密文件、资料带到家或公共场所。（三）控制文件、资料阅读范围，无关人员不得看文件、资料。第十条 复制复制秘密文件、资料要建立严格的审批、登记、送阅制度，并和正本文件、资料一样，阅办后按规定立卷、归档或清退、销毁，未经批准不得自行复制。第十一条 递送（一）递送秘密文件、资料，要严格履行登记签收手续。（二）递送的秘密文件、资料，一律要包装密封，并表明密级。第十二条 保管（一
47、）秘密文件、资料应存放在有保密设施的安全处，做到专室专柜，专人保密。（二）要集中管理，个人不得保存。（三）绝密文件、资料一般不外借，确因工作需要借用的，经主管领导批准，办理借阅手续，当日收回。第十三条 归档注意要点：（一）没有解密的“三密”文件、资料在建立档案时，要在卷宗的扉页表明原定密级，并以文件、资料中最高密级为准。（二）不宜保留或不属于本部门的“三密”文件、资料要及时清理上交或登记销毁，防止失散。第十四条 销毁销毁秘密文件、资料必须按规定登记造册，经主管领导批准后，用碎纸机碎掉。第十五条 会议保密管理具有属于项目信息秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：（一）选择具备保密
48、条件的会议场所；（二）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；（三）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；（四）确定会议内容是否传达及传达范围。第十六条 宣传报道保密管理（一）向员工进行保密教育，讲清宣传报道保密应注意什么、什么内容可以报道、什么内容不可以报道、怎样做好宣传报道保密等。（二）建立健全宣传报道中的保密制度。凡“三密”文件、资料的内容，都不得擅自公开或在报道中引用；公司产生或掌管秘密事项及有关内部事项不得公开传播或宣传；对宣传报道稿件要认真进行保密审查。1.15 信息沟通管理制度第一条 为使各个部门相互了解、密切配合、统一认识，使整个管理系统协
49、调高效运转，特制定本规定。第二条 按隶属关系由下而上的下行沟通（一） 上级对下级应有充分的了解。（二） 上级作出新指示、采取新措施时，应事先征求下级的意见，使下级有思想准备，能够接受、顺利执行。（三） 上级人员必须树立一切工作都是通过下级工作人员来实现的观念。第三条 由下而上的上行沟通应避免：（一） 领导者的官僚主义。（二） 管理层由主观因素造成的信息渠道的堵塞和信息的失真。（三） 地位差异感造成的隔膜。第四条 沟通功效的保障制度（一） 建立申诉制度。反映和处理下级工作人员情绪上、工作上的有关问题，有效解决下级管理人员和员工的困惑和现实问题。（二） 建立建议制度。鼓励下级管理人员和员踊跃提出建议和反映意见。（三） 经常开展工余活动，增加上级与下级管理人员与员工的接触机会。（四） 建立汇报对话制度。按时汇报工作，经常进行对话，保证下级把意见充分反映上去。搞好同级和同事间的横向沟通1
