1、华中农业大学借款、报销业务办事指南【摘录自华中农业大学计财处，未尽事宜请访问华中农业大学计财处网站】一、日常借款、报销业务的具体流程一、从外单位取得发票和收据报销的要求1.发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中开具、收取的收付款凭证，须套有全国统一发票监制章；收据是从行政机关、事业单位或其他非营利性组织取得的收款凭证，须套有财政部门监制章。2.完整的发票（收据）应具备以下要素：付款单位名称，即发票抬头必须是“华中农业大学” ；填制发票或收据的日期；收款项目；购货发票须列出所购物品的名称、规格型号、单价、数量、金额（大小写必须相符） ；收款单位的发票专用章或者财务专用章。3.
2、财政、税务部门公告停止使用的旧版、老版发票（收据）不予报销。4.发票和收据一般在经济事项发生后的三个月内报销。5.发票（收据）遗失后，应取得原开票单位同一发票（收据）记账联的复印件，并在复印件上加盖开票单位的发票专用章或者财务专用章，附情况说明（保证以前从未报销） ，经所在单位负责人和计财处负责人签字后，方可作为报销依据。6.发票（收据）不得涂改、挖补，如发现有错误的，应当由开票单位重新开具。7.报销在境外取得的发票，必须出具境外汇款申请书、外汇兑换水单或银行卡支付的凭据。8.购物、服务类发票金额超过1000元（含）以上的，一般情况需转账支票或电汇支付。选择转账支票或者电汇结算，金额不受限制。
3、二、原始票据整理要求1.购物发票需经项目负责人、经办人和验收人（即须有三人签字）在背面签字；其它发票需项目负责人、经办人签字后方可报销。签字应清晰可辨，签字人应对经济业务发生的真实性负责。2.原始单据应按照办公用品、邮寄费、电话费、车费、招待费等归类整理，大票不需要粘贴，出租车票等数量多、面积小的票据应按从左到右的顺序呈鱼鳞状粘贴(见后图)到与报账单同大小的空白纸上。三、对报账人员和报账单填写要求1.报账人员在借款和报账时必须持本人校园卡，科研经费借款和报账时必须携带校园卡和相应的科研经费账本。不接受外单位人员直接报账。2.报账单上结算方式的类别有：冲账、现金、网银、支票、电汇。支票用于武汉市
4、内单位或个人（农副产品等）之间结算；电汇用于武汉市以外单位或个人（农副产品等）之间结算。3.报账单除按规定内容填写外，有借款的必须注明，以便办理借款冲销手续。四、差旅费报销的特别规定1.因公出国（境）旅费报销时，需从国际合作与交流处网站下载华中农业大学出国境用费审核报销清单 ，按要求填写，并将本人在境外开支的原始票据交国际合作与交流处审核签字，方可报销。2.差旅费报销时，必须填写出差人姓名、出差事由（因会议出差必须附会议通知） ，按报销单所列项目明细填写票据金额，注明出差的起止时间。差旅补助按出差自然（日历）天数实行定额包干，伙食费每人每天50元，公杂费每人每天30元。因会议出差，且缴纳会务费
5、500元以上的，住宿费据实报销，会议期间无补助。3.差旅费报销务必附往返车票，如有特殊情况只有单程票据或自驾车出差，需提供出差地的住宿费发票，并附情况说明，经出差人所在部门财务负责人签字方可报销补助。4.学生出差应在差旅费报账单备注栏注明按教师待遇或自定标准；出差到南繁和夏繁基地的人员和带学生到外地实习的教师，补助标准可由各部门参照上述标准执行。5.职工上下班交通补贴每年审定一次，年初首次报账时除本单位负责人审批外，还需人事处、后勤管理处审批。6.探亲旅费需填写华中农业大学差旅费报销单 ，由人事处审核签字方可报销。五、会议费报销规定1.会议费报销仅限于我校主办的会议，外出参加会议按差话费报销。
6、2.会议费的报销范围包括：会议室租金、住宿费、伙食费、交通费及资料印刷费等。3.报销会议费时，需将会议通知、参会人员名单、费用支付清单作为附件。4.如果委托旅行社等第三方承办会议及活动，报销时还需提供与第三方签订的合同或协议。六、办公用品、劳保用品报销的要求发票内容为办公用品和劳保用品等大类名称、金额在500元（含）以上的，报销时需附购物小票或注明商品单价、数量及金额的明细清单，并加盖开票单位发票专用章。七、通讯费报销的规定办公电话费、手机话费、网络通讯费按每月实际发生费用报销，预存话费不予报销。八、劳务费报销的规定1.研究生三助费、勤工助学劳务费等只能通过银行转账方式划入领款人中国银行（武汉
7、市开户）或汉口银行（华农支行开户）账户。请从计财处网站下载华中农业大学学生劳务费发放表 ，一式两份，按要求填写，注明经办人姓名及联系方式，一份计财处留存，一份交银行进账。报销时无需排队取号，交由指定会计审核即可。2.职能部门原则上不允许自行发放劳务费，确因工作需要应事先向分管校领导请示，从自筹经费中支出。3.报销校外单位人员劳务费时，需提供领款人姓名、单位、身份证号及本人签名。4.劳务费应按规定缴纳个人所得税。九、报销转银行卡（网银）的要求1.2010年7月后入校的教职工，首次报账时，需携带身份证和计财处发放的工资卡到资金结算科办理工资号与银行卡的关联手续。2.如报账需要转入工资卡以外的银行卡
8、，可携带身份证和其他中国银行借记卡（武汉市开户）到资金结算科办理变更手续。3.报账人员在会计核算科报账后，需到资金结算科确认，在“华中农大转卡支付受理通知单”记账联签字。十、怎样查询经费是否到账登录计财处网站，点击网页右侧“到账经费查询” ，如经费已到账，请到科研财务科领取银行入账通知书；如经费未到账，可携带付款单位的转帐凭证复印件到资金结算科查询。十一、交现金、银行入账通知书和付款单位转账支票的要求1.用现金交款，需填写“一式三联”的交款回单到资金结算科交款，凭交款回单到科研财务科开具发票或收据。2.用银行入账通知书交款，需填写一式三联的交款回单，到科研财务科开具发票或收据。3.付款单位交来的转账支票应具备以下要求：收款单位应填写“华中农业大学” ；付款单位名称、开户银行及账号填写要齐全；支票金额大小写一致，字迹不得有涂改；支票印鉴必须清晰；在支票有效期内；支票不得污损、折叠。十二、计财处办理借款、报销业务的具体时间因资金结算的需要，计财处办理报销业务的时间为上午8:00-11:45，下午夏季工作日为14:30-17：30，秋季工作日为14:00-17:00。小票据的粘贴
