1、秘书实务,第十二章 其他日常事务,第一节 值班工作,一、值班的概念和种类值班是一种按时间分工旨在保证组织及其分支机构正常运作，负责处理临时性、综合性、事务性以及各种特定性专项工作的工作方式。,第一节 值班工作,二、值班任务(一) 负责信息沟通和通讯联络(二) 办理工作接待和群众来访(三) 承办上司交办事务(四) 处理突发事件(五) 负责安全防范工作(六) 负责值班记录,第一节 值班工作,三、值班制度(一) 岗位责任制(二) 交接班制(三) 请示报告制,第一节 值班工作,四、值班要求(一) 忠于职守(二) 认真细心(三) 严守秘密(四) 热情待人(五) 详细记录,第二节 通信联络,一、公务电话(
2、一) 拨打电话1.通电话前的准备2.通电话的一般程序3.找对方上司通电话4.替上司向外打电话,第二节 通信联络,一、公务电话(二) 接听电话1.接听电话的一般程序2.来电内容的处理3.妥善处理打给上司的电话,第二节 通信联络,一、公务电话(三) 秘书处理公务电话应注意的事项1.做好准备并认真记录2.吐字清晰，用语规范,速度适中3.态度和气,多用礼貌用语4.注意安全保密5.打电话时姿态要端正,第二节 通信联络,二、邮件收发(一) 邮件的接收程序和方法1.收取2.分拣3.呈送4.拆封5.阅读6.处理,第二节 通信联络,二、邮件收发(二) 邮件的寄发程序和方法1.检查核对2.折装密封3.登记交邮4.
3、保管收据,第二节 通信联络,二、邮件收发(三) 电子邮件的处理经常查看是否有新邮件，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方表示已经收到。电子邮件必须注意保存，做好备份。,第三节 印信管理,一、印章管理(一) 印章的种类1.组织公章2.领导印章3.其他印章,第三节 印信管理,一、印章管理(二) 印章的刻制和颁发1.印章的刻制2.印章的颁发,第三节 印信管理,一、印章管理(三) 印章的启用和保管1.印章的启用2.印章的保管,第三节 印信管理,一、印章管理(四) 印章的使用凡使用印章，必须经有关领导审核批准。秘书每次用印，都要进行详细登记。(五) 印章的停用和销毁,第三节 印信管理,二、信证管理(一
4、) 介绍信的管理(二) 证明信的出具(三) 凭证的管理,第四节 机关后勤事务,一、环境管理(一) 机关外部环境管理机关整体卫生道路、庭院的绿化车棚、车库机关大门,第四节 机关后勤事务,一、环境管理(二) 机关内部环境管理1.办公室的布置2.办公楼的管理3.会议室、礼堂、食堂的管理,第四节 机关后勤事务,二、办公资源管理办公资源有固定设备和消耗性用品两类。(一) 采购和发放(二) 调配和管理(三) 库存和保管,第四节 机关后勤事务,三、车辆管理 (一) 车辆配置(二) 车辆调度(三) 驾驶员管理,第五节 保密工作,一、保密工作概述 (一) 秘密、保密和保密工作秘密是指在一定时间和范围内的人员知悉
5、，但不宜向非知悉人公开的事项。国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。保密工作，就是特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采取的一切手段和措施。它包括积极防范和认真追查两个方面工作，以积极防范为主。,第五节 保密工作,一、保密工作概述 (二) 保密工作的要求1.依法管理，完善制度2.加强领导，健全机构3.积极防范，突出重点4.既确保秘密，又便于工作,第五节 保密工作,一、保密工作概述 (三) 保密工作的意义1.关系国家安全和人民利益2.关系组织的生存和发展3.关系组织的正常运转,第五节 保密工作,二、保密工作的重点(一) 文档保密(二) 会议保密(三) 通信和网络信息保密(四) 涉外保密,第五节 保密工作,三、保密工作实务(一) 健全保密制度(二) 开展保密教育(三) 进行保密检查(四) 处理泄密事件,思 考 题,1.秘书值班有哪些具体要求？ 2.秘书处理公务电话要注意哪些问题？ 3.秘书如何保管和使用印章？ 4.机关后勤事务的主要内容有哪些？ 5.秘书保密工作的重点有哪些？,
