1、充分利用合同信息资源规范合同管理空分车间 代春丽摘要：为避免投机违法分子利用企业管理上的漏洞，以签订合同为幌子进行欺诈，增强企业抗风险能力，避免不必要的经济损失。荆门分公司提出并实施充分利用信息资源规范合同管理。实施后，分公司签订的合同中未引发一起纠纷，避免了分公司经济效益的流失，促进了分公司对外经济交往的健康发展。关健词：利用 信息资源 规范 合同 管理前言荆门分公司是中国石化股份有限公司下属的分公司，位于湖北省中部的荆门市，属国有特大型企业，同时也是湖北省最大的石油化工企业和中南地区最大的润滑油、石蜡生产基地，年原油加工能力500万吨，占地面积14平方公里。公司拥有炼油化工生产装置38套，
2、是全国石油炼制加工手段最齐全的企业之一，能生产燃料油、润滑油、溶剂油、化工原料、石蜡、沥青、聚丙烯、石油焦、液化气等九大类100多个牌号的石油产品，其中有19种产品荣获省部优质产品奖，4种产品荣获国家金、银质奖。石蜡系列产品被评为湖北省名牌产品，远销美欧、日本和东南亚等国家和地区。在市场经济条件下，企业的绝大多数经营活动是通过签订合同来实现的，合同能否得到切实的履行，不仅关系到市场经济秩序，而且直接影响到企业的经营管理秩序和经济效益。信守合同，讲求信用“守合同，重信用”，是企业完善经营管理的重要环节，也是企业在市场竞争中树立良好形象的重要举措。同时，合同内容所蕴含的大量信息也是企业的宝贵财富。
3、通过对各类合同的统计、分析，企业可以清楚地了解市场需求和供给的变动状况，有利于企业对产品生产和销售、物质采购做出正确的安排，有利于企业充分利用价格杠杆，合理地配置资源获取最大的经济效益。由于我国目前市场经济的法制环境还不够完善，一些投机违法分子乘改革之机，钻法律的空子，利用企业管理上的漏洞，以签订合同为幌子进行欺诈、违法经营的现象时有发生，而且这种违法活动具有隐蔽性、预谋性、智能性和欺骗性，对企业的正常经营提出了严峻的挑战。因此，如何加强企业合同管理，使企业在激烈的市场竞争中增强抗风险能力，避免不必要的经济损失就显得尤为迫切。鉴于此，荆门分公司提出并实施了修改:笔者主伙充分利用信息资源规范合同
4、管理,促进了分公司对外经济交往的健康发展。充分利用信息资源规范合同管理的主要做法合同信息资源包括两个方面：一是签约方的信息资源；二是合同内容中的市场信息、价格信息等资源。通过对签约方的信息资源进行分析，能够判断签约方的主体资格、承受风险能力等，避免合同欺诈；通过合同内容中的市场信息、价格信息进行统计分析，能够判断市场供需变化，从而作出正确的决策。为了充分利用合同信息资源，企业必须实行规范化、制度化管理，避免和杜绝短期行为。一、建立合同管理网络，充分发挥企业合同管理部门和业务单位合同管理员的作用分公司成立合同管理领导小组，并将公司合同管理归口专业部门管理，在此基础上，有对外业务权力的所有二级单位
5、均设立专职合同管理员，形成健全的合同信息资源传递和管理体系。根据公司专业管理和技术经济覆盖面宽分，涉及的经济合同种类繁多的特点，公司合同管理领导小组分、合同管理归口专业部门、各直属单位按照合同标的及合同的重要性对合同实行分级管理。一般合同授权各单位负责管理，合同管理归口专业部门从业务上给予指导；较为重要重大的合同由合同管理删除归口专业部门直接管理，合同管理领导小组把关审查改为:相关部门格审核。二、 充分利用合同信息资源规范合同日常管理在加强合同日常管理的基础上，我们充分利用合同信息资源，建立了一套完善的合同管理体制，使合同管理实现了规范化和制度化。(一)、规范合同起草。要求业务单位严格按照合同
6、法的有关规定条款执行，主要包括：当事人的名称或者姓名和住所、;标的的种类删除、;数量、；履行的期限、地点和方式、；违约责任解决争议的方法。签订合同的日期、地点另外，合同中应当包括及其他内容。(二)、严格合同审查。主要看合同是否符合国家法律政策的规定，合同条款是否完备、严谨，实行“六个审查”：一是审查签约双对方的主体资格和履约能力；二是审查合同项目的真实性有无计划；三是审查合同条款是否完备；四是审查合同标的数量、价格、质量、结算方式、违约责任等条款是否违反国家有关法律规定；五是审查合同的文字是否准确；六是审查合同签订的手续是否完备。(三)、建立委托授权书代理管理制度。授权委托书由法律事务处办理。
7、授权委托书写明了代理人的姓名、单位、职位、代理权限和有效期限，由分公司负责人签名授权。在日常管理中，我们要求管理部门严格执行委托授权制度，有效地防止了删除无权代理或越权代理签订合同的现象。(四)、建立合同专用章的管理制度。建立合同专用章管理制度，对合同专用章的使用进行登记管理；，建立相应的合同管理台账及统计报表。首先，规定合同专用章的刻制、管理、启用、报废及销毁等程序，严格按照荆门分公司合同管理规定的要求执行。其次，对各业务单位领用的合同专用章，在管理中要求专人负责，在使用时要求专章专用，使用前必须先确认合同主体资格合格，内容条款齐全合法，符合分公司合同签订的要求。删除再次，督促各业务单位建立
8、合同专用章使用登记台账，按要求填写合同专用章使用情况登记表，杜绝加盖合同章不规范，签订合同随意性较大等情况发生。(五)、实行重大合同会签制度。我们根据荆门分公司合同管理规定的要求，删除坚持重大合同会签制，加强监督，保证这项制度落到实处。在监督过程中，抓住4个重点，做到“四看”：一看专业技术性较强的合同是否由相关人员参与谈判；二看重大合同会签时是否有经办单位领导签字审阅；三看合同是否有会签单位的签字经过相关部门的审查，有无遗漏。；四看会签单位的意见是否统一审查会是否提出了明确的审查意见。三、充分利用合同信息资源，加强合同履行监管，规避企业经营风险。在以往的合同管理中，我们删除只重视合同订立审查管
9、理，而疏于对履约的监督管理，不仅存在严重的合同纠纷隐患，而且合法的合同权益得不到保护，致使合同纠纷诉讼频发，甚至造成效益流失。通过加强对合同管理薄弱环节的控制，不断强化以“四做四看”为内容的合同履行监督管理，重点解决了合同管理中存在的“重订立轻履行、重业务轻法律、重效率轻风险”等弊端，有效地保证了删除合同履行质量，规避了企业经营风险。1、一是做形式审查，看结算业务合同，核对该笔结算业务有无合同依据合同的签订是履行的前提,合同最根本的作用就是变“不确定”为“确定”，明确双方的权利与义务。在当前的企业经营管理过程中存在着合同意识不强，重业务轻合同的现象。因不签订合同给企业造成经济损失的示例屡见不鲜
10、。实行合同履行与结算申请表审查审批制度后，删除合同承办部门借助合同要管理信息系统中填报的合同履行与结算申请表时删除，系统自动提取相应合同作为申请表相关文档一并上传合同管理部门，若无合同依据，则驳回申请。通过做形式审查，增强了相关业务人员签约意识，合同签约率大大提高，自实行该项制度以来我公司合同签约率均保持在98%以上。删除有力地维护了公司合同权益，避免了删除因纠纷而发生经济损失。2、做实质审查，看结算内容与合同主要条款约定的符合性，核对与合同是否一致合同依法生效后，为了确保合同的履行，我们 删除充分合同信息资源，通过合同履行与结算申请表制度做实质审查，看结算内容与合同主要条款约定的符合性，核对
11、与合同是否一致。即“二做二看”。审阅合同履行与结算申请表及验收报告中所述价款、数量、质量、期限履行情况是否符合合同约定，分析差异原因，签署处理意见。如对物资采购合同，审阅入库验收单所列数量、金额等，核对与合同是否一致；审查标的物验收或使用情况，核对是否与合同约定的质量标准相符合；审阅实际交货时间，核对是否与合同约定的交货期相符合。促使合同双方按约定履行，避免不应有的纠纷和损失发生。3、做内部程序审查，看验收及复核程序的完备性，核对是否与相关规定相符合合同履行程序的管理是确保全面履行合同的关键。日常实践中通过“三做三看”即做内部程序审查，看验收及复核程序的完备性，核对是否与相关规定相符合。审查合
12、同履行与结算申请表中是否有承办人、部门（单位）负责人对合同履行与拟结算的申请和复核意见，审查验收报告中是否有验收人、验收部门（单位）负责人的验收与复核意见，意见签署人是否缺失，签署意见先后次序是否颠倒，判断其真实性，若发现违规则退回补正。由于合同管理部门从流程环节完备方面，严把合同履行与结算审查关，发现并制止了一起严重违规操作行为的发生。删除通过做内部程序审查，确保了合同履行程序的合规性和完备性，有效地保证了公司合同项目的落实。4、做外部实体审查，看对方当事人履行合同的全面适当性，核对是否与法律原则相一致全面适当地履行合同是我们删除合同管理追求的最终目标。由于合同签约种类、合同内容千差万别，履
13、行合同时的情况也千差万别，因此合同的全面适当履行一直是合同管理的难点，也是关键点。为了促使双方当事人全面履行合同，我们删除采取了删除以“做外部实体审查，对应合同义务，看对方当事人履行合同的全面适当性，核对是否与法律原则相一致”为主要内容的履行监督办法，有效地促进了对方全面适当履行合同。合同管理部门发现对方当事人履行合同有瑕疵，或认为必要时，可责成合同承办部门调取合同履行相关材料审阅，并向履约责任人或对方当事人调查询问相关情况，分析对方当事人履行合同是否全面适当，是否正确履行了通知、协助、保密、减损等合同附随义务，并进行外部的法律纠纷隐患等风险判断，确定应采取的补救措施，对方当事人是否应承担违约
14、责任，提出结算意见或建议。实践证明，删除通过做外部实体审查，有力地促使了全面适当地履行合同。四、合同信息资源统计、分析实行规范化管理为进一步规范合同信息资源的管理，公司制订了分公司合同资料管理规定，对合同资料实行分类管理，为分公司所属各业务单位确定了单位代码并将合同资料分为26类，为各类合同资料确定了类别号。对合同资料要求专人管理、分类管理、归档及时，齐全准确。充分利用信息资源规范合同管理的实施效果通过实施充分利用信息资源规范合同管理，加强合同履行审查、监督和检查，严把计划预算、安全条款、违约责任、法律政策“四关”以来，分公司及各业务单位签订的合同中未引发一起纠纷，避免了分公司经济效益的流失，促进了分公司对外经济交往的健康发展。
