1、任务1 Excel的基础操作,3.1.5数据输入 当建立工作簿和工作表之后，用户需要往单元格中输入待处理的数据。Excel 2003中用户可以输入的内容有文本、数字、公式、日期和时间、运算符、函数等。 1.数据类型 Excel 2003单元格中的数据有4种类型:文本、数字、逻辑值和出错值。,下一页,返回,上一页,任务1 Excel的基础操作,(1)文本。单元格中的文本包括任何字母、数字和键盘符号的组合，每个单元格最多可以包含32 002个字符。 (2)数字。Excel最基本的功能就是进行数值计算。Excel 2003可以处理的数字包括0,1 ,. ,9和特殊字符+、-、(、)、，、/、$,%
2、,. ,E,e等，还可以是货币、日期和时间等。不同的数字有不同的格式。 (3)逻辑值。逻辑值是指进行逻辑运算后得到的结果，即True和False。True表示逻辑正确，False表示逻辑错误。 (4)出错值。如果单元格中的值是运算后得到的，而运算过程有错误，则会显示一个出错信息值。例如，如果单元格的值是由一个数除以0得到的，则单元格就会显示一个出错值“#DIV/0！“。,下一页,返回,上一页,任务1 Excel的基础操作,2.数据的输入 1)单元格指针的移动方向 在单元格的输入过程中，按Enter键表示确认输入的数据，同时单元格的指针自动移动到下一个活动单元格供用户输入数据。单元格指针的移动方
3、向与键位控制如表3-1所示。 当按Enter键时，单元格默认的移动方向为从上向下。如果需要改变移动方向或不移动，可以通过菜单命令来修改。选择“工具”“选项”命令，在其中打开“编辑”选项卡，如图3-11所示，在“设置”项下的“按Enter键后移动(M)方向(I) ;”后的列表框内选择需要移动的方向，如果只想在按Enter键时确认输入的数据内容而不移动单元格，则只需要单击“按Enter键后移动(M)方向(I) ;”设置项前面的复选框，取消其内的“”标志。最后单击“确定”按钮即可完成设置。,下一页,返回,上一页,表3-1单元格指针方向控制,返回,图3-11“编辑”选项卡,返回,任务1 Excel的基
4、础操作,2)数字的输入 单元格默认数字格式采用整型和小数格式，当数字长度超过11位时会自动转换为科学计数法表示，如当输入123456789345时，会自动计为1. 23457E + 11(取6位有效数字，小数点后5位)。数字的正负用“+”和“-”表示，“+”常被忽略不显示，负数表示形式可以通过单元格格式进行设置。如果输入的数据前面有货币符号或后面有百分号时，则自动改变为货币或百分比格式。分数的输入是先输入整数部分(小于1的分数先输入0)，然后再输入分数，输入假分数时，也应该先输入0，再输入该分数，否则系统认为这是一个日期数据。如13/6应输入为“013/6“，显示为“13/6“。单元格中输入的
5、数字默认采用右对齐。,下一页,返回,上一页,任务1 Excel的基础操作,3)日期或时间数据的输入 Excel 2003内置了一些日期与时间的格式。当输入数据与这些格式相匹配时，Excel 2003将把它们识别为日期型数据。这些内置的格式有yy/mm/dd、dd-mm-yy、hh :mm(AM/PM)(需要注意的是中文版Excel 2003不将dd/mm/yy格式识别为日期数据)等，也可以使用年、月、日格式，如07/03/08 ,07 -03 -08 ,08-Mar-07 ,2007年3月8日都被认为是日期型数据。输入字母时忽略大小写。 也可以在一个单元格中同时输入日期和时间，但二者之间必须用
6、空格分隔开，如07/03/08 22:35。如果使用12小时制，则需输入AM或PM，比如5;30;20 PM;也可输入A或P，但在时间与字母之间必须有一个空格。若未输入AM或PM，则按24小时制存储。,下一页,返回,上一页,任务1 Excel的基础操作,如果要输入当天的日期，则按Ctrl + ;(分号)组合键;如果要输入当前的时间，则按Ctrl + Shift +(冒号)组合键。 4)文本数据的输入 在Excel 2003中在除被识别为公式(一律以等号“=”开头)、数值或日期型的常量数据外，其余的输入数据均被认为是文本数据。文本数据可以由字母、数字或其他字符组成，在单元格中默认为左对齐。 对于
7、全部由数字组成的文本内容(比如电话号码、邮编等用作标识的字符串，不参加数值运算)，为了避免被认为是数值型数据，要求在输入该数字串前先输入单撇号“”(注意必须是半角英文字符)，再输入数字串;如果输入的字符串的首字符是“=”号，也要先输入一个单引号“”(或者先输入一个空格)，再输入等号和其他字符。,下一页,返回,上一页,任务1 Excel的基础操作,3.快速输入数据 1)在多个单元格中输入相同数据 (1)选定要输入数据的单元格区域，如图3-12所示。 (2)输入数据，如图3-13所示。 (3)按下Ctrl键，再按Enter键，结果如图3-14所示。 如果要在多个工作表中输入相同内容，则需选定多个工
8、作表，然后选择要输入数据的区域，用上述方法操作即可达到目的。 2)自动填充序列数据 (1)自动填充 在工作表中输入数据时，如果输入带有明显序列特征的数据，比如日期、时间等，可以通过拖动填充柄进行填充。,下一页,返回,上一页,图3-12选定单元格区域,返回,图3-13输入数据,返回,图3-14输入多个相同数据,返回,任务1 Excel的基础操作,如图3-15所示，在C2单元格中输入“星期一”后，将鼠标指向该单元格右下角的小黑块(填充柄)，这时指针变成黑色“+”形，按下拖动，即可输入其他星期。比如拖动到H1单元格，释放鼠标，即可看到如图3-16所示的结果。 这样的数据序列必须是Excel预先保存在
9、系统之内的，如果一个序列在系统中经常要用到或Excel提供的序列不能满足用户的实际需求，就要先定义序列，然后再使用。 (2)用户自定义序列 Excel提供了自定义序列的功能，其操作步骤如下。 单击“工具”“选项”命令，打开“自定义序列”选项卡。 在“输入序列”项下面的文本框中输入要定义的序列。 注意，序列项目之间要用英文逗号“，”隔开，或按入回车键分行，如图3-17所示。 单击“添加”按钮，将输入的序列添加到自定义序列中，如图3-18所示。,下一页,返回,上一页,图3-15自动填充数据1,返回,图3-16自动填充数据2,返回,图3-17自定义序列1,返回,图3-18自定义序列2,返回,任务1
10、Excel的基础操作,单击“确定”按钮，序列就会添加到Excel系统中，以后用户就可以用自动填充的方式输入该序列。 如果已经在Excel中输入了一个序列，并且想将该系列添加到自定义序列中，可以单 击图3-17中的“导入”按钮，然后选择该序列区域，再单击“确定”即可完成。用户可以自己实践该方法。 (3)产生一个序列 填充尚未定义但有明显变化规律的序列，如“名称1、名称2,.” ,“2,4,8,16.”，“1,5,9,.”等，可以按照以下步骤输入。 选定一个或两个单元格作为初始区域，输入序列的前一个或两个数据，如输入1 ,3。 用鼠标指针将要填充的区域全部选择，如将B4:B14选择。,下一页,返回
11、,上一页,任务1 Excel的基础操作,选择“编辑”“填充”“序列”命令，弹出如图3-19所示的对话框。选择“等比数列”选项，指定步长，然后单击“确定”按钮即可产生需要的序列。 也可以不先选择产生序列的区域，直接在图3-19所示的“序列”对话框中设置相关选项即可，用户可以自己实践。 3.1.6设置表格的边框和底纹 1.设置表格边框 Excel默认的表格线在打印时是没有的，要打印出有边框的表格，需要为表格添加所需边框。其具体方法如下。 (1)选定要添加边框的单元格或单元格区域。 (2)选择“格式”“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中打开“边框”选项卡，如图3-20所示。 (3)在右侧的
12、“线条”选项组中选定所需的框线样式和颜色。,下一页,返回,上一页,图3-19选择填充区域及“序列”对话框,返回,图3-20“单元格格式”对话框,返回,任务1 Excel的基础操作,(4)要将所选框线应用于整个表格的外框，则单击左侧“预置”选项组中的“外边框”按钮;若要将其设置为表格的内部框线，则单击“内部”按钮，在其下的预览草图中可以看到设置的效果;要为单元格的某一边添加不同的边框，选定所需线型后，直接在预览草图中单击相应的边，或单击预览草图旁边的相应按钮。 (5)设置完成后，单击“确定”按钮。 使用“格式”工具栏上的“边框”按钮 ，可以快速地为单元格设置简单的边框。单击“边框”按钮 ，右侧的
13、向下箭头，在弹出的菜单中选择所需的框线，或选择“绘制边框”命令，然后直接在表格中手工绘制所需边框。 2.添加底纹 如果要为单元格设置纯色的背景，可单击“格式”工具栏上的“填充颜色”按钮 右侧的向下箭头，然后在弹出的菜单中选择所需颜色。,下一页,返回,上一页,任务1 Excel的基础操作,如果要为单元格填充图案，则需在图3-20所示对话框中打开“图案”选项卡，然后在其中的“图案”下拉列表中选择所需的底纹图案及其颜色。 3.1.7设置数字的格式 Excel中常用的数字格式类型如表3-2所示。 1.利用“格式”工具栏设置数字格式 在“格式”工具栏中有5个工具按钮可以用来设置数字格式，选定单元格后单击
14、某个按钮即可设置相应的格式。 “货币样式 ”:将选定的数字以货币样式显示。 “百分比样式 ”:将选定的数字以百分比样式显示。 “千位分隔符样式 ”:将选定的数字以千位分隔符样式显示。 “增加小数位数 “:将选定的数字增加小数位数。,下一页,返回,上一页,表3-2 Excel的数字类型,返回,任务1 Excel的基础操作,“减少小数位数 :将选定的数字减小小数位数。 2.使用“单元格格式”对话框设置数字格式 选定需格式化的单元格，然后选择“格式”菜单中的“单元格”命令，或右击快捷菜单中的“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框。单击“数字”标签，打开“数字”选项卡，如图3-21所示。 要设置数字的格式，首先在“分类”列表框中选择一种类型，然后在列表框的右侧进一步设置所需的格式，在“示例”框中可以查看设置的格式效果。最后，单击“确定”按钮完成数字格式的设置。,下一页,返回,上一页,图3-21“单元格格式”对话框,返回,
