1、OA 办公自动化软件选型要求注:红色部分可能为比较特殊的要求,针对部分单位实用,请留意。一、基础要求1、成熟品牌:必须为技术成熟的软件,软件从研发到应用至少有五年以上的时间,要求为国内知名 OA 软件品牌;2、用户群体:软件必须有较多的用户群体,在全国正式用户不低于 300家,在本省内用户不低于 30 家;3、版权证书:软件必须有省级以上的版权认证中心认证的软件版权证书;4、软件测评:软件必须有经省级以上软件测评中心的测评报告,测评结果在良好以上;5、开发资质:软件开发商要求注册资金在两百万元以上,有软件开发的相关资质;6、本地实施:在本省内有专门的软件实施服务机构,服务商要求有专业的实施服务
2、队伍,服务商公司注册资金在一百万元以上,有软件实施、服务及二次开发的能力;二、非功能性要求(一)软件架构与登陆方式1、软件采用 B/S 结构,无须安装任何客户端软件即可实现全球移动办公;2、软件支持 IM 即时通讯工具,可实现开机自动登陆,任务自动提醒,支持文件/消息的即时传送;3、支持通过手机的浏览器上网,实现 3G 上网移动办公,手机可以办理工作流事务。(二)软件界面1、软件有良好的操作界面,用户可更改登陆界面。用户可以自定义桌面,可以调整桌面模块,快捷菜单等。2、软件应提供多套风格界面,用户可根据自己的喜好调整工作界面。3、各模块显示列表内容的条数可以由管理员自行定义。(三)数据备份与恢
3、复1、软件支持数据库定时自动备份功能,提供一键式数据备份工具,方便数据备份与恢复;2、软件支持数据库导入、导出、修复等功能,即使在服务器突然掉电或中止运行的情况下,也能确保系统数据不会受到破坏。(四)安全性1、软件有丰富的安全加密、认证、保密措施,确保系统安全无风险运行;2、用户登陆时,支持加密锁、CA 认证、数字证书、动态密码卡等多种安全登陆认证机制,支持 Windows 域用户登陆功能;3、系统提供详细的审计功能,审计人员能即时审计安全操作日志;4、软件支持数据加密传输功能;5、工作流程系统支持电子印章系统确保数据安全,电子印章系统要取得国家相关部门的安全认证;6、支持 OFFICE 文档
4、在线编辑保留痕迹功能,支持对 OFFICE 文档操作保留文件级操作日志,支持保留 OFFICE 文档的历史版本功能;(五)易用性要求1、软件功能设计合理,易于操作使用,有电脑及软件基础知识的人员,无须经过专业培训,即可快速掌握软件操作;2、软件提供联机帮助说明文档,提供软件操作的电子文档说明书,方便用户使用,甚至能根据用户需求,定制软件操作的视频培训资料。(六)稳定性与运行速度1、软件有较快的运行速度,在网络优良的情况下,普通服务器配置,100人在线同时使用,操作响应时间控制在 2 秒钟以内;2、系统有很强的稳定性,保证能支持系统长年不间断运行;(七)用户数要求要求注册用户至少 500 人,并
5、发在线人数至少支持 300 人。(八)软件开放性1、软件要求开放数据库结构,有详细的数据库文件说明。2、在不影响软件安全性和版权控制的前提下,尽可能开放软件源代码。如果开放软件源代码,须提供开放代码的数量比例,开放源代码的模块等。(九)二次开发与系统整合1、在本地有项目实施及二次开发的技术团队,能根据用户需求进行个性化二次开发;2、提供二次开发的标准文档,并提供二次开发深入培训,方便用户自行二次开发。3、在对方系统开放数据接口并提供技术支持的情况下,支持与其它业务系统整合,实现单点登陆应用;4、在对方系统开放数据结口并提供技术支持的情况下,支持从其它系统提取数据,并在 OA 系统模块中呈现;三
6、、软件功能模块要求(一)必备基础功能模块1、电子邮件:支持内部邮件发送,支持群发功能,能查看邮件的查阅情况;2、内部短信:用内部短信实现重要信息的提醒,用户能查看、管理短信;3、手机短信:支持用手机短信实现重要信息的提醒,支持手机回复至OA;4、日程安排:可安排工作日程,实现定期提醒,领导可看员工的日程安排;5、工作日志:员工可以撰写工作日志,可以设置将工作日志共享给指定人;6、会议管理:实现会议的申请、会议资料上传,会议审批与会议纪要等;7、车辆管理:实现车辆的申请、使用与审批,可进行车辆维护登记;8、办公用品:实现办公用口的购买、领用登记,生成办公用品统计表;9、图书管理:实现单位图书的购
7、买、借阅登记管理;10、信息发布:实现单位通知公告、新闻、行业动态等各种信息的发布;11、文件管理:实现单位各种文档、资料的规范管理,能严格区分权限;12、人事档案:单位人事档案资料的管理、查询、统计和分析功能;13、考勤管理:实现单位人事考勤、请假、出差等数据的统计和管理;14、培训管理:实现单位内部培训管理,最好能支持在线考试。15、投票管理:实现各种类型的投票管理,支持实名或匿名投票,可自动统计投票结果。(二)重点功能模块1、工作流程系统1) 支持自定义工作流功能。工作流程设计简单易学,支持图形化工作流程设计功能;2) 工作流表单设计至少支持单行框、多行框、下拉菜单、复选菜单、宏控件、时
8、间日期控件等功能,利用丰富的表单控件可以设计出精美实用的表单;3) 工作流表单设计支持从 WORD、EXCEL 设计表格并导入,也支持用网页设计软件设计。4) 工作流步骤支持固定流程和自由流程功能;5) 工作流程图和表单均支持导入导出功能;6) 工作流程支持前进、回退、分支、选择、判断、收回、删除、委托、并发、会签、催办、主办人临时增加经办人等功能;7) 工作流程支持按任意条件进行查询功能,支持查询统计结果生成报表并导出功能;8) 工作流程的转交支持内部短信、手机短信等多种方式提醒。9) 工作流程每步可以设置办理时限,对于超时办理的工作流可统计并催办。10) 支持子流程功能,多个流程可以能用工
9、作流程可以相互关联、数据调用,甚至形成事务管理系统。11) 工作流设置支持自动文号规则,支持流水号设置功能。11) 工作流办理完毕,支持自动归档、转发到公告通知、新闻等信息发布模块功能;12) 通过工作流程系统,能实现公文管理、印章管理、合同管理、物品申购、项目管理、出差、报帐管理等,并能生成相应的统计报表;2、智能报表系统1) 支持并兼容 Excel 软件的功能,能直接导入、导出 Excel 文件,格式不会发生任何变化;2) 支持表格数据库定义功能,即将 Excel 表转换定义到数据库底层。3) 数据报表能灵活定义不同角色、用户的操作权限,以使不同岗位的人能进行不同的报表填报、审核、查询、统
10、计、分析功能。4) 数据报表支持直观的图形化显示功能,能支持常见的如饼形图、直方图、散点图等。5) 数据报表支持流程定义功能,不同的步骤可以设置不同的经办权限和可写、可视字段。支持单人填报和协同填报模式。6) 支持集成调用外部数据库数据功能,能实现不同业务系统之间的数据整合调用。7) 通过设置表格间数据公式、逻辑关系,能方便地生成灵活的业务管理系统。8) 与 OA 系统完美整合应用,有统一的软件操作风格及界面,能共用组织机构及权限设置、短信提醒方式等。四、项目实施、培训、售后服务与软件升级1、要求能根据我单位的实施情况,提供专业周到的项目实施服务。实施的内容主要包括各模块的初始化设置、工作流程
11、及各种数据报表的调研、设计和修改。实施的总体要求为在较短的时间内,使通用化的软件能在我单位具体应用。定制设计的工作流程数量不低于 20 项; 2、能根据用户需求,不断升级改进软件功能。如能提供更长时间免费升级的,请注明;3、提供分岗位、分模块、分层次的软件使用培训,对管理员提供深入的培训,使管理员能完全掌握软件的安装、升级、维护以及工作流程、数据报表的设计工作。4、售后服务要求:为用户提供专业周到的售后服务,现场服务要求 5(每周五天)*8( 小时 )服务,紧急故障要求在 4 小时内确保系统恢复正常运行。5、除了现场服务外,要求提供电话、传真、网络等形式的即时服务。服务承诺应写明服务方式,服务费用以及免费服务的年限等。我方要求软件现场免费服务的时间不低于 1 年。6、办公软件至少提供 2 年内免费升级,每年将软件升级改进的功能在网站上公示;