1、二00六年五月二十七日,新奥集团公文行文流转要求,公文流转常见问题,主送不明,公文倒流,滞压严重,发文不严肃,香港办事处请示的问题,技术委员会某发文问题,广泛存在,更改频繁、文字错误等,讨论：在公文流转中还遇到过哪些问题？,课程目标,目标一： 掌握集团公文行文流转的基本种类目标二： 掌握集团公文行文流转的规范流程,主要内容,一、公文行文流转的基本介绍二、集团公文行文流转的基本流程,1、公文流转的重要性,公文流转环节是各项工作的信息体,向上级报告情况和反映信息 向下级传达指示和部署工作 横向上协调关系和加强协作,公文处理人员是领导的参谋与助手,给领导决策提供依据和建议 协助领导过滤不必要的信息提
2、醒领导处理最紧要的工作,公文流转情况是工作质量的寒暑表,反映目标项目工作进度 反映领导班子决策能力 反映组织团队工作作风 反映行政办公专业素质,公文行文流转的基本介绍,2、公文流转的原则,行文选准文种,不要越级行文,克服越位行文,重视电子公文,行文关系主要有上行文、下行文、平行文，各类公 文都有适合的文种，如平行文中，不能使用指令性、 指导性文种。,如遇到特殊情况需要越级向上行文时，应抄报直接 的上级单位。需要越级向下行文时，应抄送直接的 下级单位。,不能搞多头主送，一般以请示类公文居多，本意是 尽快审批，实际适得其反。应该是谁负责就主送给 谁，谁需要知道就下发给谁。如香港办事处的请示 文件，
3、原来同时报送王主席、杨总裁、于总等。,交流意见、阅知的文件制发电子文件即可；申请、 批办的文件一般需要纸质文档以利查询。,公文行文流转的基本介绍,第一类是上行文。向上级领导机关和上级业务指导机关报送的文件叫上行文。如产业集团和成员企业报送集团总部的文件是下级机关报送上级机关。产业集团人力资源部报给集团人本中心的文件是下级业务机关报送上级业务指导机关。 第二类是下行文。上级机关发给下级机关和上级业务主管机关发给下级业务机关的文件叫下行文。 第三类是平行文。没有隶属关系的机关之间相互行文叫平行文。互不隶属的机关有两种情况，一是同一组织系统中的同级机关，如人本中心和财金中心，是集团总部内的同级机关，
4、它们之间的行文是平行文。二是非同一组织系统中的非同级机关，如新奥燃气人力资源部和集团财金中心，不管机关的级别高低、只要不在同一组织系统内，它们之间的行文都是平行关系。,3、公文的行文方向,公文是定向传递的。报刊的发行量越大越好，书的读者也是越多越好，公文则不然，它有特定的阅读范围，有一定的行文方向。 公文的行文方向按其性质和作用的不同，可以分为三类：,公文行文流转的基本介绍,集团总部,产业集团本部,成员企业,下行文,上行文,产业集团本部,成员企业,4、公文行文规则,公文行文流转的基本介绍,主要内容,一、公文行文流转的基本介绍二、集团公文行文流转的基本流程,互动,请大家画出收文处理和发文处理的流
5、程图,登记,筛选,拟办,批办,签收,存档,反馈,承办,催办,收 文 处 理,传阅,1、收文流转基本流程,公文流转的基本流程,登记,筛选,拟办,批办,签收,存档,反馈,承办,催办,收 文 处 理,传阅,签收的两种情况： 外收发：即不接触文件内容，只点收信封和文件包，总部由物业商务中心完成； 内收发：逐份清点和接收文件，必要时接触文件内容，总部由各职能部门行政助理或秘书完成。 清点工作注意事项： 注意有无夹带，有无文件缺少，尤其是阅后按页清退的绝密文件要逐页清点； 签字要用钢笔或碳素笔，签全名，注明月、日，特急件注明几点几分； 如遇实际文件与清单不一致情况，可暂不签收，查明原因后再签收。,公文流转
6、的基本流程,1、收文流转基本流程,登记,筛选,拟办,批办,签收,存档,反馈,承办,催办,收 文 处 理,传阅,1、分发 对于一般性的简报、刊物、资料等，根据以往明确固定的颁发范围和征订记录进行分发。 2、剔除 对于与业务关联不大、属于广告性质、发放范围较广的邮件函件可不予回复，但收到的传真函件和针对本单位的邮寄函件要回复。 3、分层次 对于需本单位回复的公文应当根据业务性质分清主次轻重，酌情拟办。,公文流转的基本流程,1、收文流转基本流程,登记,筛选,拟办,批办,签收,存档,反馈,承办,催办,收 文 处 理,传阅,本单位属于上级政府机关、需要即刻回复的拟办，但办是发挥办公室的智囊作用，为领导节
7、省时间的有效措施。 拟办意见要力求具体和可操作，不能按一个模式写成“请阅处”，“请批示”。 拟办意见要注意调查研究和政策把关。了解到领导不能了解的信息。 根据文件内容和领导分工，需要领导批示的，提请主管领导批示；需要职能部门办理的，直接注请有关部门处理。,公文流转的基本流程,1、收文流转基本流程,登记,筛选,拟办,批办,签收,存档,反馈,承办,催办,收 文 处 理,传阅,需要办理和答复的文件，要批明承办部门、承办人、承办期限和要求等，以方便秘书部门跟催； 需由两个以上部门承办时，要明确指定牵头部门，避免互相推诿； 阅知性文件，批明阅知范围，如“请阅”“请阅酌”“请研究”等； 批办时应当用比较肯
8、定的语气，如“请办理”“请批示”等。,公文流转的基本流程,1、收文流转基本流程,登记,筛选,拟办,批办,签收,存档,反馈,承办,催办,收 文 处 理,传阅,承办要第一时间落实责任人，分清主次，急件急办，有时限要求的，在规定时限内完成； 需要几个部门联合办理的文件，主办部门要主动牵头，协办部门要积极配合； 对确难按期办完的文件，要及时向有关领导反映，以便采取相应措施； 对所有承办文件，都要有个答复，即使不能办理也要向交办部门说明情况。,1、公文行文流转基本流程,公文流转的基本流程,登记,筛选,拟办,批办,签收,存档,反馈,承办,催办,收 文 处 理,传阅,催办的意义： 是避免积压、加速文件运行的
9、手段，通过催办不仅可以提醒承办部门及承办人员及时完成各项任务，而且可以使大家及时了解进展情况，利于工作的公开、透明。 内催办和外催办： 内催办：本单位承办文件的督催；是督办重点。 外催办：本单位发往其他单位并需回复的文件的催办；讲究适度。 催办方法： 电话催办、发函催办、当面催办、组织汇报会等形式。 催办要求： 领导重视、建立制度、完善登记、结果考核（或公开）。 催办制度建立：参考总裁办跟催督办管理办法,1、公文行文流转基本流程,公文流转的基本流程,登记,筛选,拟办,批办,签收,存档,反馈,承办,催办,收 文 处 理,催办的技巧共享：,1、公文行文流转基本流程,公文流转的基本流程,登记,筛选,
10、拟办,批办,签收,存档,反馈,承办,催办,收 文 处 理,传阅,传阅 告知类的公文由主管领导批示传阅范围后在有关单位和个人间传阅。 传阅内容主要是上级颁布的新政策、制度、规定，以及相关问题的说明，需要员工长期遵守或认知的规则和知识。这类文件需要通过转发、会议、板报等公众交流的方式进行传阅，每级传阅原则上不能超过2个工作日。,1、公文行文流转基本流程,公文流转的基本流程,审核,会签,签发,印制,拟稿,存档,反馈,跟催,发放,发 文 处 理,1、公文行文流转基本流程,公文流转的基本流程,审核,会签,签发,印制,拟稿,存档,反馈,跟催,发放,发 文 处 理,注意问题： 1、按照集团统一的格式或稿纸格
11、式拟写； 2、发放范围要明确、具体； 3、有关联的文字资料和拟稿依据附在文稿后面； 拟稿的具体要求： 1、标题要醒目，包含单位名称、内容和文种三要素。如“新奥集团付息公告书”。 2、主题要明确； 3、要一事一文； 4、行文必须要有新内容； 5、内容符合现实，可操作性强； 6、向上级单位行文不要做过多议论。,1、公文行文流转基本流程,公文流转的基本流程,审核,会签,签发,印制,拟稿,存档,反馈,跟催,发放,发 文 处 理,1、按职权划分的原则： 只有对自己职权范围内的有关文件才有审核权； 2、集体负责的原则： 全局性、长期性的文件，必须由领导班子集体讨论、通过，再由主要领导人签发； 3、授权原则
12、：当一把手外出时可以交经授权的他人代为签字，但事后应送一把手阅知； 4、加签原则：以主管业务部门名义发出的文件，原则上由业务部门负责人签发，但当文件内容涉及方针政策等重大问题时，应送主管领导人加签。,1、公文行文流转基本流程,公文流转的基本流程,审核,会签,签发,印制,拟稿,存档,反馈,跟催,发放,发 文 处 理,需要会签的文稿有两种发布形式，一是以业务主管部门的名义联合发文；一是以上级单位名义发文需要专业把关的发文。 “倒流”问题 倒流是指文件稿送审程序是逆向运转的。这是经常出现的问题。比如集团总部在审核公文时先送到总裁处签发，文件文字不合格又重新返回总裁办主任处核稿就是典型的倒流。,1、公
13、文行文流转基本流程,公文流转的基本流程,1、公文行文流转基本流程,审核,会签,签发,印制,拟稿,存档,反馈,跟催,发放,发 文 处 理,签发的格式： 核准意见、签发人姓名、签发日期缺一不可。 “圈阅”的问题： 国家行政机关公文处理办法中规定：“审批公文，主批人应当明确签署意见、姓名核审批时间。其他审批人圈阅视为同意。”,2、已由领导签发的文稿，即为定稿，不许擅自改动，如需改动，须请示原签发领导审定。,2、公文行文流转中需注意的问题,3、以传真或电邮方式流转的重要文件，必须事后进行确认，以免出现误传。,4、文件在流转过程中，应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄漏内容，机要文件如有丢失或泄密，将视情况追究责任。,5、因工作需要翻(复)印上级文件，必须征求发文单位批准，严禁乱翻乱印，不得随意扩大阅读和传达范围。,1、各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。如擅自行文，集团有权责令纠正或撤销。,谢谢！,
