1、第一章 采购一、采购订单(一) 操作步骤当与供货单位签定采购意向协议时，可以将采购协议输入计算机，并打印出来报采购主管审批。1. 在进入采购管理系统主选单后，用鼠标单击【订单】下的【采购订单】或按下Alt+O键，用光标移动键选择【采购订单】 ，即可输入采购订单。屏幕显示采购订单格式。2. 用鼠标单击工具栏的 增加 按钮或按下F5 快捷键，增加一张采购订单。输入采购订单表头各项内容。输入采购订单编号、订单日期、供货单位等项。如果该订货业务需要对方单位开具增值税抵扣发票，那么应该输入税率。3. 按F12功能键可以从单据表头进行标题，或用鼠标单击表体位置或单击工具栏的增行按钮或按下Ctrl+I快捷键
2、，增加一行订单货物。输入采购订单表体各项内容。如：货物编号、数量、单价、金额等项。？提醒：在填制采购订单时，单击鼠标右键可查存货现存量。！注意：用户如果在存货档案中设置了最高进价，在【设置】_【选项】中对“最高进价控制口令”参数录入了口令，那么当采购的货物进价高于最高进价时系统会自动报警。4. 如果单据输入有错误，可以用鼠标单击要修改的数据项或用Tab 、Shift+Tab 键移到要修改的数据项，直接输入要修改的数据。5. 单据输入正确后，必须用鼠标单击工具栏的保存 按钮或按下F6 快捷键，保存当前输入的订单。6. 订单存盘后，用鼠标单击工具栏的预览按钮可查看并设置打印格式，退出后按打印按钮或
3、按下Ctrl+P 快捷键，可将设计好的订单打印出来，交由供货单位进行确认。7. 如果不想保存当前输入的订单，可以用鼠标单击工具栏的放弃按钮，放弃该订单。8. 在保存订单后，如果发现数据有错，或该订单执行过程中需要调整，可以用鼠标单击工具栏的修改按钮修改订单。9. 继续按上述步骤输入其它订单，当一批订单输入完后，用鼠标单击工具栏退出按钮结束输入采购订单。！注意：. 如果企业要按部门进行采购考核，必须在部门 栏输入部门；. 如果企业要按业务员进行采购业务考核，必须在业务员 栏输入业务员名称或编码；. 已审核、已关闭的订单不能修改、删除。？提醒：参照输入：在输入采购类型、部门、业务员、供货单位、存货
4、编号、运输方式、备注等项目时，按F2键或双击鼠标左键，可以参照输入这些数据。带参参照可以缩小参照数据范围，即先输入数据编码、代码或名称的任何几个字，然后再参照。举例：在存货栏中输入“0101”，再按F2键或用鼠标点击参照按扭，则参照界面列示的是只含有“0101”的存货，且无论“0101”处在存货编码、代码和名称的什么位置。10.表头【订金】项为不可再录入，只能根据预付订金反写。采购订单保存后，点击【订金】按钮，弹出订金窗口，输入数据确定。(二) 各栏目说明订单编号：系统按自动加 1 给出一默认编号，可修改，如重号，提请修改。订单日期：订单的编制日期。自动取系统当前日期，可以修改。供货单位：必须
5、输入，可以参照输入。可以输入编号，也可以输入名称。提示：供应商档案中停用日期字段非空的供应商，不能用于新增单据。但老业务可以做完，如供应商停用后，还有未执行的订单，此张订单可以继续执行。部门：可输可不输，可以参照输入。如果先输入供应商后，自动带出供应商档案中的分管部门，可以修改。业务员：输入负责该订单的采购业务员。可以参照。如果先输入供应商后，自动带出供应商档案中的专营业务员，可以修改。！提醒：如果先输入部门再参照业务员档案，系统只给出该部门的业务员。到货地址：输入供应商编号后，自动带出供应商档案中的到货地址。允许修改。运输方式：输入供应商编号后，自动带出供应商档案中的运输方式。允许修改。付款
6、条件：输入供应商编号后，自动带出供应商档案中的付款条件。允许修改。运费、订金：可输可不输。账期管理：可以手工输入账期管理编码/名称或参照账期管理档案，取账期管理档案名称。允许修改。支持模糊参照。低版本升级上来的账套，如果没有对应的账期档案，此字段为空值。如果有对应账期档案，显示为账期档案名称。到期日：字段类型为日期型，默认取单据日期，然后根据录入的各项条件，进行计算。？提示：如果只录入账期管理，则取单据日期+账期管理计算到期日。升级客户，上述单据系统自动补填“账期管理” “到期日”字段值，计算依据：按单据日期+旧数据中信用期限。 “账期管理”和“到期日”字段要能够在单据之间实现传递，以下游单据
7、日期为基础根据上游单据账期计算到期日。默认不显示。一张参照多张时，只携带第一张单据账期管理和到期日信息。入库单参照采购订单、入库单参照入库单、入库单参照采购发票、采购发票参照采购订单，采购发票参照入库单，采购发票参照采购发票。存货编号：输入采购货物的编号，必须输入，可以参照输入。同一张采购订单可以输入编号相同的存货，包括自由项相同。存货名称、规格型号：由货物编号决定，这里只是显示。提示：存货档案中停用日期字段非空的存货，不能用于新增单据。计量单位辅计量单位：从存货档案带入，不能修改。自由项：采购订单的自由项为可输可不输项，其他采购类单据为必输项。数量件数：数量必须录入，必须大于 0，有辅计量单
8、位的存货才有件数。币种汇率：如订单上有外币，应输入订单上的币种，汇率自动折算出外币金额。单价：根据实际情况输入。金额：可以由数量*单价计算出，也可以直接输入。税率：根据实际情况输入，可输可不输。税额：不必录入，计算得出，税额=金额*税率。价税合计：不必录入，计算得出，价税合计=金额+税额。状态：分为 3 个状态。1.输入状态：没有确认之前订单都处于输入状态；2.审核执行状态：表示订单已经成为正式协议或合同，订单的货物正在到货入库过程中；3.关闭状态，订单货物全部到货或订单不能继续执行。项目、项目大类：可以手工录入也可参照录入的项目大类的编码及所属的项目目录的编码，系统自动带出项目大类名称和项目
9、名称，并进行合法性检查。参照时，点击项目栏的参照按扭，在弹出的参照窗中先选择项目大类，再选择所属的项目，确认后，系统自动将所选择的项目大类名称和项目名称带入项目大类和项目栏中。请参见如何使用项目参照。？提示：所有基础档案的参照提供带参参照的功能。即如果输入北京再参照应将所有包括北京 ，无论北京在什么位置均可参照出来。二、采购入库单采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：入库单、退货单；按业务类型划分为：普通业务入库单。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。在实际工作中，用户可根据到货清单直接在计算机上填制采购入库单（即前台处理） ，也可以
10、先由人工制单而后集中输入（即后台处理） ，用户采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。(一) 操作流程1. 填制采购入库单。如果采购入库货物是根据采购订单产生，那么可以用复制原采购订单方法填制入库单；如果采购发票先收到并且已输入计算机，那么入库单可以用复制原采购发票的方法填制；如果本次入库的货物以前已有相同的入库单，那么可以用复制以前入库单的方法填制。2. 如果启用了库存管理系统，由仓库管理员审核确认入库单，否则可以由采购人员审核。3. 交给采购结算会计进行结算处理。或者在采购
11、入库单生成发票并直接结算。4. 查询各入库单的实际入库成本。！注意：凡是审核过的入库单本系统不能再修改。因此审核必须认真仔细。如果没有启用库存管理系统，并且企业管理不要求严格，那就可以不审核入库单。采购发票与入库单可以分次结算，即入库单的一条记录可多次与采购发票结算。采购入库单成本批量入库界面增加存货编码、规格型号两列的字段。(二) 各栏目说明仓库：必须输入，可以参照输入，输入单据体的存货后，仓库不能修改，除非删除表体的各货物行数据。？提示：如果在仓库档案权限设置中定义了某一仓库对应的存货分类或存货，在参照录入表体存货时则只显示该仓库所对应的存货；否则，则显示所有属性为外购的存货。入库单号：系
12、统按最大编号加 1 给出一默认编号，可修改。若在【设置】-【选项】中选择手工编号，出现重号时提请修改，若选择自动编号，系统按规则取一新号直接保存。？提示：如果，计算机的自动编号与您的手工编号不一致，您也可以保留机器的自动编号，利用单据的一个自定义项设置成“人工入库单号” 。入库日期：计算机自动取操作日期，可以修改，不能为空。发票号：在录入采购入库单界面，如果您录入发票号，系统检查该发票号是何存在，如果存在，自动将该发票的信息拷贝到采购入库单上。订单号：可输可不输，可以参照录入，但只能参照已审核、未关闭的订单。输入的订单号必须是已有采购订单编号。入库单上有订单号，才可以统计订单执行情况。？提醒：
13、如果先输入了供货单位，那么订单号只参照该供货单位的订单号，以便缩小选择范围，加快输入速度。供货单位：必须录入，可以参照录入，可以带参参照；根据采购订单填制的入库单，供货单位不能修改；根据发票编制的入库单，可以修改为发票上的供货单位的下级供货单位。提示：供应商档案中停用日期字段非空的供应商，不能用于新增单据。但老业务可以做完，如供应商停用后，还有未执行的订单，此张订单可以继续执行。采购部门：可输可不输，可以参照录入。如果不输入采购部门，则不能进行采购部门方面的统计。如果先输入供应商后，自动带出供应商档案中的分管部门，可以修改。业务员：可输可不输，可以参照录入。如果不输入业务员，则不能进行业务员方
14、面的统计。如果先输入供应商后，自动带出供应商档案中的专营业务员，可以修改。?提醒：如果先输入部门再参照业务员档案，系统只给出该部门的业务员。采购类型：可以不录入，可以直接录入采购类型码，也可以参照录入。如果不输入采购类型，则不能进行采购类型方面的统计。入库类别：可以不录入。入库类别，是为了库存管理 、 核算系统对货物出入库情况进行分类汇总统计而设置的。 采购管理系统虽然不按收发类别进行统计，但由于采购入库单由采购管理系统填制，因此必须设置。？提醒：如果采购类型档案中定义了默认的入库类别，那么先输入采购类型后计算机会自动将默认的入库类别带出来，不用再输入。备注：可输可不输，可以参照录入。账期管理
15、：可以手工输入账期管理编码/名称或参照账期管理档案，取账期管理档案名称。允许修改。支持模糊参照。低版本升级上来的账套，如果没有对应的账期档案，此字段为空值。如果有对应账期档案，显示为账期档案名称。到期日：字段类型为日期型，默认取单据日期，然后根据录入的各项条件，进行计算。？提示：1、如果只录入账期管理，则取单据日期+账期管理计算到期日。升级客户，上述单据系统自动补填“账期管理” “到期日”字段值，计算依据：按单据日期+旧数据中信用期限。2、 “账期管理”和“到期日”字段要能够在单据之间实现传递，以下游单据日期为基础根据上游单据账期计算到期日。默认不显示。3、一张参照入库单、入库单参照采购发票、
16、采购发票参照采购订单，采购发票参照入库单，采购发票参照多张时，只携带第一张单据账期管理和到期日信息。入库单参照采购订单、入库单参照采购发票。存货名称编码：存货必须输入。可以直接录入，也可以参照录入。可以录入相同存货。？提醒：1、参照输入法：在输入存货时按 F2 键，或用鼠标点击存货参照按扭，系统给出存货参照界面。如果在仓库档案权限设置中定义了某一仓库对应的存货分类或存货，在参照录入表体存货时则只显示该仓库所对应的存货；否则，则显示所有属性为外购的存货。2、存货档案中停用日期字段非空的档案，不可用于新增单据。规格型号：从存货档案中带入。自由项：如果该存货定义了自由项，则必须输入。可以按 F2 键
17、参照选择一个自由项，也可以直接输入自由项。批号：有批次管理的存货，批号必须输入，否则不能输入。蓝字入库单的批号由用户输入。红字入库单批号用户只能参照选择。录入红字入库单时，系统自动将该存货结存不为零的各批次显示在屏幕上让用户选择。选择一个批号确定后，按 Enter 键。系统自动将用户所选批次的批号显示在屏幕上。！注意：个别计价只是存货的核算方式，不是仓储收发货方式，因此个别计价由存货系统指定，采购（主要指采购退回）不作处理。失效日期：保质期管理的存货失效日期必须输入，否则不能输入。计量单位辅计量单位：从存货档案带入，不能修改。件数、换算率：只有双计量单位的存货才能输入件数和换算率，否则不能输入
18、。件数必须输入。蓝字入库单，存货的件数必须大于零。红字入库单的存货件数必须小于零；批次管理的存货，出库件数必须小于等于该批次的结存件数。换算率必须大于零。数量：数量必须输入。蓝字入库单的存货数量必须大于零。红字入库单的存货数量必须小于零；批次管理的存货出库数量必须小于等于该批次的结存数量。由订单填制入库单时，计算机会按订购数量自动填入库数量，可以修改。单价：可输可不输，不能为负数，可以计算得出，单价=金额/数量。？提示：您可以在【设置】_【选项】中设定入库单单价的录入方式，可以定义为参考成本，则系统自动将存货档案的参考成本带入；可以定义最新成本，则系统自动将该货最近的采购成本带入；可以设定为手
19、工录入。金额：可输可不输。此处输入的金额不是采购成本最终确定的金额，采购成本以结算金额为准。可以由单价*数量计算得出。？提醒：数量、单价和金额三者之间的关系如下：数量*单价=金额。如果用户输入了数量和单价，则自动计算金额。如果用户输入了数量和金额，则自动计算单价。如果单价改变，则自动反算金额，数量不变。如果金额改变，则自动反算单价，数量不变。如果数量改变，则自动反算金额，单价不变。计划单价/售价：工业企业叫计划价计，商业企业叫售价。当核算系统按仓库设置了“计划价/售价”核算时，有计划价 /售价计价的存货做此步骤，否则不做。计划价 /售价从存货档案中取。计划金额/售价金额：计算得出，不能修改。计划金额 /售价金额=数量*计划单价/售价项目、项目大类：可以手工录入也可参照录入的项目大类的编码及所属的项目目录的编码，系统自动带出项目大类名称和项目名称，并进行合法性检查。参照时，点击项目栏的参照按扭，在弹出的参照窗中先选择项目大类，再选择所属的项目，确认后，系统自动将所选择的项目大类名称和项目名称带入项目大类和项目栏中。请参见如何使用项目参照。！注意：1、上述是单据最大可能栏目格式中的项目，如果用户通过【单据设计】增减了某些非必填项，其栏目不完全相同。2、对于有编码档案的项目，您都可以参照录入，系统支持带参参照。
