1、浅谈秘书的会务工作李诗怡 摘要：对于秘书来说,会务工作是秘书的一项重要常规工作,也是秘书的一项重要职责。一场成功的会议离不开秘书人员严谨认真细致的工作，秘书人员的会务工作包括前期准备工作，会议期间宣传工作服务工作和会后的扫尾工作。秘书的会务工作是会议能够达到预期目标的重要影响因素。 今天，会议已成为当代社会开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重要方式之一 1关键词：秘书 会务工作 会议一、会议的含义和作用会议一词有两个含义，一是指有组织有领导的商议事情的集会；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织 2。这里，本文中的会议是指第一种含义的会议。会议是一种围绕特定的目的来商讨问题
2、、布置任务、贯彻指示、交流信息的具有组织形态的活动。主要通过口头交流的形式来交流解决问题。二、会议策划（一） 、明确会议目标：会议的目的性强，要完成上级布置的任务，主要是发布指示命令，制定、贯彻决策，或者商讨难题解决问题，也有重要消息的宣布告知。（二） 、会议议程的安排根据会议的规模来模拟会议现场。大概有多少人发言，发言时间多长，发言人的顺序，这是会议的重点内容，不容差错。（三） 、会议时间地点的安排根据会议的规模，来确定会议的时间长短和场所，不拖沓，不草率。三、会前准备（一） 、通知与会者和发言者参与会议的人要有知悉会议议题的权限或必要。而发言的人要求要有代表性或权威性，或者是能够提供相关咨
3、询，或与议题有直接关系的人。会前几天应该给这些人通知好，并并确保他们有收到通知。（二）会场的布置1、强化会议主题来营造会议氛围，可以布置一些会议相关的标语、旗帜、装饰和色调；2、注意开销，不能一味求奢华，以干净整洁、舒适勤俭为基调；3、会场座位的布置，讲究座位格局，要科学利用场地；4、会场设备和物品是会议活动赖以进行的物质保障，会议开始前，要再一次检查相关设备是否可用。当然安全设备也是必不可少的。四、会间的服务工作，会中协调控制，做好管理保证。（一）做好会议的报到和签到工作“ 在组织与会人员签到时，要手中备一份与会人员的名单、 联系方式及与会人员的抵离时间表 3（二）在接待与会人员时!态度一定
4、要礼貌热情，在证实报到人员的身份后，再将事先准备好的文件袋发给与会人员，还要对报到人员住处的电话号码进行详细登记，以备随时联系 2。（三）要随时掌握报到人数，发现该报到而未报到的，应抓紧催促，保证在开会之前与会人员能够全部按时到达。（四）做好会议记录工作，会议记录应将主要讨论的观点。（五）调派车辆，接送与会人员。不能只顾安排自己领导的车，而忽略其他来宾。（五）做好会场内外的保卫与保密工作。五、会议记录会议记录是会议客观进程和内容的原始记载，既包括一般会议的记录，也包括各种会见和会谈的记录 4会议记录能够为之后查考提供依据；同时会议记录便于传达会议的内容和会议精神。（1）会议记录的方式1、文字记
5、录。要求逻辑清晰，力求记录完整，需要语言规范，当然可以会后补充，但要求准确，包括手写和打字，一般使用速记法。2、音频记录。使用录音工具来补充会议记录，使记录更原汁原味，也更方便整理。3、图片记录。可用于会议期间和会后的宣传报道。4、视屏记录。（2）会议记录的内容首先要有会议类型的描述，以及会议的时间、地点、参与人、记录者、主持者；不可少的是会议的流程，包括会议讨论的话题、重要的发言、决定的事项和未确定的论题。会议记录的最后还需要记录员和主席的签名。（3）会议记录的格式分为：记录头、记录主体、审阅签名。（4）会议记录的重点1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动；2、会议讨论、争论的焦点及各方
6、的主要见解；3、权威人士的发言或代表人物的言论；4、会议已决定或议而未决的事项；5、对会议产生较大影响的其他发言或活动。（5）会议记录的方法：详细记录、摘要记录、简要记录 5。（6）会议记录的要求1、人员落实。 要求秘书要具备较强的听知能力，熟练掌握速记技能，反应敏捷，可以安排多名秘书同时记录，而后共同整理汇总。2、熟悉与会人员。会前至少要了解发言人的姓名身份。粗浅了解他们的方言、口音特点、说话习惯。3、准备充分。了解会议的内容和形式，特别是一些专业性较强的会议，需要秘书人员更加深入了解，了解越深入，越有把握。一般是可以通过事先阅读会议文件来熟悉专业术语。4、记录要准确完整、简洁明确。要求格式
7、规范，才有保存价值，方便整理、使用。5、会议记录的修改。定稿打印前，要请主席签字，一经签字就不能再修改，但是与会者指出错误，主席或秘书可改。六、会议期间对外宣传（一）妥善处理与新闻媒体的关系。（二）注意内外有别，验收单位秘密。（三）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。（四）收集媒体对会议的报道提供给领导。（五）为领导召开记者招待会提供资料。七、会后的扫尾工作（一）文件的回归和归档。会议相关文件的外传可能造成会议内容的泄露，要谨慎对待会后的文件的归档，其次，也方便将来寻找。（二）报道会议消息。可以由公司主动召开新闻发布会，也可以向媒体发布会议最后文件，吸引媒体的报道，还可以通过公司的
8、官方网站发布会议简报。选择的方式可以看会议的规模，但消息一定要让公众了解。（三）安排与会人员离开。该派车的派车，有司机的要及时提醒，不要让与会人无故滞留。（四）归还借用物品（五）草拟会议纪要。（六）寄感谢信。八、会议工作总结（一）含义：会议工作总结指的是指会议工作告一段落后，进行回顾、分析和评价而形成的文书 6（二）作用：以书面的形式记录一次经验教训，不管会议成功与否，都是秘书人员成长的一次磨练，能够为今后的工作提供借鉴；还可以当表彰大会相互交流的素材；也是向上级汇报的材料，报告属于法定公文，可以直接提交给上级机关。“九、提高会议效率（一）建立并会套开、会议审批等制度，严格控制各类会议（二）强
9、化文件把关、分流机制，大力精简各类文件简报（三）推行领导活动呈批制，减少以党委、政府或两办发文。（四）强化督促检查和领导带动机制，确保工作取得成效。 ”7脚注： 1 陈合宜 秘书学 第六版广州暨南大学出版社 142 页脚注： 陈合宜 秘书学 第六版广州暨南大学出版社 142 页脚注： 李晓彤 理论前沿J 2014 年第八期浅谈当前的秘书会务工作脚注： 向国敏会议学与会议管理 知识产权出版社 188 页脚注： 5 向国敏会议学与会议管理 知识产权出版社 194 页脚注： 6 向国敏会议学与会议管理 知识产权出版社 344 页脚注： 7 陈合宜 秘书学 第六版广州暨南大学出版社 160 页参考书目：陈合宜 秘书学 第六版广州暨南大学出版社向国敏会议学与会议管理秘书学笔记 杨玲
