1、债权资金账龄结构计算机审计方法计算机审计JISUANJISHENJI髓糍璇算褫审方对企业债权资金账龄情况进行审计,若是用传统的手工方法,不仅工作量大,而且还容易出差错.在审计实践中,我们根据企业债权资金账龄审计工作的特点,在计算机辅助审计方面作了一些探索,设计并制作出债权资金账龄结构审计工作表,工作中取得了事半功倍的效果.现对该工作表的工作目的,制作方法,使用步骤介绍如下:一,工作目的审计工作中的一项重要环节,是对被审计单位的债权资金的账龄结构进行分析,看其有多少属于正常资金,有多少属于呆,坏账资金,它对判断企业资产的真实性,安全性,潜在盈亏因素以及绩效的确定都有着重要作用.利用计算机在EXC
2、EL.子表格中制作 债权资金账龄结构审计工作表 ,可以使初步掌握计算机操作技能的审计人员,在对债权资金审计中以简单,快捷的方法,实现审计目标,将审计人员从繁琐的人工计算中解脱出来.我们设计的债权资金账龄结构分析表(简称表一), 债权资金账龄结构明细表(简称表二),具有以下功能:1.自动计算债权资金账龄的年限;2.自动完成债权资金账龄各个时间段的划分,汇总;3.自动完成各债权资金账龄各个时间段明细户数的记录,汇总;4.自动完成各债权资金账龄各个时间段资金占全部资金的结构分析;5.自动完成重分类贷方资金的金额及户数的划分,汇总;6.自动完成各债权资金明细账与总分类账及会计报表的核对.二,制作方法在
3、 EXCEL.子表格中建立一个工作薄 ,命名债权资金账龄结构审计工作表,下设两个工作表,将 Sheet13:作表重命名为债权资金账龄结构分析表,Sheet23:作表重命名为债权资金账龄结构明细表,详情见附表:现以表二举例说明.(一)债权资金账龄结构明细表应收账款的制作陈浩徐秀芬该表的主要功能是先对债权资金的账龄年限进行确认,然后根据确认的账龄年限对债权资金按照各时间段的要求进行分解,汇总,分别反映借方资金和重分类资金的余额(贷方资金)和户数.在“ 表二 “A1,B1,C1,单元格中输入有关字段.1.账龄年限的设置.首先,将单元格 F1“审计期间截止日期 “及 C 列“资金活动停滞日期“定义为日
4、期型 ;其次,将 E4 至 El3 的“账龄年数“单元格定义为数值型,在其单元格中设置函数为:E4=IF(D4=0,DAYS360(C4,F$1)/360),其含义为:通过函数对“ 审计期间截止日期“( 即:如对某单位 2002 年度财务收支的审计,该单元格填入“200312“)与“资金活动停滞日期“(即:往来账户最后一笔往来资金活动日期)之间进行识别,将计算结果“年数 “自动读入 “账龄年数“单元格.利用 EXCEL 的填充柄功能,将 E4 单元格内的函数公式拖至 El3,使各行都具备自动计算的功能.在设定函数(IF(Dn-0,“,DAYS360(Cn,F$1)/360)时 ,“F1“的中间
5、必须加上“$II 符号,以保证“审计期间截止日期“的绝对地址 .2.债权资金各账龄 B,JN 段及重分类贷方资金的自动划分及汇总.在审计过程中,将债权资金账龄划分为一年以内,一年以上二年以内,二年以上三年以内,三年以上四个时间段,其目的是能更直观地了解债权资金的结构情况.(1)一年以内的债权资金.将 F4 至 F13(“一年以内“ 栏 )单元格定义为数值型,其函数 F4=IF(AND(E4l,D40),D4,“).其含义为:如果第 4 行的“账龄年数“ 值小于 1 时,并且要求数值 D4 大于 0,第 4 行 F 列“ 一年以内“计算结果为第 4 行 D 列“账面余额“ 数值 ,否则计算结果为
6、空值 .(2)一至二年的债权资金.将 G4 至 G13(“一至二年“ 栏)单元格定义为数值型,其函数为 G4=IF(AND(1=E4,E42,D40),D4,“).其含义为:如果第 4 行的“账龄年数“ 值大于等于 1且小于 2 时,并且要求数值 D4 大于 0,第 4 行 GY 一至二年“计算结果为第 4 行 D 列“账面余额“ 数值,否则计算结果为空值.2004/4 新疆审计计算机审计列 ABCDEFGHIJK债权资金应收账款账龄结构分析表表一列 ABCDEFGHIJ债权资金应收账款账龄结构明细表审计期问截止日期 20o3 年 12 月K表二注:白色处由使用者填入内睿或数据(3)二至三年的
7、债权资金.将 H4 至 H13(“二至三年栏)单元格定义为数值型,其函数为 H4=IF(AD(2(=E4,E4(3+D40),D4.).其含义为: 如果第 4 行的“账龄年教“值大于等于 2 且小于 3 时.并且要求数值 D4 大于 0,第 4 行 H 列“二至三年“ 计算结果为第 4 行 D 列“ 账面余额数值.否卿计算结果为空值.(4)三年以上的债权资金.将 I4 至 I13(三年以上栏)单元格定义为数值型.其函数为 I4=AND(E4:3.D40).D4.“).其含义为:如果第 4 行的“账龄年数大于等于 3 时,并且要求数值 D4 大于 0,第 4 行 1 种三年以上计算结果为第 4
8、行 D 列审计账面余额数值,否则计算结果为空值(5)重分类贷方资金的划分将 J4 至 J13(贷方资金“栏)单元格定义为数值型,其函数为 J4=IF(E40,ABS(D4).).其古义为:如果第 4 行的账面余额小于 0 时,并取绝对值 ABS(B4),保持正数,第 4 行 J 列贷方资金“计算结果为第 4 行 O 列“账面余额“ 数值 .否则计算结果为空值 .上述工作完成后,选中 F4,G4,H4,14,J4 单元格,利用ExCEL 的填充柄功能.将单元格内的函数公式复制到表内各行.使各行都具备自动计算的功能(6)金额的累计汇总.在“合计行选中 D 列,F 列,G 列,Hf234562345
9、6789m他列,I 列 ,J 列,点格式栏“利用 EXCEL自动求和功能,完成各列第 4 行至第 13 行有关数值的求和.(7)有效项数之和汇总.在“项数合计“行选中 D 列,F 列,G 列,H 列,I 列,J 列,点格式栏“fx“按钮,选择函数公式 count,在 D15 单元格中输入公式 count(D4:D13),利用 EXCEL 的填充柄功能,将 D15拖至 J15 列,完成各列第 4 行至第 13 行有关数值个数的合计.其含义为“账面余额 “,“借方资金账龄各时间段金额“及“ 贷方余额 “中自第 4 至 13 行的有效项数之和.(二)债权资金账龄结构分析表应收账款的制作该表的主要功能
10、是将“表一 “中的计算结果链接到“表二“相关单元格基础上,对划分出的各时间段债权资金进行分析,汇总;分别反映债权借方资金和重分类资金(贷方资金 )的余额和户数;各时间段债权资金占全部资金的百分比;各债权资金明细账户与会计报表,总分类账账账,账表是否相符.在债权资金账龄结构分析表一应收账款A1,B1,c1,单元格中输入有关字段.1.债权资金各时间段两表之间金额的链接.在“ 表一 “中选 C2 单元格,将“表二“F14 单元格中已计算出应收账款“一年以内“ 金额链接到 “表一“C2 单元格中,公式为:C2=( 表二 )F14.利用 EXCEL填充柄功能(在合并相关单元格的基础上),从 C2 列拖至
11、 H2 列,同时,在 J2 单元格中设置公式 J2=C2+D2+F2+H2 求出债权借方资金的合计,即可完成各列第 2 行有关借方金额数值的链接.2.债权资金两表之间户数的链接.在“ 表二 “中选 C3 单元格,将“表一“F15 单元格中已计算出应收账款“一年以内“ 户数链接到 “表二“C3 单元格中,公式为:C3=( 表二 )F15.利用 EXCEL填充柄功能(在合并相关单元格的基础上),从 C3 列拖至 H3 列,同时,在 J3 单元格中设置公式 J3=C3+D3+F3+H3 求出债权借方户数的合计,即可完成各列第 3 行有关户数数值的链接.3.各时间段债权资金占全部债权资金的百分比设置.
12、将“ 表一 “C4 至 K4 单元格设置为百分比格式,再加入公式,分别为 C4=C2/J2;D4=D2/J2;F4=F2/J2;H4=H2/J2.同时,在 J4 单元格中设置公式 J4=C4+D4+F4+H4 求出百分比合计 ,即可完成各列第 4 行各时间段债权资金占全部债权资金的百分比设置.4.重分类资金贷方余额及户数的链接.在“ 表一 “中选 K2 单元格,将“表二“J14 单元格中已计算出重分类资金贷方金额链接到“表一“K2 单元格中,公式为:K2=(表二)J14.采取相同的方法对重分类资金贷方户数的链接,公式为:K3=(表二)J15,K4 中则反映贷方资金占全部债权资金的百分比,该值愈
13、大,对资产真实性的影响就愈大,反之则愈小.公式为:K4=K2/J2,即可完成重分类资金贷方余额及计算机审计户数的链接.5.债权资金明细账余额的链接及核对功能的设置.在“ 表一 “中选 A6 单元格,将“表二“D14 单元格中已合计出的明细账金额链接到“表一 “A6 单元格中,其公式为 A6=(表二)D14.差异公式为 C6=J2 一 K2 一 A66.核对账账,账表功能的设置.计算“ 债权资金应收账款 “明细账与“会计报表一应收账款“账户及 “总分类账 应收账款“账户差异,分别填入 G6,K6,公式分别为 G6=A6 一 D4,K6=A6 一 H6,即可完成账账,账表差异数的计算.7 计算公式
14、的保护措施.为了避免在使用过程中误将计算公式删除,在本表中采取了工作表保护措施.其步骤为:利用 ctrl+shift 在工作表中(格式详见表一,表二)先将有颜色处选中,然后点击工具栏菜单“格式“按钮,点“单元格“ 钮,再点击 “保护“钮,同时选择“ 隐藏“,“锁定“,再将无颜色处选中,步骤同上,选择“锁定“ 将“,/“取消,完成后,点击工具栏菜单“工具“按钮,进入保护项,点击“保护工作“ 钮,按提示要求操作,此时完成了对工作表的保护,使表内有颜色处计算公式隐藏起来,无颜色处可自如的输入相关的数据和内容了,从而避免在使用过程中错误操作将计算公式删除.三,使用步骤首先,在使用时要对各工作表进行清盘
15、,以保证没有其它因素的干扰.在“表一“ 会计报表金额和总分类账金额处输入“ 审计期间截止日“ 的债权资金余额 .其次,在“表二 “审计期间截止日“单元格中输入“审计期间截止日期“( 即:如对某单位 2003 年度财务收支的审计,填人格式为“200312“),根据被审计单位提供的债权资金应收账款明细户会计资料,输入应收账款账户名;“资金活动停滞日期“( 即:往来账户最后一笔往来资金活动日期为 2000 年 9 月,填人格式为“20009“);资金明细户余额,如是贷方资金,可以负数格式直接输入,由计算机自动分解到相对应的单元格内.此时,计算机即可一次性完成账龄年限的计算,各账龄时间段的划分,各账龄时间段资金及户数的汇总,重分类资金及户数的汇总,各账龄时间段资金结构的分析,账账,账表差异数的计算工作.以上是对债权资金应收账款的举例说明,该方法同样适用于其他债权资金.对在明细户较多的单位使用时,可将“ 表二 “行数增加复制若干份,将有关的同类相单元格相加后链接到“表一“ 同类单元格中 ,即可对诸多的明细户进行审计.(作者单位: 乌鲁木齐市审计局)2004/4 新疆审计
