1、公文处理病误及规范,各区、县人民政府，市政府各委、办、局： 。二年月日（公章）,（此件发至县团级）,0002313,机密二年特 急,市人民政府关于 的请示,市人民政府文件,主题词：抄送：，、。,市人民政府办公厅 20年月日印发,一般用于上行文,政 20号,签发人：,各区、县人民政府，市政府各委、办、局： 。二年月日（公章）,（此件发至县团级）,0002313,机密二年特 急,市人民政府文件 关于 的通知,市人民政府文件政发20号,主题词：抄送：，、。,市人民政府办公厅 20年月日印发,一般用于下行文、平行文,一、公文格式版式错误,（一）版头错误版头错误是指公文的红色版头违背党和政府的有关规定或
2、不符合人们认定的约定俗成的原则。关于公文的版头样式在条例和办法中有专门的规定；有些在党和国家公文法规中尚未作出具体规定的问题，人们一般都有公认的约定俗成的原则。如果违背了上述规定和人们公认的约定俗成的原则，应视为版头方面的错误。,1、不同作用的版头相互混淆使用,中共县委文件党发20094号关于 的请示,中共 市委员会（通知）党发200955号 批转市委组织部关于加强 报告的通知,2、版头中的括弧用来标注部门名称,中国共产党 委员会（组织部）党发2009109号（正文省略）,3、版头字号过大、行距过宽。 4、行政公文版头的“发文机关名称”后面加括 弧、红色横隔线当中加“红五星”。发文机关名称+文
3、种xx市人民政府文件,“发文机关”+“文种”的标题，名日“双项式”标题。这种标题可以应用于公布性文件，如“公布令”、“公告”、“布告”、“通告”、“公报”，而不能用于内部运行的公文。决定、决议、通知、指示、通报、函、会议纪要、请示、报告等文种都是在机关内部运行的文种，故不可使用“双项式”公文标题。,（二）发文字号编制错误,1、党和国家两大公文处理法规都明确规定：发文字号，包括机关代字、年份（年度）、序号（顺序号）。1.(09) 财字第017号 财200917号2. 电（09）第6号 电20096号3.冀发（2009）4号 冀20094号,2、一文多号错误在一份文件的版头处出现了两个或两个以上的
4、发文字号。如某市科委、财委、经委等把各单位联合行文，在版头“发文机关名称”之下，并列了八个发文字号，占去了首页一半多的位置，使得这份文件的首页文面变得很不匀称。中国共产党机关公文处理条例及国家行政机关公文处理办法中都规定：联合行文时，只标明主办机关发文字号。因此，这份文件按规定只标市科委的发文字号即可，其余七个单位的发文字号均可省略。,3、党政机关发文字号混在一起在一个单位中，党政对外行文代字不分，相互混杂。某地乡镇企业局，不论是以局行政或党组织名义发出的文件，在党组织中也不管是以机关党组名义还是以机关党委名义发出的文件，统统以“乡”为机关代字。这种作法实际起不到编制发文字号的真正作用，党政文
5、件混编在一起，查找起来十分不便。,4、机关代字重复指发文字号中机关代字在一个地区中出现重复问题。比如，某市市委政法委员会、市政协、市委政治思想工作领导小组的机关代字，均选择了与市政府相同的机关代字“政”，这就造成在一个地方上多家代字相重复，从而使“政”这个代字失去了实际存在的意义。正确的作法，应该是避开出现重复，体现各自的代表性，比如市委政法委应选用“党政”、市政府政法办公室应选用“政法”、市政协应选用“政协”、市委政治思想工作领导小组应选用“党思”等。,5、发文字号不明确发文含义发文字号中看不到发文的含意，即在机关代字中未标明“发”字。如“津塘水”，代表天津市塘沽区水产局，但由于未标明“发”
6、字，仅仅看这个机关代字“津塘水”判明不了它是一份发文还是一份收文的文号，因此，凡属发文编号的均应在机关代字中加注“发”字，以示与收文字号的区别。,（三）成文日期错误1、把成文日期当做发文日期如一份文件，领导同志是二零零九年十一月十五日签发的，按规定本应将此日期打印在落款之下处，而此文却写作“二零零九年十一月二十八日”，把文件打印成后的发文日期当作成文日期是不对的，发文日期应当标注在文件最下端“印发记录”栏内。,2、行政公文用阿拉伯数字标注成文日期如“2009年11月15日”，或者虽采用小写汉字，却省略了“年、月、日”，写作“二零零九，十一，十五”，这都是错误的。成文日期必须使用小写汉字，并注明
7、年月日，如“二零零九二年十一月十五日”。,市人民政府文件 关于 的通知,各区、县人民政府： 附件：1. 2. 市人民政府（印章） 二年月日,（此件发至县团级）,（四）发文机关落款错误在文件发文机关(亦称落款)处的写法上不准确、不规范。如港务监督局，在文件落款处写作“港监局”；油田管理局，将落款写作“油田”，这都是不规范的。发文机关要求写全衔或规范化的简称，如“中华人民共和国机械电子部”、“中国共产党广东省委员会”及“中共广州市委”、“天津棉纺一厂”等。又发文机关的位置，要标注正文的下侧偏右处，力求与下面并排的成文日期相匀称 。,中共北京市海淀区委组织部2009年12月22日,中共北京市海淀区委
8、组织部2009年12月22日,（五）附件标注错误如海水淡化研究所写给上级的关于报送二零零九年工作总结的报告及关于上报二零一零年工作计划的报告的附件，标注有“附件：二零零九年工作总结一份”、“附件：二零一零年工作计划一份”，这种标注是不必要的。按照人们一般处理此类问题的作法，凡是正文中写明上报、批转、转发、转报、印发某某文件字样的，附件处不必再注明附件，以避免重复。又如县委转发地委一份通知，在附件处写作“附件随后”，此外还看到有的文件在附件处写作“附件三份”、“附件列后”等，这都是不规范的写法。正确的写作是：要注明附件的标题、件数及顺序。,（六）公文文尾错位文尾通常由主题词、抄送范围和印刷记录组
9、成，它同版头一样都是正式文件不可缺少的部分，它处于文件末页下端，即下纸边3cm以上的一定位置。文尾错位的具体表现是：（1）文尾被错放在公文附件或被批转（转发、印发）件的前面，致使正文和附件、被批转件组成的统一整体被分割；,（2）在被批转文件中，有的正件的文尾不仅被错放在被批转件的前面，而且还继续保留被批转件的文尾；（3）文尾位置被随意提高或降低，遇到文件末页上端空白地方大一些时，就将文尾部分提高，甚至提到文件版面的二分之一处；（4）无文尾标记。,主题词：抄送：，、。市人民政府办公厅 20年月日印发,（七）主题词标注不规范 1、缺少某一部分。有的文件主题词缺乏表述该文件属于哪一方面、哪项工作的范
10、围及文件名称，很不便于储存与检索。2、重复某一部分。即在表述同一部分的过程中，使用了重复性的词或词组。如一份关于开展春季绿化造林活动的通知，在标注最末一个部分主题词即文种时，写的是“通知文件”，通知是文件的一种，标了“通知”又标了“文件”，实属重复。,3、主题词的各词目之间使用了标点符号。按规定，各词之问采用空格法，不能使用逗、顿、句号。如“卫生、管理、制度”应写为“卫生 管理 制度”。 4、用词模糊。主题词不能准确地表达文件的中心内容。有一份文件的主题词是“加强招生工作通知”，其中“加强”与“工作”两词不能确切表达一个意思。 5、错标文种。批转、转发文件时，文种标的是被批转、转发文件的；印发
11、法规性文件时，只标出了印发文件的文种“通知”，而未标出被印发的法规文种的名称。,（八）公文称谓错误1、文件中称谓过简如在一个省内，有的文件称呼省政府为“省府”、省检察院为“省院”，这是不尽准确的。省人民政府按照人们的约定俗成应简称为“省政府”。“省院”一词容易引起歧义，也可理解为“省法院”、“省冶金设计院”、“省医院”、“省理工学院”等，这个称号既使在省检察院内部系统也是不可使用的，容易与在业务上有着密切联系的“省法院”相混淆，正确的简称是“省检察院”。涉及省外的问题还应该加注省名。,2、文件中称谓过繁过繁的表现主要是该简称的不简化，给人一种累赘感。如油田公司党委写给直属上级组织石油管理总局党
12、委的一份报告，按照习惯，主送本可写作“总局党委”即可，而却写作全称一中国共产党石油管理局委员会，实际很不必要。,3、文件中称谓不明确不明确的称谓，大都是由于随意生造而形成的，使人不好理解。比如把“五讲四美三热爱工作办公室”叫做“五四三办公室”；把“清理三乱办公室”叫做“三乱办”；把“海洋水产厅”叫做“海水厅”等。,4、文件中称谓不统一指在一篇文件中，同一个称谓前后不一致，造成称谓上的混乱。如一份中共县委政法委关于政法部门加强联合，共同搞好社会治安秩序整顿工作的通知，对“政法部门”就使用了多种称呼：“政法单位”、“政法机关”、“政法各部门”、“公检法司”。“公安、检察、审判、司法单位”、“政法治
13、安管理部门”、“政法、公安机关”等。正确的作法，同一名称在同一文稿中出现不止一次时，力求名称划一，防止前后不统一。,5、文件中称谓因循守旧文件中使用的称谓，没有根据客观实际情况的变化而改变，仍在沿用一些旧称谓。比如，把“星期几”写作“礼拜几”，把“乡镇企业”写作“社队企业”，称“水泥”、“铁锨”、“火柴”为“洋灰”、“洋锨”、“洋火”，将“俄国”称作“苏联”，将“韩国”写作“南朝鲜”等。公文中的称谓，要注意根据形势的发展变化而不断更新，不可因循旧名不变。,（九）不是秘密当“秘密”不是秘密当“秘密”是指在公文标注密级中，把一些本不应列为“秘密”的文件列为“密级文件”，扩大了密级范围。某省县委及其
14、办公室1991年共发出58个文件，其中38个是“秘密”。据查，其中真正说得上秘密的只有8个。其他都是完全可以公开的。其中有一个是关于表彰先进个人的决定，竟然也标上了“秘密”，实属滥用。,规定判断是否构成国家秘密范围的标准:危害国家政权的巩固和防御能力; 影响国家统一、民族团结和社会安定; 损害国家在对外活动中的政治、经济利益; 影响国家领导人、外国要员的安全; 妨碍国家重要的安全保卫工作; 使保护国家秘密的措施可靠性降低或者失效; 削弱国家的经济、科技实力; 使国家机关依法行使职权失去保障。,二、公文标题病误,（一）公文标题拟制病误 1、标题不合格公文标题的拟制格式，在中国共产党机关公文处理条
15、例和国家行政机关公文处理办法中都有明确规定：文件标题应有发文机关、公文主题和文种三部分组成。,(1)一份决定的标题中纪委关于开除倪献策党籍的决定(2)一份通知的标题是：通知或通知如文。 (3)一份决定的标题市人民政府决定(4)一份通报的标题是钢铁公司授予王同志“钢铁战士”荣誉称号通知。,2、标题不准确,某食品工业公司对司机刘私自开车去北戴河游玩的情况发一通报，标题写作关于司机刘开车去北戴河的通报 某市公安局拟购置五辆摩托车，向市财政局行文，标题是关于拟购置五辆摩托车的请示，市财政局给市公安局回文，标题是关于同意购置五辆摩托车的批复,关于司机刘私自开车去北戴河游玩的通报市公安局关于拟购置五辆摩托
16、车有关问题的问函,文种使用不当： 例（1）某市科委给市财政局写了一份请示，申请追加3%的农业科研基金，以适应“菜篮子工程”的需要。 （2）轻工业部所属一个大盐场(地市级)给驻地的市土地规划局（县处级）写请示，申请划拨“盐晶大厦”的建设用地。 （3）某市海滨垦区政府向市文教局写了一份请示。申请在海滨垦区增建一所小学。,天津市开发区人才市场开市公告 （正文略）市开发区劳动人事局2009年3月16日,中共天津市委台湾工作办公室 市人民政府台湾事务办公室 2008年公开选拔副处级干部公告（正文略）,天津北方国际拍卖中心 拍卖公告我中心接受执法部门委托，对进口衬布约60万米进行公开拍卖。拍卖时间：定于2
17、009年10月23日上午10点咨询登记时间： 2009年10月16日至17日上午9：00至下午5：00看货时间： 2009年10月18日至19日上午（由拍卖中心统一组织）另有引水船一艘（1320马力）同场进行拍卖拍卖地点：天津市南开区长江道号。,注销公告天津新技术产业园区赛象软件开发有限公司经上级领导批准申请注销，请有 关债务人于90日内办理债权债务事宜。,“公告”、“通告”是当权者用以向社会民众宣告自己的主张、要求的公文专用名称，它的使用者应当是行使党和国家管理权力的机关，在这当中又要求“公告”的使用者必须是党和国家的高级机关。它所负载的信息和发布的内容，限于传达贯彻党和国家的方针、政策，发
18、布重要或应当普遍遵守和需要周知的事项。但在社会上的“招聘通告”、“招生公告”、“更名通告”、“迁址通告”、“分红公告”、“开业公告”、“销售通告”、“租赁通告”等，从使用者看均不是党和国家的管理机构，从内容看充其量不过是一份商业广告和启事。不应也无权使用“公告”、“通告”的文种。,石油开采公司二九年工作总结 石油管理局： （正文略）石油开采公司（盖章）二九年一月七日,中共县委文件2009年工作计划 县直各单位党组织： （正文略）中共县委员会（盖章）2009年1月3日,石油开采公司关于报送二九年工作总结的报告 石油管理局：现将我公司二九年工作总结送上，请审示。石油开采公司（盖章）二九年一月七日,
19、中共县委文件关于印发2009年工作计划的通知 县直各单位党组织：现将县委2009年工作计划印发给你们，望结合各自具体情况认真贯彻落实中共县委员会（盖章）2009年1月3日,3、标题不简要,大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见区财委转发市财委转发市人民政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知的通知的通知 中共区委、区人民政府批转同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及区委财贸部、区外贸委关于第二次外贸工作会议的情况报告和同志关于加强我区外贸工作的几点意见的报告的通知,大学关于认真贯彻中纪委号通报精神，搞好
20、应届毕业生分配工作的意见或大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见 区财委转发市政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知中共区委、区人民政府关于批转全区第二次外贸工作会议三个文件的通知,4、标题不清楚,关于增拨(或减拨)水泥的请示 关于购置(或报废、调换)小货车(或小客车等)的请示,5、标题中标点符号使用不妥,省人民政府关于转发“省安全防毒工作管理规定”的通知 市人民政府批转的通知,省人民政府关于转发省安全防毒工作管理规定的通知 (2)中批转的是下一级部门的一份报告，报告不属法规性文件(如条例、规定、办法、细则等)，应按照国家行政机关公文处理办法的要求：“公文标题中除法规、规章名
21、称加书名号外，一般不用标点符号。”,6、标题与落款矛盾公文标题中的“发文机关”与落款标注的公文作者不一致。如有一份文件的标题是中共县委关于加强党员党性教育的通知，而这份文件的落款是“中共县委组织部”，这就违背了标题中的发文机关必须与落款完全一致的原则。,（二）公文标题排列病误排列不美,市无线电工业公司关于半导体器件厂套购高级组合家具的通报,市无线电工业公司关于半导体器件厂套购高级组合家具的通报,钢厂职工代表大会关于批准职工宿舍分配方案的决议,钢厂职工代表大会 关于批准职工宿舍分配方案的决议,1、应当转行而不转行转行的情形适用于字数较多的公文标题，依照惯例，公文标题的排列，以不超一行的3/5为限
22、。这就是说，如果公文标题的排列超过一行的3/5以上，即应转行，分为双行或多行排列。,2、事由和文种之间的结构助词“的”字处理不当 市人民政府批转市人事局等五部门关于加强市直机关、事业单位基金管理工作意见的报告的通知,3、随意隔断词或词组, 文化用品采购供应站文具批发部关于调整二00七年晒图机工商衔接数及要求增拨原材料的函, 文化用品采购供应站文具 批发部关于调整二00七年晒图机工商衔 接数及要求增拨原材料的函,4、行尾顿号当省不省市经济委员会、市科学技术委员会、 市标准计量局关于印发采用国家标准管理办法（试行）的通知,7、位置不当，体号混乱国家行政机关公文格式中有明确规定，即位于公文版头红色反
23、线之下空2行，而且标题与主送机关之间的距离亦应空出1行。国家行政机关公文格式中有明确规定，应使用2号小标宋体字。,三、公文行文常见错误,（一）多头主送“请示”向上级行文时，同时主送给两个或两个以上的上级机关。如某市所属一个区的公安局，在报送关于当前我区治安主要情况的报告时，主送机关写的是：“区委、市局”。这不仅在行文上党政混淆(因为公安局用行政名义向上级党组织行文)，而且容易给工作带来一定的麻烦，要么区委、市局谁也不批，要么谁都批，倘若批示的意见有出入，这就不便于下步工作的进行。正确的作法，向上级行文报告、请示，其主送单位只能是一个，假若也需要另一个上级机关知晓，可将其列为抄送单位，不可一并主
24、送。,（二）行文“请示”给领导个人不少人出于求快的愿望，喜欢将请示直接行文给主管领导者个人(包括在向上级领导机关行文请示的同时，又行文给有关领导者个人)，这是不必要的。尽管我国的各类组织普遍实行集体领导与个人分工负责制，然而个人负责并不等于个人说了算，还必须由领导集团全体成员讨论，才能作出决策和决定。直接行文给领导者个人，既不符合行文原则，又不利于文件的准确、快速办理。,（三）自己给自己行文公文的行文，要么表现为一个机关对另一个机关法定作者相互之间的运行，要么表现为在一个机关内部上层领导对所属非独立法人的处、科、室的运行。如果某一机关制发了一份通知，在向外单位及所属内部机构主送的同时，还抄送给
25、这个机关的首长，这就是“自己给自己行文”。正确的做法是通过划分文件“正本”、“副本”与“存本”的方法来处理，即发文时留出副本若干份，单独造单把这些副本文件分送给本机关的有关领导，到一定的时候再予以收回并在分送单上加以注销。,（四）“报告”中夹带请示事项“请示”对上级机关具有肯定性的要求，按照习惯，所请示的事项不管上级机关同意与否，都应给下级一个批示性的答复，即“批复”。但“报告”就不具备这一点，对下级机关送来的“报告”，按照习惯。上级机关可以作出批示告知下级机关（用“批示”告知而不能用“批复”），也可以不做任何批示性的回复。我们要强调在向上级机关报告工作的同时，不可夹带请示事项。正确的做法是，
26、把这类“报告”一分为二，即涉及有关工作汇报的内容用“报告”行文，而有关的请示事项则另行使用“请示”。,（五）“函”被人们遗忘按照党和国家公文法规的规定要求，向有关主管部门请求批准要使用“函”来行文，这种批准包括两种情形：一是平级机关机关之间相互请求批准，一是无任何隶属关系的机关之间请求批准。除此之外，机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，也要用“函”,四、公文中运用逻辑错误,（一）概念不准确概念不准确系指在公文写作中，使用概念有错误。如一份简报的标题是皇家酒店在整顿中，解决“漏水”问题立见成效，“漏水”这个概念令人费解，后经询问，才知道是指浪费、私拿公物。又如一份简报的标题是农村卖粮高潮，电视
27、机销路激增，“销路”这个概念内涵不明，应当改为“销量”才对。一份报告中讲到“皇姑区有一家夫妻老婆店”，夫妻包括夫、妻双方，紧接着又出现“老婆”这个概念，相同概念出现重复。,（二）并列概念重复交叉并列概念重复交叉系指在公文写作中，并列的概念相互进行交叉，这是违背逻辑要求的。如“县委直接管理行政、事业和局级企业单位的正副科级干部，人武部正、副科级干部，各区(镇)正、副职干部和党委委员，各乡(镇)正、副职干部。”这段话中的“人武部正、副科级干部”，包括含在前面的“正、副科级干部”之内，故属重复；“各区(镇)正、副职”就是正、副科级，区(镇)政府是行政部门，故与前面的规定出现交叉，因此，这两点应当删掉
28、。又“在春节期间，要努力搞好水运、海运、空运、陆运、铁路运输”这段话，出现交叉现象，“水运”中含“海运”，“陆运”中又包括“铁路运输”。,（三）判断违背逻辑 1、判断不明。“这是小蝴蝶的玻璃缸”，这个判断既可以理解为“这是属于小蝴蝶的玻璃缸”，也可理解为“这是画着小蝴蝶的玻璃缸”。 2、判断混乱。“事实充分说明，依照宪法规定，把国家权力机关建设好，使之充分行使宪法规定的职能，是能否搞好社会主义民主建设和法制建设的一个关键。”“说明”之后所带的，是一个结构不正确的直言判断。其主项“依照宪法职能”，只含有一个方面，而其谓项“能否搞好的一个关键”却含有两个方面，这样，主项只能和谓项中“能搞好”相应，
29、不能和“否”相应。由此导致判断内容不科学。正确的写法应将“能否”二字去掉。 3、判断不当。有一份文件讲：“市烧毁了价值40万元的假烟”。假烟有何价值可言，应当将“价值”改作“卖价为”或以假烟的箱数来表达。,（四）违反同一律同一律是逻辑的基本规律之一，是关于思维准确性的规律。在公文写作中，其主张、思想、解释、要求等要保持一种说法 。公文格式中的同一项目或相关项目之间缺乏同一性。 1、公文格式中的一些项目是密切相关的，如版头中的作者与“落款名称”，紧急、密级程度与文中的内容，发文号中的“年度”与成文日期的“年份”，阅读范围与贯彻要求等必须保持绝对一致，否则，就违反同一律。 2、标题与正文内容缺乏同
30、一性。有一份请示，其内容是申请拨款购买一辆大客车，而标题却写作关于大客车资金的请示，“大客车资金”一语外延太大，与内容不符，违反了同一律。 3、公文的中心思想与具体思想缺乏同一性。如某市北塘百货商场关于有些鞋供应存在脱销断档情况的报告，其中心思想是一些鞋供应脱销断档，在具体表述时，除讲了童鞋、女平底布鞋、男猪皮鞋脱销的状况外，又讲了有的鞋(如棉胶鞋)出现滞销的现象，从而违反了同一律。 4、使用概念、运用判断缺乏同一性。,（五）违反矛盾律矛盾律是逻辑的基本规律之一，是关于思维一贯性的规律。公文写作中，在同一思维过程中，从同一方面，对同一事物不能有逻辑矛盾，即不能做出自相矛盾的判断，否则，就违反了
31、矛盾。 1、时间表述上的矛盾。如“这家工厂用了将近两年多时间，才建成这条生产线”。“将近两年”是不到两年，“两年多”是超过两年，两者有矛盾。 2、数量表述上的矛盾。如“到本月末，这一重点工程项目已经全部完工，只有少数扫尾活仍在进行”。“全部完工”与“少数进行”相互矛盾。,3、程度表述上的矛盾。如“大家基本取得了一致的意见”。“基本”与“一致”是矛盾的。 4、行为上表述的矛盾。如“李厂长在会上说：该讲的王书记都讲了，我没有讲的了，只说六点想法。”先说“没有讲的了”，又说“只说六点”，前后矛盾。 5、要求上表述的矛盾。如“基本同意文中所提六条办法，请有关部门严格贯彻”。先说“基本同意”，后又说“严
32、格贯彻”，显然违反矛盾律。,（六）违反排中律排中律是逻辑的基本规律之一，是关于思维明确性的规律。在公文写作中，对两个互相矛盾的判断，要作出不是这个就是那个的明确选择，不能两个都否定；在是与非、真与假之问，不能含糊不清。否则，就违反了排中律。 1、折衷调和，模棱两可。如“关于同志未经领导批准在外兼职的行为，我们不能说是正当的，但说是错误的又有些过分，也不尽妥当。” 2、含糊暖昧，不置可否。“上级要求，党政机关工作人员不准从事职权范围内的第二职业。对这一问题，你们可视具体情况，灵活掌握。”,（七）违反充足理由律充足理由律是逻辑的基本规律之一，是关于思维根据性的规律。在公文写作中，任何一个正确的思想
33、，都应该有真实的事实材料或已经在人们实践中被证实了的其他思想作为依据。不管是判断、推理还是论证，都要有充足的理由、正确的依据，做到“言之有据，言之成理”。如果不符合上述要求，即属违反充足理由律。一是理由不真实。如“现在各单位人员都多，不少人没事干，所以有些单位出现了知识分子用非所学的问题。”把“用非所学”的问题说成是“人员多”造成的，理由是不真实的。二是理由偏颇。如“由于会议多、文件多，所以领导干部下基层比较少了”这是理由的一个方面，更重要的理由即主观上的原因并未提到，故道理很不充足。三是理由与结论之问没有必然的联系。如“鉴于入冬以来天气寒冷，港口装卸货物量较前三个月下降了11个百分点。”这段
34、话中的“天气寒冷”与装卸货物量没有直接的关系，以此说明下降的必然性理由很不充足。只有讲明了“鉴于入冬以来天气寒冷，风大多雪、地冻路滑，给机车带来一定困难，故”，把话讲完整，理由也就充足了。,五、公文中数目字、语言表达病误,1、该用阿拉伯数字时用了小写汉字。公文中的发文编号、版头左上角的编号、印发记录处的封发日期与印发份数等，均应使用阿拉伯数字表述，如用了小写汉字即属表述不当。 2、应用小写汉字用了阿拉伯数字。如数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，邻近的两个数字并列连用、表示概数时，应用小写汉字，假若把“二万五千里长征”、“第一书记”、“五六天”写作“2万5千里长
35、征”、“25000里长征”、“第l书记”、“56天”即属表述有误。 3、成文日期使用了阿拉伯数字，或者虽然用小写汉字但被简化等。如把成文日期写作“1993年3月8日”，或者写作“九三年三月八日”、“九三三八”等都是错误的。正确的作法是使用小写汉字，年月日表述要全称。,4、数量语表述上有错误。如“鹰厦铁路北段两例货车相撞，四辆车辆报废，六辆车辆破损”。“车”是表示物件的名称，“辆”是车的计量单位，合成为“车辆”，是一个表示不定量的名词，因此它就不能再受定量的修饰。“今年我厂上交利税比去年增长了75，而生产成本却降低了一倍”，“倍”只有在增长上才能使用，在减少、下降上是不能使用“倍”的，因为降低一
36、倍即减少100，全降光了显然不是可能的。“去年我厂产值为4000万元，今年是8000万元，前年是2000万元，去年比前年翻了一番，今年比去年又翻了一番、比前年是翻了三番”，翻三番，是指2000万元的8倍，即16亿元，而8000万元只是前年的3倍，作者把“倍”和“番”的概念混淆了。“参加厂长、经理学习班的185名学员，期末考试成绩在85分以上者有100名，85分以下者有85名”按约定俗成，当用“以上”或“以下”表示界限时，一般均包括前面的本数在内，当“以上”与“以下”连用时，对本数包括在哪里应做出明确交代，否则，本数就被丢掉或重复出现了，故这段话应写作“成绩在85分及其以上者有100名，85分以
37、下者有85名。”,1、语不对体指公文的用语不符合公文的语体要求。公文语体以实用为目的，这就决定了它的语体风格是：平实、简明、庄重。如果用语不符合上述要求，即属“语不对体”。比如写某一位领导同志坚持深入群众、深入实际时：“渤海湾的每一座钻井台上都留记着他的脚印”；写某一位模范人物的高尚品格时：“他的风格之高高过喜马拉雅山，他的精神之美美过富春江”；叙述某一干部的基本状况时：“王，他的媳妇名叫李英，他有一个儿子、一个闺女”等，均属语不对体。前两点均属文艺用语，显得不平实；后一点，使用了一些口语，又欠庄重。,2、叙述事实滥用文学语言公文的叙述用语要十分精确，与所叙述对象的实际情况保持严格一致，因此，
38、文学艺术用语不可用，否则，即属滥用文学语言。比如一份反映公路上发生一起重大交通事故的简报，在谈到事故发生当时情形时写到：“卡车翻下公路边的大沟内，如坠万丈深渊车内鬼哭狼嚎、滚作一团。”这里的“如坠万丈深渊”、“鬼哭狼嚎”均属文学用语，放在公文中显得有失准确。,3、字的错用字的错用系指在公文写作中，由于疏忽大意、马虎从事或不懂乱用，把含有别义的字用在本义上，从而引出麻烦。一个单位发出的请柬，把“莅临现场指导”的“莅”字印成了“泣”字，意思变成让客人抽泣着来“现场指导”，令人啼笑皆非。又如俄罗斯政府办公厅，把叶利钦总统写给北约组织的信中的“今天我们不提出俄罗斯加入北约组织这一问题”中的“不”字漏掉
39、，造成俄国险些进入北约。再如毛泽东主席健在的时候，在毛主席湖南湘潭老家的堂屋门上挂着一块木匾，上面写着“毛泽东同志故居”七个大字，这个“故”字用得就不正确，因为“故”字包含“过去”和“去世”两种意思，当时根据刘少奇的提议改“故”字为“旧”字，这就正确了。,4、滥用汉字在公文写作中，滥用汉字的现象主要表现为：(1)该简化的不简化。(2)不该简化的乱简。汉字形体演变的总趋势是简化，但简化要遵循“约定俗成，稳步前进”的原则，不能盲目乱简。(3)繁简相糅。(4)滥造字。如把“零售”写成“另售”,5、引用成语名句不当在公文写作中，引用的成语名句出现文字错误。如中国友谊出版公司1991年版的毛泽东读史一书
40、，引用毛泽东青年时期有关读书的一幅对联是这样写的：“贵有恒，何必三更起五更眠；最无益，只怕一日曝十日寒。” 用“三更起五更眠”形容读书刻苦显然不正确，因为它们之间的时间并不长，实际是“苟有恒，何必三更眠五更起”之讹误。在文件中，我们常见“再接再励”一词，它实为“再接再砺”之误。再接再砺是个成语，起源于唐朝韩愈斗鸡联句引孟郊诗：“一喷一醒然，再接再砺乃。”其中接为交战，砺为磨砺，现引伸为一次又一次继续努力。在古语中，砺与厉可通用，所以再接再砺也可写作再接再厉。而励有劝勉之意，尽管其与再接再砺的引伸意有相通之处，却与其成语本意相差甚远。,6、词义的误用词义的误用系指在公文写作中对词汇意义的误用，即
41、把对此事物的概括反映用到了彼事物上。如“最近以来，职工在上班期间里，很少有人干私活的现象发生。”期间是个大概念，用在这里不妥，应当用“时间”这个小概念。词义的误用多出现在近义词的使用当中，如“地震给唐山造成极其严重的损坏”，这就是把本应用“毁坏”的词用了“损坏”，造成词义误用。词义的误用，还多发生于一词多义中，如第二次世界大战末，中、美、英三国于1945年7月26日在波茨坦发表公告，敦促日本投降。日本天皇收到公告表示可以接受，但内阁铃木首相在7月28日接见新闻人士时说，对公告表示：“默杀”，即“不加评论”。可是日本的“默杀”有两种含意，一是“不加评论”，二是“不予理睬”。盟军见日本政府表示“不
42、予理睬”，8月6 日在广岛上空投下原子弹。有人称这是一次“灾难性的用词差错”。,7、语句结构上常见错误 (1)句子成分搭配不当。在公文写作中，句子成分之间搭配不合适，造成句子不通顺。如“他每天都接待许许多多的人民来信和来访”，这句话中属动宾搭配不当，接待来访是可能的，而“接待来信”是不正确的。 (2)语句位置颠倒。词语在句子中的位置摆得不对，次序颠倒，造成句子结构混乱或语意变化。如“公司经理和其他公司的干部跟我们一起参加劳动”。由于把本应放在“干部”之前的“其他，二字放到了“公司”的前面，结果使人理解为其他公司的干部也来参加劳动，作者的本意是指“本公司的其他干部”。 (3)语句成分残缺。指句子
43、里缺少某些必不可少的成分。如“在入厂教育中，使我懂得了遵守纪律的重要意义”。这句话的毛病是缺主语。改法应去掉“使”字，成为“在入厂教育中，我懂得了”，如留“使”字，则应改为“入厂教育，使我懂得了”。,(4)语言结构混乱。在公文写作中，句子成分的关系处理得不合语法规则，造成结构混乱。如“对于滥用方言的作法是应当受到批评的”。这句话的毛病是把主动和被动两种格式糅在一起了。如用主动格式，应把“受到”改为“提出”；如用被动格式，则应删掉“对于”二字。 (5)指代不明。乱用代阋，造成指代不明。如“渤海毛纺厂从日本引进当今世界上先进的人造丝织布生产线。该厂已经生产出各式针刺人造丝织布我们欢迎您来了解和使用
44、织布产品。”从全段话看，是渤海毛纺厂(即说话一方，而不是说话和听话以外的另一方)向客户介绍产品，因此，应自始至终用“我厂”、“我们”或“本厂”说明介绍，而不应用“该厂”来指代。,(6)用语重复累赘。 内涵不明引起的叠床架屋。如“诸位代表先生们”、“他要求大家要”、“继续进一步”等，标注着重号处均是重复的地方。 外延不明引起的叠床架屋。如“反映了情况和问题”这句话，其中“情况”的外延大，已包括了“问题”在内，故属重复。 语义不清引起的叠床架屋。如“最最坚决拥护”，按语法要求，副词通常都不能叠用，例句中的“最”、“非常”一叠用即成语病。 非语病的叠床架屋。如“仅一年时间内就实现了”、“截至十二月底
45、为止已完成”这两句话，加着重号的地方均应删去。,8、文句冗长文句冗长是指公文写作中，该简炼的未简炼，造成文字多余、累赘。如“为了保证我局今年的行政经费略有节余，各处、室各项经费的开支要严格执行局领导根据上级财务部门要求制订的，并经局务会议讨论通过的财务开支审批制度，减少不必要的浪费。”加着重点的字可以全部删去。在“执行”一词后面加上“本局”二字即可。,六、公文中标点符号运用规范,1951年9月，中央人民政府出版总署公布了标点符号用法，同年10月政务院下达指示，要求全国遵照使用。五十多年来，文字的书写排版已由直行改为横行，标点符号用法也有某些发展变化，因此需要进行修订。修订的内容有以下几个方面：
46、原列14种符号，现为16种，增加了连接号和间隔号；简化了说明；更换了例句；针对书写排版改为横行，某些说法也作了相应的改动。,一、句号（ 。）句号表示陈述句末尾的停顿。例：北京市中华人民共和国的首都。 二、问号（ ？）问号表示疑问句末尾的停顿例：你叫什么名字？ 三、叹号（ ！）叹号表示感叹句末尾的停顿。例：为祖国的繁荣富强昌盛而奋斗！,四、逗号（ ，）逗号表示句子内部的一般性停顿例：我们看得见的星星，绝大多数是恒星。 五、顿号（ 、）顿号表示句子内部并列词语之间的停顿例：亚马逊河、密西西比河、尼罗河和长江是世界 四大河流。 六、分号（ ；）分号表示复句内部并列分句之间的停顿例：语言，人们用来抒情达意；文字，人们用来记言记事。,七、冒号（ ：）冒号表示提示性话语之后的停顿例：北京紫禁城有四座城门：午门、神武门、东华 门和西华门。 八、引号（ “” ）引号标明行文中直接引用的话例：“满招损，谦受益”这句格言，流传到今天至少有两千年了。 引号还用来标明需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语例：这样的“聪明人”还是少一点好。,
