1、办公现代化趋势下的文档一体管理刍议第 32 卷第 1 期2010 年 i 月青海师范大学(哲学t 会科学版)JournalofQinghaiNormalUniversity(PhilosophyandSocialSciences)Vo1.32.N0.1Jan.2O10办公现代化趋势下的文档一体管理刍议杨凤玲(青海民族教材编译中一 t3,青海西宁 810008)摘要:计算机应用于档案管理已成为一种趋势,这就要求我们要充分利用局域网络 ,稳步,有序地推进文档一体化管理进程,使档案工作尽快实现自动化,提高办公效率.另外,充分调动和提高全体档案工作人员的工作积极性和现代化管理水平.建立和健全与之相适应
2、的科学,合理,并便于操作的一系列管理规章制度,也是保证文档一体化管理工作顺利实现的一个前提.关键词:文书;档案;计算机;文档一体化管理中圈分类号:K270.7 文献标识码:A 文章编号:1000 5102 一(2010)01 0154 一O3随着办公现代化的不断发展,档案管理部门如果仅仅是被动地接受档案.而不干预文书形成管理的全过程,档案管理的规范化,现代化就无从谈起.因此,在文书,档案一体化管理中,应用现代科学技术特别是以计算机技术为核心的信息处理技术.采用科学的档案管理体制和管理方法,已成为办公现代化管理的必然趋势.如何充分利用局域网络,如何稳步,有序地推进文档一体化管理进程,使档案工作尽
3、快实现自动化,以提高办公效率,这是一个值得关注,探讨的问题.一,文档一体化管理的特点文档一体化就是文书管理和档案管理从文件生成,办理到档案归档管理由计算机实施全过程管理.无论是文书处理还是档案管理,都离不开文件的着录,标引,立卷,归档等几项工作.传统的手工操作方法工作重,效率低.而文档一体化管理就是具有灵活方便的自动组卷,且对档案题名具有自动标引,多功能检索等功能.按照国家档案局颁布的档案着录规则要求,可集文书处理的收发,登记,承办,组卷,归档,注销和档案管理的检索,编目,统计,借阅,销毁管理于一体,使文件从形成之日起即由计算机实施全过程管理.即文书立卷人员把归档文件在计算机上逐件打上归档标识
4、,组卷标识和保管期限标识,应用计算机组卷功能,直接拟写标题及有关案卷着录内容,并由档案人员进行核校,调整卷内文件排列顺序.打印出卷内文件夹目录,根据案卷卷内文件目录及排列顺序,将相关的文件与护封,目录,备考表一并订成卷,然后双方签字盖章.将缩微品和案卷移交档案管理部 f1.这样既避免了重复劳动,又提高了管理效率与质量.(1)提供多种检索途径.档案的检索利用,是档案工作者管理档案的最终目的,因此档案信息检索功能是档案计算机管理系统的核心.实现计算机管理后.可以自动编出各种目录和索引.任何一个着录项目都可以成为检索编目项.例如,以档号作为编目项.可编出馆藏目录;以分类号作为编目项,可编出分类目录等
5、.因此,档案检索编目具有高速,准确,灵活的特点,它不仅能节省人力,而且可以改善档案馆的目录系统,提高档案工作的质量和服务水平.(2)简化人工编目和誊印等繁重劳动.计算机的应用不仅为档案检索开辟了新的领域,使利用者只需 l2分钟,便可利用各种方式的检索,在几千份,几万份档案中查找特定的公文,且在查全率和查准率上的优点是人工检索无法比拟的.在以往的档案管理工作中,一个卷宗的组成,从分类,立卷,归档要不断地进行编目工作,任务繁重,重复劳动多,工作量大.实现计算机管理后,可进行次输入,多方面,多次输出利用,把输入计算机收稿日期:20090911作者简介:杨凤玲(1958 一),女.汉族,甘肃人,青海民
6、族教材编译中心馆员.第 l 期杨风玲:办公现代化趋势下的文档一体管理刍议中的各种档案信息通过不同的形式提供给使用者.同时,用计算机编制的各种检索工具可多次打印,提供各种案卷目录,各种文件汇编,专题汇编,基础数字汇编等.从文件生成到归档全程控制,数据信息重复利用,提高了工作效率,而且使片 I 计算机提供的编目既可符合国家档案局制定的统计标准,又可按不同的要求,提供不同内容的统计数据.(3)促进借阅管理工作的规范化.借阅是档案管理中的一个重要环节,也是计算机管理系统中必不可省的内容.通过计算机填着借阅,归还,催办,查找和利用等数据库,可以对借阅者的情况,借阅内容,检索效果和利用效益进行全面掌握,这
7、对研究利用趋向,改进档案工作是十分有益的.二,档案管理工作现状分析在我国,大多数的档案局都采用传统方式进行档案管理工作.在传统的档案管理工作中,档案工作包括档案收集,档案整理,档案保存,档案利用等内容.传统方式的档案管理工作完全以手工管理为主,以手工检索为中心的着录片,目录等,不仅在编制阶段占用大量工作时间,检索过程也非常繁琐.另外,为了保护档案,大中型档案馆都编制了“二套档案 “,造成保管费用高涨,大量复制文件的出现又给档案管理带来新的安全问题,更与档案管理的严肃性相抵触.而手工的档案查询方式,更显得信息获取和传递速度的缓慢.此外,由于档案受到长期的翻阅.对档案特别是重要的历史档案造成了非常
8、严重的破坏性毁损.受一些历史和政治原因的影响,档案工作在很长一段时间内显得十分的神秘,更加造成了档案工作的封闭,落后.目前档案管理需要解决的问题有:(1)对年代久远的老档案的抢救.当前,各级档案馆成立至今已保存有大量珍贵的老档案,这些档案由于保存年代较为久远以及保存条件差,使用频率高等原因已经开始损坏.如何抢救这些珍贵的历史档案已经成为档案馆迫在眉睫的问题.(2)档案的高效利用.正如前文分析,由于传统的档案管理,查询及利用方式的落后,查找和提供利用档案的速度较慢且准确率低.这显然不能满足社会的需要.尤其是现在要求信息的获取应快速高效,手工处理方式已经严重影响了档案馆业务的开展.(3)档案管理成
9、本的增加.档案管理的成本问题一直是制约档案馆业务开展的一个问题,由于人为损坏造成的高额修复成本,传统的纸质档案和采用缩微存储等管理方式都不可避免的造成成本的高居不下.(4)档案移交中的格式问题.由于档案在进馆前是由各机关单位进行保存管理,根据各个机关文书工作的实际情况,部分机关具备()A 办公系统,可以进行电子移交,但是各机关单位使用系统的不统一导致移交的电子文档数据格式各异,无法纳入统一管理,最终还是需要进行手工处理,造成大量人力,物力的浪费.为了加快全国各档案馆档案管理数字化的进程,上海,深圳,北京等几个城市的档案馆已经把档案管理数字化提到了前所未有的高度.并且率先开展了一系列试点工作.与
10、此同时,各科研单位和公司也开发出了一些实用的档案数字化管理软件.其中,最具代表性的有:世纪科怡的档案管理系统,索易文档影像管理系统,超星数字图书馆,理海科技CDFiler 文件档案管理系统等.三,档案管理工作实施“文档一体化 “的现实意义(1)有利于提高工作效率.把原来各自独立的文件管理和档案管理纳入一个统一的系统之内,在同一个控制中心的组织指导下.可以根据档案工作的要求安排文书工作.有效地协调文书人员与档案人员的配合与协作,科学地调节和组织劳动投入,避免不必要的重复劳动,减少不必要的工作环节.节省人力,财力,物力和时间.(2)有利于文档管理水平的提高.文件与档案之间作用与反作用的关系.决定了
11、文件管理与档案管理之间同样具有作用与反作用的关系.实行文档管理一体化后,它们之间的联系更加密切,更有利于两项管理工作相互促进,协调发展,共同提高.(3)有利于文档工作整体优势的发挥.系统学原理告诉我们:系统的属性总是多于组成它的元素在孤立状态时的属性.文书部门和档案部门,如果彼此之间互不联系,难以形成整体优势.但当它们联系成为一个系统时.就具备了发挥整体优势的条件.在这个系统中,档案部门对文书部门提出具体要求,文书部门为档案部门的工作奠定基础,二者互相协调,互相促进,可以收到事半功倍的效果.(4)有利于档案工作的标准化,规范化建设.实行文档管理一体化后,为从源头抓起创造了有利条件.从文件的形成
12、开始,一直到立卷归档,都必须认真执行档案案卷质量方面的标准规范,有效保证文件质量,从而为档案工作的标准化,规范化奠定坚实的基础.(5)有利于档案管理现代化的实现.计算机具有“一次输入.多次输出“的特点, 它要求严格,不允许有重复或者多余的工作环节.实行文档一体化管理,把文件管理和档案管理两套系统合并为一套系统,删除了不必要的环节,为计算机管理提供了方便.特别是实现计算机联网或者实行向档案馆上报软盘制度后,可以加快档案馆档案管理现代化的进程.四,“ 文档一体化“ 对档案从业人员的新要求长期以来,档案管理人员全靠手工检索,人工管理,?l55?青海师范大学(哲学社会科学版)2010 年第 32 卷管
13、理人员习惯简单的手工管理手段.对现代化管理技术计算机在文档中的知识所知甚少,加之受经济条件所限,实行计算机管理的单位亦是很有限的.首先.这就要求广大档案管理人员除了要以科学发展观为统领,有坚定的政治信念,全心全意为人民服务和为档案事业勇于献身的精神外,还要有积极创新,勇于开拓,立足当前,放眼未来的超前意识.既要有较高的档案专业理论和与之相关学科的专业知识.具备文献编纂能力.又要有较高的科学文化水平,能熟练地运用计算机现代化办公设备,掌握操作技能,以适应社会进步的需要这也是实现文档一体化管理的前提.其次,要建立健全管理制度.要强化制度管理,除不断完善各项制度,提高管理水平外,为了实现科学化,标准
14、化,制度化的管理目标,还要制定出标准化,规范化的数据规则.为文档一体化管理系统制定科学的管理依据和创造良好的应用环境.再次,要充分利用局域,设备和技术支持.在文书处理的前期工作中,既要参照国家机关公文格式及档案着录规则中的国家标准,又要按照国家教育部关于档案管理,统一公文着录和档案着录的信息结构和功能结构,将档案文件的着录项目.放在公文处理的登录项目中.使提示档案外部特征和内部特征的信息尽量在公文处理中形成.并达到标准化.使文书库的数据可转换到档案库中.这样信息库的数据既可供文书处理中反复使用.又可免去档案部门立巷,归档的重复集中录入之苦,充分发挥现代管理的优势,达到文书处理与档案管理的一致性
15、.总之.我们应根据国情,档情和文件运动的客观规律科学行事,积极探索文书,档案计算机一体化管理的可行性途径和方式,不断提高文档一体化管理工作效率,最大限度地发挥文档的社会价值,使文书和档案工作趋于规范化,标准化,现代化.SuperficialDiscussiononIntegratedFilesManagementundertheDirectionofModernOfficeWorkYANGFengling(QinghaiNationalityTeachingMaterialTranslationandEditionCentre.Xining810008,China)Abstract:Using
16、acomputerinthefilemanagementsystemsasatrend,itneedtOstablyandOr-derlypromotetheintegrationprocessoffilemanagement,howtofastrealizetheautomaticfilemanagement,andhowtoimprovetheofficialbusinesshandlingefficiency,whichisveryworthstudying.Inaddition,wehavetomusterandraisetheinitiativesandmodernmanagementlevelofalltheworkersonthefilemanagement;wehavetosetupandimprovethecorrespondingmanagementrulesystems,whicharescientific,reasonable,andeasilyoperated.Onlyinthisway,wecansuccessfullyrealizetheintegratedfilemanagement.Keywords:files;documents;computer;integratedfilemanagement?156?
