电子档案归档及管理创新研究.doc
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1、书山有路勤为径,学海无涯苦作舟。电子档案归档及管理创新研究 随着办公自动化的全面发展与广泛应用,传统的以纸墨、照相等形成和传递的机关公文及企业信息、图纸、文献资料等通过电子计算机转换成了电子文献资料、电子图书、电子公文等电子文件,将电子文件进行归档生成了电子档案。而档案是档案管理部门不可或缺的工作之一,所以加强档案管理的创新刻不容缓。 1电子档案归档的方法 1.1促使档案管理者与计算机的联合归档 随着办公自动化、信息化、数字化进程的不断加快,计算机系统朝着集中、统一的管理模式发展,摒弃了以往的档案管理模式,将重心放在了工作效率的提升上。而这些目标的实现需要档案管理工作者和信息管理工作者彼此加强
2、交流与协作,创建统一的网络平台,实现电子档案管理的统一化,使信息管理系统成为电子档案的汇集点,然后将档案归档工作交由熟练计算机技术的档案管理者负责,以此来保证档案管理的有效性。这里需要说明一点,任何的归档都必须严格根据档案馆的基本要求来明确具体的文件,从而产生统一的标准,为档案管理者的归档、分类、整理等工作提供便捷。档案管理者在获取相关文件后,应及时将该文件输入到硬盘中并保存,不可在网上进行下载,以免降低档案数据的真实性。 1.2构建完善的电子档案归档制度 开展电子档案归档工作时,档案馆应始终将以人为本作为基本的管理理念,培养一支具有较高的职业素质及专业水平的档案管理团队,同时构建一套完善的电
3、子档案归档制度,以方便处理电子档案归档过程中出现的疑难问题。电子档案归档部门实际工作中应做到以下几点。首先,培养档案管理工作者的互联网意识。由于大部分档案管理工作者从事档案管理工作的时间较长,延用着过去的档案管理理念,而随着档案信息资源的丰富化,使其劳动强度增加,这不但影响了整体的工作效率,还降低了其工作的积极性。所以,电子档案归档部门有必要培养工作人员的互联网意识,充分认识电子归档的重要性,从而掌握更多先进的技术,保证工作的时效性。其次,建立健全详细的制度。一套完善的、切实可行的电子档案归档制度为档案管理工作的有序开展提供了坚实的保证,也有助于增强档案管理工作者的工作效率,降低错误率。最后,
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