1、制作自动转账凭证的顺序问题嬗李军同志在中华会计函授1997 年第 3 期上发表的“如何建立自动转帐凭证模式“一文.以远方通用会计核算系统为例,详细介绍了自动转帐凭证模式的建立过程,并提出了在每个月选择执行自动转帐,制作自动转帐凭证过程中应注意的一些问题,给人以很大启发.本文拟就制作自动转帐凭证的顺序问题.谈一些粗浅的认识.希望能作为李军同例如,每月提取折旧,预提修理费,补提坏帐准备,交纳税金,结转本年利润,结转产品销售成本等.这样,就产生了一个执行过程中的先后顺序及操作流程问题.为说明这一问题.首先将这些自动转帐分录进行分类.一类自动转帐分录称为独立分录.其金额大小与本月发生的任何经济业务无关
2、.可以在当月的任何时候使用.如每月提取折旧费和预提修理费等.另一类自动转帐分录称为相关分录,其金额大小与本月发生的经济业务有关.例如,交纳税金与当月的销售收入有关,管理费用的结转与当月发生的费用有关.也就是说,这类分录中的某些帐户,金额来源于其他帐户月末的汇总数据,只有在与之相关的经济业务已发生,并且已形成帐户汇总数据后,才能制作该自动转帐分录确定的凭证.因此,相关自动转帐分录应放在月末结帐时选择执行.在上述相关分录中,还有更特殊的一类,这类分录中的某些帐户,其金额来源和一些独立分录或相关分录中的帐户数据有关,从而与之一起形成相关链.这就需要根据经济业务性质,对这些自动转帐分录排队.按照相关链
3、的先后次序来制作自动转帐凭证.我们称应该先执行的自动转帐分录为优先级别高的(-K-最高级别从一级开始),受其金额大小影响的自动转帐分录则称为优先级别低的(如二级,三级等).下面以远方通用会计系统及其教学版配套练习题为例,说明自动转帐执行过程中的先后顺序及操作流程.借:管理费用坏帐损失(第 28 题)贷:坏帐准备借:产品销售收入(第 39 题)营业外收入投资收益贷:本年利润借:本年利润(第 39 题)贷:产品销售成本产品销售费用产品销售税金及附加管理费用财务费用营业外支出借:本年利润(第 42 题)贷:利润分配一未分配利润显然,上面 4 个自动转帐分录中,为独立分录,为相关分录.对于,只有当产品
4、销售收入等3 个帐户产生了月末汇总数据.方可选择执行;对于 .只有当产品销售成本及各项费用,支出等 6 个帐户产生了月末汇总数据,方可选择执行.其中分录涉及到管理费用,依赖于独立分录.分录须由和产生.故依赖于与.这样由到形成了一个相关链.其中为独立分录,优先级别最高.为一级.为二级.可放在一级也可放在二级.为三级.在这套练习题中.如果我们只设置了这 4 个自动转帐凭证模式.则在执行自动转帐时.就可先选择和,再选择.最后选择或先选择.再选择和.最后选择.由于自动转帐中的帐户数据来源于某帐户的汇总数据.因此,在操作流程中应注意每做完相关链中的一级自动转帐.对生成的新自动转帐凭证必须进行审核,汇总后.方可进行下一级自动转帐.其操作流程图为:键盘录入凭证一打印/仲裁一汇总一自动转帐(或和 ) 一打 E;p/仲裁一汇总一自动转帐 和(或)一打印 /仲裁一汇总一自动转帐一汇总一记帐 ,结帐.凭证的顺序问题制作自动转帐
