1、秘书（四级）会议管理,西南大学 曾跃林,中国 重庆,国家职业资格证书课程,会 议 管 理,第一章 会议概述一、前言会海：党政不分、机构重叠 100人开会，200人照相，300人就餐，400人旅游，500人领会议纪念品 秘书职能：办文、办事、办会,二、会议的概念,1会议：动态性合成词 会：聚会、见面、集会议：讨论、商议 2定义：是指在遵守一定国家的法律和遵循一 定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，三个 人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议） 问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思 想，或得出结论，或达成协议，或作出决议（决 定）等有目的有组织有领导的活动。,会议6个特征：会议的召开必须
2、合法（或合乎一定的会议规则）；会议必须有一定的议题；会议必须有一个最低人数临界点；与会人员有平等发表意见的机会；会议的目的（有多种目的）；要有组织有领导地举行会议。,10个基本构成要素 会议的任务，具体体现为会议的内容议题会议的名称会议的领导、主持者与筹办者会议的参加对象、代表与列席人员会议时间与日程安排会议地点，包括大型会议的主、分会场会议的物资设施会议的信息（文件、资料、发言）会议的形式与程序、议事规则其他，与会议同时结合进行的事务，如展览、 交易、参观、表彰、选举等。,必不可少的六要素 1与会者 ：参加会议的正式成员，包括 主持人、秘书 ，服务人员除外。应具有：必要性、重要性、合法性 2
3、主持人：会议过程中的主持者和引导者，也 是会议的组织者和召集者 当然主持人 临时主持人 3议题：会议所要讨论的题目，所要研究 的课题，或是所要解决的问题 四性：必要性、重要性，明确性、可行性 议题产生 ：领导根据需要指定秘书提出、领导审定,4名称 概括并能显示会议的内容、性 质。等同于“会标”，须规范5时间 会议召开的时间 整个会议所需要的时间、天数 每次会议的时间限度 会议召开时间的因素： 需要 可能 适宜 领导人时间6地点 会址 ，会议召开的具体场所,三、会议的意义1会议是一个集思广益的渠道,2显示一个组织或一个部门的存在,3会议是一种群体沟通的方式,四、会议的目的,开展有效的沟通 传达资
4、讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位,五、会议的种类,第二章 会前准备 第一节 会议筹备工作机构职责规范 一、会务工作机构的设置 常设会务工作机构 临时会务工作机构 三级会务工作机构 二级会务工作机构 一级会务工作机构,二、会务人员的职务名称,秘书处：秘书长和副秘书长 会务办：主任和副主任 各 组：组长、成员三、会务工作机构的分工党代表大会：领导机构：大会主席团策划机构：秘书处工作机构：分组及职责,1秘书组 负责会议报告、讲话及其他重要文件的起草、修改、 印刷、发送等工作联络各代表团，了解掌握各代表团的讨论情况，进行汇 总综合，并及时向秘书长、
5、大会主席团报告 编发大会简报、快报 2组织组 承办代表资格审查方面的事宜，包括提出代表资格审 查意见，起草代表资格审查报告等；负责编制代表名册 承办选举方面的事宜，包括起草选举办法、选举大会 主持词，编制选举程序、候选人名单、候选人情况介绍等；负 责汇总代表团酝酿、讨论候选人及选举事项的意见 承办大会秘书处交办的有关事项,3宣传组 承办新闻发布和宣传报道方面的事宜 组织、安排、协调记者的采访活动 负责音像资料的录制、管理工作4会务组 承办会议活动方面的有关事宜，包括编发会 议通知，安排布置会场，协调会议活动等 负责大会证件的制发和文件材料的印发、清 退工作 负责大会值班、联络、来信来访和保密工
6、作 负责大会秘书处交办的各项工作,5后勤组 编制大会预算，负责会议财务管理 负责大会食宿、车辆、医疗及生活服务工作 组织、安排大会的其他活动 负责代表的迎送工作不设后勤组的，其工作由会务组负责 6保卫组 承担安全保卫事宜，包括各个会场、代表住 地以及代表集体外出活动的安全保卫、警卫工作 负责会场和代表住地车辆疏导 协助会务组搞好证件的查验工作有关安全保卫、警卫等执勤任务，可从公安机 关、武警部队抽调人员承担,第二节 会议筹备工作 一、 会议筹备的主要内容 会议主题或议题会议的主要任务或研究讨论的主要问题1 确定会议主题的方法 要有切实的依据 必须结合会议的实际内容 要有明确的目的 2 议题的来
7、源 领导同志批办或指定汇报的问题； 下级机关提请讨论的问题； 上级指示需学习讨论、研究贯彻执行的问题, 会议名称：根据会议的内容、主题和与会人 员的范围等因素来考虑，如： 中国共产党第十七代表大会 会议的日程和议程日程：即会议期间逐日的主要活动安排。包括 各种仪式、报告、发言、有特色的活动等 议程：即大会召开的主要事项或程序。主要涉 及主持人、发言代表、讨论主题、开会方式、会议 总结等 会议的时间和地点（如前，已讲述） 所需设备和工具：音响设备、同声传译设 备、投影等音像设备、电脑、桌椅等, 文件发放范围所有代表或是部分代表？列席人员？ 确定会议与会代表的组成秘书提出、领导确定 会议经费管理
8、1.原则：收支两条线 收入：项目及相关费用（P34）支出：项目和大体费用（P35）2.会议成本的计算 时间成本、直接会议成本、效率损失成本,1.会议的时间成本,2.直接的会议成本,3.效率损失成本, 食宿、交通安排住宿：见P28餐饮：见P2829 医疗：交通：见P29 筹备机构、人员分工（P67）,二、会议筹备方案的制订,确定会议名称确定议题确定与会人员确定时间地点确定会议通知内容会议通知跟进落实程序与要求会场布置要求会议文件资料种类、内容、要求会议设备和用品种类、要求会议后勤安排：会议记录安排、会场服务安排、会议预算安排,三、会议筹备工作的检查（书P1215）,按筹备行动计划表与工作日程表进
9、行检查1检查内容：逐项、分块2检查方式：听取汇报、现场检查3 检查结果：大型会议书面形式中小型会议口头形式存在问题协调会形式,四、会议通知1 通知方式：书面形式、电话、传真、手机 短信、电子邮件 2 通知内容：何单位、何时、何地、开什么 会议、会议的主要目的及主要内容、会议期限与日 程安排，与会人员的准备，报到的地点以及日期 五、报到工作报名：告知参加会议报到：持通知报到签到：签名进入会场,六、与会人员编组原则：按地区编组 、按专业编组 注意：照顾个人意愿、领导分散到各组 七、制发会议证件1种类：出席证或代表证、列席证、来 宾证和签到证四种。工作证、记者证2 作用证明与会人员的身份为了会议的安
10、全为了设计到会人数为了方便维持会场秩序,3 证件式样出席证简式。用名片纸印制，长9厘米，宽55厘米， 底色为黄、白色等均可繁式。折叠式，左边折起，口向右连开，卡片纸精制，长11厘米，宽7厘米,省领导学学会成立大会暨第一次学术讨论会出 席 证年月日,八、编制经费预算 交通费用1出发地至会务地的交通费用2会议期间交通费用3欢送交通及返程交通费用 会议室费用1会议场地租金2会议设施租赁费用3会场布置费用 住宿费用, 餐饮费用1早餐：自助餐，按人数计算 2中餐及午餐：正餐自助餐人数 围桌式桌数 3酒水及服务费4会场茶歇 5联谊酒会/舞会 旅游（考察）费用 设备视听费用 宴请及演出费用 预计外支出,九、
11、布置会场座次（书P1012） 会议场所的选定 1会场大小适中2会议场所设施齐全 3保密性好 4安全性强 5避开干扰6经济实用7不与党和国家的有关规定相悖, 会场布置的形式与内容1主席台设置 2一般会议会场的布置 中型会议会场：梯形 式，扇形（半圆形）式 小型会议会场：长方形式，椭圆形（或圆 形）式，锤形（T形）式，单桌条形式 会场的其他布置项目1附属性布置：音响、录音、录像设备，屏幕 放置：放映机 、灯光、音响 2装饰性布置 ：会标、会徽、旗帜、标语口 号、花卉、字画 3安全性保卫布置, 会议场所座次排列技巧 1大中型会议会场座次的排列及其艺术 排列座次的目的 排列会场座次的方法 代表大会按姓
12、氏笔画排列 委员会全体会议，按选举结果次序，排定座位 专业会议按职务和业务关系，排列先后 排列会场座次应注意的几个问题 座次排定以后，应经领导审定固定座次应在出席证上注明座号 座次排定用于高级别会议日常工作会议 可自由入座,第四章 会中服务工作,第一节 会场服务工作一、组织代表签到 簿式签到 证卡签到 会务人员代为签到 座次表签到法 电脑签到二、引导代表入座三、发放会议文件,四、安排会议发言1注意地区的平衡 2注意高层领导与基层领导的平衡 3注意主题平衡 五、组织分组讨论按地区进行编组 按专业进行编组六、做好会议记录会议记录的要求 准确、真实、清楚、完整 会议记录的内容记录会议的基本情况 记录
13、会议的内容 摘要记录 详细记录, 会议记录使用的工具 会议记录的技巧四条：一快、二要、三省、四代 快，书写运笔要快，记得快 要，择要而记 省，在记录中正确使用省略法 代，以简代繁 七、处理临时事项八、内外联络工作,第二节 会议生活服务管理,一、会议食宿服务 饮食服务 住宿安排 住地服务二、会议用品供应 生活用品供应 办公用品供应三、医疗卫生服务 四、交通保障工作五、通信保障工作,六、组织参观考察 做好选点准备工作 做好编组与安全工作 七、组织文体活动八、组织集体摄影九、看望与会人员 重点看望层次较高的上级领导、贵宾等 选择看望行业、部门的与会者 看望全体与会者 十、通信录的编印校对无误后印制、
14、分发,第三节 会议安全保卫工作,一、会议安全保卫工作的筹划 会议安全保卫工作的确定 会议安全保卫工作方案的制订会前应做好的主要工作有： 做好车站、机场、码头的安全保卫工作 安排会议会场、住所的安全保卫工作 安排会议交通方面的安全保卫工作 印制会议所需的出入证件（专用车辆）,二、与会领导的安全保卫工作三、会议场所的安全保卫工作四、会议住所的安全保卫工作 五、重要会议的安全保卫制度,第五章 会议质量管理,第一节 会议质量管理规则一、功能优化 二、讲究效率三、人员互补 四、责权一致五、准备充分 六、民主集中七、以诚待人 八、灵活应变,第二节 会议质量控制,一、影响会议质量因素会议质量=宏观控制工作质
15、量微观组织管理工作质量会议宏观控制工作质量四个因素：数量控制 规模控制时间控制 经费控制公式：会议宏观控制工作质量=数量控制质量 规模控制质量时间控制质量经费控制质量,(二)会议微观组织管理工作质量微观组织管理质量=筹备质量会中管理质量善后质量1影响会议筹备工作质量的因素 会议筹备工作机构履行职责的情况 会议筹备工作的成效2影响会中管理工作质量的因素 会场服务工作的成效 会议生活服务工作的成效 会议安全保卫与保密工作的成效3影响会议善后工作质量的因素 为代表送行工作的成效会场内外善后工作的成效,二、会议质量标准确定会议质量平均满意度=（领导者的满意度 会务人员的满意度与会者的满意度会议评 估专
16、业人员的满意度社会公众的满意度）/5三、提高会议质量方法 注意到会议的合法性 论证会议的必要性 讲究会议的适时性与适地性 提高会议宏观控制工作质量 提高会议微观组织管理工作质量,第三节 会议工作质量评估,一、会议质量评估的意义二、会议质量评估的人员 会议主持人的评估 专业人士的评估 与会者的评估三、会议质量评估的内容会前成效评估会中成效评估 会后成效评估,四、会议质量评估的时机五、会议质量评估方法 调查问卷 面谈访问 电话调查 现场观察 述职报告,国家职业资格证书三级秘书 2008年下复习资料一、判断题（下列判断正确的请打“”，错误 的打“”）二、单项选择题(下列每题的选项中，只有1个 是正确的，请将正确选项序号域在括号中)三、多项选择题（下列每题的选项中，至少有2 个是正确的。请将正确选项序号填在括号中）四、技能操作,敬请批评指正谢 谢,
