1、培训讲师：李 平制作日期：04-12-12,行政文秘人员职业化训练,个人素质,第一讲：你适合做行政文秘人员吗？ 第二讲：行政文秘的职业形象设计 第三讲：现代商务礼仪 第四讲：沟通技巧训练 第五讲：行政文秘的时间管理 第六讲：如何缓解工作压力,专业技能,第七讲：电话沟通技巧 第八讲：办公室事务 第九讲：公文写作技巧 第十讲：会议的筹划与管理 第十一讲：商务演讲技巧 第十二讲：接待工作技巧,课程规则,Open,Close,第五讲 时 间 管 理,行政文秘人员职业化训练,用心体会你发现 越来越少的时间给自己； 越来越多的时间给工作； 越来越苦涩的笑容给家人； 越来越紧张的情绪在工作 越来越多的努力在
2、赚钱； 越来越强的渴望想自由；,即换来 越来越沉重的工作压力； 越来越无趣的平淡日子； 越来越乏味的亲密关系； 越来越迷失的空虚自我； 越来越强烈的感觉想逃离 越来越狭小的蓝天在身旁； 如果你发现你的空间被压的喘不过气来；,请留下 一点冥思的时间； 一场心灵的餐晏； 一朵玫瑰的美发； 一段思考的平静； 一些弹性的人生空间； 一个未来的梦想色彩； 一个留给自己的灿烂微笑；,诚实的面对一个只有自己的约会； 一个与自己的会议； 一场与生命和自爱的对谈； 一次自我探索的画面之旅；,你会发现 自己其实在追求什么； 活着其实是多么喜悦； 爱人与被爱其实多么幸福； 人生的风景其实多么美好；,什么是时间？,毕
3、业典礼上的演讲 “时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”,时间就是金钱,时间就是生命,一寸光阴一寸金,“珍惜时间，不要抛弃学问“,时间概念,什么是“时间管理” （1）供给毫无弹性 （2）无法蓄积 （3）无法取代 （4）无法失而复得,游戏,如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？,什么是时间管理,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标
4、。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。,时间就是生命,一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的,睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：6年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：5年 学习：7年 开会：3年 打电话：1年 找东西：1年 其它：3年,时间管理的观念,不善于利用时间的三种观念 视时间为主宰 视时间为敌人 视时间为奴隶,时间管理的陷阱,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里； 不好意思拒绝别人； 反正时间还早拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里；,查尔斯史瓦 （世界最大的独立钢铁制造者）与李爱菲 FU
5、NES 目标不明确 1、没有进行工作归类的习惯 2、缺乏做事轻重缓急的顺序 3、没有时间分配的原则,不好意思拒绝别人；,首先，学会如何接受请托： 其次，学会利用资源：,反正时间还早拖延,1、习惯拖延时间。 2、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。 4、泛滥的“会议病”困扰。,文件满桌病,“帕金森定律”,事必躬亲,1、担心下属表现不好； 2、担心丧失对下属的控制； 3、不愿意放弃得心应手的工作； 4、找不到合适的下属授权。,昨天、今天、明天,我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”,1、关于时间的名言,孔子“逝者如斯夫，不舍昼夜。” 沙士比亚“时间的无声的脚步，是不会因为
6、我们有许多事情要处理而稍停片刻。”,人生70古来稀，（假设你能活100岁）。,3、生命倒计时法,我的生命已用去,天,我的生命只剩下,天,签名：,年,月,日,如何进行有效的时间管理,请写出你签写前面表格的直接感受,如何进行有效的时间管理,你打算如何去度过？,4、“今年是你生命中的最后一年”法,如何进行有效的时间管理,5、时间价值分析法,时间价值表：,如何进行有效的时间管理,你的时间价值分析：,如何进行有效的时间管理,如何进行有效的时间管理,制订目标 目标刺激我们奋勇向上 鲸鱼 赖嘉 邓尼斯 如何制定目标 具体的 可衡量的 可达到的 相关的 基于时间的,7、ABC分类法,如何进行有效的时间管理,8
7、、生理节奏法,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事； 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题； 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,如何进行有效的时间管理,9、杜拉克时间管理法,现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们 的任务开始，而是从他们时间开始。 记录时间； 分析时间； 管理时间。,如何进行有效的时间管理,以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进； 有效个人管理的六个标准（1）：一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与 自制等应合谐一致；平衡：
8、人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；,10、 柯维时间管理法,如何进行有效的时间管理,有效个人管理的六个标准（2）：有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；重人性：个人管理的目的在人而不在事；有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。,如何进行有效的时间管理,有效个人管理的四个步骤确定角色：确定你认为重要的角色；选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；安排进度：为这些目标确定完成时间；逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。,如何进行有效的时间管理,写下你明天要做的6件最重要
9、的事； 用数字标明每件事的重要性次序； 明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求； 然后再开始完成第二项、第三项； 每天都要这样做，养成习惯；,11、 艾维利时间管理法,如何进行有效的时间管理,如何进行有效的时间管理,20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱多定律； 用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户； 用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）； 最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。,穆尔 冰箱,12、20/80时间管理法,如何进行有效的时间管理,“我要得到什么
10、样的结果？” “这件事是否可以不干？” “这件事是否可以交给别人去干？” “是否还有更好的方法？”,13、日程表时间管理法,如何进行有效的时间管理,电话； 移动电话； E-mail； 网址； 传真；,14、善用省时工具,交通系统； 电脑； 手提电脑； PDA； 语音系统。,如何进行有效的时间管理,不要让别人浪费你的时间 不要让别人浪费你的时间 保持简短而明确的开场白 控制通话时间、保持通话主题 过滤电话,如何进行有效的时间管理,省时之道 等待的时候做什么 逆势操作 追求互赖模式,如何进行有效的时间管理,短期计划与长期计划,1、事先的了解： 1 、所在部门的业务定位 2 、所在岗位的业务定位 3
11、 、上级主管的业务目标 4 、上级主管对你的期望和要求 5 、与其它相关岗位的业务接口关系,短期计划与长期计划,2、遵循5W2H原则 Why: 为什么要做这项任务，对工作目标 是否有支持 What： 任务的内容和达成的目标 When： 在什么时间段进行 Where： 任务发生的地点 Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责 How to： 用什么方法进行 How much：需要多少成本,一、公务活动 1 上下班 2 开会 3 打电话 4 阅读文件、整理通信 5 帮助下属 6 接待宾客 7 向上级汇报 8 公务出差 9 拜访客户 10 其它工作上的活动 小计 二、个人活动 11 整理仪容 12 饮
12、食 13 睡觉 小计,三、家庭活动 14 煮饭 15 洗熨衣服 16 打扫房屋 17 杂务与家事18 卖杂物 19 其它的逛街活动 20 缴款 21 看孩子 22 宗教活动 23 家庭外出 24 家庭沟通 25 其它家庭活动 小计,时间计划法表一,四、休闲活动 26 听广播与音乐 27 看电视 28 休闲阅读 29 嗜好 30 观看比赛 31 运动 32 休闲旅游 33 聚会与社交 34 其它休闲活动 35 其它活动 小计,7:00 1 上下班 7:30 2 开会 8:00 3 打电话 8:30 4 阅读文件、整理通信 9:00 5 帮助下属 9:30 6 接待宾客 10:00 7 向上级汇报
13、 10:30 8 公务出差 11:00 9 拜访客户 11:30 10 其它工作上的活动 12:00 11 整理仪容 12:30 12 饮食 13:00 13 睡觉 13:30 14 煮饭 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打扫房屋 15:00 17 杂务与家事15:30 18 卖杂物,16:00 19 其它的逛街活动 16:30 20 缴款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活动 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭沟通 19:00 25 其它家庭活动 19:30 26 听广播与音乐 20:00 27 看电视 20:30 28 休闲阅读21:00 29 嗜好 21:30 30 观看比赛 22:00 31 运动 22:30 32 休闲旅游 23:00 33 聚会与社交 23:30 34 其它休闲活动 24:00 35 其它活动,时间计划法表二,百分比（%）=（每星期实际花费时间168）100,时间计划法表三,总结,小海马的故事 哲学家与企业家的故事,总结,
