1、时 间 管 理 2011年7月23日,关于时间的名言,孔子“逝者如斯夫，不舍昼夜。”萨士比亚“时间无声的脚步，不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻。”,人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。,导 语,时间的论述,古人以“一寸光荫，一寸金”来比喻时间之宝贵，劝世人应该珍惜分秒，好好利用不断流逝的岁月，此理念至今仍是放之四海皆准。 在当前社会里，你必须有效地利用每天的办公时间，将计划的事项完成，而时间管理其实多属自我管理，我们必须要学习如何管理自己，按时把工作完成，这可能要改变个人的工作习惯
2、。,时间的论述,人的一生时间有限，也许是80年，这一生里每一个人都想成功，或能够有所意义 。人生下来以后，大多数人成功的机会原则上是一样的。为何经过了30年或40年以后，会有不一样成就的人，答案是不一样成就的人，把时间做了不同的使用，有些人从小就努力学习勤奋工作，当然他们会比其他人更快速的积累更多的智慧与经验，就有更多的机会步步爬升。,时间的论述,相反的也有一些人，不努力学习，工作不勤快，甚至把时间浪费在吃喝玩乐上，也许他本身不知觉，但他的时间已在不知觉中溜走，这又如何来成就呢？回头看看自己，再看看别人总会有启示吧，磨练时间的感觉就是抓住现在，让每一分钟时间做最好的使用。,时间失控的原因,1
3、.缺乏计划我们很多时候都会同时有多项任务须要完成，而这些任务又各有不同的困难和完成的期限，只有见机行事，而不能事先全盘计划如何完成各项任务。慢慢会发现其中一二项的最后期限将至，於是匆忙放下手上其他的工作，找寻额外资源去完成，这种处理方法虚耗资源和时间；,时间失控的原因,2 . 缺乏组织很多时候我们要与同事共同处理工作，或与其他部门配合，假如在分配工作时，没有把同事组织起来，又没有与其他部门取得默契，那么在执行工作时可能会出错，或彼此产生误会，或因缺乏器材或原料而导致无法完成工作等情况，让领导须花时间去纠正；,时间失控的原因,3 .用人不当如果我们没有考虑自己的工作能力、工作量及组员间的合作性等
4、，忽略这些因素，可能会无法顺利如期完成任务，这时整个工作的进程就会受到影响，最后可能需要重新执行。,时间失控的原因,4 .缺乏控制每项任务都有完成的时限和要求的标准，如果接受工作后，没有跟进进度及成效，很可能在限期完结前两三天才发现限期将至，而恐怕工作不能如期完成，导致要花费很多时间急谋对策，或者是在工作完成后，又要从头再做，平白浪费不少时间。,案例1 马林是某集团公司一名客户服务主管，为人勤奋，事事亲力亲为，每天工作十多个小时，就是周末、周日及公众假期都常加班，从没有怨言。在别人眼中，他是好同事，好上司。但马林心里明白，他是在自欺欺人，他忙啊忙，一天下来，总觉得一事无成。许多宏图大志、个人理
5、想都不能付诸行动，心中经常感叹：“没有时间啊！” 这是他的错吗？你读下面的故事就知道了。 一天，某副总，也就是他的上司跟他说：“马林，下周五有一个会议，因为我外出培训，你要代我出席，在会上，请你报告一下我们已经谈妥的来年公司工作计划，这是你的机会，好好表现吧！”从副总办公室走出来，马林感到十分兴奋。他心想，终于可以在一些关键人物面前表现一下，这次只许成功不许失败，必须趁这一周的时间，好好准备一下。接下来的几天星期，马林虽然每天还忙这忙那，但心中总是记着这件事，他心想还有时间呢，况且这样重要的事，必须要在绝对安静的环境下才能构思和准备，迟一些再说吧！好了，所谓“光阴似箭，日月如梭”，直到有一天，
6、马林才惊觉无法再拖，明天就要开会了。“好，”他说：“今天什么也不要处理，用一整天来准备应该是没有问题的。”,上午8点，正当他摩拳擦掌，准备好好干一番的时候，电话来了，原来有个女朋友的叔叔家要装修，想托他帮忙上网查点信息。责无旁贷，反正大不了损失一个上午，下午还有几个小时呢！ 吃过午饭，回到办公室，正要开始做报告，总经理办公室打电话过来说总经理有事召见。原来总经理收到一些投诉，与马林负责的工作 有关。需要马林马上调查，下班前给他报告调查结果。真要命！总经理的命令怎么可以不理！可是那份报告！没关系，下班后还有时间，而且到时候更清静，可以安心地做，大不了不回家吃饭好了。让被投诉的员工作检讨，见过总经
7、理后，总算有惊无险。到晚上6时，可以开始今天要做的事了吧！马林坐下来，构想着怎样做个令领导们印象深刻的报告才好，开场白该怎么说呢？就在这时，电话响起来。又是一个无聊的电话！再重新投入工作时，想了许久，也想不到什么！唉！太疲倦了，还是先回家吧，吃过饭或许会精神一些。 下班时间总是堵车，回到家已快7点。沐浴过后，吃完饭，正准备工作时，刚巧电视在转播甲A联赛，马林最喜欢足球了，岂可放过，虽有一点内疚，但还是坐下来安慰自己说：“看一会儿，松弛一下，做事会事半功倍！”足球看完，一看墙上，已是晚上10点多，马林可有点焦急了，但越急，越想不到东西，他狠狠掴了自己一巴掌，都是贪看电视之过。但现在什么灵感也没有
8、，倒不如先睡觉，明早4点起床再做吧。,4点，闹钟准时响起。马林习惯赖床，在半梦半醒中挣扎了几下，终于在5点多起床了。洗漱过后，坐在书桌前，洋洋洒洒写好了几页，才发觉有些文件没有带回来，后面的部分做不成，那只好先到办公室。 早上，又是一轮交通堵塞，来到办公室已经是8点多，还有两个钟头就要开会了。就在一个多小时匆匆忙忙之后，马林终于完成了报告。这份报告，花了马林前后3小时 一份他本来希望是“一鸣惊人”的报告，结果是仓促完工。结果怎样，可想而知。 是的，马林每天都很忙，他的绝大部分时间都是在工作，所以他认为自己没有时间，是理所当然的。但假如我们仔细分析马林的工作方式，我们不难发现他不是没有时间，（其
9、实每人每天都同样有24小时），而是在使用时间上出了问题。让我们来分析一下。,“时间管理”的2大误区,误区一：工作缺乏计划 大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。,“时间管理”的2大误区,误区二：不会适时说“不” 时间管理当中最有用的词是 “不”,“时间管理”的2大误区,误区二：不会适时说“不”人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝，这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自己，往往把来自于各
10、方的请托都一一不假思索地接受下来，但这不是一种明智的行为。,“时间管理”的2大误区,误区二：不会适时说“不”量力而行地说“不”，对己对人都是一种负责。首先，自己不能胜任请托的工作，不仅徒费时间，还会对自己其它工作造成障碍。同时，无论是工作延误还是效果无法达标，都会打乱请托人的时间安排，结果“双输”。,“时间管理”的2大误区,误区二：不会适时说“不” 所以，接到别人的请托，不要急于说“是”，而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能，那要具体与请托人协调，在必要的时刻，要敢于说:“不”,法宝一：以SMART为导向的目标原则时间管理指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART
11、标准，这里SMART标准是指： 具体的（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的员工”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的公司最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。,“时间管理”的4大法宝,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则可衡量的（Measurable）。这是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的公司最佳员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标出勤、业务量、绩效等。,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则可达到的（Attainable）。这里“可达到的”有两层意思：一是目
12、标应该在能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。目标经常达不到的确会让人沮丧，但同时得注意：太容易达到的目标也会让人失去斗志。,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则相关的（Relevant）。这里的“相关的”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则基于时间的（Time-based）。“基于时间”就更容易理解了，它是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，时间管理指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程牌”，以便进行工作进度的监控。,
13、“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系）。,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 第一类是“重要且紧迫”的事件，例如：处理危机、完成有期限压力的工作等； 第二类是“重要但不紧迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲；,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 第三类是“不重要但紧迫”的事件，例如：不速之客、某些电话、会议、信件； 第四类是“不重要且不紧迫
14、”的事件，更直接的来说是“浪费时间”的事件，例如：阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 时间管理指出，第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利工作。,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 大多数新员工在进厂的初期，是一个关注于第一象限事件的人。那时候感觉很糟，天天加班，而且工作质量也不尽如人意。
15、若转换了关注的方向，可以发现整个感觉都会改变，这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少，而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好，人也更有自信了。,“时间管理”的4大法宝,法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则 专业的统计数据指出：“人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7 次，或者说每50-60 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总共每天大约4 小时，也就是约50%。其中80%（约3 小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生
16、的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。,“时间管理”的4大法宝,法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则时间管理法则“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。,“时间管理”的4大法宝,法宝四：执着于流程优化的精简原则“崔西定律”是指：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3 个执行步骤，则此工作的困难度是
17、9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”,如何进行有效的时间管理,1.做好“时间日志” 你花了多少时间在哪些事情，把它详细地，记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，平上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。,如何进行有效的时间管理,2.时间价值分析法时间价值表：,如何进行有效的时间管理,2.时间价值分析法你的时间价值分析,如何进行有效的时间管理,3.ABC分类法,如何进行有效的时间管理,4.生理节奏法a)注意研究你精力最充沛、脑子最清
18、楚的时段，在此时段做最有价值的事；b)注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；c)该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，这样你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,如何进行有效的时间管理,5.杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；分析时间；管理时间。,如何进行有效的时间管理,6.柯维时间管理法以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；有效个人管理的六个标准（1）：一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致；平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方
19、面平行发展；,如何进行有效的时间管理,柯维时间管理法有效个人管理的六个标准（2）：有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应，最有价值的事先做；重人性：个人管理的目的在人而不在事；有弹性：可因个人作用和需求的变化而调整；携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。,如何进行有效的时间管理,柯维时间管理法有效个人管理的四个步骤确定角色：确定你认为重要的角色；选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；安排进度：为这些目标确定完成时间；逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。,如何进行有效的时间管理,7.艾维利时间管理法a)写下你明天要做的6件最重要的事；
20、b)用数字标明每件事的重要性次序；c)明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；d)然后再开始完成第二项、第三项；e)每天都要这样做，养成习惯；,如何进行有效的时间管理,8. 20/80时间管理法a)20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱多定律；b)用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；c)用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的,20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；d)最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。,十大时间节约办法,1.有用的东西定位放置;,2.带着建议开会带着任务离开;,3.每个电话都当做一个国际长途;,4.把自己的计划当成老板的计划;,5.当天的事情当天完成;,十大时间节约办法,6.丢弃无用的东西要快狠;,7.事后处理不如事前预防;,8.通过别人把自己的事情做好;,9.万事以最小的投入达到效果;,10.采取积极的人生观。,不能管理时间便什么也不能管理,祝你做一个成功的时间管理者！,谢谢！,
