1、提升个人效率 Enhance Personal Productivity,课程大纲,1.检验你的优先级 2. 克服延误的陋习 3. 有效处理干扰 4. 逆境中保持斗志 5. 总结讨论,你的好朋友工具书,管理规画类 合作互动类 个人态度类,Q1：在日常工作中有什么经常发生的障碍因素或工作习惯，阻碍或影响自己工作效能？,思考一下,Q2：为什么会发生？原因为何？,House of Cards,(400”),努力工作的一天,检验你的优先级重中之重,工作中哪些事情是重中之重,P.14,保持事业长期成功的关键是 把精力和时间专注于 帮助客户取得成功、感到满意 协助公司实现愿景和目标 发展和辅导员工 提高个
2、人的工作效率和绩效,是什么？ 为什么？,要问谁？,活动: 找出什么是重要的事情？,Big Picture 不要假设！,每人先自行阅读课本P.15下方的“轻松访问指引”问题，并思考这些问题的答案 (3分钟) 小组内轮流分享后，选定一人为代表预备进行大组分享 (10分钟) 大组分享 (5分钟),P.15,然而人的天性与偏好,先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事 先做自己想做的事，然后再做別人交代的事 先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事 先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事 先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与
3、自己没有密切的利害关系的人所拜托的事,活动: 紧急/重要性表格,分组找出事情-2min,1.设备故障,生产停摆 2.重伤害急救 3.客户抱怨与投诉 4.员工产生肢体冲突 5.任务关键期限,A,B,D,C,有些电话 有些不速之客到访 有些会议之出列席 有些无谓的请托 有些临时的邀约,有些交际应酬 有些文件之处理 处理垃圾邮件 自我干扰 个人嗜好的沈迷,订定优先次序,多配时间 立马就做,考虑再做 少配时间,严控时间 应该不做,P.1617,为将来事项所作的准备 计划中的项目或任务 拜访客户了解需求 辅导和培养员工 参加有针对性的培训 自我反省与成长规划 陪伴你所关心的人,多配时间 安排再做,1.请
4、回想你每天或每周的工作安排，快速列出需要做或会发生的事情(至少20项)2.参考课本P.1617说明依輕重緩急分别将这些事情归入你的“紧急 /重要性表格”之中3.完成后俩俩交互检视,自我省思与练习,出了什么事？,怎么会踏进事事优先的陷阱呢？,(215”),P.18,如果“事事优先”有何影响？,只能专注在短期的要求上 手上处理的都是急件，同时累积了 重要但不急的项目待处理 有“一事无成”的感觉 压力很大,P.18,所以要堤防陷阱,把自己的任务想得简单化了，低估了所要耗费的时间 把事情复杂化了 做事欠缺效率 未能充分利用手头的资源与支持 任务表上有太多不重要事项,P.18,参考课本P.18下方“事事
5、优先 的陷阱”，快速找出哪一个是 你经常陷入的陷阱?(1分钟),自我省思与练习,P.18,如何避免事事优先的陷阱,协商期限 顺序列出任务，达到最高成效 积累工作与问题(整合/批次处理) 核查真实性 坦白分享 寻求支援 果断说“不” 若能力许可，就更卖力一点,P.1920,如果你无法达到原定目标期限，怎么办?, 課本P.21 Do & Donts,P.21,全面与宏观 询问领导、成功的同事以及内外部顾客对自己的职务做更广阔全面的了解。运用 紧急性/重要性表格检视工作项目避免事事优先的陷阱同时应用在你的工作生涯与个人生活中,以终为始,检验你的优先级学习要点,拖 延,What Why Pay-Off
6、,伊利大剧场,最离谱的 借口？,准备：6 分钟 表演：2 分钟,如何克服拖延？,首先 驾驭你的工作 (Managing the Job) 化整为零减法思考(拆解再拆解) 设定时限合理时间 追踪进度步步为赢,P.8586,What？要完成什么 Task：需要完成什么任务 Steps：完成任务的步骤 When？起讫时间 Who？ 谁来做 Resource？需要什么资源,个人练习：任务分解表,P.87,如何克服拖延？,驾驭工作 (Managing the Job)化整为零 设定时限 追踪进度,还要 驾驭你自己 Managing Yourself !,P.8586,这样就够了吗？,克服心理障碍,P.8
7、889,困惑我不知道怎么做、甚至如何开始做 厌倦觉得工作冗长而乏味 焦虑我做不好怎么办 挫折觉得工作没价值 疲倦我实在没力气做了,Which one？ How to？,克服拖延恶习学习要点,驾驭工作 (P.8586)化整为零 设定时限 追踪进度,驾驭你自己 (P.8889)情绪管理、正能量,做出完美的工作 vs.“完美主义”,完美主义相信100%完美是唯一可接受的标准，其他都没有意义。 是一种“All-or-nothing”的心态 坚持认为每一项工作都同等重要 所关心的是自己，而不是工作或客户的需要,P.80,如何避免陷于完美主义？,先快速检查自己是不是？ (P.80) 认真想一想自己对“质量
8、”的看法(P.82) 调整“出色工作”的定义(P.82) 实施“要质量而非完美”的策略(P.83),P.8083,Got a Minute?,(400”),降低干扰的行动,P = p -i,表现 = 潜力干扰,Performance = PotentialInterference,摘自添高威工作的内在诀窍Inner Game of Work,P.3132,在一张纸中间列出 6-8 个干扰实例 两边留出空间 判断每个例子并标出下列记号：P 可避免(Preventable)M 可减少(Can be minimized) 必要的(Necessary) 估算一下每一项例子大概占去时间% 算出占去工作的
9、总和比例,省思：工作中的干扰,可以避免的 P(Preventable) 因为拿东西而中断手头的工作 多次去打印可以减少的 M(Can be minimized) 员工或上司的突然造访 会议 电话必要的 N(Necessary*) 应对客户 安全性问题,干扰的類型,统计一下 (范例),分类,有哪些打扰,所占比重,P P M M ,Email Messages Making Copies Phone Calls Leader visit Customer CallTotal,20% 1% 10% 2% 5% 38%,防患于未然: 礼貌回应， 废话免谈 传达信号：用身体语言与表情 将无法避免的减至最
10、低: 结束到访 让他人选择：顾及他人感受,处理干扰技巧,P.3133,处理电话干扰,自我省思与练习,P.33,如何處理干擾学习要点,干扰问题 = 干扰时间 + 重新聚精会神 + 重新开始运用礼貌语专业的技巧来减少浪费的时间与干扰的影响,防患于未然 传达信号 将无法避免的减至最低 让他人选择,Tough Time,(400”),Q：哪些情绪有助提升工作效率？,Q：哪些情绪会起到相反作用 ?,想一想,改变了看事情的方法，你就能改变： 你的情绪与感受 你身体对环境的反应 你能够完成的事情 你对未来的决定,我的看法能发挥影响,是 用不同的观点来看已存在的事实 看情况的正面并让它支持你的正面感受与情绪不
11、是 盲目的接受某种情况 只是告诉自己要快乐起来,视野重组,P.73,找出你感觉不好的原因 Clearly identify why youre feeling bad 改变可以改变的 Decide what to do about the parts that can change 转移你的焦点 With the unchangeable, shift your focus,视野重组三部曲,P.7475,44,先列出目前的工作情境中，哪些事情是属与可控或不可控，放在适当的位置！,担忧无法掌控,找出你感觉不好的原因 Clearly identify why youre feeling bad 改
12、变可以改变的 Decide what to do about the parts that can change 转移你的焦点 With the unchangeable, shift your focus,视野重组三部曲,P.7475,转移你的注意力,P.75,第一个转移：从消极到积极 第二个转移：从问题到奖励,第1个转移,第2个转移,转移你的注意力,练习：视野重组,1.完成课本练习(P.78) 2.与一位伙伴分享,P.78,逆境中保持斗志学习要点,改变你能够改变的部分 找出不能改变的正向部分 聚焦在改变自己的反应，而非关注在那些无改变的部分上 当自己能够坚持下去并完成任务时，给自己奖励。,
13、加强练习 努力实践,管理规画类 合作互动类 个人态度类,P.713,回顾所学,1. 检验你的优先级 2. 克服延误的陋习 3. 有效处理干扰 4. 逆境中保持斗志 5. 总结讨论,成功与会技巧,Contributing to Meeting Success,1. 会议目的与意义 2. 你的会议权利与责任 3. 小组讨论与汇报 4. 视频观摩 5. 技巧演练 6. 自我评估 7. 总结讨论(Q&A),课程大纲,P.2,为何需要开会？,会议目的与任務,通报工作进展 讨论并解决问题 澄清或传达信息 脑力激荡作出决策 学习工作流程 ,55,P.2,什么时候需要开会？,当我們需要 整合他人的知识、判断或
14、创意时 长期看来能够加速进程并且节省大家的时间 立即回答人们的问题 面对复杂或具争议性信息，需避免混淆或谣言时 建立支持或承诺时 ,会议的意义与效益,有效的会议可以达到, 订定有效的行动策略 就工作分派达成协议 发展新的意念 了解公司的政策、程序及转变 促进同事之间的关系,57,曾看过最糟糕的会议,我們該怎麼做？,我们对会议的权利或期待：,P.2,会议准时开始和结束 邀请合适的人参加 议程经过精心策画，时间充分 会议能达成目的 其他？,我们的会议责任？,我们对会议成功应该承担的责任：,P.3,会准备充分，准时到场 分享你的知识、想法和顾虑 征求并借鉴他人的意见 尊重他人及其意见 专注于会议目的
15、和结果 核实理解与决议 承诺采取行动并不断跟进,活动：理解你的会议责任,P.416,各小组依下列时间开展活动：,小组讨论与准备 (10分钟) 小组汇报与演示 (5分钟/) 反馈与建议 (3分钟/) 点评与总结 (5分钟),小组匯报要点,各小组会报时请依以下要点进行：,会议责任名称与定义 曾观察到与会者有承担或未承担责任的实例 举例说明未承担责任的后果 就如何在会议挑战情境中承担责任给出建议(择一情境说明即可) 5. 可以采纳那些承担责任的建议(P.3135),题目分配,会准备充分，准时到场 分享你的知识、想法和顾虑 第 1 组 征求并借鉴他人的意见 第 2 组 尊重他人及其意见 第 3 组 专
16、注于会议目的和结果 第 4 组 核实理解与决议 第 5 组 承诺采取行动并不断跟进,视频观摩要改商标了”(1),1.快速阅读课本P.17个案背景 (1分钟) 2.仔细观看视频中所有与会者的行为 3.影片结束后，请参考课本P.1819内容回答以下问题：Q1：这些与会者有效承担了哪些责任？Q2：他们错过承担哪些会议责任的机会？这会对会议进行以及其他与会者造成甚么影响？,视频观摩要改商标了”(2),1.快速阅读课本P.17个案背景 (1分钟) 2.仔细观看视频中所有与会者的行为 3.影片结束后，请参考课本P.1819内容回答以下问题：Q1：这些与会者有效承担了哪些责任？Q2：他们错过承担哪些会议责任
17、的机会？这会对会议进行以及其他与会者造成甚么影响？,视频观摩要改商标了”(3),1.快速阅读课本P.17个案背景 (1分钟) 2.仔细观看视频中所有与会者的行为 3.影片结束后，请参考课本P.1819内容回答以下问题：Q1：这些与会者有效承担了哪些责任？Q2：他们错过承担哪些会议责任的机会？这会对会议进行以及其他与会者造成甚么影响？,1. 维护自尊、加強自信 2. 仔细聆听、善意回应 (同理心) 3. 寻求帮助、鼓励参与 4. 分享观点、传情达理 5. 给予支持、鼓励承担,基本原则 满足个人需求,会议责任与基本原则,会准备充分，准时到场 分享你的知识、想法和顾虑 KP1(自尊) & KP2 征
18、求并借鉴他人的意见 KP1(自信) & KP2 尊重他人及其意见 KP1(自尊/自信) 专注于会议目的和结果 KP1(自信) 核实理解与决议 KP1(自尊) & KP2 承诺采取行动并不断跟进,视频观摩基本原则运用 (1),1.仔细观看视频中所有与会者的行为 2.影片结束后，小组讨论并回答以下问题：Q1：这段影片体现了哪一个基本原则？Q2：其有效性体现在哪里？,视频观摩基本原则运用 (2),1.仔细观看视频中所有与会者的行为 2.影片结束后，小组讨论并回答以下问题：Q1：这段影片体现了哪一个基本原则？Q2：其有效性体现在哪里？,技巧演练责任与行为,1.请各小组依指定情境回答以下问题：(8分钟)(1)你的会议责任是什么？(2)你将会怎么说？ 2.完成后大组分享 (2分钟/) 3.反馈与点评 (5分钟),自我评估与行动承诺,1.请完成课本P.37的自我评估以及课本P.30的行动承诺 2.完成后俩俩结队分享,1. 会议目的与意义 2. 你的会议权利与责任 3. 小组讨论与汇报 4. 视频观摩 5. 技巧演练 6. 自我评估 7. 总结讨论(Q&A),回顾所学,
