1、档案管理信息化的利与弊 【摘要】档案的信息化管理对于现代档案管理来讲无疑有着重要的现实意义，但是随着信息化的深入发展，也给档案信息安全等方面带来了显著的弊端，只有认清档案管理信息化过程中的优势与弊端，才能使得其优势得到充分的发挥，弊端得到针对性的解决，从而最大限度的利用信息化的发展提高档案管理的现代化水平。 【关键词】档案管理；信息化；利与弊 中图分类号：G25文献标识码A文章编号1006-0278（2015）10-030-02 信息技术和信息产业高速发展，给现代档案管理的发展带来了新的机遇，加速了档案信息化管理的进程。档案管理信息化是运用现代化的信息技术尤其是以计算机为主的智能化工具来加强档
2、案资源信息的收集、整理、开发和利用。档案管理的信息化对于适应时代和社会发展具有重要的现实意义，但是随着信息化的深入发展，也给档案信息安全等方面带来了显著的弊端，只有认清档案管理信息化过程中的优势与弊端，才能使得其优势得到充分的发挥，弊端得到针对性的解决，从而最大限度的利用信息化的发展提高档案的现代化水平。 一、档案管理信息化的优势 档案管理是机关企事业单位平稳发展的必要条件，随着以信息技术为核心的高新技术在社会各领域的广泛应用，数字化科学标准的档案管理，为工作提供理论依据，为高效工作提供条件，为单位长远发展奠定基础，因此实现档案管理的信息化是推进档案管理现代化的必然选择，这种先进的管理方式具备
3、一系列的积极优势。 （一）增强档案管理者的工作效率 档案管理的信息化使得档案管理人员工作的效率增强。传统的档案工作，主要是利用人工对档案实体进行精细地收集、整理、保管、利用等，这种传统的以手工劳动为主的档案管理方式，投入了大量的人力、物力，在信息技术、通讯技术和网络技术等高速发展的今天，就迫切需要一种能够提高档案的储存量，提高工作效率，并且利于节约资源的档案管理模式。所谓信息化档案管理指的是采用电子档案管理的方式，部分取代纸质档案管理，在提高工作效率的同时，实现高密度存储，延长档案使用寿命，提高档案的利用效率。档案管理实现信息化后，档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成，减少不必要的事务工
4、作，提高员工的工作效率，并且管理的信息化在一定程度上减少了管理人员主观因素的影响，使得人员的管理更加的客观公正。 （二）规范档案资料的储存管理 信息化的管理能够在很大程度上使得档案的储存管理规范化。档案的存储是档案管理的一个重要组成部分，它贯穿于档案管理的各个方面，是进行其他档案活动的重要前提，目的在于充分保障调取、查询等各项档案活动能够按照计划正常进行。传统的档案资料占用太多的物理空间，且纸质资料由于物理因素，长期存储会存在潮湿、霉变等自然损坏因素，不利于档案资料的长期保存。利用信息化的技术加强对档案的存贮工作，对于保障档案管理的现代化、规范化的完成起着重要的促进作用。在信息化的管理条件下，
5、处理检索等工作由计算机完成，大量的档案资料可以转化成虚拟数字方式保存到一台终端中。一方面，一定程度上规避了传统档案管理方式不利于长期保存的物理因素；另一方面，也规避了因管理人员的个人因素而导致的错误行为，以及改正错误时的繁琐性。 （三）形成完整的档案信息网络 档案的信息化管理使得档案整体的管理水平得到了明显的改善与显著的提高，其中形成的整体网络结构尤为突出。档案信息利用网络化是指充分利用现代网络技术，通过局域网、互联网等实现档案信息网上实时准确地检索、利用所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等的过程。纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便，大大降低了工作效率
6、。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络，利用信息技术将各行给类档案信息等合理的组成了一个整体，使得其结构得到了最优的排列，具有最大的结构力，其特点就是各个单位之间的档案信息可以通过网络很方便实现资源的共享，也可以与其他办公系统整合实现档案信息与其他办公资源更好的信息化共享。档案管理的信息化会更好地促进资源信息的共享，档案管理的信息化为形成档案管理的整体网络结构做出贡献。 （四）形成电子信息资源中心 电子档案管理可以加快我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中心。现代世界正处于并将长期处于多元化和多极化的稳定状态，这就决定了世界需要以数字信息为疏导的良性互动。传
7、统的档案管理方式采取的实体信息物理存储管理模式决定了它很难实现远程服务功能和全球化联络互通。信息化的管理方式可以借助当今高速发达的网络技术和通信技术，实现远程检索，并以此形成自身单位的资源中心，以便档案信息的综合提取、调配和其他远程服务功能。 二、档案管理信息化的弊端 档案管理的信息化在给档案管理带来优势的同时也产生了一定的弊端，加强对于档案管理信息化弊端的认识与分析，有利于我们有针对性的采取措施对弊端加以规避，从而使得档案信息化管理得到更好的发展，加速实现我国档案管理建设的现代化。 （一）增加档案信息泄露的风险 档案管理的信息化使得档案信息特别是机密敏感信息泄露的风险增大。网络信息管理的最大
8、弊端便在于信息的安全，信息档案在存储、网络传输等过程中，会有方方面面的危险，目前档案网络信息安全管理中条块分割、各行其是、相互隔离的现象仍然存在，通信、机要、保密等部门似乎都对信息安全担负的职能责任，有事其相互间却缺乏充分沟通和协调，某些档案信息安全管理机构的人员信息安全意识淡薄，缺乏网络安全保密知识，只有在面临具体的安全事件教训中，往往才会逐步认识信息安全的重大利益和其资产价值。这些观念如得不到尽快的改变，必将在一段时间内使得档案信息安全处于较大的风险之中。 （二）增大档案信息化管理的开销 档案信息化管理进程的加快使得用于信息安全应用及技术的开销增大。档案信息化安全管理技术应用滞后，技术防护
9、能力不足，对核心设备安全漏洞或后门难以防控，这就要求我们必须增加财政投入用于购买拥有较高科技含量及技术防护能力的产品，并且，这些设备使用的操作系统、数据库、芯片等技术支持设施也在一定程度上从国外引进，这就使得档案信息管理应用方面投入一笔长期且巨大的开销。并且，由于外方通常不可能提供设备核心技术和专利，对于购买来的产品，我方仍需要判断设备是否存在“后门”、“软件陷阱”、“系统漏洞”、“软件炸弹”等安全漏洞，而要求我们还必须对于这些产品进行进一步的检测。 （三）复杂的信息系统为管理增加难度 复杂的信息管理系统在初期必然会增加管理的难度。当我们在建立一个完整的信息化平台时，需要各部门相互连接，每一处
10、都会有运行的系统，这样就使得整体的信息结构交错纷乱，非常复杂，自然就避免不了在连接处出现薄弱的地方，档案信息系统中各主要资产必然存在脆弱性，这些脆弱性有被威胁利用的可能性，如果这种环节过多的话，信息系统就极为容易遭到地方的攻击，从而使得我们的信息安全难以保障，并最终造成难以估计的损失。 三、档案管理信息化弊端的改进措施 为了确保档案信息化管理健康、有序、高效的发展，使档案信息管理的现代化建设更有特色，要求我们采取一系列有针对性的措施对档案管理信息化的弊端进行规避。 （一）建立健全档案信息安全管理机构 完善信息安全保密的工作机制，建立健全档案信息安全的管理机构是减小信息安全风险的有力措施。根据现
11、实情况，首先，应当从有利于实施统一调配领导的实际需要出发，建立起权威性强的职能部门。档案信息安全保密工作涉及方方面面，如果缺少集中统一的组织领导，管理很难见实效，还容易因此而导致人力、物力、财力的极大浪费。其次，应当按照归口管理、分级负责的原则，明确各部门在信息安全保密工作中的权力与职责。确保信息安全保密，需要采取综合配套的管理原则与技术措施，需要纵向上下各级和横向各部门的共同配合。按照归口管理、分级负责的原则，把相关各部门在信息安全保密方面的职责加以明确，区分清楚，使其各司其职，各负其责，是促使信息安全保密措施落实的重要环节。最后，对于档案管理信息化的安全管理，一般从信息档案的保护、检测、响
12、应、以及管理上进行思考，也就是大家通常讨论的要从管理、技术、运行这三个方面去考虑，正是因为有些安全问题，是需要一系列的安全措施共同作用才起到保障效果。 （二）加强和改进档案财政管理 加强和促进档案财政有利于调整档案管理的财政分配，使其发挥最大的作用。既然档案信息化管理是新时代背景下的必然要求，只有适应了世界发展的潮流及信息变革的要求，才能使以档案管理为载体的信息技术融合交流发挥利他作用。这就要求我们必须对于档案管理方式的革新所引起的一系列的改变做出最适当的调整，针对档案管理的财政、资源高投入现象，要求档案管理部门必须进行一系列的财政配套改革措施，打破旧体制下的财政资金分配的格局，建立财政集中支
13、付体系，实现资金的统一收支分配，避免财政浪费现象。 （三）培养高素质的档案管理人才 复杂的档案信息系统必然需要相应的高素质的管理人才，培养高素质的档案信息管理人才应作为进行档案管理信息化工作的重要着力点。档案信息化管理的人才队伍建设的关键是培养具备最佳人才结构，即金字塔型的管理人才队伍，塔底是应用型人才，中间是管理型人才，塔尖是设计型人才。具体来说，可以通过以下三种方式来培养档案管理部门高素质人才：1.通过高等院校进行培养是培养档案管理部门高素质的信息人才的最关键途径。在高等院校，存在着一些有关信息安全管理的专业，可以将传统的档案管理专业与信息管理专业结合，通过合理设置这些高等院校的专业来建立
14、一个完整的从本科，硕士甚至到博士的高素质的信息安全管理人才培养机制。2.通过短期集训进行培养，可以用较短的时间，让部分优秀信息管理人才来重点学习信息管理工作方面的新理论、新知识、新技术，以期使他们的档案信息管理工作能力进一步提升。3.通过档案信息管理人才的具体工作实践来进行自学，这是他们积累进行信息安全保密工作经验的一个必由之路。新时代的档案信息管理人才要结合工作需要与个人实际，充分利用时间和各种条件来加强对于信息管理知识的学习，并且做到理论联系实际，真正提升他们自身进行信息管理工作的能力，从而成为高素质的信息管理人才。 档案的信息化管理，是构建档案信息安全保密体系、促进档案的现代化进程的必然
15、选择。我们应充分发挥信息化管理的优势，进一步加强档案管理人员的工作效率、规范档案存储管理及使电子档案信息中心优势得到更好的发挥。同时，应有针对性的规避档案信息化管理带来的一系列的不足，与时俱进，大胆改革创新，不断推进档案信息化的管理水平与技术水平，从而最终达到档案管理的现代化发展。 注释： 林晓娟.档案管理的信息化建设J.信息技术，2012（7）. 沈静.高校档案管理信息化的优势及安全风险评估研究J.四川教育学院学报，2011（4）. 郭鸿雁.加快高校档案管理信息化建设J.商丘职业技术学院学报，2012（4）. 李国兴，杨光，李德辉.刍议军队档案管理信息化建设J中国管理信息化，2013（23）. 辛青清.档案信息化系统的资源组织与管理研究D.信息工程学院，2007.第 9 页 共 9 页
