1、 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 採 購 及 付 款 循 環 （ 總 說 明 ）編 號版 本日 期CP1001.0（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 1/19 頁內 部 控 制 制 度 採 購 及 付 款 循 環 文 件 管 制 等 級 ： 管 制 文 件 非 管 制 文 件 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 採 購 及 付 款 循 環 （ 總 說 明 ）編 號版 本日 期CP1001.0（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 2/19 頁文 件 履 歷 紀 要 頁文 件 發 行 單 位 文 件 管 制 等 級管 理 代 表 管 制 文 件 非 管 制
2、 文 件文 件 履 歷 紀 錄版 次 修 訂 內 容 核 准 權 責 編 撰 日 期0 第 1 版 （ 新 發 行 ） 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 採 購 及 付 款 循 環 （ 總 說 明 ）編 號版 本日 期CP1001.0（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 3/19 頁1. 總 則1.1. 制 定 目 的為 促 使 本 公 司 內 部 控 制 （ Internal Control） 之 採 購 及 付 款循 環 （ Purchase） 程 序 ， 能 有 所 遵 循 ， 特 訂 定 本 文 件 ， 俾 利 各 相 關單 位 遵 循 。1.2. 適 用 範 圍凡
3、 本 公 司 有 關 內 部 控 制 之 採 購 及 付 款 循 環 作 業 程 序 與 控 制重 點 ， 悉 依 照 本 文 件 之 規 範 辦 理 。1.3. 權 責 單 位資 材 、 財 會 單 位 為 本 文 件 之 權 責 單 位 ， 權 責 單 位 主 管 經 承 認 單 位 授 權 ，負 責 本 文 件 之 管 制 ， 並 確 保 依 據 本 文 件 之 規 範 作 業 。2. 採 購 及 付 款 循 環2.1. 循 環 圖【 見 】 （ 資 料 1） 採 購 及 付 款 循 環 圖 。2.2. 循 環 作 業本 循 環 之 各 項 作 業 ：1) 請 購 作 業 （ CP101
4、） ， 另 訂 之 。2) 採 購 作 業 （ CP102） ， 另 訂 之 。3) 進 口 作 業 （ CP103） ， 另 訂 之 。4) 驗 收 作 業 （ CP104） ， 另 訂 之 。5) 與 合 約 不 符 作 業 （ CP105） ， 另 訂 之 。6) 付 款 作 業 （ CP106） ， 另 訂 之 。7) 差 異 分 析 作 業 （ CP107） ， 另 訂 之 。3. 附 則3.1. 制 修 廢 與 頒 布 實 施本 文 件 屬 於 管 理 文 件 ， 經 經 營 會 審 議 後 ， 呈 請 董 事 長 核 准 承 認後 ， 交 由 權 責 單 位 頒 布 公 告 實
5、施 ； 修 訂 或 廢 止 時 亦 同 。3.2. 編 號 、 版 本 、 日 期 、 頁 次 頁 數本 文 件 之 項 類 、 標 題 、 編 號 、 版 本 、 實 施 日 期 、 公 司 名 稱 、 文 件 頁 次 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 採 購 及 付 款 循 環 （ 總 說 明 ）編 號版 本日 期CP1001.0（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 4/19 頁頁 數 等 項 ， 見 本 文 件 之 頁 首 與 頁 尾 。3.3. 附 件3.3.1. 相 關 資 料（ 資 料 1） 採 購 及 付 款 循 環 圖 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循
6、 環 採 購 及 付 款 循 環 （ 總 說 明 ）編 號版 本日 期CP1001.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 5/19 頁（ 資 料 1） 採 購 及 付 款 循 環 圖 CP101-預 算 請 購| - - -| | CP102 CP103|採 購 進 口| - - -| | CP104|驗 收| | | CP105| - -|是 否 合 格 否 與 合 約不 符| | |是| | - - -| | CP106|付 款 入 庫| |CP107 |差 異 分 析 - - 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 採 購 及 付 款 循 環 （ 總
7、說 明 ）編 號版 本日 期CP1001.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 6/19 頁 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 請 購 作 業編 號版 本日 期CP1011.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 7/19 頁第 1 節 作 業 程 序1. 提 出 需 求1.1. 調 節 性 採 購依 市 場 行 情 、 用 料 變 動 等 採 購 之 原 物 料 ， 由 資 材 部 單 位 視 經 濟 未 來走 向 、 市 場 狀 況 及 預 計 用 量 等 因 素 ， 決 定 訂 購 時 機 及 數 量 種 類 ， 交
8、 由 採購 單 位 採 購 。1.2. 預 算 採 購依 銷 售 預 算 或 客 戶 訂 單 之 進 度 ， 由 生 管 單 位 填 具 請 購 單 ，經 單 位 主 管 核 准 後 再 交 給 採 購 單 位 ， 並 將 請 購 核 准 紀 錄 填 入 採 購 預 算 內。預 算 採 購 ， 包 括 下 列 二 種 採 購 ：1) 直 接 材 料 （ 常 用 材 料 ）係 指 直 接 耗 用 之 材 料 。2) 間 接 材 料 （ 常 用 物 料 ）係 指 間 接 耗 用 之 材 料 ， 但 不 可 缺 之 物 料 ， 其 需 用 時 間 與 數 量 也 無 法預 知 。可 憑 用 料 單
9、位 之 需 料 通 知 單 現 用 現 購 。2. 檢 查 庫 存採 購 前 應 先 檢 查 存 貨 是 否 具 有 下 列 情 形 ：1) 目 前 存 量 尚 未 達 請 購 點 /安 全 庫 存 。2) 請 購 之 商 品 品 名 、 規 格 、 廠 牌 有 庫 存 品 或 替 代 品 可 供 替 代 。3) 申 請 之 原 物 料 是 否 仍 具 採 購 價 值 ， 還 是 已 失 經 濟 性 。3. 臨 時 需 求緊 急 採 購 由 需 求 單 位 提 出 ， 經 過 庫 存 檢 查 後 須 採 購 者 ， 經 製 造 單 位 主 管核 准 後 ， 逕 交 採 購 單 位 購 買 ，
10、惟 事 後 仍 須 補 填 請 購 單 。第 2 節 控 制 重 點1) 請 購 單 必 須 詳 細 註 明 廠 商 、 規 格 型 式 及 需 用 日 期 等 內 容 ， 如申 請 物 品 須 採 用 特 別 運 送 及 保 存 方 式 者 ， 應 加 注 意 事 項 。2) 請 購 單 必 須 經 先 作 庫 存 審 核 ， 核 准 時 應 遵 照 核 決 權 限 辦 理 。 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 請 購 作 業編 號版 本日 期CP1011.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 8/19 頁3) 緊 急 採 購 不 應 經 常 發 生
11、 ， 事 後 應 補 開 請 購 單 ， 追 究 原 因 是否 為 不 可 抗 力 ， 有 無 改 善 計 畫 。4) 應 定 期 檢 討 請 購 單 ， 有 無 延 遲 採 購 情 形 ， 請 購 數 量 應 符 合 經濟 採 購 量 要 求 。第 3 節 相 關 資 料銷 售 預 算 、 客 戶 訂 單 、 請 購 單 等 。 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 採 購 作 業編 號版 本日 期CP1021.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 9/19 頁第 1 節 作 業 程 序1. 查 詢 供 應 商 資 料1) 準 備 採 購 。2) 調 閱
12、 供 應 商 資 料 /廠 商 料 件 基 本 資 料 報 表 ， 了 解 過 去 採 購 及詢 價 紀 錄 。3) 向 廠 商 詢 比 議 價 。2. 決 定 購 買 方 式依 材 料 管 理 規 定 ， 決 定 應 用 下 列 何 種 方 式 購 買 ：1) 詢 價金 額 較 小 ， 不 須 書 面 比 價 ， 但 仍 以 詢 價 方 式 向 最 低 價 廠 商 採 購者 。2) 議 價採 購 人 員 經 詢 價 後 ， 如 已 知 市 價 有 下 跌 趨 勢 時 ， 或 有 報 價 高 於 前 批採 購 價 格 ， 或 請 購 規 格 明 確 ， 但 請 購 量 較 前 批 大 等 之
13、情 形 者 ， 仍 應予 以 議 價 。3) 比 價若 為 特 殊 規 格 或 供 應 廠 商 家 數 較 少 者 。4) 牌 價 收 購根 據 核 定 之 收 購 價 格 收 購 者 。5) 長 期 合 約 採 購向 簽 訂 長 期 供 應 合 約 ， 或 專 案 報 准 之 買 賣 合 約 廠 商 採 購 者 。6) 招 標採 購 之 材 料 如 有 三 家 以 上 可 供 應 ， 且 其 預 估 採 購 金 額 較 大 達 招 標 金額 時 ， 以 公 開 招 標 為 原 則 。3. 決 定 訂 購 事 項由 承 辦 人 員 備 妥 資 料 及 預 擬 訂 購 之 廠 商 、 數 量 、
14、 辦 法 等 ， 經 採 購 單 位 主管 核 准 後 採 購 。4. 更 新 紀 錄將 不 同 購 買 方 式 之 訂 購 及 詢 價 資 料 ， 填 入 供 應 商 資 料 /廠 商 料 件基 本 資 料 內 。 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 採 購 作 業編 號版 本日 期CP1021.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 10/19 頁第 2 節 控 制 重 點1) 詢 比 議 價 資 料 平 日 應 注 意 收 集 ， 須 詳 實 完 備 ， 保 持 最 新 時 效 ， 供應 商 資 料 廠 商 料 件 基 本 資 料 亦 應 隨 時 更
15、 新 ， 保 持 正 確 紀 錄 。2) 請 購 單 詢 比 議 價 單 必 須 經 主 管 核 准 後 ， 方 得 辦 理 採 購 。3) 辦 理 比 價 、 議 價 、 招 標 等 作 業 應 符 合 公 司 規 定 ， 外 購 進 度 亦 須 依 預定 採 購 程 序 控 制 追 蹤 。4) 大 量 採 購 之 主 料 、 副 料 、 包 裝 材 料 ， 以 合 約 採 購 為 原 則 ， 並 應 保 持兩 家 同 時 供 料 ， 以 免 受 到 供 貨 品 質 之 限 制 ， 影 響 到 生 產 作 業 。5) 重 要 採 購 合 約 簽 訂 前 ， 須 經 法 務 單 位 或 公 證
16、 單 位 人 員 查 核 。6) 為 提 高 進 貨 品 質 ， 降 低 進 貨 成 本 ， 便 於 管 理 ， 應 建 立 可 完 全 配 合 之協 力 廠 商 。7) 遇 到 市 埸 上 各 項 原 物 料 之 供 應 將 大 幅 變 化 時 ， 須 通 知 有 關 單 位 ， 以便 事 先 連 繫 ； 報 告 呈 核 後 ， 立 即 採 取 應 變 措 施 。第 3 節 相 關 資 料 供 應 商 資 料 廠 商 料 件 資 料 、 請 購 單 、 詢 比 議 價 單 等。 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 進 口 作 業編 號版 本日 期CP1031.02002/01/01（
17、 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 11/19 頁第 1 節 作 業 程 序1. 需 比 例 結 匯1) 由 採 購 單 位 計 算 結 匯 所 需 金 額 。2) 所 需 金 額 申 請 表 及 各 類 相 關 憑 證 ， 一 併 送 交 主 管 人 員 核 准 。3) 預 付 外 購 款 ， 依 請 購 案 號 或 L/C 逐 案 控 制 。2. 記 帳1) 請 款 條 件 審 核 無 誤 後 ， 開 立 應 付 憑 單 ， 製 作 傳 票 ， 記 入 帳 冊 。2) 應 付 憑 單 交 由 出 納 單 位 開 出 支 票 。3) 支 票 經 簽 章 後 ， 應 交 由 經 辦
18、人 申 請 開 立 信 用 狀 。3. 申 請 信 用 狀1) 準 備 下 列 文 件 向 結 匯 銀 行 申 請 開 立 信 用 狀 ：(A) 開 發 信 用 狀 申 請 書 。(B) 已 繳 納 收 訖 或 已 核 章 之 結 匯 申 請 單 。2) 依 法 須 申 請 輸 入 許 可 證 者 ， 尚 須 附 輸 入 許 可 證 。3) 於 進 口 中 國 大 陸 海 關 ， 應 先 申 請 核 對 進 口 批 文 。4) 申 請 輸 入 許 可 證 時 ， 須 具 備 下 列 資 料 ， 向 國 貿 局 或 外 匯 銀 行 申 請 ：(A) 商 業 發 票 （ Performance I
19、nvoice） 。(B) 目 錄 或 型 錄 。(C) 特 別 規 定 。4. 銀 行 開 具 信 用 狀上 述 手 續 無 誤 且 未 超 過 銀 行 之 授 信 額 度 ， 則 銀 行 將 會 開 出 信 用 狀 。5. 在 途 品 作 業1) 起 運 點 交 貨 條 件 之 物 品 所 有 權 已 移 轉 時 ， 應 辦 理 投 保 運 送 等 事 宜 。投 保 依 相 關 保 險 規 定 辦 理 。2) 對 自 行 安 排 運 送 之 貨 品 ， 須 預 先 安 排 船 期 。3) 貨 品 裝 船 後 ， 由 賣 方 通 知 預 定 起 岸 日 期 ， 資 材 部 單 位 準 備 安
20、排進 口 報 關 事 宜 ， 並 通 知 倉 儲 單 位 。 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 進 口 作 業編 號版 本日 期CP1031.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 12/19 頁6. 準 備 提 貨1) 資 材 部 單 位 於 接 獲 船 務 公 司 通 知 預 定 到 港 通 知 後 ， 通 知 倉 儲 單 位、 財 會 單 位 及 報 關 公 司 （ 報 關 人 員 (深 圳 ） 。2) 倉 儲 單 位 接 獲 到 貨 日 期 、 品 名 、 數 量 後 ， 預 先 安 排 人 員 搬 運 及 存 置位 置 。3) 財 會 單 位
21、於 知 悉 預 定 結 匯 還 款 日 後 ， 安 排 調 度 各 項 財 務 資 源 ， 準 備結 匯 。7. 結 匯 還 款1) 檢 核 利 息 計 算 是 否 正 確 。2) 結 匯 費 用 是 否 依 銀 行 之 收 費 標 準 計 算 。3) 依 請 購 案 號 或 L/C 編 號 ， 將 每 次 支 付 費 用 記 入 每 一 批 材 料 之 進 口 器 材 付 款 紀 錄 表 。8. 提 貨1) 費 用 項 目 均 為 固 定 ， 多 出 項 目 應 查 核 原 因 是 否 合 理 。 每 一 項 費 用 是否 均 有 合 理 憑 證 。2) 核 算 各 項 計 算 方 式 是
22、否 合 理 ， 計 息 起 迄 日 期 是 否 正 確 ， 有 無 扣 除 免費 日 期 。3) 對 於 無 支 付 標 準 之 特 別 報 關 費 用 ， 是 否 依 核 決 權 限 呈 請 核 准 。4) 實 收 數 量 少 於 裝 運 數 量 時 ， 注 意 有 無 辦 理 索 賠 ； 實 收 數 量 少 於 公 證數 量 時 ， 有 無 向 運 輸 公 司 提 出 索 賠 。第 2 節 控 制 重 點1) 有 關 進 口 作 業 之 各 項 預 付 費 用 支 付 、 入 帳 、 轉 銷 、 收 回 及 調 整 時 ，所 應 附 之 原 始 憑 證 必 須 經 核 准 ， 內 容 必
23、須 合 理 。2) 應 按 同 一 進 口 採 購 案 號 之 有 關 原 始 文 件 、 合 約 、 憑 證 等 逐 案 彙 集 歸檔 。3) 應 將 進 口 結 匯 之 有 關 原 始 文 件 、 合 約 、 憑 證 等 核 對 無 誤 後 ， 始 簽 付。4) 預 付 貨 款 之 支 付 一 律 規 定 以 支 票 支 付 ， 並 抬 頭 、 劃 線 、 禁 止 背 書 轉讓 。 如 以 現 金 方 式 支 付 者 ， 須 合 於 現 金 付 款 方 式 。5) 已 付 款 原 始 憑 證 應 蓋 付 訖 章 ， 支 付 傳 票 背 後 應 有 領 款 人 簽 章 ， 以 免 內 控 制
24、 度 採 購 及 付 款 循 環 進 口 作 業編 號版 本日 期CP1031.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 13/19 頁重 複 付 款 或 冒 領 情 事 發 生 。6) 開 發 信 用 狀 除 應 秉 持 公 平 互 利 外 ， 更 應 避 免 下 列 條 款 ：(A) 開 立 保 兌 信 用 狀 。(B) 押 匯 手 續 由 買 方 負 擔 。(C) 可 裝 運 於 甲 板 上 。(D) 信 用 狀 可 轉 讓 。(E) 指 定 開 狀 銀 行 或 押 匯 銀 行 。(F) 可 憑 倉 庫 收 據 （ 尚 未 裝 船 ） 押 匯 等 。7) 在
25、途 產 品 之 交 運 、 保 管 應 力 求 完 好 ； 撥 交 、 移 轉 控 制 力 求 完 整 。 如有 遺 失 或 短 少 ， 責 任 必 須 明 確 ； 逾 時 甚 久 之 在 途 產 品 ， 應 追 查 原 因。8) 合 約 、 單 據 必 須 訂 有 寄 存 期 間 ， 如 有 逾 期 尚 未 處 理 者 應 查 明 原 因 。9) 注 意 出 帳 日 期 與 在 途 日 期 相 隔 甚 久 者 ， 是 否 為 久 懸 帳 未 解 ， 有 無 虛列 帳 目 情 形 。10) 對 於 在 途 產 品 發 生 遺 失 及 短 損 ， 依 合 約 規 定 處 理 。 約 定 條 款
26、要 合 理， 已 支 付 費 用 不 可 損 及 公 司 權 益 。11) 核 對 進 口 數 量 與 實 際 驗 收 數 量 必 須 相 符 ， 提 貨 時 物 品 若 有 損 壞 或 短少 ， 應 立 刻 請 公 證 機 構 公 認 。 實 收 數 量 少 於 裝 運 數 量 ， 須 辦 理 索 賠。12) 是 否 有 結 匯 費 用 不 符 規 定 者 ， 或 金 額 不 符 之 情 形 ， 核 算 各 項 計 費 方式 是 否 合 理 ， 計 息 起 訖 日 期 是 否 正 確 ， 每 一 項 費 用 是 否 均 有 合 理 憑證 。第 3 節 相 關 資 料 進 口 器 材 暫 付
27、款 紀 錄 表 等 。 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 驗 收 作 業編 號版 本日 期CP1041.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 14/19 頁第 1 節 作 業 程 序1. 採 購 通 知 倉 儲1) 採 購 單 位 於 確 定 採 購 內 容 及 交 期 後 應 通 知 倉 儲 單 位 。2) 倉 儲 單 位 於 收 到 經 核 准 之 採 購 單 時 ， 應 依 採 購 類 別 、 數 量、 及 約 定 日 期 預 作 倉 位 安 排 及 堆 高 機 等 卸 料 工 具 之 準 備 。2. 廠 商 交 貨1) 廠 商 於 交 貨 日
28、備 妥 送 貨 資 料 （ 送 貨 單 ） 、 三 聯 式 發 票 於 廠 內 指 定 地 點 交 貨 。2) 屬 計 重 之 材 料 入 廠 時 ， 應 予 過 磅 其 重 量 ， 並 以 過 磅 單 作 為 核 對 收 料重 量 之 依 據 。3. 警 衛 登 記 檢 查1) 警 衛 應 將 廠 商 交 貨 卡 車 之 資 料 ， 登 錄 於 進 出 廠 登 記 簿 。2) 廠 商 交 貨 時 ， 警 衛 人 員 應 就 廠 商 檢 附 之 送 貨 單 、 與 採 購單 核 對 ， 無 誤 後 與 倉 儲 人 員 聯 繫 ， 並 由 其 指 示 廠 商 卸 貨 地 點 ，並 要 求 應 依
29、 規 定 之 堆 疊 方 式 卸 料 。4. 數 量 核 對 點 收1) 卸 貨 完 畢 後 ， 倉 儲 人 員 應 依 過 磅 單 核 對 其 重 量 ， 或 依 計 算 之 方 式 核對 數 量 。2) 核 對 無 誤 後 ， 倉 儲 人 員 除 簽 章 暫 收 材 料 外 ， 並 通 知 品 管 單 位 準 備 檢驗 。5. 檢 驗1) 材 料 暫 收 後 ， 品 管 人 員 應 依 材 料 檢 驗 規 定 或 是 買 賣 合 約 辦 理 取 樣 ，並 開 立 進 貨 檢 驗 報 告 單 。2) 檢 驗 之 品 質 標 準 以 採 數 值 表 示 方 法 為 原 則 (IQC 檢 驗 標
30、 準 )。3) 材 料 檢 驗 規 定 應 包 括 ：(A) 取 樣 樣 品 數 。(B) 依 該 材 料 使 用 性 質 之 重 要 性 列 出 檢 驗 項 目 。(C) 各 檢 驗 項 目 之 品 質 標 準 或 可 接 受 範 圍 。4) 檢 驗 單 位 就 檢 驗 結 果 評 定 樣 品 係 正 常 或 異 常 ， 並 就 檢 驗 情 形 加 以 說 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 驗 收 作 業編 號版 本日 期CP1041.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 15/19 頁明 ， 以 供 呈 核 及 收 用 與 否 之 參 考 。6.
31、入 庫 記 帳檢 驗 合 格 時 ， 品 管 單 位 應 將 檢 驗 結 果 通 知 倉 儲 單 位 ， 並 即 登 入 料 件 管 制 卡 進 料 欄 內 ， 辦 理 入 庫 ， 並 於 備 註 欄 註 明 收 料 單 之號 碼 。7. 請 款辦 理 入 庫 後 ， 倉 儲 單 位 應 將 驗 收 單 據 （ 驗 收 單 ） 、 發 票 等轉 送 採 購 單 位 辦 理 請 款 。8. 索 賠1) 若 檢 驗 不 合 格 時 ， 則 依 核 示 結 果 辦 理 退 換 貨 、 扣 款 或 索 賠 之 手 續 。2) 依 與 合 約 不 符 作 業 規 定 辦 理 。第 2 節 控 制 重 點
32、1) 驗 收 作 業 應 依 照 材 料 檢 驗 相 關 規 定 辦 理 。2) 發 票 之 原 物 料 名 稱 、 規 格 、 數 量 、 金 額 與 送 貨 單 或 驗 收單 必 須 相 符 。3) 原 料 驗 收 ， 必 須 會 同 驗 收 單 位 與 採 購 單 位 辦 理 。4) 如 已 分 批 收 料 ， 倉 儲 人 員 應 在 訂 購 單 採 購 單 上 註 明 分 批收 料 日 期 、 數 量 ， 以 影 本 送 採 購 人 員 。5) 不 合 格 之 原 物 料 應 通 知 採 購 單 位 退 回 或 扣 款 。第 3 節 相 關 資 料 採 購 單 、 送 貨 單 、 發
33、票 、 進 出 廠 登 記 簿 、 訂 購單 、 進 貨 檢 驗 報 告 單 、 料 料 管 制 卡 、 進 貨 單 、 驗收 單 等 。 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 與 合 約 不 符 作 業編 號版 本日 期CP1051.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 16/19 頁第 1 節 作 業 程 序1) 逾 期 未 交 貨 之 交 易 ， 應 去 電 寄 函 催 辦 。2) 違 約 情 形 若 須 經 法 律 途 徑 解 決 時 ， 交 由 公 關 單 位 提 出 告 訴 。3) 延 期 交 貨 之 購 置 ， 按 合 約 規 定 罰 款 。
34、4) 所 交 貨 品 之 品 質 、 規 範 如 不 符 合 但 仍 可 使 用 者 ， 亦 屬 違 約 情 形 ， 如因 急 需 而 不 能 等 候 更 換 ， 改 以 減 價 收 貨 時 ， 則 由 採 購 人 員 將 計 算 處理 方 式 填 入 不 履 行 合 約 處 理 單 ， 始 可 減 價 收 貨 。5) 將 不 履 行 合 約 情 形 及 處 理 過 程 ， 記 入 不 履 行 合 約 處 理 單 ，並 核 算 不 履 行 合 約 對 公 司 之 損 失 ， 列 入 供 應 商 往 來 紀 錄 。第 2 節 控 制 重 點1) 各 項 違 約 是 否 依 供 應 商 管 理 規
35、 定 及 合 約 規 定 處 理 。2) 貨 品 因 檢 驗 不 合 格 退 回 更 換 者 ， 其 交 貨 日 期 應 以 調 換 補 送 貨 品 到 達日 期 為 準 。3) 所 交 貨 品 之 品 質 、 規 格 與 合 約 不 合 ， 但 可 使 用 者 ， 如 因 急 需 勉 予 驗收 使 用 ， 應 經 有 關 單 位 主 管 事 前 認 可 ， 按 規 定 扣 款 或 減 價(折 讓 單 )處 理 。4) 如 因 檢 驗 不 合 格 退 回 更 換 ， 或 因 故 申 請 延 期 交 貨 ， 必 須 事 前 報 請 公司 有 關 主 管 同 意 ， 並 確 定 逾 期 罰 款 或
36、 其 他 處 理 辦 法 。5) 如 因 非 人 力 所 能 抗 拒 之 災 害 而 申 請 逾 期 免 罰 者 ， 是 否 有 事 後 立 即 檢具 之 認 可 證 件 。6) 因 事 實 無 法 依 採 購 合 約 所 訂 裁 決 者 ， 其 違 約 案 件 處 理 方 式 必 須 經 有權 人 員 批 准 。第 3 節 相 關 資 料 不 履 行 合 約 處 理 單 折 讓 單 等 。 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 付 款 作 業編 號版 本日 期CP1061.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 17/19 頁第 1 節 作 業 程 序1.
37、 請 款1) 倉 儲 單 位 於 辦 理 收 料 手 續 完 妥 並 經 品 管 單 位 檢 驗 合 格 後 ， 應 將 各 項單 據 及 發 票 （ 扣 抵 、 收 執 二 聯 ） 轉 送 採 購 單 位 請 款 。2) 採 購 單 位 收 到 倉 儲 單 位 轉 來 之 請 款 憑 證 ， 批 上 採 購 材 料 單 價 ， 經 主管 簽 核 後 轉 財 會 單 位 核 對 審 核 。2. 核 對財 會 單 位 依 上 述 之 程 序 詳 細 審 核 ， 若 有 不 合 規 定 或 異 常 之 情 事 者 ， 應 反映 之 。3. 記 帳1) 請 款 條 件 審 核 無 誤 後 ， 開 立
38、 應 付 憑 單 ， 製 作 傳 票 ， 記 入 帳冊 。2) 於 每 月 固 定 日 期 整 理 應 付 憑 單 交 由 出 納 單 位 開 出 支 票 。4. 開 立 支 票1) 出 納 單 位 收 到 支 出 傳 票 後 ， 應 注 意 其 支 付 程 序 是 否 已 齊 備 。2) 除 現 金 支 付 外 ， 原 則 以 抬 頭 劃 線 禁 止 背 書 轉 讓 之 支 票 支 付 。3) 支 票 送 蓋 印 鑑 時 ， 應 在 支 出 傳 票 或 應 付 憑 單 註 明 銀 行 戶 號、 支 票 號 碼 及 日 期 。4) 支 票 之 到 期 日 應 與 付 款 條 件 相 符 。5)
39、 若 有 廠 商 特 別 要 求 以 非 禁 止 背 書 轉 讓 之 支 票 支 付 時 ， 應 報 備 主 管 核准 後 辦 理 之 。6) 將 支 票 號 碼 、 到 期 日 、 帳 號 ， 填 於 應 付 憑 單 內 。5. 蓋 印1) 將 填 妥 支 票 送 印 鑑 保 管 人 員 審 核 、 蓋 章 、 簽 字 。2) 須 先 審 核 各 項 憑 證 是 否 齊 全 ， 始 可 蓋 章 、 簽 字 。6. 領 款付 款 之 時 間 ， 出 納 單 位 可 視 作 業 狀 況 而 排 定 之 ， 其 方 式 ：1) 以 掛 號 郵 寄 。2) 定 期 （ 如 每 個 月 之 5、 20
40、 日 等 ） 。 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 付 款 作 業編 號版 本日 期CP1061.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 18/19 頁3) 隨 時 。第 2 節 控 制 重 點1) 出 納 付 款 時 ， 應 嚴 格 核 對 支 付 憑 證 上 之 金 額 數 目 ， 領 款 人 身 份 與 印鑑 必 須 相 符 ； 如 有 疑 問 ， 應 於 查 詢 後 始 能 支 付 。2) 支 付 款 項 ， 除 有 特 殊 理 由 ， 得 以 現 金 支 付 外 ， 其 餘 一 律 開 立 抬 頭 劃線 支 票 ； 如 受 款 人 堅 持 免
41、劃 線 或 抬 頭 ， 應 即 聯 絡 資 材 部 或 經 辦人 員 。 經 其 同 意 並 保 證 無 誤 後 ， 准 予 免 填 ， 必 要 時 ， 得 呈 報董 事 長 核 准 。3) 出 納 人 員 支 付 各 項 貨 款 及 費 用 ， 支 票 或 現 款 均 應 交 予 受 款 人 或 廠 商， 公 司 人 員 不 得 代 領 ； 如 因 特 殊 原 因 必 須 代 領 者 ， 應 經 主 管 核 准 。4) 支 付 手 續 應 俟 支 付 單 據 審 核 完 妥 ， 並 經 財 會 人 員 編 製 傳 票 後 始 得 為之 。5) 請 購 案 交 貨 延 期 罰 款 暨 品 質
42、不 良 罰 扣 之 列 計 ， 須 經 過 詳 細 核 對 ， 確認 合 理 。6) 已 屆 法 定 或 約 定 支 付 期 限 ， 尚 未 支 付 者 ， 應 追 查 其 原 因 並 簽 報 催 辦情 形 。7) 支 票 送 蓋 印 鑑 時 ， 應 在 支 出 傳 票 或 應 付 憑 單 上 ， 註 明 銀 行戶 頭 、 支 票 號 碼 及 日 期 。8) 已 付 款 原 始 憑 證 是 否 蓋 付 訖 章 ， 支 付 傳 票 背 後 是 否 有 領 款 人簽 章 ， 以 免 重 複 付 款 或 冒 領 情 事 發 生 。9) 領 款 日 期 與 列 帳 日 期 相 隔 甚 久 者 ， 應
43、查 明 其 原 因 。第 3 節 相 關 資 料 發 票 、 應 付 憑 單 等 。 內 控 制 度 採 購 及 付 款 循 環 差 異 分 析 作 業編 號版 本日 期CP1071.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 發 行 ） 頁 次 19/19 頁第 1 節 作 業 程 序1) 將 購 買 實 際 數 量 及 金 額 與 標 準 成 本 或 預 算 比 較 ， 分 析 差 異 原 因 是 否合 理 。2) 計 算 不 良 品 比 率 是 否 過 高 ， 及 分 析 是 否 有 人 為 疏 忽 。3) 大 宗 用 料 之 採 購 應 分 析 其 成 本 是 否 合 理 。4)
44、 分 析 庫 存 呆 廢 料 原 因 與 變 化 情 形 ， 並 通 函 各 單 位 。5) 分 析 採 購 數 量 時 機 及 運 送 方 式 是 否 經 濟 。6) 對 各 項 差 異 原 因 ， 作 通 盤 檢 討 並 擬 對 策 改 善 之 。7) 研 究 各 項 購 置 成 本 及 方 法 ， 是 否 有 再 降 低 之 可 能 。第 2 節 控 制 重 點1) 差 異 如 係 人 為 因 素 造 成 ， 當 追 查 並 懲 戒 或 獎 賞 。2) 材 料 品 質 不 良 造 成 公 司 之 損 失 ， 在 許 可 範 圍 外 者 ， 必 須 索 賠 。3) 國 外 購 置 應 利 用 避 險 方 法 ， 使 成 本 固 定 或 將 匯 率 變 動 損 失 降4) 至 最 低 。
