1、对事业单位档案管理的几点想法 摘 要：随着市场经济的发展，我国事业单位的改革也在不断地深入进行，但是目前事业单位的档案管理还存在着很多问题，这些问题不同程度地影响了事业单位工作的进行与发展，同时也会影响到经济社会服务功能的发挥。如何做好档案管理工作是当前每个事业单位都在面临的问题。本文通过对事业单位档案管理存在的问题进行阐述，并提出相对的解决措施。 关键词：事业单位；档案管理；信息化； 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-04-00-01 随着经济体制的不断发展，企事业单位发生了根本变革。但是，计划经济时期产生的事业档案管理体制却没有随之发生变化，它
2、与新型制度发生了激烈的碰撞，使得相当数量的事业档案工作一直处于被动局面，受到严重削弱。档案管理的安全问题日趋严重，加强档案管理安全刻不容缓。 一、档案管理的概况 档案管理包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。其中包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。 由于现代档案管理工作已成为复杂的系统故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部
3、分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。 二、事业单位档案管理目前存在的问题 （一）相关人员对档案管理工作重视程度不够 人事档案因其内容的特殊性，一方面增加了它的神秘性，同时又
4、很少被外界所了解，在实际工作中很容易被忽视，即使是人事部门也存在着“说起来重要，做起来次要；用起来需要，忙起来忘掉”的现象。 近年来，事业单位进行用人制度改革，实行岗位聘用制，压缩人员编制，人事档案大多都由组织或人事部门干部兼管，而没有像其他类别的档案那样设置专职档案人员进行管理，由此造成了档案管理的随意性。人事档案的整理、审核、鉴定工作只是事到临头才去做，而不能将工作关口前置，按要求进行整理。人事部门除了利用已掌握的数据材料外，对部分重要信息的查实与确认，不得不直接查阅人事档案。然而，在利用人事档案的过程中，许多过去不曾注意的问题浮出水面，从而使人事档案工作不得不面临新的挑战。 （二）人事档
5、案管理相关人员业务水平不高、配套设施较差。 事业单位档案管理工作多使用兼职或借调人员，新员工较多，变动频繁。工作人员很少参加档案管理培训，档案材料的搜集、整理、归档、装订等业务不熟练，管理手段较陈旧，配套设施较差，对档案管理工作精力投入十分有限。有些单位没有配备专门的档案室，而且存放档案的地方较为狭窄，配套设备不健全，从而引起档案材料损坏丢失的现象时有发生，人事档案的整洁、完整和安全受到严重破坏。另外，人事档案整理基本采用手工模式，由于个人原始文件频繁调用，导致原始纸张变旧发黄、褪色变色等现象时有发生，严重影响到人事档案的完整性、安全性和美观性。 （三）信息技术在人事档案管理工作中应用不足。
6、传统人事档案管理工作中，人事档案信息的收集、整理和利用主要由各事业单位人力资源部门来完成。现阶段，一些事业单位在人事档案管理工作中尚未引进先进的计算机网络技术，信息技术在档案资料检索中应用匮乏，调档查阅仍习惯采用手工操作模式，既不利于档案的保管，又影响工作效率。 三、对加强事业单位档案管理工作的建议 （一）单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人
7、事档案工作制度化、规范化和科学化建设。 （二）加强档案工作基础建设。要建立坚固的防火、防潮专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 （三）加强人事档案管理人员队伍自身建设，提高人事档案管理人员素质。各级组织人事部门要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作。主管部门应定期组织培训业务知识，档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作。 （四）加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种
8、资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。 四、结束语 总之，在事业单位的人事档案管理发展中，其受到的影响来自于制度与社会化，针对这一改变档案管理不可避免地出现了缺陷，因此必须利用多元化的措施对人员、制度、技术、模式等进行调整完善，从而使事业单位的人事档案管理可以适应社会发展。 参考文献： 1杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用J.科技创新导报，2011（4） 2史毓，王爱珍.事业单位人事档案的信息化管理J.现代营销（学苑版），2011（6 3张俊杰. 浅议事业单位人事档案管理改革J. 职业技术. 2011（06）第 5 页 共 5 页
