1、志书质量控制论兼论建立保证志书质量控制标准体系18 中国地方志 2006 年第 10 期志书质量控制论兼论建立保证志书质量控制标准体系苏炎灶提要:建立志书质量标准体系是构建志书质量“放心工程“的一项重要建设,它应该包含志书质量评价标准体系与志书质量控制标准体系.对保证志书质量而言,核心在于建立志书质量控制标准体系.这个体系应包括 4 个子系统:编写子系统,审稿子系统,出版子系统 ,监督子系统.同时要大力推动体系的环境建设,包括法制环境,学科环境,人才环境.关键词:志书质量控制标准体系环境建设全国首轮修志工作已近尾声,新一轮修志工作正如火如荼地展开.如何在首轮修志实践的基础上,使新一轮志书在质量
2、上能上一个新台阶是摆在志界面前的一项重大课题.出精品,修佳志是全国方志同仁的共同心愿,然而,要真正做到绝非易事.本文从福建省首轮修志的实践出发,提出志书质量控制论,认为保证志书质量的核心问题在于建立一个科学的质量控制标准体系,在此不揣浅陋,求教于全国方志界同仁.一保证志书质量的核心问题是建立科学的质量控制标准体系建立志书质量标准体系是构建志书质量“放心工程“ 的一项重要建设.这个体系应该包含两个方面:志书质量评价标准体系与志书质量控制标准体系 ,其核心在于建立志书质量控制标准体系.二者的区别在于:一是目的不同.志书质量评价标准体系 ,对方志工作者而言,是向全社会提供志书产品的质量承诺,是一套衡
3、量标准;而质量控制标准体系则是对志书编纂出版“ 生产 “过程的质量控制标准,是对志书“生产流程“ 的控制,是一套管理标准 ,对志书质量起实质性控制作用.二是对象不同.志书质量评价标准体系主要针对书,而质量控制标准体系主要针对参加志书编纂的人,是对修志人工作质量的控制标准,只有修志工作的高标准,才可能达到志书的高质量.三是作用不同.志书质量评价标准体系对志书质量起检验作用,是一种事后监督;而质量控制标准体系是针对修志目标(出精品,创佳志)建立起质量管理体系,是对志书质量起保证作用,进行事前控制.因此,志书质量控制标准体系运作的过程,就是精品,佳志生产的过程.从首轮修志看,方志界对志书质量评价标准
4、进行积极探索,可以归纳为以下几条标准:政治观点正确,体例结构合理,入志资料翔实,体现特色鲜明,文字记述流畅,印刷装帧精美.这几条作为志书评价标准从目前看并不能说已经过时,但是如果把它们作为保证志书质量的控制标准则有明显的缺陷:一是缺乏量化指标,弹性空间大;二是可操作性差;三是对志书质量没有责任目标,因而对志书质量难以起到有效的保证作用.二志书质量控制标准体系架构志书质量控制是一个系统工程,这是方志界的共识.但是,由于方志编纂有其特殊性,比如首轮修志,从时间跨度看,纵贯古今;从涉及面看,横涉百业 ;从知识面看,泛陈百科;从参与志书质量控制论 19者看,众手不一(众手成志难免造成的众人参与,水平不
5、一),因而给质量控制增加了许多难度.同时,从编纂与出版关系看,按一般着作出版惯例,着作人负责编纂过程把关,出版单位负责出版过程的把关.但志书出版中存在一些认识上的误区,从着作权人看,志书书稿千辛万苦始出来,按社会分工,后续出版工作由出版社把关是理所当然的;而出版社则认为,志书是经过层层评稿,审稿,验收,审核后交付出版的,出版过程中可以减少一些审稿程序.志书绝大多数采取协作出版形式,加之客观上还存在志稿审稿加工量大,审核把关困难,而作者往往又急于见书的情况,这就造成一部分志书在出版后期制作过程中存在把关不严的现象,影响了志书质量.我们从实践中体会到,要真正把好志书质量关,质量控制必须贯穿于从编写
6、到出书的全过程.志书质量控制标准体系应该由以下子系统组成:(一)编写子系统 .这个子系统主要是对志书初稿质量管理工作标准的控制,主要包括体例制定,篇目结构设计,资料收集,文字表达等各个环节,主要责任人是承编单位撰稿人.在这个系统中,目标重点应放在篇目设计和入志资料的质量管理.篇目设计直接关系到资料收集的覆盖面,要避免出现结构性资料短缺.篇目结构合理可以事前减少交叉重复,避免各编承编单位之间造成不必要的重复劳动.因此,福建省地方志编委会规定,县(市,区)志篇目结构报设区市修志机构审定,由省方志委市县辅导处负责人与联系人参与审定,提出修改意见;区市志篇目由省方志委审定,具体由市县辅导处组织审查讨论
7、会议,辅导处业务人员及委分管领导参加,由联系人主讲,经过充分讨论,形成修改意见向区市志办反馈,经再次修改后上报,符合要求后再由业务处批复执行.省志专业分志由省志辅导处负责审定,具体环节大体相同.明确提出资料初始质量把关由承编单位负责.对资料从两方面提出要求:翔,要求根据篇目结构,不应出现结构性短缺;实,必须由编写人对人志资料核实准确 ,负全责.为了避免后续审稿,文字加工中对资料编错或改错,还要将编审加工定稿的稿件请作者改动的资料再次进行核实,确认.(二)审稿子系统 .这个子系统主要是对志书初稿形成及验收,送审前的质量标准控制,主要包括承编单位负责人审稿,志办联系责任人审稿,主编审稿总纂,专家审
8、稿等环节.承编单位负责人审稿主要负责把好政治关,资料可靠关,包括专业知识关以及保密关(可委托本单位保密机构审查);志办联系责任人则要把审稿与业务指导结合起来 ,对初稿编写是否符合志书要求进行把关;分纂或主编审稿是初稿把关的重点,这个环节一般是建立以主编为主的三审负责制来完成,对志书从政治观点,体例结构,资料,文字,包括对交叉重复修改,统一编写规范等全面把关,然后形成评议稿,送各方面专家征求意见并将他们提出的修改意见整理吸收,修改后形成送审稿.专家审稿主要采取评稿会的形式听取意见.评稿会是首轮修志工作中创造的志书质量把关的重要形式.福建省地方志编委会重视抓评稿会质量,发挥评稿会的作用,直接指导并
9、参与组织,要求各级把评稿会开好.一是要求参加评稿人员具有代表性,市,县,区志要求设区市辖区内志办负责人或专家参加,省方志委业务处人员及委分管领导参加,还要求邀请当地熟悉地情的老领导,老同志参加,有条件的还邀请省外方志专家或外省部分县,市机构负责人参加;二是会前做好充分准备,一般提前两个月左右将志稿送交有关人员审读,做好准备;三是在会议中经过充分讨论,交换意见,然后进行会议小结,汇报讨论情况;四是评稿会召开后要求志办对各方面意见进行梳理,整理出书面意见;根据这些意见组织有关人员进行修改 ,修改情况连同评稿会意见整理出评审报告,作为送审验收的一个基本条件.省志专业分志评稿会程序大体相同,但规模相对
10、小一些.(三)出版子系统 .这个子系统主要是对交付出版的志稿进行质量控制.出版要不要纳人修中国地方志 2006 年第 lO 期志工作质量控制系统,方志界有争论.我们的体会是纳人管理利多弊少.即使不纳入管理,出版也仍是志书质量控制标准体系中不可缺少的重要环节,不同的只是参与人员不同而已.这个子系统主要有以下几个环节:一是坚持出版三审制.这项工作不能减少 ,做好了,不仅有利于保证志书出版质量,而且可以从中发现许多编纂环节存在的问题,为其他志书编纂工作的改进提供借鉴;二是录排与校对.电脑录排提高了工作效率,但差错率也高了 .为了确保录排准确,我们在实践中设置了专职校红岗位,专门检查每一次录入修改是否
11、彻底,是否出现差错.校对环节,我们安排了两次专职校对,一次以上作者校对(通常是两校),责任编辑通校; 三是付排.在印刷厂付印前将印刷胶片与清样重新核对一遍,避免电脑操作或转换中出现差错.(四)监督子系统 .这个子系统包括两个阶段的质量控制标准.在编纂阶段,主要是验收与审核两个环节,是对志稿质量最后监督把关.在首轮修志中,福建省市,县,区志全部由省方志委组织验收,审查验收合格后下文批复,同意交付出版,再进入协作出版程序.新一轮修志中,根据关于地方志编纂工作的规定精神,福建省对市,县两级志书实行分级验收制度.设区市志稿由省方志委直接组织验收,县(市,区)志由设区市方志委组织验收,由省方志委负责审核
12、.对验收与审核,我们提出不同的监督把关的要求.对志稿验收提出 6 个条件:一是提交送审报告,主要内容包括:编纂工作的指导思想和基本原则 ,陈述志书编纂情况,对全书的总体评价,对评稿会提出意见的修改情况,志稿存在的问题及处理意见等;二是志稿已根据评稿会提出的意见进行了认真修改,并经过主编的统稿,达到志书出版质量的基本要求;三是志稿已经通过本级地方志编纂委员会审稿组的审查验收;四是志稿的各个组成部分 (文稿,图照,表格和总目录等)齐全 ,人志的资料以及统计数字经过核实无误; 五是报送评稿会的评审报告,主编统稿意见和同级审稿组审查意见的有关材料;六是报送志稿经保密部门审查通过的有关证明材料.对验收环
13、节的质量要求:一是要求报送材料齐全;二是对志稿全面审读,提出审稿意见.对审核环节的质量要求:报送材料要求与验收环节相同,审核重点是对报送材料是否合规 ,对志稿的体例,篇目结构是否合理再次进行审查.监督子系统的另一个重要环节是出版过程中质量监督.我们参照出版系统组织审读的经验,将这一质量控制环节提前在交付印刷之前,组织审读员对志稿进行全面审读,对政治观点,资料翔实,编写规范,文字差错等 4 个方面进行重点把关,力争把各种差错减少到最低程度;审核结果进行登记公布,作为对责任编辑考核的重要内容.从上述 4 个子系统来构建志书质量控制标准体系有几个明显的好处:一是志书从编写到出版全流程的工作都纳入质量
14、体系控制范围;二是把制度建设与管人 ,管事结合起来;三是可操作性强,通过一个可靠的质量控制标准体系来构建志书质量“放心工程“.三志书质量控制标准体系的环境建设志书编纂需要全社会的广泛参与,志书质量控制标准体系的构建,也需要得全社会的支持与配合,大力推动体系的环境建设.(一)法制环境 .新一轮修志与首轮修志相比,外部环境有很大变化.一是由于体制改革的深入,政府职能转变,机构变动频繁,原来担负行政职能的机构变成企业,“官书官修“的影响力减弱,这些机构不愿意承担或无力承担修志任务;二是一大批新型的经济组织成为市场主体中新的成员,但由于各种原因相关资料收集困难;三是政府部门由于经济发展的沉重压力无力顾
15、及修志工作,使一些地方开展修志工作困难重重.在这样的环境下,要想组织编纂高质量志书是非常困难的.改变这种状态,就是要进一步强化“官修“ 的权威 ,将“官修“用法律,法规的形式志书质量控制论 21固定下来,这是修志环境构建最重要的条件.国务院地方志工作条例出台,必将通过法制建设,改变全社会对修志的看法,保护修志的合法性,对于志书质量控制标准体系的正常运作是十分重要的.(二)学科环境 .志书质量控制标准体系不是一个静止的系统,也要在创新中前进,创新中发展.也可以说,创新是保证志书质量的灵魂,因此,要加强学科环境建设,开展方志科研,推动修志创新.但是,在实践中不少人对创新存在片面理解,认为与前志不同
16、就是创新.在篇目设计中有一些单位就出现人为归并篇目结构的现象.这样的“创新“ 达不到提高质量的目的.创新应把握两点:一是创新是时代的产物,是时代创新,才有修志创新 ,而不是相反.因此,篇目设计创新是为了反映时代的创新,体现时代的特色.比如传统商业发生很大变化,就很难继续保留商业篇的结构.二是创新不是简单的抛掉旧的,换个新的,创新是一种哲学上的“扬弃“ 过程 ,保留原来事物中有用的,并赋予新的内容.所以,很多志书篇目中,虽然标题没有变化,但章节内容有很大改变.要实现修志创新,使志书质量在创新中提高,就要加强方志学科研究,以科研带动创新.比如,很多单位在续修中希望增加综合性的编(卷),如政治体制改
17、革,经济体制改革的综合编,还有人主张设置三大国策编等.这些设置都应该经过充分讨论,综合本地情况,慎重处理,不应人云亦云.总之,创新使修志工作充满活力,也是志书质量得以提升的动力.(三)人才环境 .志书质量控制是一个庞大的系统工程.修志工作是靠人来完成的,质量控制也是要靠人来实现的.要保证质量控制标准体系的正常运行需要大批人才,因此,必须把人才环境建设始终摆在突出位置,抓好队伍建设,提高业务素质.修志队伍素质与修志质量两者是密不可分的.在人才培养方面,要重视对主笔,主编关键岗位人才的选拔和培养.在队伍素质方面,要提高修志人员的思想素质,使他们树立高度的事业心和责任感以及牢固的质量意识,养成一丝不
18、苟的工作作风;要提高修志人员的业务素质,要在培训中学习 ,在实践中钻研,在科研,学术交流中提高.修志人员要有广博的知识,要学理论,学政策,学法律法规,要学习各种专业知识,向各行各业专家请教;还要学会写文章,学会改文章 .总之,有了高素质的修志队伍,质量控制标准体系才能建得好,建起来后才能管得好;才能出效率,志书才会出质量,上水平.(联系地址: 福建省福州市梅峰路 1O 号福建省地方志编纂委员会邮编:350003)本文责编:乐平陕西省白水县宣传贯彻地方志工作条例精神.落实措施.努力搞好第二轮修志工作地方志工作条例(以下简称条例)颁布之后,县地方志办公室从当前工作实际出发,认真学习条例,通过不同形式,宣传贯彻条例.一是在白水电子政务网县志办网页上,发布了条例,并在发布时作了编发说明,强调了地方志工作立法的重要性和条例颁布的现实意义.二是通过政府印发白政发200665 号文件关于学习贯彻(地方志工作条例)精神 ,进一步推动第二轮修志工作的通知.三是利用电视媒体,由政府分管领导带队,开展了与第二轮修志编辑座谈,走访社会贤达,检查各单位第二轮修志工作等系列活动.四是利用省,市政府召开地方志工作电视电话会议的机会,扩大参加会议单位,召开地方志工作通报会,重点通报第二轮修志工作进展情况,指出存在问题.(白水县地方志办公室何连有)
