1、- 1 -应用文公文与公文写作第一部分 公文写作概述一、公文写作属于应用文写作范畴应用文使用范围很广，种类很多（几百种、几十大类）日常简单使用的分类为三大类行政机关种法定公文 机关应用文 党的机关种常用公文 计划、总结、简报、 调查报告、大事记等经济应用文 合同、协议书、投、招标书等专业应用文 司法 应用文 各种诉状、判决书等。外事应用文 笔录、公证书等科技应用文书信日常应用文 条据告启、海 报、启事礼仪、祝词、碑文、对联国家行政机关公文处理办法中规定行政机关 13 种公- 2 -文的名称是:命令（令） 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要中国共产党机关公文
2、处理条例中规定党的机关 14 种公文名称是:决议 决定 指示 意见 通知 通报 公 报 报 告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要二、公文的概念和类型公文的概念行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的类型从不同的角度，依照不同的标准，可以对公文进行不同的分类。1.从行文关系分类下级机关向上级机关行文，叫上行文，主要有报告、请示等。上级机关向下级机关行文，叫下行文，主要有命令（令）、决定、通知、通报、批复、意见等。- 3 -同级机关或不相隶属机关之间行文，叫平行文，主要有函。2.从公文作用分类用来颁布法律、法令或对有
3、关问题作出规定的公文，称法规性公文。直接体现上级机关的决策意图，对有关事项的处理或有关工作的进行起指令、指导作用的公文，称指挥性公文。法规性公文和指挥性公文一般都是下行文。下级机关向上级机关汇报、请示工作的公文，称报请性公文。用以向有关方面告知情况、周知事项的公文，称知照性公文。各机关或部门之间用来联系工作的公文，称联系性公文。如实地记录有关工作情况的公文，称实录性公文。3.从作者性质分类从作者的性质分，有党内公文、政府机关公文、企业公文和群众团体公文等。4.从办文时间分类从办文时间分类，也称从公文紧急程度分类，有特急件、急件和平件。5.从机密程度分类- 4 -从机密程度分，公文有绝密件、机密
4、件和秘密三、公文的特点.公文有法定的作者.公文有法定的权威.公文有特定效用、现实效用.公文有规范的体式5.公文有规定的处理程序公文特点决定了公文写作特点四、公文写作的特点及要求公文写作的特点.被动写作，遵命性强。.对象明确，针对性强。.集思广益，群体性强。.决策之作，政策性强。.急迫之作，时限性强。.讲究格式，规范性强。公文写作的要求.内容在政治上的正确性.业务上实事求是.文字表达上准确、简明、符合语法逻辑。.体式上符合规定。五、公文的体式- 5 -公文的文体公文体式 构成要素格式安排 公文的文体公文文体是指公文的表达方式和语体特征1.公文表达方式 兼用叙述、议论、说明、并以说明为主。一般不用
5、描写和抒情。2.公文语体特征（语言特征）：准确、简明、庄重、得体准确表达 、要绝对真实准确不能夸张、表达准确不产生歧义、用词要准确、准确使用量化词。 ”简炼表达使用约定俗成的表意清楚的简缩词语。庄重表达使用庄重严肃的书面语言，不用口语。得体表达得体就是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应。基本要求：一是要适应行文的语体风格，如指挥性公文应郑重严肃；告知性公文应简明晓畅；请示性公文应恳切明- 6 -白，切忌使用要挟性语言；商洽性公文要平和委婉，不得使用指令性语言等。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要恰当运用公文的专业用语。还要恰当使用公文的特定用语，这些特定
6、用语主要有：开端用语：开端用语是用于表示行文的目的、依据与原因的。如：为、为了、关于、由于、遵照、依照、根据、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。引叙用语：引叙用语是在引叙来文（电）时使用的。如：现接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。经办用语：经办用语是用于表示工作办理的时间及过程的。如：业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。称谓用语：称谓用语是用以表示不同人称的。如：我公司（分厂、处、室），你公司（分厂、处室），本公司（分厂、处室），贵公司（分厂、处室），该公司（分厂、处室）等期请用语：期请用语是用来表示请求与期望的。如：拟请、函请、务请、恳请、希
7、、希望、望、希即等。- 7 -表态用语：表态用语是用来对来文表明态度的。如：同意、照办、可行、不同意、不可、不妥、请核查等。综合用语：综合用语是对所叙述的情况进行综合时使用的。如：如上所述、综上所述、上述、总之等。过度用语：过度用语是在公文的段落之间使用、承上启下，起过度作用的。如：为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。谦敬用语：谦敬用语如：恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣幸、不胜感激等。结尾用语：结尾用语如：此令、此布、此告、为要、为盼、请指示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、特此批复、请遵照办理、请认真贯彻执行、以上意见如无不
8、妥、请批转各地区执行等。 公文的构成要素一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，这些项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。国家行政机关公文处理办法第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关- 8 -标识、发文字号、签发人、标题、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 ”中国共产党机关公文处理条例第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传送范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。 ”上述公文的构成要素， 办法列举了项， 条例列了项。必须说明的是，并非所有的公文都要由这
9、个或个要素组成，但其中的发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期这个要素是一般公文的固定组成部分，其它要素是否标注要视公文的具体情况而定。 公文的文面格式公文的文面格式也就是公文的规格式样，是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写样式。公文讲求书面格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标识。公文的各构成要素按照,格式要求划分为眉首、主体、版记三个部分。眉首部分眉首，也称文头部分，包括公文的份数序号、秘密等级和- 9 -保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项内容。眉首部分一般占公文首页的 1/3 到 2/5。1.公文份数序
10、号公文的份数序号又称公文的印制序号，指同一种公文在其总印数中的顺序编号。它主要针对秘密文件。有了份数序号，在登记、分送和清退文件时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。公文份数序号由 6 位阿拉伯数字组成，前面冠以“No：” 符号，顶格标识在版心左上角第 1 行。2.秘密等级和保密期限秘密等级简称密级，指公文秘密程度的等级，分绝密、机密、秘密三个等级。公文的秘密等级由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定。如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字，如“绝 密” 。标注密级的同时还应标注保密期限。保密期限根据实际情况确定，一般分一年
11、以内、一年及一年以上、长期和期限不做标注，凡期限不做标注的可按 20 年认定。标注方法是在密级与时限中间用“” 隔开，如“秘 密六个月” 、“机 密五年”、 “绝 密 长期”、 “机 密” 等。3.紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理的时间要求，又称缓急时限或处理时限。紧急公文根据紧急程度分特急、加急、急件，- 10 -由公文签发人确定。它的标注位置在密级之下；若未标注密级，顶格标识在版心右上角第 1 行，用 3 号黑体字，两字之间空 1 字，如“特 急” 。需要说明的是，有的公文急件可以在标题的文种之前标明，例如：中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知。4.发文机关标识发文机关标识也
12、称公文版头，是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，如：“国务 院文件” 、“市财政局文件” ；对一些特定的公文，可只标识 。发文机关全称或规范化简称，如通知、批复、函等。发文机关标识，居中套红印在文件首页上部。下行文或平行文，发文标识上边缘至版心上边缘为 25mm；对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm联合行文，主办机关名称排列在前， “文件” 二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。民族区域自治地区，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自
13、治民族的文字排在上面或前面。- 11 -5.发文字号发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成。例如“政发201116 号” ，“政发”是发文机关代字， “2011”是发文年份， “16 号” 为 文件序号，表明这份文件是 省人民政府在 2005 年度制发的第 16 号文件。发文字号的作用是，便于统计发文数量和查找、引用时作为公文的代号使用。机关代字应是该机关名称中最具特征的精练、集中的概括，以 23 字为宜，不宜多，应避免重字，用能表明本机关属性和层次隶属的字，避免与相近的机关混淆。如“政办”代表 省人民政府办公 厅。机关代字，一般说党
14、政机关多用“发” ，企 业单 位多用 “字”，函的代字加“ 函”字。年份应写全，加六角括号。如2005，不能写成05。序号表明本机关本年度发出公文的次序，它是按本机关的发文顺序编的流水号。序号不编虚位（即不编为），不加“ 第 ”字（个 别公文文种，如 “命令”例外）。发文字号在发文机关标识下面空行，用 3 号仿宋体字排布，平行文、下行文居中，上行文向左推至空一字处。发文字号之下mm 处印一条与版心等 宽的红色反线，作为眉首区与主体区的分界线。党的文件在此线中间部位印一颗“ ”。使用 这种套 红标识的公文，通常称之 为“红头文件”。6.签发人- 12 -在公文中标注签发人姓名，是表示公文生效并对
15、该文内容郑重负责的一个标识，一般供上行文选用。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左，空字，签发人姓名居右空字，签发人用号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之相距mm 。主体部分主体也称行文部分，由公文标题、 、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注 7 项要素构成。.公文标题公文标题一般应标明发文机关，简要、准确地揭示公文的主要内容（事由），并能透视文种。发
16、文机关名称、发文事由和公文种类是构成公文标题的三个基本要素。如：市档案局关于加强档案工作的决定，其中“市档案局”是发文单位， “关于加 强档案工作 ”是事由， “决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知道是什么单位发的、关于什么问题的，是什么种类的公文。公文标题的三个基本要素，一般都要写完整，但也有省略的情况：一是省略发文单位名称的。这又可以分两种情况，- 13 -一种是某些法规类公文，另一种是单位内部使用的公文，标题中都往往省略发文单位。二是省略事由的。有些公文内容单一，正文部分文字较少，使人一目了然，可以在标题中省略事由，如：中华人民共和国财政部令。三是发文单位与事由同时省略的。多见
17、于公布性公文，如公告、 通知等。这是为了张贴时醒目。有些公文在标题之下还有题注一项。题注是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序与时间等。例如：全国人民代表大会关于设立中华人民共和国澳门特别行政区的决定，题注是：“（年月日八届全国人大一次会议通过）”。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括入。需要说明的是，一份公文若采用题注这一形式，就不再用主送单位、成文日期等项目。2.主送机关主送机关是负有公文处理责任的受文机关，是公文的主要受理机关，应当使用全称或规范的简称、统称。请示、报告、批复、函，一般只能有一个主送机关；命令（令）、决定、指示
18、、通知和通报，一般有多个主送机关；公告和通告属公布性文件，不必写主送机关。主送机关名称在标题之下空行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角- 14 -冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。3.公文正文正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。公文的质量高低，关键在于正文写作的质量高低，因为正文是公文主旨和作用的充分体现。公文正文的结构一般包括开头、主体、结尾三个部分。（）开头部分开头部分，有人也称之导语或前言，常见的开头方式有：目的式。在写明具体事项之前，先写明发文的目的
19、，以引起受文者的注意。此种开头方式，常用表示目的的介词“为”、“为 了 ”等 领起下文。根据式。在正文开头写明作为行文依据的方针、政策、法规、规定及上级指示精神或其他事项，以增强公文的权威性、严肃性和说服力。根据式开头，常用介词“根据” 、“遵照”、“按照” 、“依照”等领起下文。缘由式。缘由式也叫原因式，即通过情况的介绍、问题的提出或意义的明确，使受文者了解行文的缘由，从而引起受文者对文件内容有足够的重视。 上述几种开头方式只是比较常见的形式，在实际写作中根据实际需要可以兼用。而且，无论采取哪种开头方式，都- 15 -应符合开门见山、简明扼要的原则。（2）主体部分正文的主体是公文部分最主要，
20、也是写好公文的关键和难点所在。公文的基本内容，在这一部分中被表述出来。内容充实，中心突出，表意明确，条理清楚，是对所有公文的主体部分的写作要求。由于文种不同，发文目的不同，其写作的具体要求也不同。各种具体文种的写作和要求将在后面结合例文加以介绍。（3）结尾部分结尾也称结束语，由于文种不同、行文目的不同，以及行文关系等原因，结尾的写法也不尽相同。上行文的结束语一般用“以上意 见当否， 请批示” 、“妥否，请批复”、 “以上指示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”或“ 以上报告，请审阅” 等，平行文则用 “特此函告”、 “专此函达 ”、“望函复”等，下行文一般用“此令” 、“此告”、 “希遵照
21、办理”、 “望贯彻执行” 等语。有些公文不设结尾部分，而是把可写入结尾部分的事项作为一个条目放在主体部分的最后，这是简化行文、缩短篇幅的一种需要。还有些公文写完主体部分之后，便自然而然地结束全文。总之，行文简洁、收束有力，是对所有的公文正文结尾的要求。公文正文在主送机关名称下一行。4.附件说明- 16 -附件说明用以说明附属在公文正件之后的有关材料的名称及件数。附件相对公文的正件而言，是对文件内容起说明和补充作用的文字材料，主要包括随文转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，以及文件中的报表、统计数字、人员名单等。附件是公文的有机组成部分，有些附件甚至可以说是反映公文的主要内容的部分，而主件只
22、起发布或转发附件的作用。公文如有附件，在正文下空 1 行、左空 2 字，用 3 号仿宋体字标识“ 附件” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码标注（如：“附件：1、”），附件名称后不加标点符号。所附文件材料，在成文时间和公文生效标识之后或另起一页排印，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识 序号；附件的序号和名称前后标识应该一致。5.成文时间成文时间指公文形成的时间， 国家行政机关公文处理办法称“成文日期 ”，它是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文时间的确定有以下几种情况：（1）在一般情况下，以领导人签发日期为准。（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期
23、为准（加括号写在公文标题的正下方）。- 17 -（3）法规、规章类文件以批准日期为准。法规、规章性文件的发布日期与实施日期不一致时，应同时注明实行日期。（4）两个以上机关联合发文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。（5）一般的事务性公文，如涉及具体事项的通知、函等，成文时间以它们的印发日期为准。根据国家行政机关公文格式规定，成文时间要用汉字标注；年、月、日要标全， “零” 写为“”；其 标识的位置见下面对公文生效标识的叙述。6.公文生效标识公文生效标识由机关印章、成文时间、发文机关署名等共同构成，是对这几项要素的统称。机关印章是公文制发机关对文件生效负责和确认无误的一种凭证。 国家行政
24、机关公文处理办法规定：公文除“会议纪要”和以 电报形式 发出的外，应该 加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。加盖公文印章有以下几种情况：（1）单一机关制发的公文，在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正文1 行之内，端正居中，下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当- 18 -印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。（2）当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。
25、只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm(参阅图 5)。（3）当联合行文需要加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文日期和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字标识成文日期（参阅图 6）。（4）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文” 的办法解决。公文加盖的机关印章应与发文机关标识、公文标题及发文
26、机关署名一致。7.附注附注也称注释或特殊要求说明，用以说明在公文的其它部分不便说明的各种事项，如需要解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法（标明公文发至哪一级或可- 19 -否张贴、登报）等。 “请 示” 应当在附注处标 明联系人的姓名和电话。公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文日期下一行。版记部分版记也称文尾部分，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 4 项要素。1.主题词主题词是指能够准确标示公文主题内容特征和归属类别的关键性词语。拟写主题词为各类公文的计算机存储、检索及管理工作提供方便。关于主题词的选用，现在执行的是 1997 年 12 月
27、20 日国务院办公厅秘书局修订发布的国务院公文主题词表。该表共有 15 类 1059 个主题词。公文标注的主题词必须在主题词表中选取。标引的顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，再标反映文件形式的词。例如：国务院关于加强水土保持工作的通知，查主题词表，类别词为“水利” ，类 属词为“水土保持”，文种是“ 通知”。有一点应该注意，公文主题词表中的类别标题不能作主题词选用。公文主题词的标注位置在附注或成文时间之下，版记反线上端。 “主 题词” 用 3 号黑体字，居左顶 格标识，后标全角冒- 20 -号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字，不用标点符号。标注主题
28、词一般不超过 5 个。2.抄送机关抄送机关是指除主送机关之外的其它需要了解公文内容的有关机关。确定抄送机关应把握以下几点：（1）抄送要限于同文件内容有关、需要对方知道或协助办理的机关。 （2）向下级机关的重要行文，应抄送直接的上级机关。 （3）受双重领导的单位的请示或报告，应根据文件内容确定主送机关和抄送机关。（4）当抄送的机关单位较多时，应按党、政、军、群和级别由高到低的顺序排列。公文如有抄送机关，在主题词下一行；左右各空 1 字，用 3 号仿宋体字标识“抄送” ，后标全角冒号；抄送机关 间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。3.印发说明印发说明又称印制版记
29、，指公文印制情况的记载，包括公文印制单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各级机关的办公厅（室）；印发日期是秘书部门起印文件的时间，用阿拉伯数字，年月日要写完整；印制份数是该份文件所印的份数。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在- 21 -主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1字，印发日期右空 1 字。4.版记中的反线及版记的位置版记中各要素之下均应加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。5.页码页码是指公文每一页的顺序编号。用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4 号一
30、字线，一字线距版心下边缘 7mm。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。以上介绍了公文的全部构成要素。需要指出的是，公文的眉首、主体和版记三个部分构成一份格式完整的公文整体。也就是说，一份完整的公文，必须三个部分齐全，缺一不可。文面格式样式图表- 22 -下行文文面格式： 0000001 机密一年特 急文件2000 1 号关于通知： 。附件：1、2、印 章二 O O O 年一月一日主题词： 通知抄送：，。办公室 2011 年月日印发- 23 -上行文文面格式：附件：1、2、印 章二 O O O 年一月一日（）主题词： 请示抄送：，。办公室 2011 年月日印发秘 密特 急文件20001 号 签发人：请 示：
