1、 1 / 8海南省旅游发展委员会2014 年世界旅游旅行大会后勤接待工作招 标 文 件2 / 8海南省旅游发展委员会2014 年 1 月 3 日招标文件目录第 1 章 投标邀请书第二章 投标须知第三章 投标资料表3 / 8第一章 投标邀请书各投标单位：为了更好宣传海南国际旅游岛形象，做好 2014 年世界旅游旅行大会（以下简称WTTC）的后勤保障和接待服务工作，根据2014 世界旅游旅行大会组织和工作机构方案的精神和要求，向具有行业相关资质、有一定行业经验并从事相关工作，有着良好合作关系的专业会务公司进行招标。特邀请符合要求的各投标单位前来投标。一、活动基本信息1、 活动名称：2014 年世界
2、旅游旅行大会；2、 活动时间：2014 年 4 月 23 日至 26 日；3、 活动地点：海南 三亚海棠湾；4、 活动涉及酒店：海棠湾万丽度假酒店、海棠湾希尔顿逸林度假酒店、海棠湾凯宾斯基度假酒店、海棠湾喜来登酒店；5、 与会人数：800 人 ；4 / 86、 活动流程；4 月 23 日：接机，签到入住；晚上欢迎晚宴（海棠湾凯宾斯基度假酒店） ；4 月 24 日：上午：执委会、会员大会两个分会（海棠湾喜来登酒店） ；下午：开幕式及大会（万丽酒店） ；晚上：“明日旅业颁奖晚会” （万达演艺中心）及招待晚宴（海棠湾希尔顿酒店） ；4 月 25 日：全天会议（万丽酒店） ；4 月 26 日：会后考察
3、及送机；二、招标日程 2014 年 1 月 3 日1 月 10 日 发布会议服务招标书 2014 年 1 月 15 日 提交方案和报价，现场评审 2014 年 1 月 17 日 确定合作公司，公布中标结果三、招标方案必须包含以下部分：1、 会务接待服务方案：包含交通、会议接待、入住注册、会场流程管控、应急处理、安保和志愿者规划等内容；2、 报价：提交方案务必包含报价内容；四、标书投递方式：投标文件现场开标，讲解。无需提前送达。五、开标评标地点： 海南省旅游发展委员会六、咨询电话：65200630第二章 投标须知5 / 8一、适用范围：本招标文件仅适于 2014 世界旅游旅行大会后勤接待项目的招
4、标。二、投标单位需具备如下条件：1、 必须是合法经营企业；2、 具备良好的企业信誉；3、 有一定行业背景 、具备会务接待资质和大型国际会议和外事接待工作经验。三、招标内容及报价简介：1、 会议服务要求针对会议日程安排，对执委会、会员大会以及 WTTC 主会场活动有详细的接待安排方案。梳理即日起至会前、会中、会后各阶段工作内容、分工及时间表，明确各组工作机制及工作方法。方案内容包括： 交通服务：接机、送机、4 家酒店之间交通穿梭等方案制定，监督管理工作； 工作人员服务：海口、三亚机场、动车站、酒店之间穿梭酒店前台、餐饮监督、会场指引等人员安排，协助省旅游委对交通车队驾驶员（110 人）和会议志愿
5、者（400人）进行统筹管理；协助省旅游委做好 600 名工作人员的食宿保障管理工作。2、 会议用房服务要求针对此次会议入住酒店的情况，制定出酒店接待方案。对于酒店的房间分配管理应有详尽的说明，对于酒店接待人员的各个岗位要求有具体的分工和工作流程。房间费用不计入此项招标范围内。3、 会议餐饮服务要求6 / 8此次会议的集体用餐分为 23 日欢迎晚宴，24 日招待晚宴以及 25 日会议简餐。其他用餐地点均在各自入住酒店，费用自理。针对此次会议的集体用餐制定详细的用餐接待方案。特别对于用餐的交通接送要求有详尽的切实可行的计划安排。餐费不计入此项招标费用内。4、 交通服务要求在会议期间，需要在酒店之间
6、进行穿梭，以便参会嘉宾之间的往来。针对穿梭车辆需要有详尽的安排。除酒店穿梭外，对于会议接送机用车、会议 VIP 用车、会议普通嘉宾用车以及备用车等，均需要制定详尽的安排方案。车辆及司机费用不计入此项招标费用内。5、 接送机服务要求此次参加会议人员绝大多数嘉宾的航班会抵达三亚凤凰国际机场，但不排除有部分嘉宾会抵达海口美兰国际机场的可能，针对此种情况，需要制定包括普通会议代表、VIP 服务（贵宾通道服务）等接、送机的详尽方案。车辆及司机费用不计入此项招标费用内。6、 会后考察服务：提供 12-16 名专业 VIP 导游提供服务，同时安排先导工作，做到无等待的优质服务。车辆、司机及门票不计入此项招标
7、费用内。7、 活动统筹管理，至少 1-2 名管理人员提前两个月介入工作，现场工作至少派出 25 名本公司专业项目人员参与执行。8、 提供培训师资来源和协助制定培训计划。9、 投标币种为人民币，含税价格。四、投标书要求：1、 投标资格证明文件详见第三章“投标资料表” 。7 / 82、 投标文件必须包含“投标资料表”内所有文件，否则视废标处理。五、评标议标标准：综合评标法。由省旅游发展委员会成立评标小组，根据商务标（60 分） ，技术标（40 分）给予评分，采取 100 分制，原则上取分值最高竞标单位。六、投标费用 投标单位应承担所有与准备和参加投标有关的费用。无论投标的结果如何，招标单位对上述费
8、用不承担任何义务和责任。 （无论中标与否，投标书概不退还）第 3 章 投标资料表本表内容为投标时所必须包含的文件，请仔细阅读。文件号 内 容投标单位资格证明文件1 营业执照（需加盖公章）1 份2 税务登记证（需加盖公章）1 份3 组织机构代码证（需加盖公章）1 份投标公司简介4 公司创始日期 公司组织架构，员工人数 上两年度会展总营业额8 / 8 每年活动案例总数 专业会议服务团队介绍，接待主要负责人有三次（含）以上接待 800 人以上活动的经验 项目人员提前二个月随叫随到 海棠湾各酒店是否有接待经验，请列举案例 执行文件范本，流程及服务质量控制 兼职人员招募渠道及培训案例 列举 800 人以上的活动接待方案案例及国际接待相关案例会务接待方案及报价表5 方案内容见第二章第三条6 报价表（需加盖公章）海南省旅游发展委员会2013 年 1 月 3 日
