1、作成：QCD 李坚,时间管理,本课程目标,在今后的工作中减少时间浪费， 学会正确的时间分配并充分有效地利用时间学会制定SMART的工作目标掌握有效时间管理的方法,课程任务,制定目标（SMART） 完成目标实现计划一天工作,重要紧急分布并排序.,主要内容,时间的特性 时间管理的定义及重要性 时间管理的五大误区 时间管理的六个基本原则 有效的时间管理技巧,一 时间是什么？,“时间就是金钱，效率就是生命”“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”“不能管理时间，便什么也不能管理？”-彼得-杜拉克珍惜时间，成就未来！,定义：时间是物质运动的顺序性和持续，其特点是一维性，是一种特殊的资源。,时间的个特性：供给毫
2、无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得,时间特性,如果每天有8.64万元,请问你如何使用!,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理对象：不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。,二 什么是时间管理?,所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。,（2）所谓“自管理者的管理”你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。,一生72岁的美国人时间分配,睡觉：21 年工作：14 年个人卫生：7 年吃饭：6 年旅行：6 年排队：6 年学习：4 年开会：
3、3 年打电话：2 年找东西：1 年其它：3 年,良好的时间管理是正确管理的基础.,时间管理为什么重要? *寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要 *信息爆炸 *竞争的压力 *你的客户对品质的要求,三 时间管理的5大误区,所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。,误区之1: 工作缺乏计划性,不做计划的原因: 1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考； 2、不做计划也能获得实效； 3、不了解做计划的好处； 4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 5、不知如何做计划。,工作缺乏计划，将导致如下恶果：,1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的
4、顺序 4、没有时间分配的原则,误区之2:组织工作不当,组织工作不当的主要体现在以下几个方面：* 职责权限不清，工作内容重复*事必躬亲，亲力而为 *沟通不良*工作时断时续,1.学会如何请托,明智处理请托.,2.学会利用资源,学会授权.,如何处理请托？学会说“不”！,请托分类： 第一：职责所系而责无旁待。 第二：职责所系，但本身不合适宜，不合情理。 第三：无义务予履行。“明智地接受请托”的重要性在于： 第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。 第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。答应别人的事之前仔细想一想再做决定。,学会授权！,将主要的精力和时间放在更重要的事情,误区之3: 时间控制不够,小
5、张的故事: 习惯拖延时间,时间控制陷阱,1.习惯拖延时间.(拖延商数测试),2.不擅处理不速之客的打扰.,3.不擅处理无端电话的打扰.,4. 泛滥的“会议病”困扰.,总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间， 表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分， 表示你或许已患上严重的拖延毛病。,无效会议，浪费时间,参与者不准时 会议没有目标 会议没有资料 会议被打扰 开会时间太长 没有决议 尊重每个人的意见,会议成本=准备会议成本+出席人员薪资+会议开支+会议时间成本+出席人员不能办理其它事情的损失,会议耗时,把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来只有
6、必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间务必准时开会与散会，制定应付干扰的办法控制会议议题，要求大家不要离题一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论,怎么办？,误区之4: 整理整顿不足,办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”文件处理测验,有效文件处理原则,分门别类（急件、待办、追踪、复查、归档、毁弃） 标识清晰 充分发挥字纸篓 文件只处理一次 让秘书先过滤,根据原则处理公文，不会浪费时间,练习,例行公文 采购单 会议通知单问卷调查 下属工作报告 回复信 行政新规定 客户搬迁通知,归入待办 丢掉或替
7、你做决定的人 在日历上标明开会时间、地点，然后扔掉 归入待办 标明使用日期的待办 立刻打电话，联络相关人士 归档 记下新电话和地址，传阅给同事,人最大的敌人就是自己. 有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面: A 个人态度消极 B 做事拖拉, 找借口不干工作 C 唏嘘不已, 做白日梦 D 工作中闲聊,误区之5: 进取意识不强,四 时间管理的6项基本原则,1.明确目标 2.有计划,有组织地进行工作 3.分清工作的轻重缓急 4.合理地分配时间 5.与别人的时间取得协作 6.制定规则,遵守纪律,原则
8、1. 明确目标,有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面： 一是目标要符合自己的价值观， 二是要了解自己目前的状况。请记住：成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。,如何制定目标?,一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：(SMART)具体的（specific）可衡量的（measurable）可达到的（attainable）相关的（relevant）基于时间的（time-based）,原则2: 有计划,有组织地进行工作,所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达
9、成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：1、将有联系的工作进行分类整理。2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。3、按排列顺序进行处理。4、给各个工作给个时间期限。5、根据工作性质，合理统筹，缩短时间，具体就是搞 清楚那些工作必须按顺序做，那些可以同时做。,如何做工作计划？,大致的步骤如下：1、确立目标；（SMART）2、探寻完成目标的各种途径；3、选定最佳的完成方式；4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。,有了计划，更重要的是行动， 只有按计划行动，才可能成功。,原则3：分清工作的轻重
10、缓急,1.做事次序测验:你的行事准则是什么?是否是按照事情的紧急程度来判断?以目标为导向: 按重要程度来判断先重要,后紧急.急迫性指数测验0到25分属于低度急迫性心态， 26到45分属于强烈急迫性心态, 46分以上已经到了严重急迫性的程度,原则3：分清工作的轻重缓急,不紧急,不重要,非常紧急,长期的规划学习培训提高技能问题发掘与预防建立人际关系身体健康,危机急迫的问题有期限压力的计划,繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动,不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动,非常重要,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第一类事务，结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局,紧
11、急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第三类事务，结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生存,原则4：合理安排时间,不紧急,非常重要,不重要,非常紧急,危机处理 20%,目标计划 65%,事件干扰 15%,时间浪费 5%,80/20原则, 80%的价值由20%行动决定,原则5：与别人的时间取得协作,我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。认清并适应组织的节奏
12、性与周期性是成功的要素。提前预约。,原则6：制定规则、遵守纪律,制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,“没有规矩、不成方圆”，因为有纪律，我们才有秩序。在时间管理中，我们同样强调纪律与规则。,五、有效时间管理技巧,1、制定工作计划 2、确定重点，工作排列次序 3、不要让别人浪费你的时间 4、省时之道,1 制定工作计划？,计划分类及定义：按广度分 战略性计划、作业性计划按时间
13、框架分 短期计划、长期计划按明确性分 具体性计划、指导性计划战略计划：应用于组织，为之设立总体目标和寻求组织在环境中地位的计划；作业计划：规定目标如何实现的细节的计划称为作业计划。战略计划趋向于覆盖较久的时间间隔，通常以年为单位，涉及较宽的领域和不规定具体的目标；作业计划趋向于覆盖较短的时间间隔，如月度计划、周计划、日计划，主要偏重于实现的方法。,短期计划与长期计划短期是指一年以内的期间；长期一般超过5年以上；而中期界于两者之间。具体计划与指导性计划 具体的计划具有明确规定的目标，不存在容易引起误解的问题； 指导性计划只规定一些一般的方针，指出重点而不限定在特定的行动方案上。例如一个增加利润的
14、具体计划，可能具体规定在未来6个月中，成本要降低4%，销售额增加6%；而指导性计划也许只提出未来6个月使利润增加5%10%。显然，指导性计划具有内在的灵活性，具体计划则更具有明确性。,注意事项,事先了解 A、所在部门的业务定位B 、所在岗位的业务定位C 、上级主管的业务目标D 、上级主管对你的期望和要求E 、与其它相关岗位的业务接口关系 遵守5W2H原则Why, What, When, Where, Who, How, How many 3 . 设置控制点（节点）A、在目标或任务中设置阶段性的里程碑.B 坚持工作周记和工作日记,计划管理工具, WBS（工作任务分解）A列出实现产品所必须进行的全
15、部活动的清单.B阶段、步骤、任务、活动C衡量标准 2. PERT (网络计划评审技术)A;PERT主要反映任务的时间,资源,配合控制等B, 计划要素:1)先画图 弄清楚任务之间的关系2)估计时间 工序时间,倒推法, 留有余地 3)确定关键路径 时间/技术关键路径,执行事项清单（to do list),请记住：一天之计在于昨晚,确定重点，工作排列次序,处事的4D原则,第一类事物做（DO） 第二类事物做下计划（DIARY） 第三类事物授权（DELEGATE） 第四类事物不做（DONOT DO）,重要的事情：与目标有关的事情，就是重要的事情。紧迫的事情并不一定最重要。最重要的事情一定要紧急。,学会授
16、权 高效率的秘诀便是授权，授权产生时间放大效应 授权是促使个人和团体快速成长的捷径 授权是事必躬亲与有效管理之间的最大分野 如何授权 预期的成果与时限 应守的规范（权限与原则） 可用的资源（合适的人才） 责任的归属（考评的标准与频率） 明确的奖惩（金钱报酬、精神奖励与职务调整）,如何授权？,3.不要让别人浪费你的时间,）打电话的艺术事先的约定与准备保持简短而明确的开场白控制通话时间、保持通话主题过滤电话,）当你被打断时, 来自上司的打断见上司时：拿一份文件报告不浪费时间提醒快点结束留下印象 来自下属的打断集中汇报例会邮件立即答复 来自同事的打扰双方事先达成共识不要随意打扰对方想想为什么你的中断
17、情形无法受控,）学会拒绝别人的方法,当你自己有相当重要的工作需要完成时，应当婉拒別人的要求！,拒绝 方法,细心聆听对方的要求,稍作考虑，讲出自己的看法,坚定而礼貌地回绝,提议其他对方可采取的方法,I,III,II,省时之道,）等待的时候作什么大多成功人士这时候做的事情：带本书看；写点东西；修改报告；检查语音邮件；打电话等。 ）逆势操作避开高峰，节省时间 ）追求双赢模式 双赢的精髓：人与人之间存在着合作的潜力，合作将能取得远大于个人凭一已之力创造的成就。 “赢”的真正意义是实现目标,成功的人：化零为整；失败的人：化整为零,总结：有效管理时间的方法,制定合理工作计划 组织资源完成工作 针对员工适当授权 适时跟进工作进度 养成良好工作习惯,FCC时间管理宗旨,开短会、讲短话、写短文 减少、简化,The EndThank you very much!,
