1、3.3 三级秘书职业功能工作内容能力要求 相关知识（一）会前筹备1. 能够拟订各种会议的筹备方案2.能够督查会务的筹备情况3.能够审核会议文件4.能够与上司沟通会议的有关事宜5.能够拟订会议的应急方案1. 会议方案的内容2. 电话会议及视频会议的知识3. 会务机构的分工4. 督查会务筹备的内容5.会议文件审核的内容方法6. 会前与上司沟通的内容7.会议应急方案的内容一、会议管理（二）会中服务1. 能够提示会议按计划进行2. 能够监督会议经费的使用3. 能够处理会中突发事件1. 提示会议进程的方法2. 监督会议经费使用的方法3.处理会议突发事件的要求（三）会后落实1. 能够对会议进行总结2.能够
2、评估会议工作1. 会议总结工作的内容和要求2.会议评估工作的标准（一）接待1.能够安排涉外礼宾次序2.能够安排涉外迎送仪式3.能够安排涉外会见、会谈和拜访4.能够安排涉外宴请5.能够选择馈赠礼品1.国际礼仪的常识2.涉外接待的原则和要求3.涉外迎送仪式的要求4.涉外会见会谈和拜访要求5.涉外宴请常识6.馈赠礼品的要求二、事务管理（二）办公环境管理1.能够选择办公模式2.能够提出办公室布局方案1.办公模式的种类及特点2.办公室的布局类型3.办公室合理布局的作用（三）办公室日常事务管理1.能够对办公流程提出改进建议2.能够提出预防及应对突发事件的措施3.能够督促、检查各项办公室日常事务工作的完成情
3、况4.能够制定工作计划5.能够确定承办期限6.能够进行工作评估1.改进办公室日常事务工作流程的基本思路、注意事项2.突发事件的种类3.处理突发事件的原则4.督查工作的内容、特点、原则与方法5.工作计划的种类、内容与要求6.制定与实施工作计划的注意事项7.确定承办期限的要求8.工作评估标准9.工作评估的要求与方法（四）办公用品与设备管理1.能够制定办公用品和办公设备的采购程序2.能够提出采购办公用品和办公设备的预算方案3.能够调配办公资源1.采购办公用品和办公设备的程序化要求2.编写预算方案的注意事项3. 办公资源调配与合理利用的基本要求(五)信息管理1.能够加工、编写信息材料2.能够提供并利用
4、信息3. 能够反馈信息1.信息开发的类型、形式、方法与要求2.信息编写的类型3.信息利用的方法与要求4. 信息反馈的形式、方法与要求三、文书拟写与处理（一）文书拟写1.能够拟写通告2.能够拟写通报3.能够拟写决定4.能够拟写请批、批答函5.能够制定计划6.能够拟写总结7.能够拟写述职报告8.能够拟写讲话稿9.能够拟写市场调查报告10. 能够拟写招标书11. 能够拟写投标书1通告的概念、类型、与公告的区别、拟写要点、注意事项2.通报的概念、性质、类型、拟写要点、注意事项3.决定的概念、特点、类型、拟写要点、注意事项 4.请批、批答函的概念、类型、拟写要点、注意事项5.计划的概念和特点6.总结的概
5、念、类型、注意事项7.述职报告的特点、注意事项8.讲话稿的特点、注意事项9.市场调查报告的概念和特点10. 招标书的类型11. 投标书的结构与写法（二）收、发文处理1.能够审核文书2.能够拟办文书3.能够承办文书4.能够催办、注办文书1.文书审核的要求2.文书拟办的要求3.文书承办的要求4.文书催办、注办的要求（三）文档管理1.能够提供并利用档案2.能够编写档案参考材料3.能够管理电子档案1.档案利用的概念2.档案参考材料的编写要求3.电子档案的管理要求4.比重表4.1 理论知识项 目五级秘书（）四级秘书（）三级秘书（）二级秘书（）职业道德 10 10 10 10基础知识 30 25 20 1
6、5会议管理 15 15 20 25事务管理 20 25 25 25文书拟写与处理 25 25 25 25合 计 100 100 100 1004.2 专业能力项 目五级秘书（）四级秘书（）三级秘书（）二级秘书（）会议管理 30 30 30 30事务管理 45 45 40 40文书拟写与处理 25 25 30 30合 计 100 100 100 100答题技巧一、 职业道德题型：选择题（单选 8 题，多选 8 题，个人表现 9 题）题量：25 题考试时间：30 分钟二、理论知识题型：选择题（单选 60 题，多选 40 题）题量：100 题分值：100 分考试时间：60 分钟三、操作技能1、题型：
7、案例分析，录像题题量：1-2 题分值：50 分考试时间：60 分钟2、题型：操作题题量：3 题分值：50 分考试时间：60 分钟第二节 办 公 环 境 管 理（三 级 秘 书）一、正确选择办公的模式1、办公模式的种类（1）在家工作（2）远程工作（3）虚拟办公室（4）临时办公桌（5）弹性时间（6）兼职工作（7）合同工作（8）交叉工作（9）项目团队2、办公模式的类型及管理方法（1）在家工作为了减少花在交通上的时间和减少交通环境问题研发部门的科技人员管理方法：在工作日志上记录工作时间和情况通过定期会议要求参会经常与上司联系（2）远程工作提供灵活工作时间和激励员工的方式，也给工作人员在时间方面更大的灵
8、活性。（3）虚拟办公室有一个计算机的位置以及操作计算机是这类工作人员所需的全部工作，并且可能在办公室、在家或在其他远程位置工作。（4）临时办公桌工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，员工领取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。（5）弹性时间员工可选择自己上班、下班的时间，并征得组织许可，其工作时间累积计算，但必须达到组织规定的工时标准。（6）兼职工作选择兼职工作模式可使工作人员充分展示在多家单位工作的多种技能。（7）合同工作由于聘用人员的隐性成本，如养老金、医疗费等，促使各企业聘用最少量的固定工作人员。可从下面渠道聘用
9、：1、以自由职业为基础工作的个人。2、在自由顾问组工作的个人。3、由合同公司聘用的个人。（8）交叉工作交叉工作系由两个人员分担全部时间的工作；每个人通常工作半周，两个人重叠的时间可以交换信息和更新进展。3、导致办公模式变化的原因（1）办公场地的费用过高（2）城市日益严重的交通拥挤问题和上下半高峰时段的困难（3）高科技、通信技术的发展，使人们的联络更加方便（4）企业自身的发展需求灵活地聘用人力资源（5）企业间竞争的加剧，使企业不断压缩成本（6）一些企业的组织机构进行了改变，需要用人制度相应改变。（7）在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作
10、方式。4、不同办公模式的特点：p97p101（1）在家办公模式优点：1 节省办公室空间和资金2 能把往返于办公室花费的时间用在工作上3 有更大的灵活性管理自己的时间，安排工作与生活4 减少交通拥挤，减少交通污染5 减少交通费用缺点：（三）选择不同办公模式的工作程序（1）深入调查现有办公模式所面临的问题（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式。（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度。（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式。（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失。（四）注意事项（1）办公模式的选择要适宜企业经营和运作的需要（2）在新的办公模式实施
11、前，要建立一套与之适应的管理措施二、合理进行办公室布局1、办公室布局种类 开放式办公室封闭式办公室2、合理进行办公室布局的作用 （1）形成有效率的工作流程（2）有利于员工的工作分配（3）有利于工作顺利完成3、不同办公室布局的设计要求（1）空间的使用空间是一种必须支付的资源。空间的费用经常按每平方米计算。空间越大，费用越高。（2）开放式与封闭式办公室A、 开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。每个工作位置包括： 办公桌纸张和文具的存放空间文件的存放空间椅子电话 计算机工作位置可能用屏风分开，以吸收噪音和区分不同的工作组。办公空间开放式设计，也称“办公室美化布置”或“办公室模式设计” 。
12、特点： 不设个人专用办公室 组合工作间的材料丰富多样 办公室工作人员的地位级别主要不是用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定。B、封闭式办公室封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。【题例】传统式办公室又称为（ ） ，它易于员工集中注意力从事细致的或专业的工作。A 封闭式办公室 B 半开放式办公室C 网格式办公室 D 开放式办公室【题例】相对于开放式办公室而言，封闭式办公室具有的缺点是（ ） ，费用高，墙、门、走廊占用空间多等。A 房间易有噪音，易受电话的干扰 B 设备操作的声音易影响他人C 易于监督工作人员的活动 D 难于交流（三）设计不同形式
13、办公室的工作程序1、分析不同部门业务特点对于办公条件的要求面积、空间的大小人员流动的频率声音对办公效率的影响需要设备及家具量的多少2、设计平面图3、选择办公家具、设施和装饰4、采光、温度和通风设计办公结构和布局需要考虑的因素：示例分析 P101示例分析 P105【题例】为确保科学有效实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费，在设计办公结构和布局时，一定要考虑部门间的（ ）A 人员多寡 B 层次高低C 工作量大小 D 工作联系第三节 办公室日常事务管理一、改进办公室日常事务工作（一）改进办公室日常事务工作流程的基本思路：（1） 重新安排（2） 修改（3） 替换（4） 合并（5） 精简（二）工作
14、程序步骤： 定义 评价 分析 改进 实施改进日常办公事务工作流程表第一步 确定问题 1、存在什么问题？2、问题出在什么地方？3、什么时候发生？4、涉及面有多大？第二步 分析有关的资料第三步 确定造成问题的可能的原因第四步 提出可能的解决方案（三）改进办公流程的注意事项1、工作流程应该不受组织性或功能性结构的束缚，工作在进行之处就地完成，而不应该扩展至整个组织。2、流程应有职权明确的专人来负责。3、流程要与其他流程以及客户需求适当结合。4、各项流程既相互独立，又要在整体上严密不漏，这样才能避免重复的工作以及不必要的协调工作。5、流程本身要有不断改善的空间和弹性。6、复检的次数越少越理想。二、处理
15、突发事件1、突发事件的种类突发事件通常指发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。（1） 火灾（2） 伤害（3） 疾病（4） 炸弹威胁或恐慌2、处理突发事件的原则（1）快速反应，控制事态发及早发现、及时应对，是处理突发事件的第一要务。任何危机的发生和发展过程分为：突发期4 个阶段 扩散期爆发期衰退期（2）以人为本，保护公众利益。当自然灾害发生时，保护人的生命安全是最高利益、最大原则。（3）公开透明，真诚面对公众“敢于认错，知错就改，勇于负责” 。（4）重塑形象，置之死地而后生3、事故情况记录表 4、工伤情况报告表（1）事故日期 （1）完成表格人员的姓名、身
16、份（2）事故地点 （2）事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务（3）事故涉及的人员 （3）发生事故的日期、地点（4）事故的证人 （ 4）事故的细节及对事故的看法（5）事故过程的概述 （5）进行的急救行动和医疗处理的情况，包括由谁进行。（6）填写事故记录簿的人员签名 （6）必要时还要记录事故证人的姓名和职务。 （7）填写表格的人员签名和日期两者区别 （情景题）三、工作程序1、突发事件的预防措施（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序（2）用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员（3）张贴显示有关的紧急程序（4）实行紧急情况模拟演练（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责（6）保证配备相关
17、的设备和资源以随时处理紧急情况（7）保证定期检查和更新设备2、处理突发事件的工作流程 （1）及早发现，马上报告，并保护好现场（2）查找问题的原因（3）成立临时指挥中心（4）控制源头，釜底抽薪（5）召开新闻发布会【题例】 机关单位定制的“紧急情况处理程序”的目的就是对那些不可预见或突发的危险情况，采取有效措施，使危险或损失（ ） 。A 最大化 B 趋于零 C 最小化 D 尽可能减少【题例】如果事故中有人受伤， （ ）都要填写一张工伤情况报告表 ，以准确记录相关信息和处理情况。A 涉及的每一个人 B 涉及的每一个部门C 涉及的每一个班组 D 涉及的每一个单位【题例】秘书在厂区陪同客户参观时，客户突
18、然摔倒受伤，这时秘书应采取的措施是（ ）A 立刻救护伤员 B 填写设备故障表C 立即填写 工伤报告表 D 张贴紧急救护程序三、完成督促检查工作1、督查工作的内容与特点督查工作是直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作。内容：（2） 上级领导和本单位上司批示进行督查的事项（3） 上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况（4） 本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况（5） 新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况（6） 人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况（7） 下级单位请示事项的答复与办理情况，以
19、及基层请求上级机关帮助解决的问题的办理情况（8） 秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项特点：复杂性、原则性、时限性、权威性2、督查工作的原则与方法 （1）原则实事求是、主动性、 分层次落实原则、时效性、督查与帮办相结合（2）方法书面督查：下发文件下发督查通知单。电话督查：用于情况比较紧急而内容比较简单的督查事项，注意做好通话记录。专项督查：对上司批示或交办的重要事项会议督查：事项多；情况复杂。调研督查：是高层次的督查督查工作程序：交办-立项-登记-转办-承办-催办-检查-办结-办结回告-审核-立卷-归档督查工作的注意事项：1、实事求是2、授权督查3、时限要求
20、4、办实事5、谦虚谨慎四、制定工作计划1、种类按时间： 长期计划（整体目标）3-5 年中期计划（阶段性目标）短期计划（具体项目工作安排）半年或1 年按幅度和范围：政策型（增强行动一致性和连贯性）目标型、规划型、方法型、程序型2、计划的内容与要求（1）每一项任务的具体目标（2）每一项任务的数量要求和质量要求（3）每一项任务所需的资源，如费用（4）每项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人（5）在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量3、制订计划表（实务题）拟写会议准备工作计划表： 129 页具体任务责任人完成时间4、制订与实施计划中应注意的问题（1）制定计划要实事求是。（2）善于授权，明确分工
21、，不要卷入他人的任务中而完不成自己的工作。（3）定期检查所需的资源是否保证和满足，不至于供应不足影响进度。（4）及时与同事沟通工作进展和出现的问题（5）在实施计划的过程中，应进行监控，发现问题，要及时应变。制定工作计划的程序：计划工作的最后一步是把计划转化为预算。五、确定承办期限1、承办期限的内容承办期限是指企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定。2、承办期限制度是针对时效性制订的规则，是在时效性上指导人们行动的标准。承办期限制度中量化的标准容易被人们接受和执行，也容易通过它对人们的行为进行衡量和监督，这是企业的一种管理方法，是组织管理决策的一个方面。它要求人们照章办事，不准人们的行
22、为偏离规定的要求，以大大提高企业的形象、信誉和效率。六、对办公室工作进行评估1、办公室工作评估的意义（1）提高了管理工作的效率（2）明确了组织机构的建制（3）促进了员工承担责任（4）有助于进行控制和监督工作 2、工作质量评估的要求（1）组织或团队的目标会具有多样性，但要注意不要目标过多。（2）一个组织中的部门或团队确定适合自己的目标是较容易的，但要注意各个部门或团队确定的具体目标之间的相互支持和相互连接，形成一个协调有效的网络，一个互相支援的目标矩阵，实现总目标。 3、工作程序（1）目标管理过程： 建立一套完整的目标体系制定目标组织实施检查和评估 （2）办公室工作量化管理 优化劳动组合（关键是
23、用人问题）定员定编 （合理的定员可以精简机构，提高效率） 工作定额 定量考核 4、办公室工作评估： 数量目标质量目标第四节 办公用品管理 一、办公用品与设备的采购程序1、获得设备使用权的方式 购买租用2、政府采购概述：政府采购的主要方式有： 公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源主体：采购机关和供应商工作程序1、提出购买申请2、审批、落实经费3、招标、选择供应商4、签订供货合同5、货物入库6、支付货款2、办公用品采购的流程填写购买申请表 （理由、型号、数量） 部门主管签字 财务主管签字 选择供应商 签订供货合同 入库登记 支付货款 发放。 1、办公用品申购表2、订货单3、交货单1、 库存记录卡库存记录卡 库存参考号项目 最大库存量最小库存量单位 再订货量接收 发放日期接受的数量发票号供应商发放数量申请号个人/部门余额二、采购预算方案的制定采购预算方案制定的原则： 真实性重点性目标相关性经济合理性编制采购预算的一般程序 ：1、确定预算的核算基数2、进行市场调研3、确定采购产品的种类及型号价格4、编写预算方案5、征求意见，完善方案 编制预算方案注意事项 （1）一定要进行调查研究，根据本单位以及市场实际情况认真进行预算。实事求是，不能虚报价格。（2）不要一味追求购买高档的办公用品或设备（3）要购置的办公用品或设备必须是当
