1、江苏移动南京分公司 综合部,企业公文管理,Files HandlingDocuments Writing,提纲,公文培训目的企业公文基础知识公司OA拟稿须知公司公文流转流程公文会签规范,公文培训目的,目的： 规范公文、精简公文 部门之间、员工之间沟通不畅带来的后果只有一个，那就是彼此间的对沟通内容的曲解和误会，以及工作效率和工作质量的降低。 面对面的沟通过程中，有65%是以非语言信息传达的。非言语信息包括沟通者的面部表情、语音语调、目光手势等身体语言和副语言信息。,公文培训目的,公司提倡加强内部沟通，并强化部门和员工的责任感，内部协调工作以当面沟通为主，在沟通协调达成一致意见的基础上，如按内控
2、要求必须行文留下相关正式文本的，方采用OA公文形式，其他沟通或汇报类工作，不需行文。,提纲,公文培训目的企业公文基础知识公司OA拟稿须知公文流转流程公文会签规范,企业公文基础知识,企业常用公文的种类及用途,Page 6,通知（通报）,请示,报告,函,会议纪要,将公司执行的方针政策、开展的工作活动、采取的具体措施或上级文件告知、传达至相关部门或个人。,部门或个人向公司领导或者上级公司（部门）征求决定性意见。必须为“一事一请”，不得多头或越级请示。,部门或个人向公司领导或者上级公司（部门）汇报工作开展或者完成情况。,文体,用途,向平行和不隶属单位商洽工作、询问事情、征求意见、答复问题、请求帮助或进
3、行告知等。必须为“一事一函”。,记载和传达公司会议主要内容和议定事项。“向下指导，平行交流”。,企业公文基础知识,通知（通报）,Page 7,事由,主干,结尾,表明发文缘由、目的。 例：“为了”、“根据文件精神”。,陈述通知的具体事项，分类分条讲明内容。例：一、活动开展时间； 二、活动开展地点； 三、活动开展方案； （一）参与人数： （二）具体步骤：,明确要求，强调意义，提醒告知。例： “希望相关部门、区（县）分公司。 特此通知。”,企业公文基础知识,请示,Page 8,事由,主干,结尾,提出请示依据，直叙请示要求。 例：“为了，根据文件精神，我部门拟实行计划（开展活动）。”,陈述请示的具体事
4、项，讲明其他部门配合要求、所需资源（金）、所需授权、预期效果等。例： 一、内容1：费用为； 二、内容2：授权签定合同； 三、内容3：活动开展方案为； 四、内容4：预计产生效果。,简单结尾。例： “（以上请示）当否，请批示。”,企业公文基础知识,报告,Page 9,情况,结论,建议,提出事件由来，叙述发展经过，分析针对性问题。例：“根据文件精神，我部门自起开展活动。首先，精心组织，广泛动员。；其次，扎实开展，层层推进。；最后，取得实效，。”,得出明确结论，总结经验教训。例：“经过为期三天的实地检测，专家组一致认为设备可以投入使用。”,可以省略，直接结尾。例：“特此报告” 也可以提出改进措施、建议
5、意见等。例：“为了彻底解决调查中出现的问题，我们建议：一、；二、。”,企业公文基础知识,函,Page 10,情况,要求,结尾,简单介绍背景情况，表明来意。例：“我公司是企业，因近期业务拓展，特向贵公司征求关于产品的意见”,商洽、咨询、答复的事项和问题，提出希望和要求。例：“请贵公司就事件做出合理解释”，“请贵公司尽快传真报价”。,表明敬意、谢意或诚意，紧接结束语。例：“对于贵公司的配合我方将万分感谢”，“特此函达”。若需回复，则为“此函盼复”。若答复对方，则为“特此函复”。,企业公文基础知识,会议纪要,Page 11,概况,内容,结尾,写明会议召开的时间、地点、人物、议程、总体情况等。例：“2
6、006年8月7日，我公司在召开会议，各部门及分公司分别汇报了近期工作并进行了专题分析，公司领导就下阶段工作做了具体布置。”,综合总结会议内容、达成共识、领导指示等。例：“一、设计方案通过初审；二、根据协议，请公司。”,写明会议主持、与会人员、记录整理人员。例： 会议主持：谢生勃副总经理 与会人员：*、*、* 记录整理：胡洁,提纲,公文培训目的企业公文基础知识公司OA拟稿须知公司公文流转流程公文会签规范,公司OA拟稿须知,文体格式套用,Page 13,OA文体格式,套用公文,请示、报告、通知（报）、批复等,通知（报）,函,OA文体格式,套用公文,请示、报告,会议纪要,对内、业务通知用“公司通知”
7、，对外、重要事项通知用“公司发文”。 对内、一般事项请示用“呈批件”，对外、重大事项请示用“公司发文”。,注意,文体格式套用的一般方法,公司OA拟稿须知,公文标题,Page 14,公文的标题要能准确、简要地揭示公文的主要内容，并能透视文种，对外行文时还应当标明发文机关。,要求,公文标题的一般写法,公文标题中除文件、法规、规章名称等可加书名号外，一般不用标点符号。,注意,例：南京分公司关于7月份互联互通工作情况的报告南京分公司关于申请未来城旗舰店装修费用的请示南京分公司关于下发7月份物资采购计划的通知,公司OA拟稿须知,主办部门信息与附件,Page 15,主办部门信息,如何写附件？,附件是附在主
8、件之后，对文件内容起说明和补充作用的文字材料，主要包括随文转发或报送的文件、随文颁发的规章或制度以及文件中的报表、统计数字、人员名单等。,格式,附件1：；附件2：；附件3：,根据省公司最新公文版式优化要求，因公文电子流转，主题词项已无使用价值，现已去除。此次新增的主办部门、联系人、联系电话项，前两项自动生成，后一项必须填写拟稿人联系电话（11位号码）。签发后随同公文进行流转。,公司OA拟稿须知,主送、分送、抄送、内抄,Page 16,主送VS分送,抄送VS内抄,主送栏填写的是负有公文处理责任的受文部门，是公文的主要受理部门，应当使用其全称。 分（抄）送栏填写的是主送部门之外需要执行或了解公文内
9、容的其他部门。,抄送与内抄的区别在于：抄送指向公司外部，而内抄是指向公司内部,工程建设部拟稿,省公司,南京分公司,工程建设部,市场经营部,客户服务部,公司领导,联通南京分公司 电信南京分公司,内抄,抄送,抄送,主送,抄、分送,公司OA拟稿须知,字体、字号、行间距及数字序号、文件号,Page 17,字体、字号及行间距,企业公文字体一般为仿宋GB_2312，字号为四号，行间距为固定值28磅,数字序号,文件号的位置,一、 （一） 1、 （1） 二、,正确格式,错误格式,正确格式,根据江苏移动市200191号的精神,根据（江苏移动市200191号）的精神,公司OA拟稿须知,公文写作的忌讳,“甲方乙方”
10、：文不通，句不顺，没结构。“不见不散”：表意含糊，模棱两可。“没完没了”：繁冗拖沓，曲折离奇。“大腕”：夸大其词，故弄玄虚。,案例,提纲,公文培训目的企业公文基础知识公司OA拟稿须知公司公文流转流程公文会签规范,公司公文流转流程,文的走向,根据行文关系和行文方向可以将公文分为三类：,上行文是指下级公司向所隶属的上级公司呈送的公文，主要有报告、请示等。平行文是指向同级公司或不相隶属的单位送交的公文，主要有函等。下行文是指上级公司向下级公司发送的公文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。,Page 20,公司公文流转流程,对外行文流转,Page 21,发文 拟稿,中心 审核,部门 审
11、批,部门 会签,办公 室秘 书核 稿,部门 会签,领导签发,公司发文（函、纪要）,办公室秘书分发,省公司,外单位,各部门,分公司,信息报道,撰写 信息,部门信息员审核,部门经理审核,办公室秘书审核,办公室领导审核,办公室秘书报送,公司公文流转流程,对内行文流转,Page 22,公司业务通知,发文 拟稿,中心 审核,部门 审批,部门 会签,办公 室秘 书核 稿,部门 会签,领导签发,办公室秘书分发,省公司,外单位,各部门,分公司,公司公文流转流程,呈批件,Page 23,呈批公司领导,呈批省公司,办公 室秘 书核 稿,领导签发,办公室秘书分发,省公司,公司公文流转流程,公司工会、党委发文,发文
12、拟稿,党群工作部领导审核,党办秘书核稿,党委书记签发,党办秘书发布,发文 拟稿,工会副主席审核,办公室秘书核稿,工会主席签发,工会秘书发布,公司党委发文,公司工会发文,公司公文流转流程,会议审批、用车审批,提纲,公文培训目的企业公文基础知识公司OA拟稿须知公司公文流转流程公文会签规范,公文会签规范,如主办部门提交相关部门会签，会签部门必须本着认真负责的态度对文件所有内容进行审核。部门内原则上不允许转办会签。对于分管工作明确的，主办部门直接提交会签部门分管负责人，分管负责人代表部门进行审核签署明确意见。如涉及部门超过3个以上的应在拟文前召开碰头会，集中讨论，提高效率，达成一致意见。,公文会签规范,加快公文流转速度，提高工作效率，会签原则上当天处理，如有特殊情况，2日内必须提交会签意见。所有会签部门均会签同意，主办部门可提交给公司领导签发；如会签部门有异议或建议，必须在会签栏中详细说明修改意见，返回主办部门，主办部门必须对会签意见进行认真处理并将处理情况明确说明，方可提交给公司领导；如会签意见较多或文件内容非常重要，主办部门在做出相关修改并说明后需重新会签。经过会签的文件，原则上不得重新起文，需在原文件上进行相关处理，保留会签和修改的记录。,谢谢！,
