1、第 1 页 共 12 页永泰地产会议管理办法 （修订稿）第一章 总 则第一节 目的第二节 适用范围第二章 职责分配第三章 工作流程第一节 名词解释第二节 会议形式及内容第三节 会序安排1、会议酝酿2、会议通知3、会议签到4、会议发言5、会议纪要6、会议督办第四章 会议保障第一节 会务保障第二节 会议室管理第五章 会议纪律及罚则第六章 附 则第 2 页 共 12 页第一章 总 则第一条 目的为加强公司会议工作的管理，规范会议全过程统筹，保证会议的效率和质量，根据公司的有关规定，结合公司的实际情况，现将原会议管理办法(永泰发200716 号)及原会议室管理办法（永泰发200891 号）进行修订，形
2、成永泰地产会议管理办法（修订稿）。第二条 适用范围本办法的适用范围为北京公司、各事业部及各项目公司。第二章 职责分配第三条 北京公司总经理主持的会议由总经理办公室（以下简称总经办）负责组织，其他会议由相关职能部门或会议主持人指定的部门负责组织，总经办配合会议组织及安排工作。项目公司总经理主持的会议由综合部负责组织，其他会议由相关职能部门或会议主持人指定的部门负责组织，综合部配合会议组织及安排工作。第四条 会议组织部门负责提前准备好会议室，发布会议通知，通知中要包含会议议程、议题、汇报材料及参会人员等相关信息。并在开会前通过电话等方式确保参会人员知第 3 页 共 12 页悉。第五条 在会议召开前
3、，由会议组织部门准备会议资料，整理后交与会议主持人和参会人，参会人应当做好充分准备，拟定出会议发言资料，提高会议效率。第六条 会议由组织部门记录，需要整理印发会议纪要的，会议记录人员应当在两日内整理、会签完毕后报送总经理签发。第三章 工作流程第一节 名词解释第七条 本办法所称的会议指由北京公司总经理或由总经理授权的分管领导主持、参加的会议，包括公司会议、总经理办公会议、运营会议、审计会议、专题汇报会议、头脑风暴会、培训会、评审会等会议。项目公司总经理办公会及项目运营会议，参照关于印发 的通知 （永泰 发201134 号）及 关于印发的通知（ 永泰 发201135 号）执行。第二节 会议形式及内
4、容第八条 公司会议公司会议是为了总结工作中的成绩与不足，深化内部沟通、增进目标认同而定期召开的会议，包括半年总结计划会、公司年会等。会议由总经理主持，总经办组织，参加人员为会议指定人员或公司全体员工。公司会议的主要内容是：第 4 页 共 12 页（一）总结工作情况，部署工作任务；（二）开展管理层和员工的对话，沟通思想和感情；（三）表彰对公司做出突出贡献的部门或者员工；（四）其它应当通过会议解决的事项。第九条 总经理办公会议总经理办公会议是公司经营管理层决定重大事项的重要会议形式，由总经理或经总经理授权的分管领导召集和主持，组织部门为总经办。参会人员为公司经营管理班子成员，公司总经办负责人应当列
5、席总经理办公会议，会议内容涉及的相关部门负责人和相关人员可以列席会议。会议的主要内容是：（一）审议、批准公司重大经营方针和决策；（二）研究处理临时性、突发性的重要问题；（三）其他需要提交总经理办公会议解决的相关问题。第十条 运营会议运营会议分是公司定期召开的会议形式，包括组织运营会议和计划运营会议。会议由组织运营线负责人或计划运营线负责人主持，组织运营会议的组织部门为北京公司人力资源部，计划运营会议的组织部门为北京公司工程管理部，参加人员为北京公司各部门负责人。运营会议的主要内容是：（一）阶段性总结运营工作的落实情况；（二）确定运营工作中的重大节点问题的解决方式和时间；第 5 页 共 12 页
6、（三）讨论处理运营工作中需要协调的问题；（四）其它应当由会议解决的有关问题。第十一条 审计会议审计会议由审计部门负责人召集和主持，审计部负责会议组织工作。根据审计工作安排，召开时间由审计部自行确定。参加人员为审计部门员工及被审计单位班子成员、相关部门负责人等。审计会议的主要内容是：（一）沟通审计过程中发现的重大事项，揭示项目运营和管理中存在的问题；（二）探讨可提高项目经营效益的内控措施；（三）对项目运营提出管理型建议和预期可实现的目标；（四）对违反公司制度的行为提出整改要求并对整改情况进行复核。第十二条 专题汇报会议专题汇报会议是就工作中的专题事项的进展情况所召开的会议，会议由总经理或分管领导
7、召集、主持，北京公司各部门、各事业部、各项目公司也可根据工作的实际需要申请举行专题汇报会议，以便有针对性地、及时地解决相关问题。会议的组织部门为专题汇报部门（如会议由公司总经理召集，会议组织部门为总经办），参会人员由组织部门根据专题内容确定。第十三条 其他会议其他会议包含各种头脑风暴会、培训会、学习会议、评第 6 页 共 12 页审会等，其他会议的组织和召开按照北京公司相关授权执行，需要由分管被授权人主持的会议除外，可按照上述相关形式会议组织。第三节 会序安排第十四条 会议酝酿和准备会议的组织部门应就会议的议程、议题、内容、方案等与各有关单位提前沟通，如有必要可召开会议筹备会，形成基本共识或几
8、种方案共识。第十五条 会议通知会议组织部门将会议的时间、地点、议题、议程、内容、方案、参加人员、着装等要求通过书面、网络、电话、短讯等方式告知参加人，并将会议需要的会务准备工作通知相关部门。 （见附件一 ）第十六条 会议的入场及签到会议组织者通过人员引导、提前告知等方式组织参会人员有序入场，会议组织者印制会议签到表（见附件二 ），并提前到场组织会议签到工作，如有必要，会议主持人在会议开始前进行点名。第十七条 会议发言由会议主持人确定会议发言顺序（一般由会议主持人说明会议议程、议题、主要内容及开会目的，还应按照职级由低到高，分部门、分项目公司依次发言）并组织参会人员发言。重大会议要在正式开始前对
9、参会人员做简要介绍（含公司、职位、姓名等），会议开始时，主持人先阐述会议议题，并明会 议 签 到 表会 议 通 知 模 板第 7 页 共 12 页确发言顺序，在参会人员发言时，主持人要主动维持会场秩序、确保会议围绕会议主题进行并控制发言时间。会发言人语言要清晰有力、思路清楚，言简意赅。其他参会人员不得有喧哗、争吵、私语、抽烟、无故在会场内随意走动等扰乱会场秩序的行为。全部参会人员发言结束后，主持人做总结并明确会议议定事项。第十八条 会议纪要会议纪要由会议组织部门负责记录，内容应包括：会议时间、地点、主持人、会议议题、目前存在的问题分析、会议议定事项等。其中，会议议定事项要言简意赅，条分缕析，并
10、明确完成事项的内容、完成标准、完成时间及牵头人。会议纪要主送的范围为参会各人员，抄送范围为会议议定事项涉及的相关部门和个人。 （会议纪要模板见附件三 ）第十九条 会议督办会议议定的有关事项，相关部门或员工应当认真全面地遵照执行，总经办负责按督查督办管理办法（修订稿）（永泰发201099 号）督 查和督办。会议议定事项的责任部门应根据会议纪要内容，在指定的时间节点前，主动将完成情况向总经办汇报。 （见附件四 ）第二十条 会议纪要的编号管理会议纪要实行编号管理，按会议内容，会议纪要编号分为：（一）永泰纪：公司会议、北京公司总经理办公会议纪要编号； 督 办 事 项 表会 议 纪 要 模 板第 8 页
11、 共 12 页（二）永泰纪运：北京公司运营会议纪要编号；（三）永泰纪研：北京公司研发会议纪要编号；（四）永泰纪审：北京公司审计会议纪要编号；（五）永泰纪财：北京公司财务会议纪要编号；（六）永泰纪人：北京公司人资会议纪要编号；（七）永泰纪行：北京公司总办会议纪要编号；（八）永泰纪信：北京公司 IT 小组会议纪要编号；（九）永泰纪销：北京公司营销会议纪要编号；（十）永泰纪商、永泰纪百、永泰纪影：商管、百货、院线（筹）会议纪要。根据发展情况，将适时启用该会议纪要号段；（十一）永泰纪物：物业事业部会议纪要编号；（十二）永泰纪酒：酒店事业部会议纪要编号；（十三）永泰纪京：京香项目公司会议纪要编号；（十四
12、）永泰纪天：天津项目公司会议纪要编号；（十五）永泰纪连：连云港项目公司会议纪要编号；（十六）永泰纪呼：呼和浩特项目公司（筹）会议纪要编号；（十七）根据新项目公司组建情况，将按照编号规律适时启用项目公司会议纪要号段。第四章 会议保障第一节 会务保障第二十一条 会务保障由会议组织者牵头，协调总经办（综合部）等相关部门及人员做好保障工作。第 9 页 共 12 页会务保障工作包括会议室及设备准备、会议材料准备、（摄像、拍照、录音、激光笔）准备、后勤准备等。由会议的组织者负责协调会议室的预定、投影（视频）设备的准备、会议材料的印刷、装订、装袋、会议用水（包括小型会议的茶水准备及中、大型会议的会间茶水矿泉
13、水的提供及服务等）、茶歇（含茶歇时的背景音乐）、用餐、签到安排及会场布置工作（包括会标、横幅、引导牌、会议背板、会议议程 PPT 的制作及演示、会议汇报 PPT 的收集和演示、会议座位安排等）。北京公司总经办及项目公司综合部负责牵头协调组织公司重大会议参会人员的住宿、票务预订、接（送）机、接（送）站、用餐等工作，以及会议相关礼品的订制及购买工作。涉及有关费用支出的，按会议专项预算报批执行。第二十二条 会议进行时，会议组织者负责会议的秩序及环境维护工作，会议结束后，由会议组织者负责会议的善后工作，确保会议室以后的正常使用。第二节 会议室管理第二十三条 涉及在北京公司开会的，会议室是指地下一、二、
14、三号会议室及三楼五号会议室。其中二号、五号会议室为视频会议室。会议室由总经办统一管理、调配。需使用会议室的部门应提前一天在 OA（网上 办公平台）填写会 议室使用申请单并交总经办备案并登记，需使用音响、视频等设备的，应提前一天知会总经办。第 10 页 共 12 页总经办需在会前半小时开启音响、视频设备，并进行调试，确保会议的正常召开。会议结束后，会议组织部门人员应及时关闭会议室电灯、空调、音响、视频等设备，并及时通知总经办，总经办负责安排专人清理会场，关闭门窗。视频会议室的音响、视频设备由总经办负责管理，每次使用音响、视频设备，总经办会议室管理人员都要做好详细记录。总经办会议室管理人员要随时掌
15、握设备运行情况，及时发现问题，保证设备的正常运转。所有会议室均为无烟会议室，参会人员不得在会议现场吸烟，如因吸烟造成会议室损失者，按实际维修费用双倍赔偿。第二十四条 涉及在项目公司开会的，会议室由综合部统一管理，会议室管理参照第二十三条执行。第二十五条 涉及在公司以外场地进行的，由会议组织部门牵头，总经办（项目公司综合部）等部门配合调配会场，参照第二十三条做好会场的管理工作。第五章 会议纪律及罚则第二十六条 各会议会期应服从公司统一安排，坚持小会服从大会、局部服务整体的原则。第二十七条 须由总经理参加的会议，会议组织部门应提前与总经办预约会议时间。总经办可根据总经理的日程安排调整总经理参加的各
16、项会议计划。第 11 页 共 12 页第二十八条 由总经理召集或需向总经理汇报的专题汇报会议，汇报部门与参会人员需召开提前预备会，达成会议共识后向总经理汇报。对于未提前预备或重复性的会议，总经办有权拒绝安排。对于参加人员相同、内容接近、时间相适的多个会议，总经办有权安排合并召开。第二十九条 参会人员应准时到达会场，并做好开会的准备，不得迟到。如有急事不能参加会议的，应当在会前与会议主持人请假，并委托代表参加。未向会议主持人请假而缺席会议者或开会迟到、早退或无故离场者，普通员工给予扣款员工所在部门负责人 1000 元；助理级、部门副经理级、部门经理级员工给予扣款 3000 元；总监以上级人员给予
17、扣款 5000 元；参加会议的人员所带的移动通讯工具应当保持静音或者振动状态。由于工作原因必须接听的电话，应当与会议主持人请假并轻步走出会场后再接听。参加会议的人员未将移动通讯工具作静音或者振动处理、抽烟、吐痰、交头接耳等违反会场纪律的行为的，普通员工给予扣款员工所在部门负责人 300 元；助理级、部门副经理级、部门经理级员工给予扣款 500 元；总监级以上人员给予扣款 1000 元。公司员工一年内违反上述规定累计 4 次或以上的，将交由上一级人力资源部门给予停职处理。第三十条 开会时，主持人和发言人应当紧紧围绕会议议题进行，不能脱离会议议题。第三十一条 使用会议室后，使用部门未及时关闭电灯、第 12 页 共 12 页空调、音响、视频设备的，将给予使用部门负责人扣款 300元。第三十二条 会议的罚款由会议组织部门管理，用于以后会议的会务等工作。项目公司会议参照本办法执行。第六章 附 则第三十三条 本办法由北京公司总经办负责解释。 第三十四条 本办法自发布之日起执行。原永泰地产会议管理办法（修订稿）（永泰发2011150 号）同时废止。
