会计电算化教程.docx

1、会 计 电 算 化 教 程金 敏 力 田 兆 福 李 梅 赵 伟 等 编 著内 容 简 介本 书 从 会 计 电 算 化 的 基 本 概 念 、 会 计 电 算 化 的 计 算 机 系 统 、 信 息 系 统 开 发 过 程 及 会 计 电 算 化 各 子 系 统 的 特 点 和 开 发 重 点 等 方 面 , 对 这 一 学 科 的 重 点 内 容 进行 了 严 格 而 详 细 的 介 绍 。 本 书 力 图 通 过 会 计 电 算 化 系 统 的 开 发 过 程 的 介 绍 , 使读 者 在 应 用 会 计 电 算 化 软 件 时 ,能 够 从 全 过 程 掌 握 会 计 电 算 化 系

2、统 的 重 点 和 难点 。通 过 学 习 本 书 内 容 ,可 以 从 整 体 上 把 握 住 会 计 电 算 化 系 统 的 特 点 、 原 则 和 实 现 会 计 电 算 化 的 条 件 ,对 会 计 电 算 化 的 发 展 趋 势 有 一 定 的 了 解 。 通 过 例 题 和 软件 介 绍 ,读 者 对 会 计 电 算 化 系 统 会 有 一 个 全 面 的 认 识 , 并 能 够 熟 练 掌 握 软 件 使 用 的 特 点 。图 书 在 版 编 目 ( CIP)数 据会 计 电 算 化 教 程 / 金 敏 力 等 编 著 . 北 京 : 国 防 工 业 出 版 社 ,2002. 2

3、ISB N 7-118-02809-6 . 会 . . 金 . . 计 算 机 应 用 -会 计 -教 材 . F232中 国 版 本 图 书 馆 CIP 数 据 核 字 (2002)第 006780 号ISB N 7-118-02813-4/ T P714 定 价 :22.00 元( 北 京 市 海 淀 区 紫 竹 院 南 路 2 3 号 ) (邮 政 编 码 1 0 00 4 4)北 京 奥 隆 印 刷 厂 印 刷 新 华 书 店 经 售*开 本 7 87 1 0 9 2 1/ 1 6 印 张 1 8 42 1 千 字2 00 2 年 2 月 第 1 版 2 0 0 2 年 2 月 北 京

4、 第 1 次 印 刷印 数 :1 - 3000 册 定 价 :23.00 元(本 书 如 有 印 装 错 误 ,我 社 负 责 调 换 )会 计 电 算 化 教 程 编 委 会主 编 金 敏 力 田 兆 福 李 梅 赵 伟副 主 编 高 峰 周 晓 世 张 艳 华 刘 多 林刘 颖 刘 忠 奇编 者 ( 以 姓 氏 笔 划 为 序 )马 成 坤 王 元 华 孔 莲 田 兆 福刘 颖 刘 多 林 刘 忠 奇 杜 顶李 帆 李 梅 吴 永 新 吴 亚 军宋 扬 宋 丽 军 陆 雪 梅 金 敏 力周 晓 世 赵 伟 高 峰前 言21 世 纪 是 信 息 化 的 社 会 。 信 息 经 济 的 出 现

5、 , 贸 易 的 全 球 化 , 互 联 网 和 电 子 商 务 的 飞速 发 展 , 将 进 一 步 推 动 计 算 机 在 财 会 工 作 中 的 应 用 。 会 计 核 算 与 管 理 由 手 工 向 电 算 化 发展 是 会 计 发 展 史 上 的 一 次 革 命 ,与 手 工 会 计 系 统 相 比 , 不 仅 仅 是 处 理 工 具 的 变 化 , 而 且 在会 计 数 据 处 理 流 程 、 处 理 方 式 、 内 部 控 制 制 度 及 组 织 结 构 等 方 面 都 将 产 生 巨 大 影 响 , 对 财 会 人 员 的 知 识 结 构 和 能 力 将 提 出 更 进 一 步

6、 的 要 求 。本 书 在 介 绍 会 计 电 算 化 基 本 知 识 的 基 础 上 , 按 照 软 件 工 程 的 思 想 介 绍 了 信 息 系 统 开发 的 方 法 、 原 理 和 管 理 措 施 , 并 以 账 务 系 统 为 例 介 绍 了 程 序 设 计 的 基 本 方 法 。 目 的 在 于 使 读 者 能 够 了 解 和 掌 握 计 算 机 在 会 计 应 用 中 出 现 的 问 题 与 解 决 问 题 的 基 本 方 法 。 同 时 也 介 绍 了 国 家 财 务 管 理 部 门 对 电 算 化 的 相 关 规 程 , 使 现 代 财 会 人 员 不 仅 能 掌 握 会 计

7、 理 论 知 识和 技 能 ,熟 练 使 用 会 计 软 件 的 技 能 , 而 且 能 够 参 与 和 管 理 财 会 软 件 的 开 发 。本 书 力 图 做 到 内 容 新 颖 、 全 面 、 循 序 渐 进 、 实 用 性 强 , 以 便 能 为 学 习 会 计 电 算 化 知 识 的 各 类 读 者 提 供 一 部 较 为 理 想 的 教 科 书 和 参 考 书 。本书 由 金 敏 力 、 田 兆 福 、 李 梅 、 赵 伟 主 编 。 由 于 水 平 有 限 , 书 中 难 免 有 不 当 之 处 , 恳 请专 家 学 者 批 评 指 正 。作 者2002 年 1 月第 一 章 概

8、 述第 一 节 会 计 电 算 化 的 概 念 和 意 义一 、 会 计 电 算 化 的 概 念司 首 次 利 用 电 子 计 算 机 计 算 职 工 薪 金 的 举 动 , 引 起 了 会 计 数 据 处 理 技 术 的 变 革 , 开 创 了 利 用 计 算 机 进 行 会 计 数 据 处 理 的 新 纪 元 。 随 着 计 算 机 技 术 的 迅 速 发 展 , 计 算 机 在 会 计 工 作 中 的 应 用 范 围 也 在 不 断 扩 大 。 当 今 西 方 许 多 发 达 国 家 , 计 算 机 应 用 于 会 计 数 据 处 理 、 会 计 管 理 、 财 务 管 理 以 及 预

9、测 和 会 计 决 策 , 并 且 取 得 了 显 著 的 经 济 效 益 。 在 我 国 , 将 计 算 机 技 术 应 用 于 会 计 数 据 处 理 起 步 比 较 晚 , 1979 年 , 长 春 第 一 汽 车 制 造 厂 大 规 模 信 息系 统 的 设 计 与 实 施 , 是 我 国 会 计 电 算 化 发 展 过 程 的 一 个 里 程 碑 。 1981 年 8 月 , 在 财 政部 、 第 一 机 械 工 业 部 、 中 国 会 计 学 会 的 支 持 下 , 中 国 人 民 大 学 和 长 春 第 一 汽 车 制 造 厂 联 合 召 开 了“ 财 务 、 会 计 、 成 本

10、 应 用 电 子 计 算 机 问 题 讨 论 会 ”, 第 一 次 提 出 了 “会 计 电 算 化” 的 概 念 。会 计 电 算 化 的 基 本 含 义 是 指 将 电 子 计 算 机 技 术 应 用 到 会 计 业 务 处 理 工 作 中 , 应 用 会计 软 件 指 挥 各 种 计 算 机 设 备 替 代 手 工 完 成 ,或 手 工 很 难 完 成 , 甚 至 无 法 完 成 的 会 计 工 作 的 过 程 。 会 计 电 算 化 以 后 ,会 计 处 理 技 术 发 生 了 质 的 飞 跃 , 这 种 变 化 不 仅 影 响 到 会 计 实 务 , 也 对 某 些 传 统 的 会

11、计 理 论 产 生 了 很 大 影 响 。会 计 电 算 化 是 会 计 发 展 史 上 的 重 大 革 命 ,它 不 仅 仅 是 会 计 发 展 的 需 要 , 而 且 是 经 济 和 科 技 发 展 对 会 计 工 作 提 出 的 要 求 , 是 时 代 发 展 的 需 要 。 目 前 会 计 电 算 化 已 成 为 一 门 融 会计 学 、 管 理 学 、 电 子 计 算 机 技 术 、 信 息 技 术 为 一 体 的 边 缘 学 科 。二 、 会 计 电 算 化 的 任 务概 括 起 来 说 ,会 计 电 算 化 的 主 要 任 务 就 是 要 提 高 会 计 核 算 和 会 计 管

12、理 水 平 , 提 高 财 会 人 员 的 工 作 效 率 ,实 现 会 计 工 作 现 代 化 , 以 取 得 更 好 的 经 济 效 益 。具 体 地 讲 ,主 要 有 以 下 几 个 方 面 。 第 一 ,建 立 和 健 全 会 计 电 算 化 的 组 织 机 构 和 管 理 制 度 。 第 二 ,建 立 完 整 的 电 算 化 会 计 信 息 系 统 。 第 三 ,建 立 会 计 数 据 纵 、 横 网 络 系 统 ,实 现 会 计 数 据 共 享 。 第 四 ,使 用 电 算 化 会 计 信 息 系 统 完 成 各 项 会 计 核 算 和 管 理 工 作 , 提 高 会 计 核 算

13、和 会 计管 理 水 平 。第 五 ,提 高 会 计 工 作 效 率 和 经 济 效 益 。2三 、 会 计 电 算 化 的 意 义 实 现 会 计 电 算 化 有 重 要 的 现 实 意 义 和 深 远 的 历 史 意 义 ,具 体 来 说 有 以 下 几 点 。 第 一 ,可 以 减 轻 劳 动 强 度 , 提 高 工 作 效 率 。 实 现 会 计 电 算 化 以 后 ,大 量 的 数 据 计 算 和 处 理 工 作 都 由 计 算 机 完 成 , 财 务 人 员 可 以 从繁 杂 、 单 调 的 事 务 中 解 脱 出 来 , 既 减 轻 了 劳 动 强 度 ,又 提 高 了 工 作

14、效 率 。 第 二 ,可 以 提 高 会 计 核 算 质 量 , 减 少 误 差 。 会 计 电 算 化 解 决 了 手 工 会 计 计 算 中 的 记 账 不 规 范 、 不 统 一 、 易 错 记 、 漏 记 等 问 题 , 提 高了 核 算 的 质 量 。 第 三 ,加 快 信 息 流 速 , 促 进 了 经 营 管 理 ,有 利 于 提 高 经 济 效 益 。实现 会 计 电 算 化 后 , 大 量 的 会 计 信 息 资 源 可 以 得 到 及 时 记 录 、 汇 总 和 分 析 , 并 通 过 网络 系 统 迅 速 传 递 ,提 高 了 会 计 信 息 的 及 时 性 、 系 统

15、性 、 全 面 性 和 共 享 程 度 , 有 利 于 企 业 经 营 管 理 者 掌 握 经 济 活 动 的 最 新 信 息 ,以 用 之 于 经 营 管 理 , 使 企 业 决 策 正 确 ,经 营 得 当 , 经 济 效 益 逐 步 提 高 。第 四 ,促 进 会 计 理 论 和 技 术 的 发 展 , 推 动 会 计 管 理 制 度 的 改 革 。 会计 电 算 化 的 实 现 必 然 带 来 会 计 核 算 对 象 、 内 容 、 方 法 等 会 计 理 论 和 会 计 技 术 的 发展 ,从 而 推 动 会 计 管 理 制 度 的 改 革 。第 二 节 会 计 电 算 化 的 特

16、点会 计 电 算 化 的 特 点 主 要 是 与 手 工 会 计 核 算 系 统 相 比 较 而 言 的 。 具 体 有 以 下 几 个 方面 。1. 及 时 性 与 准 确 性电 算 化 与 手 工 相 比 ,数 据 处 理 更 及 时 、 准 确 。 这 主 要 表 现 为 :第 一 , 计 算 机 的 运 算 速 度决 定 它 对 数 据 的 分 类 、 汇 总 、 计 算 、 传 递 等 可 以 在 瞬 间 完 成 ; 第 二 , 计 算 机 的 运 算 可 以 避 免 手 工 运 算 时 产 生 的 错 误 ;第 三 , 计 算 机 可 以 采 用 手 工 系 统 下 无 法 采 用

17、 的 复 杂 、 精 确 的 计 算 方 法 ,从 而 使 会 计 核 算 工 作 更 细 、 更 深 、 更 好 地 发 挥 其 参 与 管 理 的 职 能 。2. 集 中 化 与 自 动 化实 现 会 计 电 算 化 后 , 手 工 会 计 各 岗 位 的 核 算 工 作 都 由 计 算 机 集 中 处 理 。 在 联 网 和 多用 户 的 环 境 下 ,同 一 组 信 息 可 以 被 不 同 的 用 户 共 享 , 数 据 处 理 集 中 化 的 特 点 更 加 明 显 。 自 动 化 是 指 会 计 信 息 加 工 过 程 中 ,人 工 干 预 减 少 , 系 统 由 程 序 统 一

18、调 度 管 理 。 集 中 化 与 自 动 化 使 会 计 信 息 产 生 更 高 的 效 益 。3. 初 始 设 计 难 易 程 度手 工 处 理 方 式 下 ,完 成 会 计 核 算 任 务 并 不 难 , 只 要 按 照 现 有 的 会 计 核 算 方 法 和 规 则 进 行 核 算 就 行 。 而 如 果 要 想 采 用 计 算 机 完 成 会 计 核 算 , 就 会 带 来 很 多 管 理 上 的 新 问 题 。 如设 计 开 发 计 算 机 系 统 需 要 花 费 很 多 人 力 、 物 力 , 开 发 周 期 长 ,设 计 技 术 复 杂 , 并 且 要 考 虑 各 种 问 题

19、,如 果 考 虑 不 周 , 用 户 拒 绝 使 用 电 算 化 系 统 的 情 况 将 时 有 发 生 。4. 适 应 性人 工 会 计 数 据 处 理 系 统 能 不 断 适 应 内 外 环 境 的 变 化 ,而 在 一 定 条 件 下 , 电 算 化 处 理 系3统 的 环 境 适 应 性 要 差 一 些 。 因 为 程 序 一 经 确 定 ,处 理 方 式 也 就 确 定 , 除 非 修 改 计 算 机 处 理 程 序 。5. 决 策 能 力会 计 电 算 化 具 有 人 工 方 式 不 可 比 拟 的 优 越 性 , 它 可 以 运 用 存 储 容 量 大 和 速 度 快 的 优势

20、完 成 一 些 复 杂 的 运 算 ,并 可 以 运 用 多 种 预 测 、 决 策 方 法 模 拟 决 策 ,为 人 的 决 策 提 供 支 持 。 但 它 不 能 代 替 人 做 出 决 策 ,只 能 作 为 人 的 辅 助 管 理 的 一 种 先 进 工 具 来 使 用 。6. 可 靠 性人 工 方 式 下 ,可 靠 性 程 度 往 往 要 受 人 的 疲 劳 程 度 、 环 境 的 影 响 ,而 电 算 化 方 式 下 , 由 于 计 算 机 能 连 续 运 行 上 千 小 时 而 不 出 差 错 , 所 以 相 对 来 讲 可 靠 性 要 高 。 但 是 一 旦 出 错 就 是大 错

21、 ,而 且 一 时 难 以 解 决 。7. 易 破 坏 性人 工 方 式 下 ,是 由 人 自 己 来 控 制 系 统 的 操 作 , 所 以 不 易 受 外 在 因 素 的 破 坏 。 而 电 算 化 方 式 下 ,由 于 计 算 机 不 具 备 自 我 修 改 和 思 维 能 力 , 所 以 很 容 易 被 人 为 破 坏 或 产 生 故 障 , 尤其 现 在 计 算 机 已 发 展 到 网 络 时 代 ,网 上 黑 客 和 病 毒 的 干 扰 更 是 不 可 忽 视 , 所 以 ,电 算 化 会计 核 算 系 统 的 安 全 性 、 抗 干 扰 性 、 抗 破 坏 性 的 设 计 显 得

22、 尤 为 复 杂 和 重 要 。根 据 上 述 特 点 可 以 看 出 ,会 计 电 算 化 具 有 强 大 的 生 命 力 , 但 必 须 加 强 会 计 电 算 化 管 理 工 作 ,及 时 制 定 新 的 控 制 制 度 , 充 分 发 挥 财 务 会 计 人 员 的 积 极 性 , 不 断 完 善 会 计 电 算 化 系统 ,使 手 工 控 制 与 计 算 机 程 序 化 控 制 能 充 分 结 合 。第 三 节 实 现 会 计 电 算 化 的 原 则 和 条 件一 、 实 现 会 计 电 算 化 的 原 则1. 合 法 性 原 则设 计 开 发 的 会 计 软 件 必 须 合 法 ,

23、 只 有 合 法 的 会 计 核 算 软 件 才 能 推 广 应 用 。 合 法 性 主要 表 现 在 两 方 面 :一 方 面 是 会 计 核 算 软 件 的 设 计 是 否 遵 循 财 务 会 计 的 基 本 理 论 、 方 法 、 制 度 等 规 定 。 另 一 方 面 是 会 计 核 算 软 件 的 评 审 和 鉴 定 及 甩 掉 手 工 验 收 等 是 否 符 合 有 关 规 定 。2. 正 确 性 原 则会 计 软 件 应 保 证 数 据 输 入 及 运 算 的 正 确 ,程 序 中 应 设 有 措 施 , 可 在 一 定 程 序 上 防 止 输 入 数 据 的 各 种 错 误 。

24、3. 适 用 性 和 通 用 性 原 则设 计 开 发 合 法 的 会 计 软 件 , 目 的 在 于 推 广 使 用 , 而 会 计 软 件 是 否 能 全 面 推 广 应 用 , 关键 在 于 会 计 软 件 是 否 适 用 。 这 要 求 会 计 软 件 功 能 齐 全 , 使 用 方 便 , 适 合 于 会 计 核 算 的 特 点 ,并 且 能 适 应 内 外 环 境 的 变 化 。4. 保 密 性 原 则设 计 开 发 的 会 计 软 件 必 须 安 全 可 靠 , 具 有 保 密 措 施 。 财 会 信 息 是 一 个 企 业 最 重 要 的信 息 之 一 ,它 的 安 全 可 靠

25、 , 关 系 到 企 业 的 生 存 和 发 展 。 保 密 性 主 要 保 证 操 作 人 员 和 管 理 人 员 等 在 进 行 软 件 操 作 时 ,要 采 用 各 级 操 作 权 限 密 码 , 其 他 人 员 不 能 介 入 , 且 程 序 和 数 据 文4件 均 要 采 用 一 定 程 度 的 保 密 措 施 。5. 审 计 性 原 则为 了 能 保 证 会 计 软 件 具 有 真 实 性 、 科 学 性 和 合 法 性 , 会 计 核 算 软 件 还 应 遵 循 审 计 性 原 则 。 这 要 求 :(1) 会 计 软 件 要 留 有 审 计 痕 迹 , 对 系 统 分 析 报

26、告 、 系 统 设 计 报 告 、 操 作 手 册 、 运 行 管 理 制 度 等 要 具 备 完 整 的 技 术 开 发 文 档 。(2) 会 计 软 件 要 具 有 必 要 的 审 计 功 能 。 应 能 打 印 出 各 种 查 询 清 单 , 以 便 与 手 工 凭 证核 对 和 检 查 会 计 事 项 的 合 法 性 ,以 达 到 审 计 的 目 的 。二 、 会 计 电 算 化 的 实 现 条 件一 个 单 位 能 否 成 功 地 实 现 会 计 电 算 化 ,必 须 要 具 备 一 定 的 条 件 , 否 则 就 无 法 建 立 或 建 立 后 无 效 益 ,无 作 用 , 也 就

27、 是 失 败 。1. 会 计 基 础 工 作 必 须 规 范 化 、 标 准 化 、 科 学 化加 强 会 计 基 础 工 作 管 理 , 使 之 规 范 化 、 标 准 化 、 科 学 化 , 是 实 现 会 计 电 算 化 的 前 提 条 件 。 会 计 基 础 工 作 主 要 是 指 会 计 制 度 是 否 健 全 , 核 算 规 程 是 否 规 范 , 基 础 数 据 是 否 准 确 、 完 整 。 如 果 一 个 单 位 具 有 较 好 的 会 计 基 础 , 会 为 会 计 电 算 化 的 实 现 打 下 很 好 的 基 础 。 相反 ,没 有 较 好 的 会 计 基 础 , 就

28、会 增 加 开 发 系 统 的 周 期 和 困 难 。2. 企 业 的 客 观 需 要在 开 发 新 的 电 算 化 会 计 信 息 系 统 以 前 ,企 业 会 计 信 息 系 统 实 际 上 也 是 存 在 的 , 它 或 以 手 工 为 主 处 理 会 计 业 务 , 或 有 可 能 是 用 计 算 机 来 处 理 会 计 业 务 。 是 否 要 开 发 新 的 电 算 化会 计 信 息 系 统 ,取 决 于 原 会 计 信 息 系 统 能 否 满 足 单 位 的 需 要 。 从 目 前 来 看 , 手 工 会 计 工 作 已 经 很 难 适 应 新 的 形 势 和 企 业 的 发 展

29、,所 以 进 行 会 计 电 算 化 已 经 成 为 一 般 单 位 的 迫 切 需要 。 但 是 有 一 些 单 位 ,尤 其 是 中 小 企 业 对 会 计 电 算 化 的 迫 切 性 不 是 很 高 , 现 有 手 工 会 计 工 作 基 本 能 满 足 工 作 需 要 。 对 于 这 样 的 单 位 或 企 业 ,不 需 要 强 迫 开 展 会 计 电 算 化 工 作 , 否 则 既 浪 费 了 人 力 、 财 力 、 物 力 ,会 计 电 算 化 工 作 也 不 可 能 取 得 较 好 的 效 果 。3. 领 导 重 视 和 支 持电 子 计 算 机 在 财 会 中 的 应 用 ,几

30、 乎 要 涉 及 企 业 的 所 有 部 门 和 人 员 ,同 时 还 涉 及 管 理 体 制 的 变 动 , 这 些 都 需 要 企 业 领 导 出 面 组 织 和 协 调 ;对 于 自 己 组 织 人 员 开 发 电 算 化 会 计 信 息 系 统 的单 位来 说 ,在系 统开 发 过程 中 ,尤 其 是在 系统 分析 阶 段 ,需 要有 关 部门 的 负 责 人亲 自 参 加 , 担负 审查 系 统目 标、 实 施 方案 和费 用预 算 等任 务 ;此 外 ,在会 计电 算 化过 程 中 , 还 要 求 有 关 部 门统 一建 立 报表 格式 、 数 据分 类及 统 一 编 码 等 ,这

31、 些 都 是 全 局 性 的 问 题 ,光 靠 几 个 管 理 人 员 和 技 术 人 员 是 解 决 不 了 的 。 领 导 的 重 视 和 支 持 也 有 助 于 协 调 企 业 计 算 中 心 和 财 务 部 门 的 关 系 ,发 挥 各 自 的 特 长 , 相 互 配 合 开 展 会 计 电 算 化 工 作 , 有 助 于 帮 助 解 决 工 作 中 的 一 些 困难 ,如 资 金 保 证 和 人 员 配 备 等 。 从 心 理 学 角 度 讲 , 领 导 重 视 与 支 持 还 会 影 响 会 计 电 算 化 管 理 人 员 和 开 发 应 用 人 员 的 情 绪 和 信 心 。 因

32、 此 ,在 会 计 电 算 化 工 作 中 , 企 业 财 务 部 门 负 责 人 和 总 会 计 师 都 必 须 自 始 至 终 领 导 和 参 加 系 统 研 制 及 使 用 工 作 , 并 相 应 成 立 计 算 机 应 用 领导 小 组 ,吸 收 有 关 部 门 的 领 导 参 加 到 领 导 小 组 中 来 , 领 导 企 业 会 计 电 算 化 工 作 。4. 经 费 保 证电 算 化 会 计 信 息 系 统 开 发 过 程 中 ,要 支 付 一 定 的 软 件 开 发 费 、 硬 件 购 置 费 和 人 员 培 训5费 以 及 其 他 费 用 ,同 时 还 要 支 付 系 统 运

33、 行 费 用 。 这 些 费 用 少 则 几 万 , 几 十 万 ,多 则 几 百 万 。 一 个 网 络 化 的 电 算 化 会 计 信 息 系 统 的 硬 件 等 设 备 费 用 就 可 达 几 十 万 元 。 因 此 应 充 分 考 虑 费 用 的 保 证 ,并 进 行 费 用 的 预 算 和 控 制 。5. 人 才 的 保 证实 现 会 计 电 算 化 后 , 会 计 人 员 的 结 构 发 生 了 一 些 变 化 , 一 部 分 工 作 人 员 , 可 能 随 着 原来 所 从 事 的 业 务 工 作 而 转 移 到 计 算 机 处 理 , 做 新 的 工 作 。 另 外 , 由 于

34、 一 些 新 的 职 能 的 出 现 ,要 求 配 备 新 的 专 业 人 员 。 例 如 , 系 统 分 析 人 员 、 系 统 设 计 人 员 、 程 序 设 计 员 、 计 算 机 操 作 员 、 硬 件 和 软 件 系 统 的 维 护 人 员 。 为 了 建 立 这 样 一 支 专 业 队 伍 , 必 须 做 好 选 择 和 培 训 工 作 。 特 别 要 注 意 系 统 分 析 人 员 的 选 择 和 培 训 , 因 为 他 们 要 研 究 整 个 财 务 系 统 各 个 组 成 部分 的 活 动 ,并 且 根 据 研 究 中 所 得 到 的 资 料 进 行 新 系 统 或 是 改

35、造 系 统 的 设 计 和 实 施 。 因 此 , 系 统 分 析 人 员 既 要 全 面 精 通 财 务 会 计 业 务 知 识 和 具 有 丰 富 的 实 际 工 作 经 验 , 又 要 熟 悉 计算 机 硬 件 系 统 、 软 件 系 统 和 管 理 方 法 。经 验 证 明 ,从 具 有 丰 富 的 实 践 经 验 的 财 会 人 员 中 培 养 系 统 分 析 人 员 , 要 比 从 学 计 算 机 专 业 人 员 中 培 养 效 果 好 , 而 且 能 在 较 短 时 间 内 , 逐 步 开 展 系 统 分 析 和 系 统 设 计 工 作 。 另外 ,在 高 校 中 对 会 计 专

36、 业 的 学 生 开 设 一 定 的 计 算 机 课 程 , 或 直 接 开 设 一 些 会 计 和 计 算 机 相 结 合 的 专 业 ,也 可 以 为 复 合 型 人 才 的 来 源 提 供 一 定 的 保 证 。6. 要 有 一 个 总 体 规 划开 发 电 算 化 会 计 信 息 系 统 必 须 要 有 一 个 总 体 规 划 , 并 且 坚 持 总 体 规 划 和 局 部 开 发 相结 合 的 原 则 。 会 计 总 体 系 统 与 子 系 统 之 间 ,以 及 各 子 系 统 之 间 存 在 着 分 解 和 协 调 的 问 题 。 在 总 体 规 划 中 ,要 协 调 以 下 三

37、方 面 的 问 题 。(1) 规 划 与 实 现 可 能 性 之 间 的 协 调 问 题 。 要 规 定 切 合 实 际 的 目 标 、 任 务 、 设 备 投 资 和 人 员 配 备 。 在 开 发 系 统 时 ,必 须 充 分 估 计 当 时 的 管 理 状 况 , 并 确 定 在 哪 些 方 面 可 采 用 计 算 机 处 理 ,他 们 的 工 作 量 有 多 大 , 应 配 什 么 样 的 机 器 , 资 金 是 否 有 保 证 , 人 员 的 来 源 和 培 训 , 机 构 方 面 要 做 哪 些 改 革 等 。 诸 如 此 类 的 问 题 ,要 做 全 面 分 析 。(2) 总 体

38、 系 统 与 各 子 系 统 的 协 调 问 题 。 电 算 化 会 计 信 息 系 统 各 子 系 统 的 设 立 , 一 方面 应 具 有 明 确 的 分 目 标 ,同 时 又 要 服 从 系 统 总 目 标 的 要 求 , 而 且 实 现 目 标 任 务 的 方 法 、 手 段 和 依 据 还 必 须 与 整 个 系 统 保 持 一 致 和 相 互 联 系 。(3) 新 旧 系 统 的 协 调 问 题 。 电 算 化 会 计 信 息 系 统 一 般 都 是 在 现 行 的 手 工 管 理 系 统 基础 上 建 立 起 来 的 。 因 此 ,必 然 出 现 新 旧 系 统 平 行 运 行

39、和 交 替 衔 接 的 问 题 , 处 理 不 好 会 造 成 交 替 过 程 中 的 业 务 中 断 。电 算 化 会 计 信 息 系 统 的 建 立 , 是 一 项 十 分 复 杂 的 任 务 , 有 了 总 体 规 划 后 , 还 要 考 虑 分阶 段 实 现 的 步 骤 和 要 求 ,应 有 步 骤 地 、 分 期 分 批 地 实 现 。因 此 ,企 业 在 开 展 会 计 电 算 化 工 作 时 , 要 充 分 考 虑 是 否 具 有 充 分 的 条 件 , 如 果 条 件 不成 熟 ,那 么 就 不 要 急 于 上 项 目 , 否 则 会 失 败 。 但 并 不 是 说 ,只 有

40、一 切 条 件 完 全 具 备 之 后 , 才能 考 虑 计 算 机 的 应 用 问 题 ,有 些 条 件 在 系 统 开 发 中 可 以 逐 步 完 善 。第 四 节 会 计 电 算 化 工 作 的 基 本 内 容围 绕 着 会 计 电 算 化 的 任 务 ,应 做 好 以 下 几 个 方 面 的 工 作 :6(1) 设 置 会 计 电 算 化 管 理 机 构 ;(2) 制 定 会 计 电 算 化 的 发 展 规 划 ;(3) 建 立 电 算 化 会 计 信 息 系 统 ;(4) 进 行 各 类 人 员 的 培 训 ;(5) 制 定 电 算 化 管 理 制 度 ;(6) 会 计 核 算 软

41、件 的 评 审 ;(7) 软 件 的 推 广 应 用 。一 、 机 构 设 置会 计 电 算 化 的 工 作 应 由 各 级 财 政 部 门 的 会 计 事 务 管 理 机 构 负 责 。 各 级 财 政 部 门 的 会 计 事 务 管 理 部 门 内 应 设 置 专 门 人 员 管 理 会 计 电 算 化 工 作 ;各 级 业 务 主 管 部 门 的 财 务 ( 经 济 调节 )部 门 内 也 应 设 置 专 门 机 构 或 专 门 人 员 。 当 然 , 在 目 前 的 条 件 下 , 机 构 并 非 一 定 要 新建 ,可 以 借 用 现 有 机 构 , 增 加 其 工 作 范 围 。

42、企 业 开 展 会 计 电 算 化 , 也 须 成 立 专 门 的 组 织 或配 备 专 门 人 员 。 没 有 组 织 机 构 和 人 员 的 保 证 , 从 手 工 向 计 算 机 的 过 渡 就 难 以 实 现 。 所 以说 ,会 计 电 算 化 是 我 国 会 计 工 作 实 现 现 代 化 管 理 的 一 项 宏 伟 事 业 , 它 是 需 要 宏 观 和 微 观 领 域 共 同 努 力 的 一 件 大 事 ,必 须 从 上 到 下 建 立 相 应 的 组 织 机 构 。二 、 制 定 规 划组 织 机 构 确 定 以 后 ,就 应 着 手 制 定 全 国 、 地 区 、 行 业 、

43、 部 门 和 单 位 的 会 计 电 算 化 发 展 规 划 ,以 促 进 整 个 会 计 电 算 化 工 作 顺 利 、 健 康 、 高 效 地 开 展 , 促 进 优 秀 会 计 软 件 的 推 广 和 数 据 资 源 的 共 享 ,降 低 系 统 的 开 发 成 本 , 缩 短 系 统 的 研 制 周 期 。 会 计 电 算 化 的 规 划 一 般 可 分 为 :近 期 规 划 、 中 期 规 划 和 长 期 规 划 三 种 。1. 近 期 规 划近 期 规 划 是 对 今 后 较 短 时 期 内 所 要 进 行 的 会 计 电 算 化 工 作 和 所 要 达 到 的 目 标 作 出 计

44、 划 ,一 般 比 较 具 体 , 根 据 目 前 的 人 力 、 财 力 、 物 力 等 条 件 进 行 相 应 的 项 目 安 排 。2. 中 、 长 期 规 划中 、 长 期 规 划 着 眼 于 全 国 以 及 地 区 、 行 业 、 部 门 、 单 位 会 计 电 算 化 中 、 长 期 发 展 , 确 定 整 体 发 展 方 向 、 目 标 及 步 骤 。 制 定 中 、 长 期 规 划 应 结 合 经 济 发 展 情 况 , 对 今 后 较 长 时 期 内 的数 据 处 理 要 求 、 资 金 来 源 、 人 才 资 源 等 因 素 进 行 综 合 分 析 ,它 的 主 要 内 容

45、 为 : 确 定 系 统 的 发 展 方 向 和 目 标 ;分 解 系 统 目 标 , 确 定 系 统 发 展 的 阶 段 目 标 ; 确 定 达 到 每 一 阶 段 目 标 所 需 的各 项 资 源 ;可 行 性 论 证 。有 了 这 些 规 划 , 会 计 电 算 化 工 作 可 以 在 其 指 导 约 束 下 , 有 条 不 紊 地 开 展 , 使 有 限 的 人力 、 物 力 、 财 力 资 源 可 以 得 到 充 分 地 利 用 。三 、 建 立 电 算 化 会 计 信 息 系 统建 立 电 算 化 会 计 信 息 系 统 的 方 式 和 途 径 有 四 种 :一 是 自 己 组 织

46、 开 发 ; 二 是 请 外 单 位 进 来 定 点 开 发 ;三 是 使 用 上 级 主 管 单 位 推 广 的 软 件 ; 四 是 购 买 商 品 化 会 计 软 件 。 各 单 位 应 根 据 自 身 的 条 件 和 要 求 来 选 择 。 对 自 己 组 织 开 发 会 计 软 件 的 单 位 来 说 , 电 算 化 会 计 信 息 系7统 的 建 立 包 括 以 下 一 些 步 骤 。1. 系 统 分 析财 务 人 员 不 满 意 所 使 用 的 手 工 系 统 或 已 过 时 的 电 算 化 会 计 信 息 系 统 , 而 提 出 修 改 旧系 统 、 建 立 新 系 统 的 要

47、求 。 系 统 分 析 人 员 对 原 系 统 进 行 调 查 并 结 合 用 户 要 求 , 形 成 系 统 分 析 报 告 。 系 统 分 析 主 要 任 务 是 在 对 原 有 系 统 充 分 调 查 的 基 础 上 ,确 定 新 系 统 “ 做 什 么” , 产生 系 统 分 析 报 告 。2. 系 统 设 计系 统 设 计 通 常 分 为 总 体 设 计 和 详 细 设 计 两 个 步 骤 , 主 要 任 务 是 确 定 新 系 统 的 目 标 如何 实 现 ,即 “ 怎 么 做” , 最 后 形 成 系 统 设 计 说 明 书 。3. 系 统 实 施系 统 实 施 包 括 程 序

48、设 计 和 系 统 调 试 两 个 步 骤 , 主 要 任 务 是 把 系 统 设 计 阶 段 所 提 出 的方 案 变 成 可 运 行 的 系 统 ,也 就 是 具 体 地 去 “ 怎 么 做” 。4. 系 统 运 行 和 维 护系 统 运 行 也 就 是 系 统 的 使 用 。 调 试 无 误 的 系 统 即 可 投 入 运 行 , 在 由 手 工 系 统 转 入 计算 机 系 统 时 ,一 般 可 采 用 “ 双 轨 制” , 让 原 手 工 系 统 和 计 算 机 系 统 并 行 工 作 ,以 便 互 相 验 证 , 此 阶 段 通 常 称 为 试 运 行 阶 段 。 经 过 一 段

49、时 间 的 考 验 ,证 明 新 系 统 稳 定 无 误 时 , 再 放 弃 旧 系 统 ,使 用 新 系 统 , 进 入 系 统 正 式 运 行 阶 段 。系 统 维 护 就 是 使 系 统 正 常 运 行 的 技 术 支 持 。 一 般 来 说 , 系 统 维 护 分 为 两 个 不 同 层 次的 工 作 ,即 程 序 维 护 和 程 序 使 用 维 护 。四 、 电 算 化 人 员 的 培 训电 算 化 信 息 系 统 是 一 个 人 机 系 统 , 要 使 系 统 正 常 运 行 , 必 须 提 高 人 员 的 素 质 , 抓 紧 培养 人 才 。 培 养 会 计 电 算 化 人 才 , 应 该 多 层 次 、 多 渠 道 地 进 行 , 既 要 在 大 专 院 校 的 财 会 专 业开 设 电 算 化 课 程 , 又 要 有 短 期 的 操 作 使 用 培 训 和 较 长 期 的 开 发 维 护 学 习 。 以 便 培 养 出 一批初 级 、 中 级 人 才 和 既 懂 计 算 机 又 熟 悉 财 会 专 业 知 识 的 高 级 复 合 型 人 才 。 各 个 部 门 的 领导 干 部 、 财 会 主 管 要 亲 自 学 习 计 算 机 应 用 知 识 , 推 动 会 计 电 算