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统计员必备技能之沟通与时间管理-统计员资格认证培训.ppt

上传人:暖洋洋 文档编号:1728725 上传时间:2018-08-20 格式:PPT 页数:130 大小:1.12MB
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资源描述

1、统计员资格认证培训,1,2,有效沟通技巧,时间管理,1、沟通从 开始 有效沟通技巧,寓言:因为我最了解他的心,有一把坚实的大锁挂在铁门上,一根铁杆费了九牛二虎之力,还是无法将它撬开。钥匙来了,它瘦小的身子钻进锁孔,只轻轻一转,那大锁就啪地一声打开了。铁杆奇怪地问:为什么我费了那么大力气也打不开,而你却轻而易举地就把它打开了呢?钥匙说:因为我最了解他的心。,英特尔公司的前任CEO安迪格鲁夫所言,“领导公司成功的方法是沟通、沟通、再沟通”。1998年4月,摩托罗拉(中国)电子有限公司推出了“沟通宣传周”活动,内容之一就是向员工介绍公司的12种沟通方式。 联想的企业文化手册中明确写道:放开自我,让别

2、人了解你的需求,让别人了解你的困难,让别人知道你需要帮助。主动了解他人的需求,让他人感到能得到理解和帮助。做到五多三少:多考虑别人的感受,少一点儿不分场合地训人;多把别人往好处想,少盯住别人的缺点不放;多给别人一些赞扬,少在别人背后说风凉话;多问问别人有什么困难,多一些灿烂的微笑。,首先我们要承认并说服自己:一、没有两个完全一样的人。二、别人和你的想法不同,不代表谁有错。,主要内容,沟通的作用,1,沟通的说、听、问,2,沟通技巧,3,九型人格分析,4,美国著名学府普林斯顿大学对一万名调研对象进行分析的结果显示:“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的,决定于良好的人际沟通。 哈佛大学就业

3、指导小组年调查结果显示,在名被解职的人中,因沟通不良而导致工作不称职者占82%。,两组调研数据:,沟通的重要,提高员工的沟通技能将成为一个企业和个人发展的核心竞争力 经理人、主管把70%时间用于沟通方面 企业70%的问题是由于沟通障碍引起的,管理=沟通,“幸福并不取决于财富、权力和容貌,而是取决于你和周围的人的相处” 。 “人生的幸福就是人情的幸福,人生的幸福就是人缘的幸福,人生的成功就是人际沟通的成功”。,沟通的重要,管理=幸福,沟通的作用,线是平行的吗?,我们来讨论分析:?,由于对图像的不同理解和个人的思维习惯,导致察看后发生不同的认知。 察看启示:面对不同情况和问题必须认真思考和分析,你

4、的理解不等于就是其他人的意图。对于任何不清楚的地方要询问,切记察看的关键不是看,而是察的不同层次看到、看清、看懂、看透、看准、看好。 我们在实际生活和工作过程中,不能有效沟通确实是最大的一个障碍,是造成不能相互理解、相互协作、工作效率低下、甚至发生工作扯皮、矛盾和个人冲突的一个非常重要的原因。,事实上,我们每个人都会遇到沟通障碍,这是很平常的,最重要的是要有自省、宽容、接纳和改善的态度。 “有问题不是问题,有问题不解决才是问题”。只要愿意学习和知行合一,我们都可以是“沟通高手”!,为了设定的目标,把信息,思想和情感在个人或群体间传递,并达成共同协议的过程。,干 扰,发讯人,造 码,传 讯,通

5、路,收 讯,译 码,收讯人,回馈干扰,什么是沟通?,沟通的过程,缺乏信息或知识 没有说明重要性 只注重了表达,没有注重倾听 没有完全理解对方的话,以至询问不当 时间不够 不良情绪 没有注重反馈 没有理解他人的需求 职位的差距、文化的差距也会造成沟通的失败,通常沟通失败的原因,沟通的常见问题点,信 息,发送,接受,反馈,过分自我、不分对象、忽视他人情绪,经验障碍、标签意识、忽视积极回应,忘记确认、另起炉灶、解读含混不清,沟通的三个行为: 说(表达)、听(接受)、问(反馈),信息接受,信息表达,信息反馈,沟通过程,演说者,听(观)众,综合信息,内容,形式,仪态,表达,接收,反馈,一个双向、互动的沟

6、通过程,沟通方式的比较,清醒时,有7075%的时间是处于沟通的状态。,聆听后10分钟, 讯息保留率50%。 聆听后48小时, 讯息保留率25%。,可视性的,外表的:55%(非语言的) 眼神、身体语言 手势、面部表情,语调 38% 音频/音调/音量/音质 语速、顿挫 声音的吸引力 声音的可信度,语言(即说出的话) 7%,有效沟通的运用,有效沟通的渠道,时间是否恰当考虑接收者的 情绪,地点是否合适是否需要更多的 私人空间是否不受干扰,面 谈 信件或 备忘录 电 话 其它形式,影响说(表达)的三个因素,决定何时发送信息,决定何处发送信息,发送信息的方法,说话的三要点,让对方听得进去(1)时机合适吗?

7、(2)场所合适吗?(3)气氛合适吗? 让对方听的乐意(1)怎样说对方才乐意(2)如何使对方情绪放松(3)哪部分比较容易接受,让对方听的合理(1)先说对方有利的(2)再指出彼此互惠的(3)最后指出一些要求,有效表达的步骤,了解你要說些什么. 知己 你是否已经掌握并组织好沟通过程中所有相关的信息? 了解你的对象. 知彼:转化为表达方式 你是否了解或掌握好了有关个体和组织的背景资料和环境状况? 引起对方的注意. 传送:用适当的方式 你是否清晰、生动和有说服力地表达你的观点?,有效发送信息的自我检查表,从沟通上的“黄金定律”不要用自己喜欢的方式去对待别人,而要用别人喜欢的方式去对待对方。,到沟通上的“

8、白金定律” 你希望别人怎样对待你,你就怎样去对待别人。,一、夫妻之间的对话 二、同事之间的对话 三、陌生人之间的对话 四、店员与顾客之间的对话,练习时间!,夫妻之间的对话:,背景介绍:晚上10点,妻子守在饭桌旁等丈夫回来, 旁边还特意准备有一瓶红酒。妻子:为什么回来这么晚! 丈夫:快开门!累死我了! 妻子:你不说清楚,你就睡外面吧! 丈夫:你一点都不体谅我,我除了 加班还能干什么!不加班那 有钱养家,真是的,快开门! 妻子:加班也不差今天啊,你忘了今天是 什么日子嘛?! 丈夫:? 哦!今天是我们结婚纪念日! 妻子:哼!你睡外面吧! 丈夫:哦,老婆,我错了!,背景介绍:甲和乙是很要好同事,甲同事

9、请了两天的假,离开办公室之前跟乙同事大致交接了下需要代理的工作,两天后甲回来上班。同事甲:把昨天帮我组织召开的那个会议的会议记录给我吧。同事乙:会议记录?什么会议记录?你只叫我帮忙通知各个部门经 理来参加这个会议。又没跟我交待说要做会议记录。同事甲:你是什么脑子阿?!你组织安排一次会议,还需要特 别交待你要做会议记录吗?同事乙:我好心帮你干活,你不感谢算了,竟然骂我!以后有事就 不要再找我了!,同事之间的对话:,问候 介绍健康目前情况来这里的原因天气住在哪里,老家共同认识的人做什么工作教育职业社会关系恭维话兴趣家庭运动,近期活动 对事情的评价 计划以后的会面 对对方的肯定评价 以后要做的事 结

10、束的原因 再见,找话题,说的金玉良言,少说抱怨的话 多说宽容的话少说讽刺的话 多说尊重的话少说拒绝的话 多说关怀的话少说命令的话 多说商量的话少说批评的话 多说鼓励的话,耳朵听,对方至上,专心去听,眼睛看对方,自然赋予我们人类一张嘴, 两只耳朵,也就是让我们多听少说。 苏格拉底,有一个秀才去买柴,他对卖柴的人说:“荷薪者过来!”卖柴的人听不懂“荷薪者”(担柴的人)三个字,但是听得懂“过来”两个字,于是把柴担到秀才前面。 秀才问他:“其价如何?”卖柴的人听不太懂这句话,但是听得懂“价”这个字,于是就告诉秀才价钱。 秀才接着说:“外实而内虚,烟多而焰少,请损之。”卖柴的人因为听不懂秀才的话,于是担

11、着柴就走了。,【幽默1】,沟通障碍的尴尬,一位夫人打电话给建筑师,说每当火车经过时,她的睡床就会摇动。“这简直是无稽之谈!”建筑师回答说,“我来看看” 。建筑师到达后,夫人建议他躺在床上,体会一下火车经过时的感觉。 建筑师刚上床躺下,夫人的丈夫就回来了。他见此情形,便厉声喝问:“你躺在我妻子的床上干什么?” 建筑师战战兢兢地回答:“我说是在等火车,你会相信吗?” 有些话是真的,却听上去很假;有些话是假的,却令人不容置疑。,【幽默2】,聆听的层次,不做任何努力去聆听 做出假象聆听 只听你感兴趣的内容认真地聆听讲话,同时与自己的亲身经历做比较用心和脑来倾听并做出反应,以理解讲话的内容、目的和情感。

12、,听而不闻,假装聆听,选择性地聆听,专注地聆听,设身处地地聆听,你是否具有积极的聆听的技能,耐心倾听,80/20 法则: 80% 聆听, 20% 说服 注视对方: 有助于集中注意力, 还可以看清楚说话者的脸部表情跟肢体语言 注重肢体语言: 微笑和点头可以表示你有把对方的话听进去 适时地提出问题: 可使对方感到你全神贯注地倾听, 如: “然后呢?” 最佳表达者通常是最佳聆听者,倾听的技巧,表达感受重复内容归纳总结提示问题倾听回应,积极聆听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望,全神贯注地理解讲话这的内容,与他一起去体验、感受整个过程。这是一种管理技巧,可以通过学习和锻炼得到提高。,为了理解去倾听

13、,而不是为了评价而去倾听。,同事诉说自己工作中的烦劳与痛苦时,你“哦,是吗”是满怀同情; 同事诉说工作成绩的喜悦时,你“哦,是吗”是祝福、同喜。 这样的应对才是倾听后的应对,使同事确实感受到“你在认真地听、仔细地想”,从而形成良性互动。,聆听的艺术,谁 来 表 演 一 下,谁 来 变 化 一 下,以探索的方式获得更多的信息,“听”的4种不同的回应方式,促进对方表达意愿,鼓励,询问,反应,重述,告诉对方你在听,同时确定对方 完全了解你的意思,用于讨论结束的时候,确定没有 误解对方的意思,沟通反馈的基本功,沟通反馈的基本功,-表情、眼神、动作、距离、地位 对话时有眼神的接触,倍增互相尊重的感觉 留

14、意他人的行为和情绪,以作及时的关心和支持 多看对方的有点,多看善意的动机,令关系更添和谐 向积极的一方看,乐观的眼睛让大家更有安全感,据调查分析,从交谈中获取信息中,视觉占55%,声音占38%,语言占7%;,沟通反馈的基本功,-声音、语速、情感、内容多聆听,慢慢回应。 放下手头的工作对话,以身体语言表达你的关注。 听出说话背后的意思和情感。 危机讯号响起时便及时面对,绝不掩耳盗铃。,沟通反馈的基本功,-肢体动作的使用、手语的表达 拉一拉手、拍一拍肩、紧紧拥抱,大人小孩都需要 帮帮手、分担家务,更可具体表达体贴的讯息。 不要只说不做,小礼物、互倾诉、一顿饭是值得欣赏的实际的行动。 手牵手互相扶持

15、,问题出现便共同担当。,沟通反馈的基本功,-语音、语气、语词 称赞令人愉悦,不妨多说。 动之以情,说之以理,避免时时威迫利诱。 言简意赅 ,给予对方足够的时间思考和回馈。 做典范先表达内心的感受,令对方体会自己的诚恳。,沟通反馈的基本功,-感应、体谅、宽容、接受 以平常心态对话,不要刻意时时强调尊卑地位。 信任对方的能力,尊重他的自我决定。 心舒自然定,还有分歧或冲突,最重要是保持冷静。 同心里要能体会和明白对方的要求。,沟通的漏斗,沟通的灵魂同理心,定义:站在当事人的角度和位置上,客观地理解当事人的内心感受及内心世界,且把这种理解传达给当事人的一种沟通交流方式。 同理心的两大准则:,九型人格

16、,1号、完美型 3号、成就型 5号、思想型 7号、活跃型 9号、和平型,2号、助人型 4号、感觉型 6号、忠诚型 8号、领袖型,九型人格形象比喻,商业运营无时无刻不和人打交道,必须了解对方的心态、性格,站在他的角度考虑问题,买卖才能成功。九型人格最卓越之处在于能穿透人们表面的喜怒哀乐,进入人心最隐秘之处,发现人的最真实、最根本的需求和渴望。九型人格能够帮助我们洞察人心,用有效的方式对应他人,最终提升我们人生的幸福和成功。,行为特点:完美主义,自律,公正,爱憎分明。很多应该和不应该,黑白分明,害怕中间地带。正义感强,原则性强,有责任感,使命感,对自己要求高。遵守规则,工作严谨,高效, 一丝不苟,

17、善于统筹和安排。以我为标准,自以为是,喜欢批评和责备自己和他人。 感情压抑,外冷内热。 代表人物:撒切尔夫人,朱镕基,包公,关羽,吴仪与1号完美型的相处之道:直截了当,用逻辑的方法而非凭感觉来表达您的观点;用最好的态度及以礼相待,避免批评或斥责;如果他们不愿听,邀请他们告诉您他们的想法;不要尝试耍手段操纵他们,让他们知道您是可以信赖的;有问题就承认错误,坦白从宽,抗拒从严。 切记:他们通常外冷内热,您要包容他们的批判与责备!,1号、完美型,行为特点:喜欢别人喜爱他们,以赢得别人好感为荣。容易感受他人的需要和感觉,常看别人好的一面。乐于助人,重视他人的需要更甚于自己的需要。非常重视友情,乐于赞赏

18、他人,很会用心聆听。感情推动多于理性推动。富于同情心,善于为他人考虑代表人物:雷锋、焦裕禄、德兰修女。如何与2号相处:态度真诚而直接,告诉他们您对他们的欣赏;和他们谈他们最感兴趣的题材:人类;接受而不要轻易拒绝他们的帮助,并由衷地表示感谢;让他们知道应该关心自己,不必过于帮助您。 切记:他们通常很愿意付出,您要强调他们的重要性!,2号、助人型,行为特点:喜欢参与, 喜欢成为行动中的重要人物。好胜心强, 重视名誉地位。刻意打扮自己,表现成功形象,出众的社交能手。善于表达,善于激励他人。 对自己过去的成就引以为荣。善于目标设定和决策,积极进取,完成工作。他们能在每一刻钟都适当地表现出该有的反应,善

19、于掌握每个机会。代表人物:刘晓庆,王熙凤,王石如何与3号相处:嘉许他们的成就和成功的地方;让他们知道您是支持他们的;配合他们的速度,加速自己的步伐;给他们诚实和客观的回应,对他们的感觉要小心处理。 切记:他们通常很有成效,您要包容他们的自我表现!,3号、成就型,行为特点:他们觉得自己与众不同,常认为自己很独特。容易对别人的批评反应过敏,容易对事情误解。想象力丰富,富创意及艺术气质。细腻和拥有敏锐的审美观。占有欲强,需要情感上的依靠。行为自我,很容易掉到自己的情绪中。代表人物:林黛玉,梵高,李白,张国荣,王菲,张艺谋,梁朝伟相处之道:欣赏他们的创意,观察能力和有深度的情感;接受和认同他们的感觉和

20、情绪;发挥他们的自我风格,体谅他们的感受;只在他们明确表示需要时帮助他们,不要主动做;不要去干扰他们的情绪、环境以及私人空间。 切记:他们通常很敏感,您要包容他们的过度情绪化!,4号、感觉型,行为特点:善于把情感抽离,喜欢做旁观者多于参与。喜欢搜集信息和知识,喜欢成为专家。喜欢逻辑思维和分析,需要了解事情的全部而不是部分。非常重视个人空间,对社交应酬感到浑身不自在。不随波逐流,知识渊博及丰富的精神生活,不喜欢求助别人,生活在自己的思想世界。代表人物:孔子,邓小平,李嘉诚,爱迪生,爱因斯坦如何与5号相处:确定您的表达方式是一种邀请,而非要求;以直接而实际的态度赞美他们;不要干扰他们的环境空间及思

21、想空间 ;对他们的想法采用开放的思想;与他们交流采用合逻辑的事实来支持观点。 切记:他们通常很有智能,您要包容他们的优越感!,5号、思想型,行为特点:警惕性强,很有危机意识,有时会杞人忧天。勤奋,吃得苦,尽忠职守,做事认真负责。服从指挥,需要清晰指引,必须有明显的证据来做决策。是忠诚可靠的朋友。不喜欢环境多变,不轻易尝试新奇的东西或事物。容易因不稳定而感到压力。代表人物:曾国藩,曹操,胡锦涛,岳飞相处之道:鼓励他们看好的一面,不要停留在问题中;要有耐性,用心聆听,让他们讲出他的疑虑;沟通不要转弯抹角,要开放,诚实,取得他们的信任;当他们盛怒时,不要正面冲突,事后再处理。 切记:他们很忠诚和勤奋

22、,您要包容他们的过度反复!,6号、忠诚型,行为特点:喜欢不断探索新奇有趣的事情。勇于尝试新鲜刺激的事,富于冒险精神。乐天知命,精力充沛,善于逃避不快乐的事情。讨厌闷,享受交际应酬,相识满天下。喜欢有多样的选择,对将来有很多计划。多才多艺,知识广阔。 代表人物:小燕子,贾宝玉,黄蓉,赵本山相处之道:欣赏他们的乐观,对新事物的热衷和远大的理想;轻松愉快地与他们交谈,多说些开心的字眼;与他们相处要乐观和现实,不要太闷了;不要限制他们的自由或选择过分消极;与他们的狂热和精力进行比赛。 切记:他们通常很有趣,您要包容他们的随意和任性!,7号、活跃型,行为特点:态度直接,讨厌转弯抹角,有话直说。识英雄重英

23、雄,遇强愈强,喜爱接受挑战。任何时候都要以领导者姿态出现。冲动派,勇者无惧。顽强的谈判专家,喜欢支配他人,喜欢控制。硬朗,对自己的信念充满自信。 代表人物:泰森,叶利钦,候赛因,张飞,关羽,武则天相处之道:不要取笑他们,否则他们会快速反击;如果他们发怒,不要一样反应,否则火上浇油;说出您的主意,不要有所保留或说谎;以直接态度与他们相处,千万不要逃避问题;不要唯唯诺诺,在他们面前要有自己的立场。 切记:他们通常很有正义感,您要包容他们的霸道!,8号、领袖型,行为特点:适应能力强,最佳的聆听者。慢条斯理,温和的和平使者。对很多事物都有兴趣,容易接受不同事物。待人处世圆滑,懂得逃避压力、避免冲突。不

24、轻易批评,善于调解,令关系融洽和谐。喜欢用自己的工作速度,不喜欢性急。代表人物:刘备,周恩来,宋江,安南。相处之道:欣赏他们的仁慈,温和和耐性;鼓励他们把自己内心的不满表达出来;创造一个有趣的空间,让他们考虑并决定;以亲近态度相处,防止他们把您的请求看作指责。 切记:他们通常都很友善,您要包容他们的散漫!,9号、和平型,学习九型人格的禁忌:学习了九型人格,不要轻易的对周围的人下结论:你是号;他(她)是几号。,20岁 没有门进进出出很方便 30岁 木门火一样的热情才能进去 40岁 铁门似水柔情才能进去 50岁以后防盗门只有知道密码的人才能进去,年龄与自我防护意识的表现,沟通从“心”开始,尊重对方

25、。 沟通从“新”开始,不断改善。 沟通从“信”开始,重诺守信。 沟通从“馨”开始,和谐温馨。,2、时间管理,让生命更高效,让生活更精彩!,你最后悔的是什么?,比利时一家杂志,曾对全国60岁以上的老人做了一次问卷调查,题目是: 并列出十几项生活中容易后悔的事情,供被调查者选择。结果,第一名:75%的人后悔- 年轻时努力不够,以至事业无成。,第二名:70%的人后悔- 年轻时错误的选择了职业 错误不在选择了什么职业而在于选择了安稳。 没有了压力也就没有了动力,没有了动力也就挖掘不出潜力。,第三名:62%的人后悔 对子女教育不够或方法不当,第四名:57%的人后悔- 没有好好珍惜自己的伴侣,第五名:49

26、%的人后悔- 锻炼身体不足 60岁以前想用身体换一切 60岁以后想用一切换身体 世界上还有什么比身体健康更宝贵,只有11%的人后悔- 没有赚到更多的钱,拖延时间的借口:,明天再说吧 我以后还有时间 没心情 时间还早 ,时间管理,什么是时间?时钟上、日历上的具体的秒、分、小时、天或年;时间就是金钱;时间就是生命;一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴;,时间独特性 (1)供给毫无弹性(2)无法蓄积(3)无法取代(4)无法失而复得,时间管理,案例如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定。条件只有一个:用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归

27、自己。前一天的钱你用光也好,分文不花也好,第二天你又有8.64万元。请问:你如何用这笔钱?,时间管理,什么是时间管理?“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性,所以时间管理的对象不是“时间”,它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。,时间管理,时间的浪费-是指对目标毫无贡献的时间消耗。自管理者的管理-你必须抛弃陋习,引进新的工作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒才可提高效率,事半功倍。,时间管理,时间管理,有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人的时间是怎么花的:睡觉: 21年 工作

28、: 14年 个人卫生: 7年 吃饭: 6年 旅行: 5年 排队: 6年 学习: 4年 开会: 3年 打电话: 2年 找东西: 1年 其它: 3年,时间管理,时间管理的误区-工作缺乏计划 1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则,时间管理,时间管理的误区-组织工作不当 1、职责权限不清,工作内容重复 2、“事必躬亲,亲力亲为” 3、沟通不良 4、工作时断时续,时间管理,时间管理的误区-组织工作不当对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误: 1、担心部属做错事; 2、担心下属表现太好; 3、担心丧失对下属的控制; 4、不愿意放弃得心应手的工作;

29、 5、找不到合适的下属授权。,时间管理,时间管理的误区-组织工作不当基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。 其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。,时间管理,时间管理的误区-时间控制不够 1、习惯拖延时间。 2、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。 4、泛滥的“会议病”困扰。,时间管理,时间管理的误区-整理整顿不足 文件处置测验,时间管理,时间管理的误区-进取意识不强 1、个人的消极态度 2、做事拖拉,找借口不干工作 3、唏嘘不已,做白日梦 4、工作中闲

30、聊,时间管理,昨天是一张已被注销的支票, 明天是一张尚未到期的本票, 今天则是随时可运用的现金。世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。,时间管理,时间管理的六项基本原则 通过前面的学习,我们对时间管理的概念和误区已经有了一个基本的认识,现在我们一起来探讨时间管理的基本原则,只有对原则有了一个认识后,才有可能很好地运用时间管理的技巧与方法。,时间管理,时间管理的六项基本原则: 1、明确目标 2、有计划、有组织地进行工作 3、分清工作的轻重缓急 4、合理地分配时间 5、与别人的时间取得协作 6、制定规则、遵守纪律,时间管理,时间管理的六项基本原则-明确目标 目标刺激我们奋勇向上,时间管理,时间管理

31、的六项基本原则明确目标 如何制定目标 ? 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的: 具体的 (specific) 可衡量的 (measurable) 可达到的 (attainable) 相关的 (relevant) 基于时间的 (time-based),时间管理,时间管理的六项基本原则有计划、有组织地进行工作 所谓有计划、有组织地进行工作,就是把目标正确地分解成工作计划,通过采取适当的步骤和方法,最终达成有效的结果。,时间管理,时间管理的六项基本原则有计划、有组织地进行工作通常会体现在以下五个方面: 1、将有联系的工作进行分类整理。 2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、

32、按排列顺序进行处理。 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 5、由于工作能够有计划地进行,自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行,各哪些是可以同时进行的工作。,时间管理,时间管理的六项基本原则-有计划、有组织地进行工作那么有人会问:究竟该怎样做计划呢?大致的步骤如下: 1、确立目标; 2、探寻完成目标的各种途径; 3、选定最佳的完成方式; 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项; 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行; 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。,时间管理,时间管理的六项基本原则-有计划、有组织地进行工作 立即行动,成功地将一个好主意付诸实践,比在家

33、空想出一千个好主意要有从价值得多。,时间管理,时间管理的六项基本原则-分清工作的轻重缓急,重要、紧急,重要、不紧急,不重要、紧急,不重要、不紧急,时间管理,时间管理的六项基本原则-分清工作的轻重缓急你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现,对个人生活或工作会有积极的意义? 1、改善人际关系。 2、改善事先准备工作。 3、更周详地规划与组织。 4、善待自己。 5、抓住机会。 5、充实自我。 6、增进能力。,时间管理,时间管理的六项基本原则-分清工作的轻重缓急急迫性指数测验,时间管理,时间管理的六项基本原则-合理地安排时间巴列特定律(也称80/20原理):总结果的80%是由总消 耗时间中的20

34、%所形成的。80%的销售额是源自20%的顾客; 80%的电话是来自20%的朋友; 80%的总产量来自20%的产品; 80%的财富集中在20%的人手中;,时间管理,时间管理的六项基本原则-合理地安排时间避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。所以,你应该将时间花于重要的少数问题上,因为掌握了这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。,时间管理,时间管理的六项基本原则-与别人的时间取得协作任何人类的组织,不论大小,都有其周而复始的节奏性、周期性;而我们作为社会或是团体组织中的一员,毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情

35、况下,我们需要互相尊重对方的时间安排,也就是说要与别人的时间取得协作。,时间管理,时间管理的六项基本原则-制定规则、遵守纪律我们在成长的过程中,常被各种纪律所束缚,“没有规矩、不成方园”,因为有纪律,我们才有秩序。在时间管理中,我们同样强调纪律与规则。,时间管理,时间管理的六项基本原则-制定规则、遵守纪律制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面: 1、在进行工作的时候,一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期,自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时,一定要提前和相关部门取得联系,将影响缩小在最小范围内。,时间管理,时间管理并没有什

36、么高超的技巧,关键就在于持之以恒。分析自己使用时间的方式和状况大多数人不喜欢好好地了解自己,逃避现实比观察及解释我们的行为更容易。面对自己并客观地制定我们对时间的使用,需要巨大的勇气。而若你愿意花一个星期做这种功夫,将毫无疑问地发现,这是一种有益的经验。,时间管理-如何制定计划,计划的类型 按广度分 战略性计划作业性计划 按时间框架分 短期计划长期计划 按明确性分 具体性计划指导性计划,时间管理,遵循5W2H原则 Why: 为什么要做这项任务,对工作目标是否有支持 What: 任务的内容和达成的目标 When: 在什么时间段进行 Where: 任务发生的地点 Who: 哪些人员参加此任务,由谁

37、负责 How to: 用什么方法进行 How much:需要多少成本,设置控制点(milestone)在目标或任务中设置阶段性的里程碑,通过检查,可以及时发现问题,对自己难以解决的,还可以获得同事或领导的支持。 坚持工作周记和工作日记,对计划的执行情况进行总结,发现和纠正各种偏差,同时对计划进行调整和滚动。另外,还可以对前期的工作时间分配进行分析,不断改进时间管理。,时间管理,计划管理WBS 1、定义 WBS(工作任务分解)是创造出产品所必须进行的全部活动的清单,它是PERT、GANTT分层计划以及预算和人员分配的基础。,时间管理,WBS基本构架 阶段、步骤、任务、活动,时间管理,计划管理PE

38、RT 定义 PERT(网络计划评审技术)是以网络图的形式制定计划,求得计划的最优方案,并据以组织和控制开发进程,达到预定目标的一种科学管理方法。,时间管理,计划要素 (1)PERT主要反映任务的时间、资源、配合、控制等。 (2)WBS主要反映任务的层次。 建议: (1)先画WBS,标明milestone(里程碑)时间及deadtime(截止时间) (2)标明任务间关系 (3)再画PERT,时间管理,计划要素 步骤一:先画图 首先不必注重美观,主要弄清楚任务之间的相互关系。 步骤二:估计时间 v 工序时间=(a+4b+c)/6 (a:最乐观时间;b:期待时间;c:最悲观时间) v 倒推法:一般确

39、定结束时间,再逐步推出各部分需要时间。 v 留有余地、应付突发任务 步骤三:确定关键路径 1、时间上的关键路径 2、技术上的关键路径 3、关键路径是可以变化的,时间管理,不要让别人浪费你的时间 打电话的艺术 1、事先的约定与准备 2、保持简短而明确的开场白 3、控制通话时间、保持通话主题 4、过滤电话,时间管理,当你被打断时 在前面的“时间管理的误区”中,我们曾经提到了如何接受请托,但是在我们被各种情况所打断时,应该如何处理呢? 1、来自上司的打断 2、来自下属的打断 3、来自同事的打扰 如果你让这些现象一直持续下去,你最后终究会一事无成。,时间管理,省时之道凡在事业上有所成就的人,都有一个成

40、功的诀窍:变“闲暇”为“不闲”,也就是不偷清闲,不贪逸趣。,时间管理,等待的时候做什么 逆势操作 1980年,美国人肯库珀写了一本书名相当吸引人的书:一直左转。这本书的要旨是:“远离高峰时刻,避免一窝蜂。”追求互赖模式 双赢的精髓便是:人与人之间存在着合作的潜力,合作将能取得远大于个人凭一已之力创造的成就。,时间管理,给自己做梦的机会,此刻一生的梦想 10年内想完成的事情 今年内想完成的事情 这个月想完成的事情 今天想完成的事,梦想:3年内英文能与外国人自由沟通,一般外国人常用的单字约9000字,所以预定2010年12月31日分批背完这些字。 每年要背完3000字。 每季要背完750字。 每月

41、要背完250字。 每日要背完9字。,每月统计表,梦想:3年内英文能与外国人自由沟通,每季统计表,梦想:3年内英文能与外国人自由沟通,每年统计表,梦想:3年内英文能与外国人自由沟通,以月为督导校正的时间限制,每天不论多背或少背,每周要以完成总量为目标。 达成后奖励自己。,梦想:3年内英文能与外国人自由沟通,生涯彩虹图,一般时间管理失败的原因:,认为将每天时间排得满满就算是好的时间管理。 认为能做完每一件事就算是好的时间管理。 没有达到目标的步骤,那它将只是个空想。 没有一套人性化的操作表格。,正確的時間管理的觀念,把时间用在对自己有益的事件上。 没有目标的生活,引不起时间管理的动机,更别谈会想强烈的主控时间了。 没人符合人性化的时间管理,那注定是要失败的。管理是要让流程更有产能,而不是更无能。 要有的个符合人性化、有效用的时间管理表格。没有实战经验的累积,那也只是天马行空!,時間的取拾技巧,很重要很紧急立刻亲自处理 很重要不紧急计划性处理 不重要很紧急授权委任 不重要不紧急当作没看见,赫胥黎的名言:“人生伟业的建立,不在能知,乃在能行。” “行” 是扭转人生最有力的武器。,谢 谢!,

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