1、 1 规范管理 企业绕不 开的 必经之路 引 子， 一个小 故事 一个房地产公司行政经理，年轻有为，文笔非常不错，加盟公司后，按 照总经理的指示，为公司制定了大量的规章制度。 一次，问他一个问题： “你们公司有没有人能记得全部或大多数的规章 制度？ ” 他说：“没有。 ” 又问：“你老板记得住吗？ ” 他回答说： “老板这么忙哪记得住？ ” 不甘心，再问： “你是制定者，你能记住吗？ ” 他说：“刚制定的我能记住，以前的我就不能保证了 ” 连制定制度的人都记不清， 更别提其他员工了。或许大家记得最清楚的 制度便是上下班的时间了。 为 什么 制度难执 行 俗话说： “ 没有规矩， 不成方圆 ”。
2、 规是画圆的工具， 矩是画方的工具。 这句话的意思就是， 没有规和矩， 就很难画好方和圆， 要想画出合乎要求的方和 圆， 就要有矩和规的帮助。 同样， 对一个公司来说， 要想能够比较顺畅的进行生 产经营活动， 必须有相应的制度框架来作为支撑。 制度之于公司就像规矩之于方 圆，其重要性不言而喻。 公司的发展一般都会经历创建期、成长期、成熟期等阶段。相应的，公 司在发展的不同阶段都有不同的要求。 在企业经历了 创建期的领导个人魅力领导 阶段后， 必然会走向制度化管理阶段。 在这一阶段， 公司需要将企业业已存在的 管理思想、 管理模式等 ， 进行完善、 提升， 使 之制度化、 规范化， 转 化成为有
3、章 可循的、规范的、可操作的经营管理方法和模式。在其后，则通过选优、固化、 优化等步骤，逐渐地将企业制度制定出来。 制度制定出来后，下一步就是要求员工认真地执行这些制度。这就要求 企业员工以制度为标准，把制度看成是企业的法津来严格执行。在平时工作中， 企业应该处处以制度为准绳， 企业管理者几乎相当于企业的执法人员， 时不时地 以制度来衡量员工的一举一动， 当员工的举动违反了企业制度后， 企业将按照制 度的约定对员工进行处罚。 否则公司制定的这些制度， 只能成为一纸空文， 不会 产生良好的效果。就像货币只有流通起来才能够给人带来实质的增值和享受一 样，制度只有真正的执行下去，才会给企业带来真正的
4、管理效益。 但上述的只是一个理想的情况。制度管理中最为核心的问题就是企业的 制度， 理想状态下， 企 业制度应该时时刻刻出现在并且能够时时刻刻地规范到员 工的每一个工作细节中去。 可实际上却非常难。 员工几乎记不住公司现有制度的 内容， 熟悉的只是平时能接触到的制度。 如何将冗繁的制度条款 “落实 ”到员工 的工作行为细节中，有效地规范员工的行为？ 就像文章前面所讲述的小故事一样， 即使是制度的制定者， 都未必能够记清公司 的每一条制度， 何况是其他的员工？培训所起到的作用并没有想象中的大， 它似 2 乎更多地是让员工知道有这么一个制度， 但具体到如何执行、 去找谁执行的问题 上，如果不是用到
5、这个制度，恐怕没有人会真正的去关心它。 长此以往，制度往往被束之高阁，锁在企业文件柜中或是存在共享服务 器上； 冗繁的制度让人望而生畏， 没有人能记住与自己相关的所有制度细节； 大 多数员工仅仅在入职培训时， 对公司制度有过系统了解， 培训后 便都忘记了； 制 度的执行涉及多个环节， 传统的人找人 “照章办事 ”效率很低， 中间环节的延误 更容易使组织处于失控状态。 如何将冗繁的制度条款直接 “落实”到员工工作行 为的细节中， 时时刻刻规范所有员工的行为呢？我们如何能够确保公司管理制度 能够真正、切实、有效地、规范地执行呢？ 信息 让管理 “落地 ” 实际上，员工能记住的制度往往都是平时能接触
6、到的，接触到的越多、 越频繁， 记得就越牢。 一般来说， 员工接触制度最多的时候一是在入职学习的时 候， 二是在用到制度的时候。 而在平时大量的工作时间中， 制度就是行政部门或 者某个部门 柜子里面厚厚的一堆纸而已。 究其原因， 一是由于制度往往离员工很 远， 而且制度条款太多， 找到需要的制度很烦琐。 二是制度变更很难及时、 准确 地通知到相关人。 为了解决这一问题，很多企业采用了诸多方法，比如将相关制度打印出 来贴在需要该制度员工的工位上， 或是制度改动时， 将其做成 “大字报 ”贴在公 司的布告栏中。 分析这些方式， 其核心的含义都是信息的传播， 是将制度这一 “信 息 ”传递给需要这个
7、信息的人。 这给我们以启发， 促使我们可以从信息维度来分 析如何让制度落地。 耿启亮在其所著的管理思想如何 落地一书中认为：管 理在行为 和意识层次之外， 还存在信息层次。 他认为： 信息影响甚至决定意识， 而意识决 定行为。 所以， 既不能简单地直接从行为层次上进行员工管理， 也不能纯粹地用 意识层次的手段来管理，而是需要通过信息手段去影响或者调整组织成员的意 识，而后由员工自身的意识产生出正向的行为，从而达到企业组织管理的目的。 而制度的推行， 一味靠员工的自觉是不切实际的， 简单的依靠堵截也是不可能的， 而是要像大禹治水一样， 去疏导、 引导员工自发的遵守制度。 而引导员工最有效 的管理
8、手段就是信息层次的管理手段（简称信息手段），用友致远协同 OA 软件 A6 就是其中最典型的一种。 利用A6 让 制度 “ 落地 ” 第一步：让员工更方便地获取相关制度信息。 在制度的公布和查询方面， 可以利用致远 A6 的公告栏以及文档管理功能 来实现。 当公司有新的制度发布的时候， 可以通过公告系统， 向全公司的人员进 行发布， 让每一个员工都知道新制度的颁布执行。 同时， 还可以将该项制度的文 档放在相应的文件夹下， 当员工有需要的时候， 可以通过文档管理功能在相应的 文档中找到需要的制度。 此外， 利用文档管理功能， 还可以让所有职员根据系统 设置好的权限进行查询。 方便员工了解和运用
9、制度的操作， 也可以在 一定程度上 让员工与制度贴得更近，让制度在初步层次上对员工进行规范。 3 当制度 发生 了更 改， 新修 订的制 度则 可以 通 过 A6 协同有 针对 性地 发给 相关 的员工 ， 他 们会收 到系 统的 自动 提醒 ， 通知 他与 其相 关的 某项 工作的 制度 有所 变动 ， 很 好地规 避了 制度 变更带 来的 推广 问题 。 也 可以通 过公 告栏 向全 部人 员进行 发布 ， 并 同步 修改 文档管 理中 的文 件，以 达到 制度 的实 时同 步更新 ，保 证制 度的 权威 性。 第二 步： 让制 度真 正发 挥引导 作用 。 若 要实现这一 目标，则必须
10、将制度的 核心三要素 文字权 限、文字流 程、数 据规范 逐 4 落地 ： 即 用系统 权限 让 文字 权限 落地 ； 用协 同流程 将文 字流 程 落地 ； 用 系统 表单 使 数据规 范 落地 。而 这正 是用友 致 远 A6 核心 工作 技术流 的优 势所 在。 通过 致远 A6 ，可 以 直接将 企业 的各 项制 度从 纸上的 文字 转变 成协 同规 范，真 正规 范到 员工 工作 的细节 行为 中 。 员工也 不需 要去 记具 体的 制度内 容， 甚至 连制 度内 容是什 么都 不必 知道 ， 但 是员工 的行 为却 在无意 识中 严格 按照 制度 进行执 行。 当 制度 执行 的时
11、 候， 可 以通 过 A6 的 表单+流程 的模式 ，将 企业 的核 心制 度通过 表单 、 流程建 立为 相应 的固 化的 协同管 理规 范模 板。 表单 是将制 度中 的各 项规 定进 行规范 、 框 定相 应的内 容 ， 并形 成标 准的 规范数 据， 以利 于制 度在 A6 中的 审批 与流 转， 实现 数据规 范的 落 地 。 流 程则 是通 过 A6 协 同系统 图形 化、 可视 化的 配 置， 让 文字 流程 通过 直观 的 方式实 现 落 地 。 当员 工执 行某 项制 度 时，便 会 在 A6 系 统中 自 动按预 先设 定规 范模 板进 行填报 ，按 照 预先设 定的 规范
12、 流程 进行 流转审 批， 制度 对员 工的 行为约 束 管理 转化 为二 进 制 、 下的 无形管 理， 让员 工在 无意 识中规 范了 其行 为细 节， 既让文 字权 限 在 A6 协 同 中真正 落地 ， 又 让管理 制度 真正 落地 。 5 规 范管 理看邢钢 先来看一个规范管理的真实案例， 致远 A6 在邢台钢铁的企业实际应用状 况。 （邢台钢铁有限责任公司 （以下简称邢钢） ， 是国内最大规模的高端线材专 业化生产企业，是全国工业企业 500 强、河北省企业 100 强。） 在信息化建设过程中， 邢钢选择了用友 ERP-NC 作为其业务管理信息化平 台，选择致远A6 作为其组织管理
13、信息化平台。目前，邢钢在 A6 系统中设定了 25000 余个模板协同以及 1600 余个公文模板，涉及行政、党政、财务、人力资 源、生产管理、供应链管理等方面，在线人数一直保持在总并发数的 90%以上， 同时还实现了与ERP-NC、 科技资料查询系统、 档案系统、 客商管理系统 （CRM）、 产成品条码管理系统、 内网、 产品介绍网的单点集成或关联， 其系统建设已经颇 具规模。 以邢钢中一个普通的合同审批为例，我们来看看邢台钢铁的管理制度是 如何实现 “落地”的。在使用 A6 之前，邢钢同其他企业一样，一份合同的审批 需要打印出来之后， 交由相关的领导进行审批、 签字， 从部门负责人、 部门
14、经理 再到公司经理、 法务部、 公司主管经理、 公司总经理， 一趟下来， 至少需要 4-5 个签字， 而且越到上级， 发起人越无法掌握其时间， 进行审批签字的流程随时会 因为突发事件而搁置。 如果有些地方的撰写不符合公司的某项现行政策或者与法 务要求不符而需要新的修改， 那么所要花费的时间就更多了。 基本上一个合同审 批下来， 大概需要7 天左右的时间。 这里还仅仅计算了时间成本， 如果再考虑由 于流程管理或者合同格式管理不规范而给企业带来的风险和成本， 则一个合同审 批所产生的成本将是一个更大的数目。 而在应用了致远 A6 协同之后， 以上所有的难题都可以轻松解答了。 首先， 每一个合同的审
15、批， 都需要在 A6 协同的模板中按照既定的表单填写 （如下表） ， 之后该表单会按照预设好的流程， 由相关的负责人进行相应的审批。 其中出现的 任何问题，都可以在协同中进行回复并及时进行修改。同 时A6 的应用还可以解 决公司领导出差而带来的无法审批以及排队审批的问题， 同时利用可视化的流程 图， 可以得知该项审批在何处停留， 并可以提请相关的领导及时进行审批， 较好 地解决了审批过程不知停留在何处、 不知停留原因等现象。 同时还很好地留下了 处理痕迹，更好地做事后的追溯工作。A6 的使用，使得邢钢的审批速度大大加 快， 一份合同的审批可以由原来的 7 天左右， 减少到 3 天， 大大提高了
16、工作效率。 6 而在整个合同审批流转的过程之中，作为合同发起人的员工，不需要知 道合同的审批、 会签都需要找哪些部分、 由哪些领导签字、 领导是 不是在家、 是 不是今天有会议等无法进行审批签字等一系列繁杂琐碎的事情， 他只需要知道的 是在A6 的模板中有一个表单，他需要按照表单的要求进行认真的填写，然后点 击 “立即发送 ”， 后面的事情只是看看流程的审批节点到了什么地方， 正在哪位 领导处进行审批， 然后再看看各位审批领导对该项合同有什么异议、 或者需要什 么材料进行补充说明等的 “震荡回复”。 一切都是这么简单， 而员工则在不知不 觉当中实践了一次邢钢的管理制度，真正地做到了管理思想的
17、“落地 ”。 经过半年多时间的建设和使用，A6 已经成为了邢钢日常管理必不可少的 工具。25000 余个模板协同和 1600 余个公文模板的使用相当于将 26600 余条企 业制度通过A6 实现了信息层次的转化，确保了企业制度的规范执行，实现了企 业管理制度的 “落地 ”。 对于A6 对于规范企业管理的作用，邢钢信息评价部李健处长说： “A6 提高了企业的办公效率，明确了个人、部门的管理职责，弱化了部门间的壁垒， 实现了部门间的信息共享与无纸化办公， 也实现了邢钢管理信息知识的沉淀与保 存。 通过流程的建立， 也检验了邢钢原有管理制度、 管理流程的合理性， 保证了 企业管理制度的落地。 ” 目前 ，使用致 远协同管理软 件实现管理 落地的企业还 有中国邮电 器材集团、中 国电力 投 资集团 及其 下属 近 100 家 二三级 单位 、 天津住 宅建 设发展 集团 、 工银金 融租 赁有限 公司 、 天 津市经 委、 恒大 地产 、国 家体育 总局 、广 东李 宁等 6000 余 家客 户成 功应 用致 远协同 管理 软 件来实 现企 业的 管理 制度 落地。
