1、弹性工作制与远程办公办公室业务?2008 年第 2 期不久前,北京市政府的有关负责人向媒体透漏,2008 年北京奥运会期间,为了缓解北京市的交通拥堵,将考虑在一些单位实行错峰上下班.这预示着随着我国经济社会的不断发展和现代办公手段的日益完善,弹性工作制与远程办公将有望在我国一些地方的国家机关,企事业单位中得到实施.所谓弹性工作制指在完成规定的工作任务或固定的工作时间长度的前提下,员工可以自由选择工作的具体时间,以代替统一固定的上下班时间的制度.弹性工作制是 20 世纪 60 年代由德国的经济学家提出的,当时主要是为了解决职工上下班交通拥挤的困难.到了 20 世纪 90 年代,大约 40%的大公
2、司采用了弹性工作制,其中包括杜邦公司,惠普公司等着名的大公司.在日本,日立公司在 1988 年推行这一制度,除生产线上的工人以外,有 4 万人自由地选择自己的工作时间.富士重工,三菱电机等大型企业也都以此为目标进行了类似的改革.时至今日,这种工作制度已经在世界各国得到普遍的认可,在很多企事业单位和劳动群体中广泛应用.弹性工作制有多种实现形式:第一,核心时间与弹性时间结合制.工作时间由核心工作时间(通常 5-6d,时)和环绕两头的弹性工作时间组成,员工除了要在核心工作时间保证到岗外,弹性时间可以自行选择.第二,工作成果中心制.单位对员工的工作只考核其成果,不规定具体时间,只要求在一定的期限内按质
3、按量完成任务.第三,紧缩工作时间制.员工可以将一个星期内的工作压缩在两三天内完成,办公剩余时间由自己处理.目前在我国的大专院校,科研单位,文化艺术团体中已经部分实行弹性工作制,其中的教师,科研人员艺术家等脑力劳动者不用到办公室中“ 坐班 “,而是采取以上一种或多种方式进行工作考核.弹性工作制是社会生产力发展到一定程度以后的产物,在现代化程度较高的企业及社会组织中,员工的工作效率不是依靠大批人集中在一起工作形成的,而是需要更多地发挥员工的工作热情,知识结构及创新能力.随着电子计算机和互联网络的广泛应用,我们步入了知识经济的时代,信息产业,文化创意产业,服务业所占的比重大幅度上升,更多的人从事到以
4、脑力劳动为主要内容的行业中来,在一些大城市中,从事商业服务业,电子信息产业和文化创意产业的人数己2OO8 年第 2 期? 办公室业务经超过了从事制造业的人数.由于城市规模的不断扩大,机动车数量的迅速增加,交通拥堵问题日益严重,能源的浪费及环境污染与人类社会的可持续发展形成尖锐的矛盾,实行弹性工作制和远程办公,为解决这个矛盾提供了一个有效的解决方法.核心工作时间与自由时间结合的办法是比较常用的弹性工作制形式.核心时间随着单位性质的不同,单位内部分工的不同以及季节的不同而有所区别.比如在商业服务业中,销售人员比较繁忙的时间段一般在晚上六点以后和节假日期间,而物流管理人员比较繁忙的时间段则为每天上午
5、 8 点到 11 点.在 IT 行业中开发人员与技术服务人员工作的时间要求也有所不同.将这些岗位的核心时间进行分析和规定,既可以使员工根据个人的实际情况安排个人上班的时间,避免在交通高峰中耗费更多的时间和精力,也可以保证在核心工作时间内有充足的人员来保证业务的正常进行.实行这种弹性工作制并不会减少员工每天的工作时间,例,如,某单位规定每天工作时间为8 小时,不算 1 小时的午餐休息时间,核心工作时间可以由上午 9 点到下午 3 点,而办公室实际开放的时间为上午 6 点到下午 6 点.在核心工作时间内,所有员工都要求来到工作岗位,但在核心区段前后的弹性时间内,员工可以任选其中的 3 个小时工作.
6、此外,一些单位规定弹性工作制有储蓄时间的功能,即员工只要保证了每周的总工作时间,每天的具体工作时间可以不一样,这样就使得员工在工作时间的安排上更加灵活.实行弹性工作制可以给单位带来三个好处.首先,员工如果能自由地确定工作时间,这就降低了员工迟到和旷工的可能性,即使有需要处理的私人事务也可以灵活安排.其次,可以提高个人工作效率,早上工作效率最高的人可以把工作时间安排在早上,而下午或晚上工作效率最高的人可.以安排在下午或晚上.第三,错开员工的上班时间可以延长单位对外业务的时间,而同时又不产生加班的费用.这无论是对于企业还是政府机构来讲,都有助于提高商业或公共服务质量,得到更多的公众满意度.从城市管
7、理的角度考虑,实行弹性工作制可以带来巨大的社会效益.由于采用刚性的工作时间会使得人们只能选择在交通拥挤的高峰时段出行,无论是乘坐公共汽车还是自驾车都需要耗费很多的时间和精力.在北京,上海,广州这样大的城市中,同等距离的情况下,在高峰时段出行所需要的时间要高于普通时段的一倍甚至数倍.并且由于大量机动车处在低速行驶的状态下,燃料消耗大,污染物的排放量高,又会造成极大的资源浪费及环境污染.如果有条件的单位都实行弹性工作制,错开员工上下班的高峰时间,就可以有效缓解城市的交通压力,有利于节能减排,保护环境.在提倡实行弹性工作制的同时,还可以进行更深层次的思考,就是能不能让一些人呆在家里上班呢?于是 ,出
8、现了远程办公的概念.尤其是各级政府机关与事业单位,日常办公的特点是会议多,文件多,程序多,召开会议,传递文件,处理事务需要大量的人员车辆穿梭往返,既造成了社会资源的浪费,也不利于提高办事效率,对城市交通也构成了一定的压力.而实行远程办公则可以较好地解决这些问题,促进机关办公效率的提高.机关远程办公经常采用的形式有以下几种:第一,召开网络视频会议.对于采取垂直领导体制的政府机关来讲,召开网络视频会议是一种常用的远程办公形式.利用常规的宽带网资源,配置相应的视频会议软件及电子显示设备,就可以组织召开视频会议,无论是集中布署工作还是民主讨论问题,都可以模拟现实会场的议程在网上进行.这样做的好处:一是
9、时效性强,特别是紧急情况下召开的由分布在较大地域范围内人员参加的会议,视频会议系统可以发挥突出的作用.二是节约资源:避免由于集中人员需要大量公务车辆奔波往返所造成的费用开支.三是提高效薮由于减少了参会人员花费在路途上的时间,可以节省出大量的工作时间E 壁 oPERTIoNS53办公室业务?2008 年第 2 期来处理更多的办公事务.在现有的技术条件下,召开一般的视频会议所需要的设备比较简单,资金投入也不大,但所传输的视频图像清晰度由于网络带宽条件的限制会受到一定影响,如需要高质量的图像可以采取增加带宽,如架设专线的办法来实现.在一些不具备有线网络的特殊情况下,如突发事件的现场,也可以采取卫星通
10、信等移动通信方式来加入视频会议系统,以便领导随时了解现场情况,及时做出决策.第二,通过 OA 系统及其它网络工具实现远程办公.OA 是办公自动化的缩写,主要是通过电子计算机及其联网系统,进行公文起草,修改,审批,制发,信息搜集整理等方面的工作.在机关内部,OA 是通过局域网来实现的,把局域网以一定的方式与整个因特网连接,就可以实现对单位局域网的远程访问.这样,无论员工在家里还是出差在外,只要具备登陆因特网的条件,就可以凭借自己的用户名及其密码登陆到 0A 系统处理公务,而不必非要到单位的办公室里才能处理.目前,远程办公的工具除 0A 系统外,许多单位还开发了适合自己特点的网上信息发布与报送的平
11、台,方便员工报送信息.此外,许多单位或者个人还通过 QQ,MSN 等即时通信平台,电子邮件,网络硬盘,论坛,博客,手机短信等信息手段来辅助实现远程办公.54.O.F.F.I.C.E.O.P.E.R.A.T.I.O.NS第三,网上办事大厅,即现在人们常说的电子政府,电子政务.政府部门在网上开设公开办事平台.需要经过政府部门审批,管理和服务的企业或者个人,可以通过网络进入网上办事大厅来办理自己所需要的事务.这种远程办公的对象已经不限于机关内部人员,而是面对政府管理或者服务的广大公众.开设了这个平台以后,很多事情不用到政府部门亲自去办,在单位或者是家里通过敲敲键盘就可以轻松搞定,不仅大大方便了广大群
12、众,减少了办事往返的路程,而且实现了政府办事程序的公开透明,有助于实现政府工作的公开,公正,公平与效率的提高.弹性工作与远程办公还为人才的开发和利用提供了更广阔的空间与更灵活的方式,单位可以聘用那些居住在很远的地方的人才,也可以聘用更多的兼职人员,并且不需要为他们提供固定的办公室.这样既减少了办公成本,也避免了员工聚在一起产生的矛盾与内耗简化了单位与员工的关系.远程办公技术的不断发展与完善,将会给办公领域带来一场革命性的变化.现在我们从电视节目中常常可以看到,围绕一件.新闻事件的报道,在电视台的演播室内,主持人可以连线分布在全国各地的记者,通过图像和声音为观众进行全方位的报道,使得我们在同一时
13、间段内可以了解到发生在全国各地的新闻,同时还可以听到有关专家对新闻事件的分析评论,这实际上就是一种远程办公的方式.相信未来的远程办公可以最大限度地降低人们为了传达信息,讨论问题,处理文件所产生的外出时问,在自己的办公室甚至是在家里就可以处理更多的事情.当然,实行弹性工作制与远程办公也会带来一些问题,如某些缺乏自律能力的员工可能会利用弹性工作制的空子来做其它的事情,远程办公中的保密问题须特别注意,员工缺乏面对面交流可能引发一些心理问题,对员工的绩效考核的方式以及管理制度必须改变,等等,这些都需要在实践中逐步解决,使现代化办公理念和手段能够不断完善,实现办公室业务的与时俱进.(作者系北京市昌平区政协秘书长)
