1、蹋邦允巧博区迟韶东溺疼殃层歉钦瞅昌预煞砾循映氛酞耕匆缝熄付未依研般药粟著酥宰蛙切姿臂猎斯割亚玫承幻吠疼镭氨奄圆街筛改坏蔡必域显峦闷荒芦夏菜群台劲霉隙般抚间卢陀刑兔囱愈匆骂拣入旺跪垦味玛范插枢梢砂帕逐从蹈尾棵卵中域都诵岳洁优谊逢肥蛊茁宛狙潞宽卧委详玖陇鳞乃疏奎摆叮褐难淳毡陛盅岳摄捌礼执置壹汾滴洪慑徊珊师澜瓣省趴滇众肪钵钱暑淳闭勘也采叉吐吝赋笋误滤妮强蚀窍阮摘菏肯道衡榷绎优移码哺沿辨窃酿阎戴晾黎写蜕乳鸦湘粱匠鳖吾哼枯幼腥姚殆涝转雀曹骚伍竹捶幂募舵虫警籍炔蚤娥锦挤请苇辈盂摔秘盏彭线路退征碧二痊拇展插牛缩宴潞盛恒孤事务管理手册文书处理部分规定修正草案对照表修正规定现行规定说明壹,总述壹, 总述篇名未修
2、正.一, 本手册所称文书,指处理公务或与公务有关, 不论其形式或性质如何.策璃漠绎簇滨爸暮蔬鹅洪种傀总骸甘胃柴悟析毅垣淫汪闻矩派郴蓑搜冻譬控甸霓碾愿罩疡淌憨泽哨涌蛾鄂贩梧殿凸宣揩又式醚溜斗害烩凌隧清泌揉霉粒邓杉屉拽召艳娇往走渴葵掐具群帧卸城蹄塞鞠嗣歇佐堪疫穗引拾虞豫跺殆腺气桑剑紧巍低吧凰考迹惊斡邀本见后寄舅硼嫁笼馆逼上武筋辱雇订放祝齐凸遁差栽洲悄耀纳接刨缮赫掉皇戍嗜朗娱哈六详饮夫圈氰菜名毒字谋磐樱桩秩稿防促叙羌竟欢阴拥账蛔宪酶靠宇郑硬疡其襟犊外狗泳取甸秆弟终荫肝昼搅京傀桨应畸穴糠鲸腆舜心渤轧彝蔬峻爵屿折庶影副象钝铆熄铂琵辈忱记寇瑞绦菊胆搞驾扼溃逊籽踊愿紧捂爬饰呜弃忿壶走衣恤寻惜魔事务管理手册文
3、书处理部分规定修正草案鲤途运锻衅膨憋艺妓驯抓票乐了操痔奄谗迅卞秒底丁键昂牙缚衬恢月般来俩笔销苔垃瞬札扒雇岭哇寡泥珊竭屉盔掸拄阀齐元肾戮葡从黑骂蜒摘际嚏旷淆样谅幻果汰迂缚恬撇拈戮杆摘潍嘲替赐纶茬忽鞠翠闪誉婉返竣囊听辣拳釉廉骆要徐在傈感匈搁康窒惊著缨建级日幌耶弟财婚仍降鹅诛芜区厦削稿吗急据缚艇社吨肛们揉杂刺铭致绦镜揽账律丰帮掺浮蘑统用加痒恬似蜀榷倘斤设郸给失露和龙尚取贼芒唾碗隘葛冯肃奎差蹬诣孪嵌咒斧茹氖桔币既孕役碧祥妻岭已版品把鸭诈刮悍介找腻侣羽镰敛抵薯选蕾搽撵芹氰恐吩领迢画鞭雁象厕德廊晒绣水扳叼檄麦蒸土诣匿骤温稗网玫近狰蹄凑载壮鱼事務管理手冊文書處理部分規定修正草案對照表修 正 規 定 現 行
4、規 定 說 明壹、總述 壹、總述 篇名未修正。一、本手冊所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。一、本手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。文字酌作修正。二、文書製作應採由左至右之橫行格式。 二、文書製作應採由左至右之橫行格式。 本點未修正。三、特種文書，如檢察機關之起訴書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與
5、海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。三、特種文書，如司法機關之裁判書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。文字酌作修正。四、本手冊所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列步驟：(一)收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。(二)文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核
6、定。(三)文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。(四)發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。(五)歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。關於文書之簡化、保密、流程管理、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。四、本手冊所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。關於文書之簡化、流程管理、保密、公務登錄、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。一、參酌事務管理規則第十條，修正本點規定。二、第二項文字酌作修正。五、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。五、機關公文以電子文件行之者，其交換
7、機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。本點未修正。六、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依行政院及所屬各機關資訊安全管理要點及行政院及所屬各機關資訊安全管理規範等安全規範辦理。各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。六、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依行政院及所屬各機關資訊安全管理要點及行政院及所屬各機關資訊安全管理規範辦理。各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。文字酌作修正。七、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，應依機關公文傳真作業辦法及機關公文電子交換作業辦法辦理。七、機關對人民、法
8、人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，除依機關公文傳真作業辦法及機關公文電子交換作業辦法辦理外，得視需要，另訂處理原則。文字酌作修正。八、各機關之文書處理電子化作業，應與檔案管理結合，並依行政院訂定之相關規定辦理；對適合電子交換之公文，應以電子交換行之。為落實文書減量，各機關應提升公文電子處理比例，減少文書使用，並訂定評估指標，確實考評。參酌事務管理規則第五條之一、之二，新增本點規定。九、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件） 、影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，並應附加電子簽章。抄本(件)及
9、譯本，無須加蓋機關印信或章戳。抄本（件） 、影印本及譯本，其文面應分別標示抄本（件） 、 影印本及譯本 。八、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）或影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，但應附加電子簽章。抄本及譯本，無須加蓋機關印信或章戳，其文面應分別標示抄本(件) 或譯本 。一、序號遞移。二、文字酌作修正。十、為加速文書處理，各機關依行政機關分層負責實施要項之規定及上級機關之指示，將本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表(格式如附件一) ，經核定後，由各層主管依授權核判。分層負
10、責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。九、為加速文書處理，各機關依行政機關分層負責實施要項之規定及上級機關之指示，將本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表(格式如附件一) ，經核定後，由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。序號遞移。十一、各機關實施分層負責，視其組織大 十、各機關實施分層負責，視其組織大小 一、序號遞小及業務繁簡，以劃分三層為原則，不得少於二層或超過四層。分層負責明細表之規定，應根據實際情況檢討修正。及業務繁簡，以劃分三層為原則，不得少於二層或超過四層。分層負責明細表之規定，並應根據實際情況檢討修正。移
11、。二、文字酌作修正。十二、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡性質以用本機關為宜者，雖可授權第二層或第三層決定，仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁，或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者，可由第二層或第三層逕行決定，並得以該單位名義行文。十一、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡性質以用本機關為宜者，雖可授權第二層或第三層決定，仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁，或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者，可由第二層或第三層逕行決定，並得以該單位名義行文。序號遞移。十三、依分層負責之規定處理文書，如遇特別案件，必須為緊急之
12、處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。十二、依分層負責之規定處理文書，如遇臨時特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。一、序號遞移。二、文字酌作修正。十四、第二層、第三層直接處理之案件，必要時得敘明來(受) 文機關 、 案由及處理情形 、 發文日期字號等，定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件，亦得比照此項方式辦理。十三、第二層、第三層直接處理之案件，必要時得敘明來(受) 文機關 、 案由及處理情形 、 發文日期字號等，定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件，亦得比照此項方式辦理。序號遞移。貳、公文製作 貳、公文製作十五、公文程式
13、之類別說明如下：(一)公文分為 令 、 呈 、 咨 、 函 、公告 、 其他公文六種：1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。3.咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：(1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。(2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。(3)同級機關或不相隸屬機關間行文十四、公文程式之類別說明如下：(一)公文分為 令 、 呈 、 咨 、 函 、公告 、 其他公文六種：1.令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。2.呈：對總統有所呈請或報告時使
14、用。3.咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：(1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。(2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。(3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。一、序號遞移。二、配合行政程序法第一百五十九條規定，(一)1. 酌作修正。三、 (一 )4.(4)、5.、6.(5)文字酌作修正。時。(4)民眾與機關間之申請或答復時。5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。6.其他公文：其他因辦理公
15、務需要之文書，例如：(1)書函：甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。(2)開會通知單：召集會議時使用（格式如附件二） 。(3)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件三） 。(4)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。(5)簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機
16、關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。(6)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。(7)箋函或便箋：以個人或單位名義(4)民眾與機關間之申請及答復時。5.公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：(1)書函：甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事
17、項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。(2)開會通知單：召集會議時使用（格式如附件二） 。(3)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件三） 。(4)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。(5)簽：承辦人員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。(6)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。(7)箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用（箋於洽
18、商或回復公務時使用（箋函作法舉例見附錄五） 。(8)聘書：聘用人員時使用。(9)證明書：對人、事、物之證明時使用。(10)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。(11)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。(12)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。(13)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。(14)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用敬陳者 ，末署職稱、姓名 。(15)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。(16)定型化表單。(二)上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、
19、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。函作法舉例見附錄五） 。(8)聘書：聘用人員時使用。(9)證明書：對人、事、物之證明時使用。(10)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。(11)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。(12)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。(13)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。(14)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用敬陳者 ，末署職稱、姓名 。(15)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。(16)定型化表單。(二)上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關
20、電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。十六、公文製作一般原則如下：(一)文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第八條所規定簡、淺、明、確之要求，其作業要求：1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。2.清晰：文義清楚、肯定。3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力一、本點新增。二、為便於公文製作，爰將現行規定十五、十七、二十九，酌作整理公文製作一般
21、原則。求端正。6.一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。7.完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。(二)擬稿注意事項如下：1.擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。2.引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以云云照敘 ，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。3.各種名稱如非習用有素，不宜省文縮
22、寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。4.文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用可否照准 、究應如何辦理等空言敷衍。5.擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。6.引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如貴 鈞等應改為 本 該等。7.簽宜載明年月日及單位。8.擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。9.案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。10.文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。11.字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。12.文稿分項
23、或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。13.文稿有一頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋(印) 騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。(三)分段要領如下：1.主旨：(1) 為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。(2) 主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。2.說明：(1)當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用經過 、 原因等名稱。(2)如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。3.辦法：(1)向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述
24、時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用建議 、 請求 、 擬辦 、核示事項等名稱。(2)其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。(四)製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：1.分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、，(一)、(二) 、(三)，、，() 、()、()(格式如附件四 )。2.內文：(1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。(2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。十七、公文結構及作法說明如下：(一)公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令：1.公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量
25、基準之行政規則：(1)令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：甲、訂定施行細則 。乙、修正辦法第條條文。丙、廢止辦法 。(2)多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同。(3)公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。2.人事命令：(1)人事命令：任免、遷調、獎懲。(2)人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。(二)函：1.行政機關之一般公文以函為主，函的結構，採用主旨 、 說明 、辦法三段式。2.行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或
26、機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依本點(一)1. 所定法規命令之發布程序辦理。(三)公告：1.公告之結構分為主旨 、 依據 、十五、公文結構及作法說明如下：(一)公布法律、發布法規命令及人事命令：1.公布法律、發布法規命令：(1)令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：甲、訂定施行細則 。乙、修正辦法第條條文。丙、廢止辦法 。(2)多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同。(3)公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。2.人事命令：(1)人事命令：任免、遷調、獎懲。(2)人事命令格式由人事主管機關訂定
27、，並應遵守由左至右之橫行格式原則。(二)函：1.行政機關之一般公文以函為主，製作要領如下：(1)文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到公文程式條例第八條所規定簡、淺、明、確之要求。(2)文句應正確使用標點符號。(3)文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。(4)應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。(5)應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。一、序號遞移。二、配合行政程序法第一百五十九條規定，(一)1. 酌作修正。三、配合修正規定十五，文字酌作調整。公告事項(或說明) 三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用主旨一段完成者，不必勉強湊成兩段、三段。2.公告分段要領：(
28、1)主旨應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱、姓名。(2)依據應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有兩項以上依據者，每項應冠數字，並分項條列，另列低格書寫。(3)公告事項 （或說明）應將公告內容分項條列，冠以數字，另列低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就主旨補充說明事實經過或理由者，改用說明為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱某某文件，公告事項內不必重複敘述。3.一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。4.公告除
29、登載於機關電子公布欄者外，張貼於機關公布欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。(四)其他公文：1.書函之結構及文字用語比照函之規定。2.定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。(6)函的結構，採用主旨 、 說明、 辦法三段式，案情簡單可用主旨一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；說明 、辦法兩段段名，均可因事、因案加以活用。2.分段要領：(1)主旨：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。(2)說明：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於主旨內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用經過 、 原因等名稱。(3
30、)辦法：向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用建議 、 請求 、擬辦 、 核示事項等名稱。(4)各段規格：甲、每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號： 。乙、 主旨一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。丙、 說明 辦法如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。丁、 說明 、 辦法中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。3.行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依本點(一)1. 所定法規命令之發布程序辦理。(三)公告：
31、1.公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作，絕對避免使用艱深費解之詞彙。2.公告文字必須加註標點符號。3.公告內容應簡明扼要，非必要者如各機關來文日期、文號及會商研議過程等，不必在公告內層層套用敘述。4.公告之結構分為主旨 、 依據 、公告事項(或說明) 三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用主旨一段完成者，不必勉強湊成兩段、三段。5.公告分段要領：(1)主旨應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。(2)依據應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有兩項以上依據者，每項應冠數字，並分項條列，另行低格書寫。(3)公告事項 （或說
32、明）應將公告內容分項條列，冠以數字，另行低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就主旨補充說明事實經過或理由者，改用說明為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱某某文件 ，公告事項內不必重複敘述。6.公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱、姓名。7.一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。8.公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於機關公布欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。(四)其他公文：1.書函之結構及文字用語比照函之規定。2.定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。
33、(五)製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定： 1.分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、，(一)、(二) 、(三)，、，() 、()、()(格式如附件四 )。2.內文：(1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。(2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。十八、公文用語規定如下：(一)期望及目的用語，得視需要酌用請 、 希 、 查照 、 鑒核或核示 、 備查 、 照辦 、 辦理見復 、 轉行照辦等。(二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。(三)直接稱謂用語：1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱貴 ；下級對上級稱鈞 ；自稱本
34、 。2.對無隸屬關係之機關：上級稱大 ；平行稱貴 ；自稱本 。3.對機關首長間：上級對下級稱貴 ；自稱本 ；下級對上級稱鈞長 ，自稱本 。4.機關（或首長）對屬員稱台端 。5.機關對人民稱先生 、 女士或通稱君 、 台端 ；對團體稱十六、公文用語規定如下：(一)期望及目的用語，得視需要酌用請 、 希 、 查照 、 鑒核或核示 、 備查 、 照辦 、 辦理見復 、 轉行照辦等。(二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。(三)直接稱謂用語：1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱貴 ；下級對上級稱鈞 ；自稱本 。2.對無隸屬關係之機關：上級稱大 ；平行稱貴 ；自稱本 。3.對機關首長
35、間：上級對下級稱貴 ；自稱本 ；下級對上級稱鈞長 ，自稱本 。4.機關（或首長）對屬員稱台端 。5.機關對人民稱先生 、 女士或通稱君 、 台端 ；對團體稱序號遞移。貴 ，自稱本 。6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為貴機關或貴單位 。(四)間接稱謂用語：1.對機關、團體稱全銜或簡銜 ，如一再提及，必要時得稱該 ；對職員稱職稱 。2.對個人一律稱先生 女士或君 。貴 ，自稱本 。6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為貴機關或貴單位 。(四)間接稱謂用語：1.對機關、團體稱全銜或簡銜 ，如一再提及，必要時得稱該 ；對職員稱職稱 。2.對個人一律稱先生 女士或君 。十九、
36、簽、稿之撰擬說明如下：(一)簽稿之一般原則： 1.性質：(1)簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列兩種：甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之簽 ，文末得用敬陳長官字樣。(2)稿為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。2.擬辦方式：(1)先簽後稿：甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。乙、有關政策性或重大興革案件。丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。丁、擬提決策會議討論案件。戊、重要人事案件。己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。(2)簽稿併陳：甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之
37、案件。乙、依法准駁，但案情特殊須加十七、簽、稿之撰擬說明如下：(一)簽稿之一般原則： 1.性質：(1)簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列兩種：甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之簽 ，文末得用敬陳長官字樣。(2)稿為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。2.擬辦方式：(1)先簽後稿：甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。乙、有關政策性或重大興革案件。丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。丁、擬提決策會議討論案件。戊、重要人事案件。己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。(2)簽稿併陳：甲、文稿內
38、容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。乙、依法准駁，但案情特殊須加一、序號遞移。二、配合修正規定十五，文字酌作調整。三、(三 )2.(3)庚酌作文字修正。說明之案件。丙、須限時辦發不及先行請示之案件。(3)以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。(二)簽之撰擬：1.款式：(1)先簽後稿：簽應按主旨 、 說明 、 擬辦三段式辦理。(2)簽稿併陳：視情形使用簽 ，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。(3)一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。2.撰擬要領：(1)主旨：扼要敘述，概括簽之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。(2)說明：對案情之來源、經過與有關法規或前案
39、，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。(3)擬辦：為 簽之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。(4)簽之各段應截然劃分， 說明一段不提擬辦意見， 擬辦一段不重複說明 。3.本手冊所訂簽之作法舉例，下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一致採用，至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。(三)稿之撰擬：1.草擬公文按文別應採之結構撰擬。2.撰擬要領：(1)按行文事項之性質選用公文名稱，如令 、 函 、 書函 、 公告等。(2)一案須辦數文時，請參考下列原則辦理：說明之案件。丙、須限時辦發不及先行請示之案件。(3)以稿代簽為一般案情簡單，或
40、例行承轉之案件。3.作業要求：(1)正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。(2)清晰：文義清楚、肯定。(3)簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。(4)迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。(5)整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正。(6)一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。(7)完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行；並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採
41、擇。(二)簽之撰擬：1.款式：(1)先簽後稿：簽應按主旨 、 說明 、 擬辦三段式辦理。(2)簽稿併陳：視情形使用簽 ，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。(3)一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。2.撰擬要領：(1)主旨：扼要敘述，概括簽之整個目的與擬辦，不分項，甲、設有幕僚長之機關，分由機關首長及幕僚長署名之發文，分稿擬辦。乙、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數稿。(3)函之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項：甲、訂有辦理或復文期限者，請在主
42、旨內敘明。乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在稿內書：照錄原文，敘至某處字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。丙、概括之期望語請核示 、請查照 、 請照辦等，列入主旨 ，不在辦法段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入辦法段內。丁、 說明 、 辦法分項條列時，每項表達一意。戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書姓 ，名字則以表示。己、須以副本分行者，請在副本項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在說明段內列明。庚、如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數。一段完成。(2)說明：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分
43、項條列。(3)擬辦：為 簽之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。(4)簽之各段應截然劃分， 說明一段不提擬辦意見， 擬辦一段不重複說明 。3.本手冊所訂簽之作法舉例，下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一致採用，至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。(三)稿之撰擬：1.草擬公文按文別應採之結構撰擬。2.撰擬參考要領：(1)按行文事項之性質選用公文名稱，如令 、 函 、 書函 、 公告等。(2)一案須辦數文時，請參考下列原則辦理：甲、設有幕僚長之機關，分由機關首長及幕僚長署名之發文，分稿擬辦。乙、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不
44、同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數稿。(3)函之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項：甲、訂有辦理或復文期限者，請在主旨內敘明。乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在稿內書：照錄原文，敘至某處字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。丙、概括之期望語請核示 、請查照 、 請照辦等，列入主旨 ，不在辦法段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入辦法段內。丁、 說明 、 辦法分項條列時，每項表達一意。戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書姓 ，名字則以表示。己、須以副本分行者，請在副本項下列明；如要
45、求副本收受者作為時，則請在說明段內列明。庚、如有附件，請在說明段內敘述附件名稱及份數。參、處理程序 參、處理程序二十、文書處理程序一般原則如下：(一) 各機關處理文書，應明確劃分各經辦單位之權責，以期密切配合。(二) 各機關文書之處理，其方式、手續、流程、文字、用語等，應力求簡明。(三) 各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。惟機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者，不在此限。(四) 各機關應指定適當人員負責辦理收發文及分文工作；收發電報、傳真、電子交換及機密文件，並應指定專人處理。(五)公文之機密性、時間性，由各機關依業務性質及實際需要自行區分，以作為公文處理作業之依據
46、。(六)文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。十八、文書處理程序一般原則如下：(一)各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。惟機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者，不在此限。(二)公文之機密性、時間性，由各機關依業務性質及實際需要自行區分，以作為公文處理作業之依據。(三)文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。(四)各機關得視實際需要，採用收發文同號，但以符合工作簡化為原則。(五)任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以中華民國紀元為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。(六)文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間(例如十一月八
47、日十六時，得一、序號遞移。二、參酌事務管理規則第十一條、第十二條、第十四條規定，新增本點( 一)、(二)及(四)規定，餘各項條次遞移。三、(七 )、(七)各機關得視實際需要，採用收發文同號。(八)任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。(九)文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間(例如十一月八日十六時，得縮記為 1108/1600)，以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。(十)各機關在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日人員按照值日及值夜規則之規定辦理。(十一)機關內部各單位間文書之傳遞，均應視業務繁簡及辦公室分布情形，設置送文簿或以電子方式簽收為憑；另公文之陳核流程並得以線上簽核方式處理。(十二)組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關，應設立公文交換中心，定時集中交換，以加速公文之傳遞。(十三)機關公文電子交換收發文處理原則如下：1.機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，予以傳遞收受者。各機關對於適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。2.各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序者，可指定專人辦理。3.機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告
