1、第 1 共 10 页合同管理办法正式版：A/0文件编号：GL-S2-QY-012编制部门：总裁办公室第 2 共 10 页合同管理办法 第一部分 总 则 1.0 总则 为防范和控制合同风险，有效维护公司的合法权益，提高合同审批效率，特制定本管理办法。 2.0 适用范围及分类 2.1 适用范围：适用于对*集团及项目公司合同的管理，商品房买卖合同（含认购书）和劳动合同除外，其他下属公司合同管理可参考本办法执行。 2.1 分类：按合同的使用范围分为八大类：设计类、营销类、行政类、资讯类、工程类、开发报建类、采购类、其他 3.0 合同管理部门及职责 3.1 财务中心 财务中心负责公司合同统一归口管理，包
2、括： 3.1.1 建立各类合同执行台帐，监督检查合同履行情况，向公司提出意见 3.1.2 向公司每月报送合同统计报表 3.1.3 负责合同归档整理工作 3.1.4 在合同履行期对合同原件档案管理，履行完毕后移交总办归档 3.2 总裁办 3.2.1 负责于 OA 系统中录入合同档案，定期或不定期检查合同的档案管理情况 3.2.2 参与经济合同纠纷处理 3.2.3 对各部门提交合同的合法性、可行性及有利性进行审核，并提出专业意见 3.3 经办部门 3.3.1 具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草 第 3 共 10 页3.3.2 负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题 3.3.3 负责建立合
3、同台帐，定期对财务中心进行付款情况的核对 3.3.4 负责所承办合同的备案 4.0 合同的订立标准 一般情况下，除即时交付的简单小额经济事务外，应订立书面形式的协议或合同，但遇以下情况，须硬性订立书面合同或协议 4.1 工程类单笔业务金额超 1 万元； 4.2 非工程类单笔业务金额超 1 万元或合同有效期累计金额超 1 万元的 4.2 要求我公司提供保证、抵押或定金等担保的； 4.3 合同对方为外地单位的（广东省外） 第二部分 合同订立及会签 1.0 合同的拟订 1.1 确定签订方的合法性 经办人员应核对对方相应证照（营业执照、专业资质证书、企业代码证、税务登记证等）的原件，对方是自然人的，应
4、核对身份证明原件。核对后复印相应证件供审批人员审阅。 1.2 合同范本的使用 由经办部门草拟合同文本，如有标准合同范本，原则上以合同范本为基础填写或调整条款形成，如不能使用合同范本，可采用对方提供的合同。 1.3 合同必备条款 标的，数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任、廉洁协议等主要条款，在合同落款处须填写对方单位名称、联系人及电话等。 2.0 合同会签 第 4 共 10 页2.1 法务审核 合同经办部门填写合同会签单连同合同文本，送法务部审核。除集团总裁特别批示外，所有合同须加予法务部审核意见。 2.2 审核 经法务部签字确认的合同文本根据公司相关规定送有关部门会签，会
5、签部门就合同的专业符合性进行审核。 2.3 财务审查 财务中心根据合同项目的计划性质对合同的会签流程是否完整有效和合同支付款项进行审查，并签字确认。除集团总裁特别批示外，所有合同均须经财务中心审核。 2.4 审批 根据合同的性质及标的额不同，具体的审批权限见附件合同及用款审批规定 。 2.5 存档备案 审批后的合同统一汇总至财务中心登记，由其通知经办部门办理签章或领款，若经办部门在异地项目，由经办部门所属的集团职能中心办理。 2.6 注意事项 2.6.1 一般情况下，合同的审批流程应在 OA 上进行，对不具备 OA 审批的合同，方可以书面版形式办理会签流程。 2.6.2 如单价及总额、付款方式
6、等之前以请示或合同约谈记录表形式已报集团总裁审批，则合同会签及预付款的支出可省略集团总裁审批环节，具体参见*地产权责手册中的相应内容，否则，按既定流程办理会签。 2.6.3 经集团总裁审批合同，须加盖总裁电子版校核章或至集团总裁办加盖资料校核章方有效，凡无“资料校核章”的合同，财务应不予办理加盖公章、拨款等业务。 3.0 合同用章 3.1 合同会签完毕后三天内，由合同经办部门办理盖章或经办代表签字，逾期需重新办理审批流程。印章保管人盖章时、代表签字时须注意以下事项： 3.1.1 所盖章（签署）合同的会签流程完整且符合本管理办法 第 5 共 10 页3.1.2 对外订立的合同，原则上先由对方签字
7、盖章后我方才予以签字盖章 3.1.3 一般情况下严禁我方签字后以传真、信函形式交对方签字盖章 3.1.4 单份合同文本达 2 页或以上者须加盖骑缝章 3.1.5 合同正文原则上不允许手写修改，遇紧急情况须手写修改时，盖章人确认修改部分经审批后在修改部位加盖“资料校核章”以示确认。 3.2 对异地项目的合同在集团总部办理审批流程，若涉及法人代表签章，财务中心在核对审批流程符合后可直接使用法人代表私章。 4.0 合同存档备案 4.1 合同盖章完毕，合同原件、会签单等由财务中心存档，经办部门根据需要可持复印件备案。 4.2 所有履行期间的经济合同由财务中心永久存档，甲供材合同或甲分包的工程类合同由成
8、本管理中心编号外，项目分包的施工合同、材料采购合同由建筑项目部编号，其余合同由财务中心根据合同编码规则 （详见附件）统一编号。 4.3 每月初财务中心须将上月所有签订合同明细表提交总经办，总经办负责录入新增档案清单 ，并对合同的档案管理情况进行检查。 5.0 合同的履行 5.1 合同依法订立后，即具有法律效力，应当确实、全面的履行 5.2 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向相关部门反馈意见。 5.3 财务中心和经办部门为合同的跟踪部门，应由专人设立合同管理台帐，系统填报合同的签订、结算等动态情况，每季度进行一次校对。 6.0 合同用款审批规定 6.1 适用范围 第 6 共 10
9、 页若合同签订的同时须支付首期款或全部合同款，合同会签完毕且其条款无须任何更改时，财务中心即可直接通知请款人办理取款，其用款申请无须额外办理，否则，合同须待全部完善后方可办理取款。 6.2 申请 经办部门依合同规定，根据合同项目实际进度或情况填写合同用款申请单 ，注明已付款项及比例、本次申请款项及累计付款比例。对工程类合同的，填写进度款申报资料 ， 具体流程参见工程款管理办法 。 6.3 审核 相关部门就合同项目实际进度及有关专业指标的符合性对合同用款申请单进行审核，并签字确认，每类合同的具体审核部门详见附件。 6.4 财务审查 财务中心就合同用款申请单请款情况是否与合同约定情况一致进行审查，
10、并确定合同款的支付形式。 6.5 最终审批 根据合同性质、合同标的额大小及合同项目的预算性质，其对应的最终审批人详见附件。 7.0 合同的变更、解除 7.1 存在以下情形之一，我方应及时申请解除合同: 7.1.1 在履行期限届满之前，对方明确表示或以自己行为表明不履行主要债务 7.1.2 对方延迟履行主要债务，经催告后在和合理期限内仍未履行 7.1.3 对方延迟履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的 7.1.4 法律或合同规定的其他情形 7.2 变更或解除手续办理 我方收到对方当事人要求解除或变更的通知后，应当于约定时间内给予书面答复。变更或解除合同应按照合同草拟及会签流程报批。变更或解除
11、合同的文本作为原合同的组成部分，合同编号不予更改。 7.3 变更后合同会签 以下内容以外的合同变更，变更后合同，经相关部门会签后，由总办校对原合同后，盖第 7 共 10 页“资料校核章”后，可办理签订或用章流程，无须送报集团总裁审批；如涉及以下内容的变更，变更后合同还须按既定流程重新办理会签。 7.3.1 合同标的、单价、总标的额 7.3.2 付款条件 7.3.3 保修期 7.4 合同变更办理手续 财务中心在存档新合同时，对变更前的原合同在封面加注说明，一同存档备案。其余份数的原合同由经办部门收回销毁。否则，因此产生的法律责任由经办部门负责。 8.0 合同纠纷的处理 合同纠纷应首先通过协商解决
12、，合同纠纷的协商结果须形成书面协议，作为原合同补充，并按协议执行。若协商无效，应及时向经办部门负责人汇报，与财务中心整理、收集完整的合同通知法务部，根据合同规定，向有关机构提请仲裁或诉讼。 第三部分 附 则 1.0 处罚规定 合同经办人员出现以下情况之一，给公司造成损失的，公司将视情节向责任人员予以壹佰壹万元罚款，严重者追究法律责任 1.1 未经授权批准或超越职权签订合同 1.2 应当签订书面合同而未签订书面合同 1.3 合同在会签过程中某环节停留时间超出 2 个工作日或以上 1.4 因工作过失致使公司被诈骗 1.5 公司履行合同未经对方当事人确认 1.6 遗失重要证据 1.7 合同会签流程不
13、完整或不符合流程环节的 1.8 其他违反公司相关规章制度的 第 8 共 10 页2.0 解释、修订 2.1 本管理办法由集团总裁办负责解释修订，经集团总裁签字颁发生效。 合 同 用 款 申 请 单Contract Spending Application forms只适用非进度款申请使用用款合同 申请人 申请部门合同编码 约定付款次数 填表日期全 称开户行帐号申请事由收款单位付款方式合同总价款 其中质保金前期已付款 累计已付款 已支付比例 已付款次数本次申请金额 人民币（大写） ￥本次申请用款 截止本期累计付款 已支付比例请款说明部门负责人核准相关部门对项目进度说明合同管理审核第 9 共 10
14、 页合 同 会 签 单Countersigned contract Form会签说明：1、合同分类及审核审批权限规定详见合同管理办法附件一；2、若合同项目及涉及的金额在经办部门负责人审批权限内，则不须填写“审批栏”财务总监集团总裁审批缓急程度 普通 急 特急 机密程度 普通 机密 绝密合同名称 合同编码 （财务中心在归档时填写）甲方 乙方合同期限 合同金额 合同标的次数 第一次 第二次 第三次 第四次 第五次付款批次比例经办部门 经办人 起草日期合同说明经办部门意见若 需 缴 纳 首 期 款 /预 付 款 请 填 写 下 栏收款单位全称 开户行 帐 号 付款方式 付款比例 款项法务部意见审核 1 审核 2第 10 共 10 页合同分类编号规则合 同 分 类 编 号 规 则 .pdf合同分类及审批权限规定合 同 分 类 及 审 批 权限 规 定 .PDF审核 3 财务审核审批
