1、凯 博 电 线 电 缆 （ 深 圳 ） 有 限 公 司KAIBO WIRE & CABLE(SHEN ZHEN)CO.,LTD文件编号: KB-02-001制订单位: 行政部版 本: A/0制订日期: 发行日期: 分发号：核准 审查 制订KAIBO WIRE & CABLE (SHEN ZHEN)CO.,LTD文件管制程序文件编号：KB-02-001文件管制程序版 号：A/0 页 码：1/41、目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用的文件的版本是有效的。2、范围适用于质量管理体系有关的文件的控制。3、职责3.1 总经理负责品质手册和程序文件的批准和发布。3.2 管理者代表负
2、责品质手册和程序文件的审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。3.3 文控中心负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。3.4 各部门负责相关文件的编制和使用保管，部门主管负责相关文件的批准。4、定义：4.1 受控文件:指为本公司质量体系运行中作业的依据文件（包括内/外文件） ，需作变更修订，以“受控”章识别。4.2 非受控文件:指为制定本作业文件的参考文件或与产品品质无直接关系的文件，仅作登录管理，不需作变更管理文件。5、作业内容5.1 文件编号5.1.1 文件编号规则A、一级文件如品质手册、政策、目标、职责编号为：KB-01-XX，XX为流水号。B、二级文件（程序文件）编号为：KB
3、-02-XXX，XXX为流水号。C、三级文件（作业指导文件）编号为：KB-03-部门代号-XXX流水号。D、四级文件（表单）编号为：KB-04-部门代号-XXX流水号。E、部门代号如下： 行政:AD 生产:MA 生管: PC 工程:PE 管代：MR品质:QC/QE 业务:SA 储运:FD 采购 PU 其它:OT F、外来文件编号为：客户代号-XXX 流水号/原标准号-部门代号（XXXXX）日期如：08 年 6 月 20 日工程部收到罗克公司技术资料一份，文件上无编号；我司对此份文件的编号应为：LK-003/-PE（080620）G、文件分发编号为：XXX（文件流水号）-部门代号-XXX 流水号
4、如：文控需分发的文件编号为 KB-02-007；分发至工程部的文件分发编号为：007-PE-001 KAIBO WIRE & CABLE (SHEN ZHEN)CO.,LTD文件编号：KB-02-001文件管制程序版 号：A/0 页 码：2/4分发至业务部的文件分发编号为：007-SA-001。5.1.2 文件版本/版次管理A、 第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订为A/1版,依此类推。B、 为避免版次修订太多影响文件之真实内容,凡版次经修订5次后,或文件修订后总页数有变化时原制订单位进行版本变更,发行B版、C版,依此类推。C、公司的其他文件编号：可按公司原文件管理规定执行。5.2 文
5、件的编定5.2.1 品质手册和程序文件由管理者代表组织编写。5.2.2 工程部负责编制设计文件，包括技术标准、原材料采购标准、图纸及工艺文件等。5.2.3 其它管理文件、作业指导书由相关部门组织编写。5.2.4 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不作统一要求。5.3 文件的审批5.3.1 品质手册、程序文件由管理者代表审核、总经理批准。5.3.2 设计文件由主管工程师审核，工程经理批准。5.3.3 检验标准由品质部主管负责审核、批准。5.3.4 其它部门级管理文件、作业指导书由相关部门主管负责审核、核准。5.3.5 公司管理级文件由总经理批准。5.3.6 文件在送审的同时需填
6、写“文件分发清单”以确定分发部门，并由此文件的审批人负责审批“文件分发清单”。5.4 文件的发放5.4.1 受控文件原稿在提给文控中心前，送交人对文件进行以下确认：A、是否进行有效的批准B、标题、文件号、版本号、页数是否完整如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。5.4.2 将文件连同“文件分发清单”提交于文控中心，文控中心将收到的文件原稿作好编目登记，填写“文件归档编目清单”。5.4.3 文控中心根据“文件分发清单”的总份数进行复印,在复印文件上加盖“受控文件”章。5.4.4 文控中心把文件分发给有关部门，并要求文件领用人在“受控文件分发回收记录”KAIBO WIRE & CABLE (SH
7、EN ZHEN)CO.,LTD文件编号：KB-02-001文件管制程序版 号：A/0 页 码：3/4上签收。5.4.5 受控文件的原稿存放在文控中心指定的位置。5.4.6 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写“文件领用申请表”，经部门负责人及管理者代表批准后，方可领取，公司内不得使用未加盖“受控文件”章的受控文件复印件，一经发现，由文管中心收回，并追究其责任。5.4.7 当文件使用人将文件丢失后，应填写“文件领用申请表”申请补发（应在此表中说明丢失的原因）。文控中心在补发时应给予新的分发号，并在“受控文件发放回收记录”上注明丢失文件的分发号，必要时将作废文件的分
8、发号通知各部门，防止误用。5.5 文件以旧换新5.5.1 对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到文控中心换取新文件。5.5.2 以旧换新的文件，文控中心要在“受控文件分发回收记录”上做好登记，并注明原因。新的文件分发号与旧的文件分发号相同。5.6 文件的更改5.6.1 文件需要更改时，应填写“文件更改通知单”，说明原因。5.6.2 “文件更改通知单”及更改后文件的审批同原审批部门进行。5.6.3 文件更改批准后，由相关部门负责人实施更改。更改后的文件连同“文件更改通知单”交于文控中心。文控中心按“受控文件分发回收记录”的名单发放修改后的文件及“文件更改通知单”，同时回收作废的
9、旧文件。5.7 文件换版文件多次更（修改状态从 0 到 9 时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次的文件作废。5.8 文件的作废作废文件由文控中心按“受控文件分发回收记录”收回并记录。作废文件原稿加盖“保留作废文件”印章后存于文控中心，不作销毁。其余作废文件由文控中心统一销毁。5.9 文件的管理5.9.1 文件应有序的存放以便于存取和查阅。5.9.2 不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。5.9.3 公司运作方式以及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应的文件。KAIBO WIRE & CABLE (SHEN ZHEN)CO.,LTD文件编号：KB-0
10、2-001文件管制程序版 号：A/0 页 码：4/45.9.4 借阅文件时，应填写“文件借阅登记表”经文件所在部门负责人批准，借阅者应在指定的日期归还文件。注：公司编制的原版文件一律不外借。5.9.5 文控中心负责在每次内部质量管理体系审核前全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。4.10 外来文件控制4.10.1 作为设计、采购、生产检验、核准等依据的各类外来文件，由部门主管进行审查，审查批准后交由文控中心登记、编号、发放。发放时加盖“外来文件”印章。4.10.2 国家、国际标准，文控中心可不留存。其它外来文件，文控中心应存一分备索。4.10.3 为保持外来文件的有效性，各部门主管应
11、保持与有关主管部门的联系，并在每年的管理评审前，由管理者代表组织各部门主管对外来文件的有效性进行评审。4.11 发外文件的控制4.11.1 发外文件必须由管理者代表批准后方可发外（采购部发给供应商的文件除外）。4.11.2 提供给供应商和认证机构的受控文件（如加工图纸、技术规范、质量手册等），提供部门应做好发放登记（填写“文件外发记录”）及更改、作废的控制。4.11.3 提供给客户的文件不加盖受控章，不作更改（换）控制，但需做好发放要求。4.12 文件的评审每年管理评审前或根据需要适时对使用中的文件进行评审。6、支持性文件质量记录管制程序7、记录表单7.1 文件分发清单 7.2 文件归档编目清
12、单7.3 受控文件分发回收记录 7.4 文件领用申请表7.5 文件更改通知单 7.6 文件借阅登记表7.7 文件外发记录 7.8 外来文件一览表KAIBO WIRE & CABLE (SHEN ZHEN)CO.,LTD文件分发清单日期：表单编号：KB-04-AD-001版次：A/0文件名称 文件编号 版次制定部门 制订日期 受控或非受控分发至下以下部门部门 份数 部门 份数 部门 份数 部门 份数总经理 QC 部 采购部 组装部管理者代表 QE 部 电线部 生管部副总经理 工程部 铜线部 行政部业务部 储运部 胶粒部 外贸部核准： 审核： 制表：KAIBO WIRE & CABLE (SHEN
13、 ZHEN)CO.,LTD文件分发清单日期：文件名称 文件编号 版次制定部门 制订日期 受控或非受控分发至下以下部门部门 份数 部门 份数 部门 份数 部门 份数总经理 QC 部 采购部 组装部管理者代表 QE 部 电线部 生管部副总经理 工程部 铜线部 行政部业务部 储运部 胶粒部 外贸部核准： 审核： 制表：KAIBO WIRE & CABLE (SHEN ZHEN)CO.,LTD文件归档目录清单 表单编号：KB-04-AD-002版次：A/0表单编号：KB-04-AD-001版次：A/0文件类别：受控文件序号 文件名称文件编号 版次生效日期入库时间归档位置 归档人 备注123456789
14、1011122122232425KAIBO WIRE & CABLE (SHEN ZHEN)CO.,LTD文件更改通知单（管理类）文件编号： 文件名：更改实施期限： 年 月 日 共 页第 页修改原因：表单编号：KB-04-AD-005版次：A/0修改内容 版序变化修改条款（页、行）修改前 修改后 修改前 修改后分发至下列部门部门 份数 部门 份数 部门 份数 部门 份数总经理 QC 部 采购部 组装部管理者代表 QE 部 电线部 生管部副总经理 工程部 铜线部 行政部业务部 储运部 胶粒部需同时更改的文件： 版序变化：文件编号批准： 审核： 修改人：KAIBO WIRE & CABLE (SH
15、EN ZHEN)CO.,LTD文件领用申请表部门: 日期：: 文件名称 编号 版本 生效日期 领用原因 备 注表单编号：KB-04-AD-004版次：A/0核准： 审核： 制表：KAIBO WIRE & CABLE (SHEN ZHEN)CO.,LTD外来文件一览表客户名称文件名称文件编号 版本文件类型接收日期接收部门存放地点 归档人核准： 审核： 制表：表单编号：KB-04-AD-008版次：A/0KAIBO WIRE & CABLE (SHEN ZHEN)CO.,LTD受控文件分发回收记录文件名称： 文件编号：发放记录 回收记录序 号 发往部门 版 号 分发编号分发日期 发放人 收领人 签回 日期 备 注表单编号：KB-04-AD-003版次：A/0KAIBO WIRE & CABLE (SHEN ZHEN)CO.,LTD文件外发记录表供应商名： 传真： 电话： 联络人：序号 文件号 物料编号 名称 版本 分发编号 发送日期 页数 经手人 回收日期 回收方式 经手人 备注123456789101112表单编号：KB-04-AD-007版次：A/0
