1、 流程重要应用之 “流程版本化管理 ”威尔工作流之 “流程版本化管理 ”是威尔软件在实施、维护众多大型用户单位过程中提炼出来的一个重要功能。在没有 “流程版本化管理 ”功能之前，威尔软件和用记单位一直因为用户单位的流程改造烦恼不已，每次碰到大的流程改造，威尔工程师和用户 OA 管理员总是忐忑不安。但企业的流程改造是难免的，或者可以说是每个企业发展的必然，流程改造究竟会带来什么挑战或灾难呢？ 我们假设一下，我们在今年 1 月 1 日完成了 OA 系统的实施，系统成功上线，各种业务流程投入运转。但到了 4 月 1 日，因组织机构变动（部门合并、拆分、废弃）的需要（或是流程优化改造、业务单据优化改造
2、等需要），我们需要对几个已经上线运行的作业流程进行改造，废弃旧流程，采用新的流程。这时就出现了两个棘手的问题： 1、由于系统已上线 3 个月，已经有数据产生，原来流程中那些还在流转审批的数据（也就是还在路上跑的）怎么办？ 2、我们如何让大家启用新流程而不用旧流程？ , 通常情况下，为保护原来数据，我们只能这么做： 首先，为新的流程取一个新名称，以 “采购流程 ”为例，如果原来叫 “采购流程 ”，新的流程我们可以取名为 “采购流程（ NEW） ”； 然后，由行政部发布一个公告，从 4 月 1 日起，我们不再采用 “采购流程 ”，启用新流程 “采购流程（ NEW） ”。 我们知道，因为同时出现 “
3、采购流程 ”和 “采购流程（ NEW） ”，单位总是会有人不小心或是因为没及时看到公告而继续启用旧的 “采购流程 ”，这样，虽然发布了新流程，便旧的数据还是会不断产生，流程的升级、改造或都说是业务切换会因此而久久不能彻底完成。 当然，如果只是这样，应当说还是个好情况。我们可以把问题稍微放大一点，我们可能会更加明显地体会到流程优化、升级、改造对系统的挑战。我们继续原来的假设，如果 4 月 1 日发布并公告的流程在运行了一个星期后，由于调试或流程出现其他问题等原因，需要调整，这时我们怎么办，当然，还是没有好办法，还是只能重复刚才的工作： , 首先，为新的流程取一个新名称，叫 “采购流程（ NEW_
4、NEW） ”；然后，由行政部发布一个公告，从 4 月 10 日起，我们不再采用 “采购流程（ NEW） ”，启用新流程 “采购流程（ NEW_NEW） ”。 流程升级改造、业务切换何时才能完成？ 引入 “流程版本化管理 ”功能，以上问题就可以迎刃而解。 , 我们可以看到，在威尔图形化工作流设计器中有一个操作按钮叫 “保新为新版本 ”，我们以上面流程改造为例，我们可以在每次完成新流程的设计后，将最新的流程 “保存为新版本 ”。以 “采购流程 ”为例，假设原来流程版本为 “1.0”，保存为新版本为 “1.1”、 “1.2”。当保存为新版本后，流程便自动发布并启用。这时，当操作人员要录入新数据时，系
5、统会自动调用最新的流程版本，对于操作人员而言，系统永远只会出现一个最新发布的 “采购流程 ”，而不存在 “采购流程（ NEW） ”或 “采购流程（ NEW_NEW） ”等。不仅行政部不用为每一次的业务改造发布公告，就连操作人员想犯错的机会都没有。对于原来在跑的数据，因为流程有版本，原来在跑的数据则会自动根据它启用时的流程版本继续流转。 有了 “流程版本化管理 ”的功能，企业流程的升级、改造及业务切换变得非常简单，且非常平滑和自动化。 流程重要应用之 “流程选项 ”工作流系统是 OA 系统核心中的核心，2、威尔工作流系统提供了多达 800 多个流程自定义选项，这些丰富的选项是众多用户在实际应用中
6、总结、提炼出来的，是用户应用经验的结晶。因为她们，威尔工作流系统才得以很好地满足了用户对流程灵活性、复杂性、友好性、智能化的高度乃至苛刻的要求。威尔工作流系统提供了多达 800 多个流程自定义选项，乍一看，你可能会说怎么这么复杂。但是要满足各种复杂、高规格、高要求、高智能的应用，就要有这么多选项。因为，这些选项没有一项不在实际应用中应用到，而且，这么多选项也不是威尔公司自己想出来的，而是众多用户在实际应用中提出、总结、提炼出来的，是用户应用经验的结晶。这些年来，威尔 OA 之所以进步这么快，完全要归功于我们的用户和公司对待用户需求的心态。我们在做项目实施的过程中，基本上每个用户都或多或少向我们
7、提出一些新的想法和要求，这些想法和要求都是客户实际应用中需要的， “存在的就是合理的 ”，有些要求甚至非常具有代表性。在处理用户的这些要求时，不同公司会有不同的心态：有些公司把它们当 “草 ”，生怕用户提出他们无法满足的要求。威尔公司却恰恰相反，威尔公司很喜欢 “挑剔 ”的客户，巴不得他们尽可能多的提出要求和想法，因为这些要求和想法不是威尔公司研发人员坐在办公室里面可以想象出来的。威尔每次产品的升级靠什么，功能和需求层面的升级很大一部分就是靠这些 “金点子 ”。也正是因为这些 “金点子 ”，才使得威尔工作流系统得以很好地满足不同用户对流程应用高规格乃至苛刻的要求。以 “办理人为空时自动跳转 ”
8、为例，这个选项是我们在实施泉州特步时增加的选项，如果没这选项，当时的项目基本无法开展下去。我们在实施泉州特步时，他们组织机构是专门找管理顾问来整理的，先设置岗位，至于岗位人员什么时候到这个没办法确定，这样导致了大量岗位缺岗，如果我们利用条件判断去判断每个岗位的缺岗状态设施审批流向的话单单一个流程就要做 100 来个不同的判断流向，这样的话整个流程庞大复杂很难维护。实施人员把问题提交回公司，开发部马上进行开发，不到一周这个问题就完美解决了。那就是增加一个 “办理人为空时自动跳转 ”，这样我们定制流程时就可以定制出完成的 7 级审批权限，然后其中岗位没人的时候系统就自动跳转到他的上级，直到找到能审
9、批的人。附件为流程图 流程重要应用之 “流程嵌套 ”通过流程嵌套，可以将复杂、庞大、跨部门的企业级流程分解为相对独立、简单的部门级子流程，从而使得这类流程的设计、管理和维护变得简单且条理清晰。1、通过流程嵌套，将大流程分解为小流程，可以简化设计逻辑，增强流程的可读性，使流程逻辑易于理解和掌握；2、方便流程的管理和维护，避免大流程管理维护中因小部分的修改而 “牵一发而动全身 ”。在实际应用中，经常会有跨多个部门的企业级流程，这些流程庞大而复杂，如果要将流程逻辑一次性描绘出来，我想一个屏幕、两个屏幕都不一定能描绘得完。如果不对这类流程做分解，而是一次性设计，存在三大困难： 1、是设计困难，在设计时
10、要求逻辑清晰、思维缜密，且要有一气呵成的功力，否则，后面在接着设计时，读懂原来的设计逻辑可能比重新设计还烦人。2、是阅读和理解困难，由于每个环节都同时展现在同一个流程中，主、次逻辑不清，不便于阅读和理解。 3、是流程的管理和维护困难，任何一次的流程调整和修改基本上都得完整地吃透整个流程逻辑后，才能下手，并且哪怕是极小部分的修改也会让整个流程 “牵一发而动全身 ”。引入流程嵌套，将庞大而复杂的流程逻辑分解为多个相对独立、逻辑简单的子流程，这些问题便迎刃而解。首先，通过把大化小，设计逻辑变得，并且庞大的设计过程可以分步完成。其次，通过把大化小，主、次逻辑线条清晰，阅读理解容易。第三，通过把大化小，
11、庞大的流程被分解为若干相对独立的子过程后，任何子过程的管理、维护都在子过程中完成，不会影响主过程和其他子过程。以采购流程为例：需求提出（需求部门） -采购询价（物流部） -合同审核（法务部） -验收入库（需求部门、质量部、物料部） -请款支付（需求部门、财务部） 。我们知道，以上流程的任何一个步骤都是一个相对独立的子流程，如果我们看这样一个流程，我们会觉得过程非常清晰，设计、管理和维护也会很简单、方便。但如果将每个步骤所包含的子过程都展现出来，这个流程将会变得庞大，也不好理解，设计、管理和维护就不是我们想象的那么容易了。 流程重要应用之 “等价流程 ”通过等价流程（流程模板）功能，流程相同而单
12、据不同的作业流程只需设计、管理和维护一个流程模板，而无需为每个单据设计、管理和维护一个流程。从而大大减少了同类作业流程设计、管理和维护的工作量。为每个单据设计一个对应的作业流程是我们在设计流程应用时认为是理所应当的事。然而，在设计这些流程时，我们会发现，有不少流程应用它们的作业流程是完全一样的，不同的只是单据（表单） 。为每个单据重复设计同样的流程不仅重复性的工作量大，而且容易因疏忽而产生不一致的设计。此外，在管理和维护过程中，一旦流程需要调整，我们就必须去修改所有相同的流程，工作量大且易出错。通过 “等价流程 ”也即 “流程模板 ”功能，我们便可从这种重复、易出错的尴尬中解脱出来，我们可以为这类流程应用统一建立一个流程模板，所有应用流程都引用它，这样，我们就不用去为每个流程重复设计同样的流程，而在管理、维护过程中，我们也只需维护这个流程模板，一旦流程有调整，我们只需调整流程模板，所有的流程将同步更新。由于只需设计、管理和维护一个流程，不仅效率高，且可以大大减少出错机会。
