1、What I See What I Think,第九讲 计划及其制定,主讲：郑锦荣 副教授 上海海洋大学经济管理学院,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,回顾：目标及其确定,明确目标是做好管理工作的基础，目标导向是管理工作的基本原则之一。 目标是组织宗旨的具体化，具有差异性、多元性、层次性和时间性。 认识自我是制订目标的基础。实践和反思是认识自我的基本方法。 作为管理者，要了解目标制订过程，掌握组织目标制订原则，并充分发挥目标的作用。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,我也常常会有宏伟的目标，但为什么总是实现不了?,根据管理理论，没有良好的计划和执行力，目标就难以
2、变成现实！,如何实现既定的目标？,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,目标落实和实现过程,总体目标,年度计划,组织结构,部门职能,部门月度计划,月度计划,部门年度计划,岗位职责,岗位月度工作计划,各岗位工作,各部门工作,达成的组织目标,组织目标转化为组织成员具体行动的过程示意图,首先在于有一个具体清晰的计划,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,本讲主要内容,一、计划及其重要性 二、计划的制订和审定 三、个人计划实践时间管理,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,一、计划及其重要性,计划工作：确定必要的行动方针，以期在未来的发展中能够实现目标的过程。 计划
3、工作包括调查研究、预测未来、设置目标、制订计划、贯彻落实、监督检查和修正等内容。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,1、计划的概念计划是关于组织未来的蓝图，是对组织在未来一段时间内的目标和实现目标途径的策划与安排。,计划,1.1 计划的概念,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,哈罗德.孔茨认为：计划工作是一座桥梁，它把我们所处的这岸和我们要去的对岸连接起来，以克服这一天堑。 无论是在名次意义上还是动词意义上，计划内容包括“5W1H” 做什么？目标和内容 为什么？原因 谁去做？人员 何地做？地点 何时做？时间 怎么做？方式和手段,1.1 计划的概念,管理学原理,上海
4、海洋大学 经济管理学院 2009,2、计划的内容和要素,要素 前提 目标 目的 战略 责任 时间表 范围 预算 应变措施,内容 预测、假设、实施条件 最终结果、工作要求 理由、意义、重要性 基本方法、主要战术 人选、奖惩措施 起止时间、进度安排 组织层次或地理范围 费用、代价 最坏情况计划,所在回答的问题 计划在何种情况下有效 做什么 为什么要做 如何做 谁做、做得好坏的结果 何时做 涉及哪些部门或何地 需要投入多少资源 万一怎么办,计划是对未来活动的事先预测、安排和应变处理,一项完整的计划应该包括哪些内容？,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,第1种,计划关系到组织的发展大计，
5、和中、基层管理者无关,第2种,计划是计划部门的事，和其他管理人员无关,第3种,当环境不断变化时，计划也要不断调整，因此计划的意义不大,第4种,计划是一种约束，会降低组织的灵活性,计划 工作 的几 种典 型误 解,1.2 关于计划的典型误解,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,1.3 计划的表现形式,计划的主要表现形式,目标 对组织使命和未来活动方向及相应任务作出的最一般表述，重点在于明确将来应该干什么，最终要达到什么目的。,战略 说明为实现目标将来应该怎样干。着重叙述实现目标的途径，围绕目标形成框架式行动准则，用于指导各部门工作。,政策 处理各种问题的一般规定。为落实战略，应制定
6、相应政策，它是人们进行决策时思考和行动的指南，因而也是计划。,规章制度 为切实落实政策，就必须制订一些强制性的行为准则，规章制度规定了过去、现在和将来必须遵守的各种规则和程序。,预算 用数字来表示活动的投入与产出的数量、时间、方向等，是一种数字化的计划。预算是组织中主要的计划表现形式。,规划 为达到目标所制订的包括目标、战略、政策、实行步骤、资源预算等在内的综合性蓝图。由规划可派生出具体的进度计划。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,1.4 计划的类型,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,1、正式计划与非正式计划按计划的表现形式，计划可以划分为正式计划与非正式计划
7、。,计划的类型 （按计划的表现形式）,正式计划,非正式计划,1.4 计划的类型,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,非正式计划：不以书面文件形式来表现的计划。在非正式计划中，没什么被表述为书面文件，但这并不意味者当事人就一定没有制定出行动的目标和方案。没有正式计划并不简单等同于无计划。非正式计划不容易在组织中进行交流和扩散，计划的内容也往往比较粗略且缺乏连续性。在规模比较大、管理工作较规范的组织中，就经常需要编制正式的计划。,非正式计划,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,正式计划：以书面文件形式加以表现的计划。正式计划的制定则是一个包括了环境分析、目标确定、方案选
8、择以及计划文件编制这一系列工作步骤的完整的过程。该过程的结果往往会形成组织的一套计划书。计划书要详细、明确并明文地规定组织的目标是什么，实现这些目标需要什么样的全局战略，并开发出一个全面的分阶段和分层次的计划体系，以综合和协调不同时期和不同部门的活动。正式计划的制定过程也是以决策为核心内容的，换句话说，任何计划的制定都离不开作出决策，决策是计划的先期工作，计划则是决策的逻辑延续。但是，正式计划制定工作的范围和内容远较决策所包含的广泛、深入而且具体。,正式计划,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,2、战略计划与战术计划根据对企业经营影响范围和影响程度的不同，计划可以划分为战略计划和
9、战术计划：,1.4 计划的类型,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,战略计划是关于企业活动总体目标和战略方案的计划。战略计划的基本特点是： 计划所包含的时间跨度长，涉及范围宽广； 计划内容抽象、概括，不要求直接的可操作性； 不具有既定的目标框架作为计划的着眼点和依据； 计划方案往往是一次性的，很少能在将来得到再次或重复的使用； 计划的前提条件多是不确定的，计划执行结果也往往带有高程度的不确定性。,战略计划,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,战术计划是有关组织活动具体如何运作的计划，对企业来说，就是指各项业务活动开展的作业计划。战术计划主要用来规定企业经营目标如何实
10、现的具体实施方案和细节。战术计划的主要特点是： 计划所涉及的时间跨度比较短，覆盖的范围也较窄； 计划内容具体、明确，并通常要求具有可操作性； 计划的任务主要是规定如何在已知条件下实现根据企业总体目标分解而提出的具体行动目标，这样计划制定的依据就比较明确； 战术计划的风险程度也远较战略计划低。,战术计划,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,战略计划的目的是确保企业“做正确的事”，因此侧重于确定企业要做什么事（What）以及“为什么”（Why）要做这事；战术计划旨在追求“正确地做事”，主要侧重于规定需由“何人”（Who）在“何时”（When）、“何地”（Where），通过“何种办法”
11、（How），以及使用“多少资源”（How much）来做这事。,战略计划与战术计划的关系,隆中策,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,3、业务计划、财务计划和人事计划从职能空间分析，可以将计划分为业务计划、财务计划及人事计划,计划的类型 （按计划所涉及职能）,人事计划,业务计划,财务计划,1.4 计划的类型,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,4、程序性计划和非程序性计划根据程序化的程度，计划可以分为程序性计划和非程序性计划,计划的类型 （按计划程序化程度）,非程序化计划,程序化计划,1.4 计划的类型,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,调研题 我们
12、平时有多少人有做书面计划的习惯？我们做书面计划或不做书面计划的理由是什么？这些理由成立吗？为什么？,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,计划制订情况调研结果,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,理由：为什么不做计划,变化太快，干扰多； 计划完成不了； 有计划太约束不自由 做计划太花时间； 要求不高，没必要； 别人已计划好了； 个人惰性。,有变化才需要做计划； 没完成才知道有问题； 计划可以增强条理性； 不做计划不知如何利用时间； 可约束自己，克服惰性 计划用没有用、怎么做，做了才知道。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,理由：为什么要做计划,功能 明
13、确方向 明确目标 明确路径 明确方法 明确责任 明确衡量方法,作用 集中资源 排除干扰 减少不确定性 提高效率 增强压力，提高积极性 体会成就和人生价值,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,结论：需要做计划，必要时应做书面计划,我们谁也不知将来会怎样，但明天肯定会与今天不同。 计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。 计划是一种生存策略，它可以让你获得更多的成功机会。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,1.5 计划工作的重要性,在一个组织中，计划工作是管理的首要职能，其他工作都只有在确定了目标、制订了计划以后才能开展，并围绕着计划的变化而变化。,但在我国的管
14、理实践中，计划工作普遍不受重视，致使各项工作缺乏明确的目标，工作效率低下，短期行为严重，结果不确定程度较大。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,1、计划工作的意义,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,2、有效地计划是一切成功的秘诀,梳理：通过清楚地确定目标和如何实现这些目标，可为行动提供一幅路线图或行动图，从而减少不确定性和模糊性，并对有限资源作出合理的分配； 压力：通过清楚地说明任务与目标之间的关系，可制订出指导日常决策的原则，并培养计划执行者的主人翁精神和责任心； 效率：由于目标、任务、责任明确，可使各项工作得以较快和较顺利地实施，并提高经营效率； 效益：借助
15、计划可克服由于资源的短缺和未来情况的不确定性所带来的困难，使一些本来无法或难以有效实现的目标得以实现。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,1.6 计划与决策的关系,有人认为，计划是一个较为宽泛的概念：作为管理的首要工作，计划是一个包括环境分析、目标确定、方案选择的过程，决策只是这一过程中某一阶段的工作内容。持这种观点的学者很多，法约尔就是其中之一。 而以西蒙为代表的决策理论学派强调管理就是决策，决策是管理的核心，贯穿于整个管理过程。因此，决策不仅包容了计划，而且包容了整个管理，甚至本身就是管理。 决策与计划是既相互区别，又相互联系。从相互区别的角度来看，这两项工作需要解决的问题
16、不同，决策是关于组织活动方向、内容以及方式的选择。而计划是对组织内部不同部门和成员在该时期内从事活动的具体内容和要求。 从相互联系的角度来看，第一，决策是计划的前提，计划是决策的逻辑延续。第二，在实际工作中，决策与计划是相互渗透的，有时甚至是不可分割的交织在一起的。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,二、计划的制订,目标必须转化为各项工作，如果只是将其作为一种“意愿”的表达，那么这些目标便形同废纸。 而要转化为工作，就必须是具体的、清晰的和可测量的，是一项“限期”完成的一项特定的责任指派。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,2.1 计划制订过程,如何确定进度？,
17、如何合理配置资源？,如何落实责任？,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,2.2 计划制订方法,1、网络计划技术,网络图由箭线、节点、虚箭线和路线组成,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,2.2 计划制订方法,2、甘特图,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,2.2 计划制订方法,3、滚动计划法,环境的变化,环境的变化,环境的变化,滚动计划法（Rolling plan technique）：将短期计划、中期计划和长期计划有机地结合,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,2.2 计划制订方法,4、情景计划法,情景计划又称权变计划，是管理者对未来的
18、情况进行多重预测并分析如何有效应对各种可能出现的情况，从而得到的一系列如何应对不同情形的行动方案。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,2.3 计划的审定,计划的审定可由上级审定、同事审定，也可由群众讨论评价,可根据计划评审的要求将问题列成一张清单，作为检核表据此审定。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,2.4 企业计划编制的基本程序,企业中，计划工作的过程大致包括以下五个阶段：,计划工作的基本程序,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,三、时间管理,时间的特性 时间是一项不可或缺的资源：做任何事情都需要时间的投入。 时间是最稀缺的资源：时间的供给，丝
19、毫没有弹性 ；而且根本无法贮存。 时间是一项非常特殊的资源：租不到、借不到、买不到、不可再生，没有替代品。 有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,3.1 响应时间和自由时间,响应时间：用于响应其他人提出的各种请求、要求和问题的不可控时间。 自由时间 ：管理者可以自行控制的时间。 时间管理的重点在于：如何用好自由时间,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,3.2 重要性和紧迫性,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,3.3 时间安排方法,重 要 不重要,不紧迫 紧迫,管理学原理,上海海洋大学 经济管
20、理学院 2009,3.4 时间管理方法,列出目标清单。即列出你或你所管理的部门在未来一段时间内所要实现的目标。 将这些目标按其重要程度排序。首先要做的应该是重要的事情。 列出实现目标所需进行的活动。即明确为了实现上述目标，应开展哪些活动。 对实现每一个目标所需进行的活动排出优先顺序。按每一项活动的重要性和紧迫性程度排列。 按所给出的优先顺序制订每日工作时间表或备忘录。在前一天下班前或前一天晚上，将当天或第二天所要做的事情按其重要性和紧迫性程度列出一个清单，并制订相应的时间表。 按工作时间表开展工作。在工作中，要严格按时间表进行，尽可能地按时完成。 每天结束工作时，要回顾一下当天的时间运用情况，
21、并安排第二天的活动。通过不断地总结经验，管理者会不断地提高工作效率。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,总结：先思考，再行动,计划职能是管理的首要职能。计划可指明方向，有助于有限资源的合理配置；能使我们防患于未然；同时有助于提高效率，调动积极性，并为控制提供标准。 计划是对未来活动所作的事前预测、安排和应变处理。一项完整的计划包含：前提、目标、目的、战略途径、人选、进度安排、涉及范围、资源预算、应变措施 。 时间是一种不可再生的资源，通过对时间的计划，将有助于管理者有效地利用有限的时间资源。时间管理的关键在于明确在一定的时期内所要达到的目标、所需进行的活动和每一项活动的重要性和
22、紧迫性 。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,案例分析：乔森家具公司五年目标,乔森家具公司是乔森先生在本世纪中期创建的，开始时主要经营卧室和会客室家具，取得了相当的成功，随着规模的扩大，自70年代开始，公司又进一步经营餐桌和儿童家具。1975年，乔森退休，他的儿子约翰继承父业，不断拓展卧室家具业务，扩大市场占有率，使得公司产品深受顾客欢迎。到1985年，公司卧室家具方面的销售量比1975年增长了近两倍。但公司在餐桌和儿童家具的经营方面一直不得法，面临着严重的困难。 一、董事长提出的五年发展目标 乔森家具公司自创建之日起便规定，每年12月份召开一次公司中、高层管理人员会议，研究讨
23、论战略和有关的政策。1985年12月14日，公司又召开了每年一次的例会，会议由董事长兼总经理约翰先生主持。约翰先生在会上首先指出了公司存在的员工思想懒散、生产效率不高的问题，并对此进行了严厉的批评，要求迅速扭转这种局面。与此同时，他还为公司制定了今后五年的发展目标。具体包括： 1卧室和会客室家具销售量增加20；2餐桌和儿童家具销售量增长100； 3总生产费用降低10； 4减少补缺职工人数3； 5建立一条庭院金属桌椅生产线，争取五年内达到年销售额500万美元。这些目标主要是想增加公司收入，降低成本，获取更大的利润。但公司副总经理托马斯跟随乔森先生工作多年，了解约翰董事长制定这些目标的真实意图。尽
24、管约翰开始承接父业时，对家具经营还颇感兴趣。但后来，他的兴趣开始转移，试图经营房地产业。为此，他努力寻找机会想以一个好价钱将公司卖掉。为了能提高公司的声望和价值，他准备在近几年狠抓一下经营，改善公司的绩效。 托马斯副总经理意识到自己历来与约翰董事长的意见不一致，因此在会议上没有发表什么意见。会议很快就结束了，大部分与会者都带着反应冷淡的表情离开了会场。托马斯有些垂头丧气，但他仍想会后找董事长就公司发展目标问题谈谈自己的看法。,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,二、副总经理对公司发展目标的质疑公司副总经理托马斯觉得，董事长根本就不了解公司的具体情况，不知道他所制定的目标意味着什么
25、。这些目标听起来很好，但托马斯认为并不适合本公司的情况。他心里这样分析道： 第一项目标太容易了-这是本公司最强的业务，用不着花什么力气就可以使销售量增加20；第二项目标很不现实-在这领域的市场上，本公司就不如竞争对手，决不可能实现100的增长；第三项目标亦难以实现-由于要扩大生产，又要降低成本，这无疑会对工人施加更大的压力，从而也就迫使更多的工人离开公司，这样空缺的岗位就越来越多，在这种情况下，怎么可能降低补缺职工人数3呢? 第四项目标倒有些意义，可改变本公司现有产品线都是以木材为主的经营格局。但未经市场调查和预测，怎么能确定五年内我们的年销售额达到500万美元呢? 经过这样的分析后，托马斯认
26、为他有足够的理由对董事长所制定的目标提出质问。除此之外，还有另外一些问题使他困扰不解-一段时期以来，发现董事长似乎对这公司已失去了兴趣；他已50多岁，快要退休了。他独身一人，也从未提起他家族将由谁来接替他的工作。如果他退休以后，那该怎么办呢?托马斯毫不怀疑，约翰先生似乎要把这家公司卖掉。董事长企图通过扩大销售量，开辟新的生产线，增加利润收入，使公司具有更大的吸引力，以便在出卖中捞个好价钱。“如董事长真是这样的话，我也无话可说了。他退休以后，公司将会变成什么样子，他是不会在乎的。他自己愿意在短期内葬送掉自己的公司，我有什么办法呢?“ 思考题： 1你认为约翰董事长为公司制定的发展目标合理吗?为什么?你能否从本案例中概括出制定目标需注意那些基本要求？ 2约翰董事长的目标制定体现了何种决策和领导方式?其利弊如何？3假如你是托马斯，如果董事长在听取了你的意见后同意重新考虑公司目标的制定，并责成你提出更合理的公司发展目标，你将怎么做？,案例分析：乔森家具公司五年目标,管理学原理,上海海洋大学 经济管理学院 2009,Q & A,
