1、中 山 市 高 亚 硅 胶 制 品 有 限 公 司 文件编号 GY-QP-XZ01 生效日期文 件 版次 A/0名 称文件控制程序页次 第 1 页 共 5 页 2010.1.31. 目的：确保公司管理系统使用之文件处理迅速、正确流畅、应用及管理，以确保各相关部门能适时获得有效之最新文件。2. 范围：原物料采购、制造、检验测试、包装、储存至出货等各阶段作业及环境控制管理中，不论是本工厂内部、客户或其他相关方提供的相关文件与资料的制订及管理均属之。 3. 职责： 责任部门类别制订/修订/废止 审核 批准分发/回收/销毁/ 存档管理手册 行政部 管理者代表 总经理 文控中心程序文件 相关部门 相关部
2、门负责人 管理者代表 文控中心作业指导书 相关部门 相关部门负责人 相关部门主管 文控中心表格 相关部门 相关部门负责人 相关部门主管 文控中心外来文件 / 相关部门负责人 / 文控中心4. 定义：4.1 管理手册(一级文件)：规定工厂的综合管理体系的文件。4.2 程序文件(二级文件)：根据 ISO9001：2008&ISO14001:2004 标准要求和职业健康和社会责任要求，本公司制定和维持相关管理程序，规定了实施管理要求所涉及的活动，明确其目的、范围、职责、定议、作业内容和记录，是管理手册内容的扩展和支援性文件。4.3 作业指导书(三级文件)：作业指导书包括工艺文件、作业指导书(SOP)
3、、检验规范(SIP)等，确定了与综合管理体系有关人员的具体工作方法和步骤。4.4 表格/记录(四级文件)：校验、纠正、测试、保养、培训记录、管理方案记录等。4.5 外来文件：各种国际/国家/行业标准及相关法律法规要求、供应商或客户提供之作业标准、图面，以及本工厂程序文件或作业指导书所依据并引用之标准、条款均属之。5. 作业内容：5.1 文件的编制：5.1.1 根据管理体系规定和各项管理活动的需要，相关责任部门负责组织职责范围内文件的编写工作。5.1.2 各部门根据实际工作的需要修订/废止文件，须填写文件修订/废止申请单 ，经总经理或管理者代表或各部门主管批准，方可以组织文件的编写工作。5.1.
4、3 管理手册初始版本为 A/0版，每单张单页受控，如果遇到整份手册修改超过 50%或标准更新，则统一升级为 B/0版；程序文件、三/四级文件的初始版本为 A/0版，依次升级为 A/1、A/2、A/3，如果遇到整份文件修改超过 50%或标准更新，则统一升级为 B/0版。5.2 文件审核、批准：5.2.1 文件（含附件）审核，包括文件格式审核和文件内容审核两部分。中 山 市 高 亚 硅 胶 制 品 有 限 公 司 文件编号 GY-QP-XZ01 生效日期文 件 版次 A/0名 称文件控制程序页次 第 5 页 共 5 页 2010.1.35.2.2 文件编写完成后，由编写人将文件交行政部，首先进行文
5、件格式审核；待格式审核通过后，由行政部按照规定报相关审核人审核、或进行会签。5.2.3 文件审核通过后，报相应的批准人批准。5.3 文件发放：本公司所有文件均通过文控中心发放，文件发放前,首先由文件批准人确定文件发放范围,原 件由文控中心保存，再由文控中心按确定的范围盖上“文件受控章” （原文无需盖）发放,并负责登记文件发放/回收登记表 ，文件发放时，须由领取人签字。5.4 文件保管：5.4.1 行政部保存并填写受控文件清单 ，各文件使用部门应填写本部门受控文件清单 ， 包括管理范围内所有正在使用的有效文件。5.4.2 借阅与管理体系有关的文件，应填写文件记录借阅/复制清单,由文控中心批准，文
6、控中心负责人应督促借阅人按时归还借阅的文件，需延长时间时依 5.4.2项办理。 5.4.3 复制与管理体系有关文件时须填写文件记录借阅/复制清单 ，未经原文件批准人或总经理审批，不得擅自复制。5.4.4 未经总经理批准，公司任何文件不得外借；经批准外借的文件，由文控中心登记，并督促借阅人按时归还。5.4.5 外来文件之版本记录于外来文件清单 ，外来之国际/国家/行业标准等,经使用部门主管审核其为最新版本后，盖与“外来文件”章。此仅供各部门借阅，要借阅时需填写文件记录借阅/复制清单。5.4.6 文件应分类存放、妥善保管、标识清楚、便于查找和安全管理。5.5 文件使用：5.5.1 文件在使用前,须
7、由文件使用部门组织对本部门全体员工进行宣贯,确保每位员工均能够准确了解文件的规定，必要时填写培训记录存档，各部门在使用文件过程中,发现问题应及时向行政部提出反馈。5.5.2 每年行政部组织对现有管理体系文件进行一次检查和评审，确保相关场所使用的文件均为有效版本，并对不适宜的文件进行修改。5.6 文件更改、再次批准：5.6.1 文件需要更改时,由行政部填写文件修订/废止申请单,经管理者代表审核,总经理批准. 文件更改按照原来文件的编制、审核、批准程序进行。文件更改人应负责将文件的更改、修订情况记录在“修改履历表”中， 行政部应保存所有文件更改的记录。5.6.2 当公司内外部环境发生重大变化（如组
8、织机构调整、重大品质事故发生、环境因素变更、法律法规变化等）或者管理评审要求时,由行政部组织集中修订,形成新的版本.5.6.3 文件更改后须再次批准,程序同原审核、批准程序。5.7 文件回收与销毁作废：5.7.1 文件销毁作废时，文控中心须及时回收，加盖“作废”章，并填写文件发放、回收记录 ，确保各部门所使用的文件有效,并处于受控状态.中 山 市 高 亚 硅 胶 制 品 有 限 公 司 文件编号 GY-QP-XZ01 生效日期文 件 版次 A/0名 称文件控制程序页次 第 4 页 共 5 页 2010.1.35.7.2 发放更改后的新文件时，文控中心应同时回收更改前的旧文件，加盖“作废”印章，
9、并填写文件发放、回收记录.5.7.3 收回的作废文件应及时销毁,由文控中心负责人在文件修订/废止申请单上签字批准，两个人以上执行，并在清单中签字确认.5.7.4 出于正当理由而需要保留的任何无效文件，须由行政部作“保留作废”标识，和现有文件分开保存，避免误用.6文件的编号：各文件之制订、修订后需由文控中心依文件编码系统编号管理，并对各部门之文件编号列表管理，不得有重复或误用之情形。6.1 管理手册（一级文件）编码：6.2 程序文件（二级文件）编码：6.3 作业指导书（三级文件）编码：（其中 6.3.2、6.3.3 除外）6.3.2 图纸的编码:依据客户图纸编码业编码。6.3.3 承认书的编码：
10、6.4 表单（四级文件）编码：GY M XX 工廠名稱縮寫 综合管理手冊流水號GY QP XX工廠名稱縮寫 质量程序文件，环境为 EP,职业健康为 OP，社会责任SP流水號GY WI XX工廠名稱縮寫 作業指導書流水號GY SW XX XX工廠名稱縮寫 承認書流水號GY FM XXXX工廠名稱縮寫 表單代號流水號中 山 市 高 亚 硅 胶 制 品 有 限 公 司 文件编号 GY-QP-XZ01 生效日期文 件 版次 A/0名 称文件控制程序页次 第 4 页 共 5 页 2010.1.36.5 外来文件编码： 各部门负责将收集并得到确认的外来文件报文控中心统一编号、登记，文控中心填写外来文件清单
11、 ，经识别生再发放到相关部门使用。7. 相关文件： 记录控制程序GY-QP-028. 附件：8.1附件一：作业流程图GY SE XX工廠名稱縮寫 文件類別流水號文件、表單的編制文件、表單的編號權責人審核權責人批准文件、表單的記錄文件、表單的分發首次發行文件 A/O 版各部門簽收使用文件、表單修訂簽收新版舊版回收銷毀申请部门提出中 山 市 高 亚 硅 胶 制 品 有 限 公 司 文件编号 GY-QP-XZ01 生效日期文 件 版次 A/0名 称文件控制程序页次 第 4 页 共 5 页 2010.1.38.2附件二：8.2.1文件修订/废止申请单GY-FM-XZ0018.2.2文件发放/回收登记表GY-FM-XZ0028.2.3受控文件清单 GY-FM-XZ0038.2.4文件记录借阅/复制清单GY-FM-XZ0048.2.5外来文件清单 GY-FM-XZ005
