1、宣讲团讲稿 蔡夏莲(修改版) 绪 论 n课程的性质、目的和任务n性质。必修的重要专业课程。 n目的和任务。通过本课程的学习，使学生了解电子文件和电子文件管理的一般理论，引导学生以完整的“电子文件观”来理解、思考和把握电子文件及其管理问题，学会用对比的方法来分析和掌握电子文件与传统纸质文件的不同特点，以及与二者相适应的管理理论和管理模式，最终使学生达到系统地掌握电子文件管理的基本理论和实践方法。n教学方式、课程考核方法 n教学方式：讲授、案例、讨论 n考核方式：闭卷考试 总学时数：64 学分：4n成绩评定： n总评成绩构成：平时考核（30）；结课考核（70） n平时成绩构成：考勤考纪（10）分；
2、作业（15）分；课堂提问（5）分 教材及参考资料n建议教材： n电子文件管理基础教程丁海斌、卞昭玲主编，辽宁大学出版社，2021.9n参考资料：n1.电子文件管理教程，冯惠玲主编，中国人民大学出版社，2021年版n2.电子文件管理理论与实践，刘家真主编，科学出版社，2021年版n3.拯救数字信息数据安全存储与读取策略研究，刘家真等著，科学出版社，2021年版n4.电子文件管理学，金波、丁华东编著，上海大学出版社，2021年版n5.电子证据当代机构文件管理战略，戴维比尔曼著，中国人大出版社，2021年版 n 一、档案技术工具的演进 n 档案技术工具，主要包括档案物质载体工具、档案信息记录符号工具
3、、档案信息传播工具等。 档案物质载体工具： 甲骨、青铜、竹木简、纸张、胶片、磁盘、光盘等 档案信息记录符号工具：口口相传、图画、文字、数码 档案信息传播工具：网络、书籍等n （一）无技术工具时代暨无档案时代 口语时代。口头语言所创造的“语义世界”是非固化的，它的记录与传播方式是从人体到人体。这种记录与传播方式具有即时性、狭窄性、不准确性。同样也没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。 示现时代。信息管理与传播的无物质工具时代，是指人们面对面传递信息时代，也就是人类的无档案时代。示现时代使用的信息媒介是示现媒介，示现媒介主要指人类的口语，也包括表情、动作、眼神等非语言符号（即身体语言），它们是
4、由人体的感观或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。 （二）单一再现技术工具时代 n 单一再现技术工具时代的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及相关载体等。其基本特点如下： 其所采用的基本档案载体的单一性比较强。 记录手段也具有单一性。n在这一类系统中，信息记录与信息接收所面对的是单一层次的技术工具，其操作模式是：人工具人。 文件与档案产生于人类野蛮时代向文明时代过渡阶段，必须具备以下三个条件： 随着农业种植技术的产生，人类逐渐从食不饱腹到产生剩余产品，使人们有时间从事单纯的为获取食物进行的生产活动之外的其他活动，特别是精神的知识的保存与生产活动。 人类必
5、须发明通用性、形式化的信息表现技术书面记录符号，如地图、文字等。 人类必须掌握简单的文献载体加工技术，如纸草、甲骨等。n 1.手抄时期的档案工作 （1）概况： 在文字产生之后、印刷术产生之前（公元前3000年至约公元1045年），档案文献记录经历了一个手抄时期。手抄档案效率低、规模小、成本高。 （2）粗载体阶段是手抄时代的主体阶段 其特点： 第一，由于工艺技术水平有限，档案所使用的载体只是经过初步加工的自然物，如甲骨、纸草、简牍、金石等。 第二，由于手抄档案效率低，当时的文档工作机构相对比较庞大。 第三，文件、档案的产生、保管和利用的范围很窄，主要局限于王室范围内。 第四，这一时期开始有了专门
6、的档案库房和初级的档案管理。 第五，手抄时期，档案作为原始文献始终占据书面信息记录的主导地位。 （3）手抄时代档案文献的主导地位主要表现在： 首先，文件和档案的产生有利于人们对知识和经验的积累，对文明发展起到了重要的基础作用。 其次，作为一种书面传播工具，文件和档案对社会发展起着重要的知识传播作用。n 2.印刷时代的档案工作 （1）概况： 印刷术发明之后，人类掌握了对文献型信息进行批量生产的能力。纸张和印刷术的广泛使用，使档案工作产生一些新特点：n促进了档案数量的增长。 n促使人们具有了专业的档案架阁库的概念。n促使人们对档案分类属性和管理方法的研究。n促使人们建立专门的专业教育系统。n （2
7、）印刷时代档案文献的地位： 首先，档案传播知识主角的地位逐渐让位于图书。 纸张特别是印刷术发明之后，由于图书、杂志等出版物在数量上可大量重复，所承载的知识体系较完整、综合，其作用尤其是传播知识、宣传教育等方面的作用逐渐突出。 其次，在纸张时代，档案扮演的社会角色主要是社会记忆、国家与社会管理工具的角色。 总之，印刷术发明之后，档案的凭证价值是其价值的主要方面，其情报（参考）价值是次要方面。 n （三）迭加技术工具时代 n 迭加技术工具时代，亦称机器时代，这些机器包括电信、电话、唱片、电影、广播、电视、计算机网络系统等等。在微观意义上，机器时代主要指计算机时代。其基本特点： 1.信息记录与传播依
8、赖于机器。 2.在绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了迭加工具数字，且数字化实现了传统工具的集合多媒体。 3.载体可以有多种选择，可以是磁性载体，也可以是光学性载体。n 迭加技术给档案和档案工作带来的变化： 1.档案自身存在形态发生根本性变化。纸质档案时代，档案是半虚拟化的。电子档案时代，数字化、电子化使档案存在形态完全虚拟化符号与载体都是虚拟化的。 2.档案管理实现了从物理管理为主向逻辑管理为主的转变。 3.文档一体化与数字档案资源全球化。 4.档案工作由边缘回到核心。 二、信息技术的发展对档案工作的影响 1、计算机在档案管理中的广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段。 2、为档案工作提
9、供了新的管理对象-电子文件 3、对档案学理论提出新的挑战 （1）一些基本概念失去了传统的内涵 （2）档案学的一些基本理论和原则需要重新认识 （3）电子文件的管理理论、方法和管理体制需要全面建立 （4）随着电子文件与档案理论研究的深入，档案学者提出了一些新的理论观点。 三、创建电子文件管理学的必要性和可行性 （一）建立电子文件管理学的必要性 1、是档案学专业人才培养的时代要求 2、保护电子记忆，是档案工作的历史使命 3、是档案学理论和学科建设的内在需要 （二）建立电子文件管理学的可行性 1、有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础 2、有我国电子文件管理实践的支持 3、可以借鉴国际上相
10、关的管理理论、经验和方法 四、电子文件管理学的研究对象和任务 （一）电子文件管理学的研究对象 电子文件和电子文件管理 （二）电子文件管理学研究的任务 在研究电子文件的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子文件管理工作实践经验，探索电子文件管理规律，建立电子文件管理的基本理论和基本方法，建构电子文件管理学理论体系，指导电子文件管理工作实践，从而保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性，最大限度地发挥电子文件的作用。 五、电子文件管理学的学科性质 1、电子文件管理学是档案学的一门分支学科 2、电子文件管理学是一门综合性学科 3、电子文件管理学属于应用学科，具有较强的实践性
11、六、电子文件管理学的研究方法 1、马克思主义唯物辩证法是电子文件管理学研究的方法论准则 2、继承与创新相结合的方法 3、吸收、借鉴科学研究的一般方法 4、引进移植的方法n思考与练习题： 1.名词：档案技术工具 2.论述档案技术工具的演进及其对档案工作的影响 3.分析档案载体演变的历史过程第一章电子文件概述 第一节电子文件的形成 * 一、无纸时代的历史必然性* 1、“无纸时代”的概念* 2、“无纸时代”到来的必然性依据 * 3、“无纸时代”到来是一个过程，并需要有一个判断标准 *无纸时代：是指在我们的现实工作与生活中，纸张已不再是我们的书写工具，取而代之的是计算机、网络、磁载体和光载体等基本工具
12、。*历史上记录方式的变革大约经历了四个阶段：*第一阶段：原始材料的直接利用阶段。*第二阶段：原始材料的粗加工阶段。*第三阶段：纸质文件阶段。*第四阶段：电子文件阶段。* 二、电子文件的发展历程 *电子文件发展要经历四个阶段：*第一阶段：过程阶段。 *第二阶段：辅助性电子文件阶段。*第三阶段：电子文件阶段。*第四阶段：无纸阶段。* 三、电子文件生成途径 *目前，电子文件的生成途径主要有两种。直接生成和模数转换。直接生成的电子文件称为原生性电子文件，经过模数转换生成的电子文件称为再生性电子文件。* （一）直接生成 *是指文件初次形成即直接在各种数字技术环境中以数字形态产生，或通过各种数字技术设备直
13、接对各种事物的特征、声音和图像等多媒体信息接收、采集而成。* 1、办公自动化*办公自动化（officeautomation，简称oa）是指对办公信息进行自动操作（如文字处理、文档管理）的数据处理系统。它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。 oa在我国自20世纪70年代开始发展，到20世纪90年代中期大致经历了三个阶段： 第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；以单机为主、以实现个人事务处理为目的。 第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印
14、机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等； 第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。*一般oa系统的基本模块*（1）工作流处理 * 利用计算机技术将手工作业程序计算机化，包括系统设备、工作流程设计、工作流监控。生成的电子文件包括在设计、维护、监控过程中的各类记录。*（2）收文管理 *包括收文登记、拟办、图像及文本自动传阅、分发批办、接收清退、检索利用等。生成的电子文件包括所收文件、登记信息、拟办批办意见、传阅信息、利用登记等。 *（3）发文管理 （4）办
15、件管理* （5）会议管理 （6）视频会议*（7）领导办公 （8）公共信息栏* （9）电子论坛 （10）电子邮件*（11）自动传真 （12）个人事务处理*（13）文档管理 （14）系统配置*（15）个人工作台 （16）人事档案管理* 案例1 案例2*（2）数码相机 digitalcamera（dc），是一种利用电子传感器把光学影像转换成电子数据的照相机。数码相机广泛应用于各个领域：印刷业、医疗卫生、建筑监理、保险备案、军事侦察、广告、日常生活等 *（3）集成制造系统（cims）computerintegratedmanufacturingsystem*cims是通过计算机硬软件。并综合运用现代管
16、理技术、制造技术、信息技术、自动化技术、系统工程技术。将企业生产全部过程中有关的人、技术、经营管理三要素及其信息与物流有机集成并优化运行的复杂的大系统。 其核心内容主要由三部分组成：计算机辅助设计、制造与产品数据管理（cad/cam/pdm） *cad（computeraideddesign）：*利用计算机及其图形设备帮助设计人员进行设计工作。在工程和产品设计中，计算机可以帮助设计人员担负计算、信息存储和制图等项工作。*cam（computeraidedmanufacturing）： *（计算机辅助制造）的核心是计算机数值控制（简称数控），是将计算机应用于制造生产过程的过程或系统。 *pdm（
17、productdatamanagement）产品数据管理 *pdm是一门用来管理所有与产品相关信息（包括零件信息、配置、文档、cad文件、结构、权限信息等）和所有与产品相关过程（包括过程定义和管理）的技术。*（4）遥感技术 *遥感是指非接触的，远距离的探测技术。一般指运用传感器/遥感器对物体的电磁波的辐射、反射特性的探测，并根据其特性对物体的性质、特征和状态进行分析的理论、方法和应用的科学技术。 *遥感技术广泛用于军事侦察、导弹预警、军事测绘、海洋监视、气象观测和互剂侦检等。在民用方面，遥感技术广泛用于地球资源普查、植被分类、土地利用规划、农作物病虫害和作物产量调查、环境污染监测、海洋研制、地
18、震监测等方面。 *（5）地理信息系统（geographicinformationsystem，简称gis） * 地理信息系统广泛应用于资源调查、环境评估、灾害预测、国土管理、城市规划、邮电通讯、交通运输、军事公安、水利电力、公共设施管理、农林牧业、统计、商业金融等几乎所有领域。 *（6）卫星系统 *人造卫星通常指环绕地球飞行的无人航天器。“九五”以来，我国先后成功发射气象卫星、通信广播卫星、资源卫星、“北斗”导航卫星等多种类型的卫星。* （二）模数转换 *模数转换是指将模拟信息转换成数字信息，以便计算机处理的过程。 *模拟信号指用连续变化的物理量表示的信息。其信号的幅度、频率或相位随时间做连续
19、变化，如传统广播电视的声音或图像信号。 * 数字信号是人为地抽象出来的在时间上不连续的信号，如一系列断续变化的电压脉冲、光脉冲等。 *进行模数转换需要利用一定的输入设备和技术，主要包括： * 1、键盘 2、笔绘版 3、手写字 4、语音输入和声控 5、扫描仪 6、条码技术 * 四、电子文件来源途径 * （一）电子政务【中国电子政务网：http：/ 作业。通过搜索引擎查找几个电子商务网站，并从中选择一个，分析它在进行商务活动中可能产生的电子文件及其类型。第三节 电子文件的特点和作用* 一、电子文件的特点 * （一）信息的非人工直接识读性* 1.人与信息之间关系发展的三个阶段 第一阶段，口口相传 第
20、二阶段，人信息工具人 第三阶段，人工具工具之工具人 2.科学地客观得认识“非人工直接识读性” 思考。一份数字文件的读者是程序。杰夫罗森伯格* （二）对计算机系统的依赖性*依赖的两层含义： 一是文件管理活动必须借助于计算机系统才能实现。这是电子文件永恒的特点。 二是计算机系统的不兼容问题。这一问题随着电子计算机技术的发展将逐渐得到解决。*电子文件的系统依赖性在近期有碍于它的使用和发展，但从发展的眼光看，是实现自动化管理的必要条件，是电子文件先进性的表现之一。* （三）信息与特定记录载体之间的可分离性 *信息不再具有固定的物理位置，也不再对特定记录载体“从一而终”，可以根据需要随时扩展、缩小或改变
21、存储空间，在不同存储介质之间转换。* （四）信息存储的高密度性 电子文件信息的存储密度大大高于以往各种信息存储介质。而且，随着计算机技术的不断进步，电子介质的存储密度还在以难以想象的高速度继续加大。把一个档案馆的全部档案、一个机关的去文件放在一张光盘里，已不再是神话。* （五）多种信息媒体的集成性 *电子文件是多媒体的，是立体的，是一种全方位的记忆和再现，实现了文件功能的革命性变化。 *“多媒体即是本质上互动的媒体”。用户可以与计算机上的“多媒体文件”发生互动，有了更大的参与性和选择性。这无疑是电子文件在表现功能和输出功能两个方面实现了巨大的飞跃。 * （六）文件形成与更改的可操作性* 1.“
22、随心所欲”的文件制作与利用* 2.可变性可能带来的负面影响 电子文件的可操作性有时会表现为可变性。这种可变性会使人们对电子文件的真实性产生怀疑，怀疑它具有某种与文件和档案属性不符的特点。在办公自动化系统中，这种可变性往往被设定的固定程序所预防，一般不易发生。* 讨论：信息与载体的可分离性 * 传统纸质文件时代，文件信息也可以通过手抄或复制等方式，使其脱离原载体，进行信息转移、传播，这是否也属于信息与载体的可分离性。* 讨论：电子文件的虚拟性 汉语大词典中“虚拟”的含义主要是“虚构”、“设想”；“非物质的”、“非实体的” 陈志良。广义的虚拟是指规则文明或符号文明，是人类对各种规则的合成、选择及其
23、演化。 狭义的虚拟是指当代的数字化的表达方式和构成方式、实践方式和创造方式。 * 二、电子文件的作用 * （一）可以改变办公方式、提高办公效率* （二）有利于文档一体化的实现* （三）可以充分发挥信息资源共享的优势* （四）电子文件能集成多元化信息*第四节 电子文件的形成规律和生命周期* 一、电子文件形成规律 *指电子文件从制作到生成的过程中所表现出来的种种内在规律性。作为电子文件管理方法的一句，电子文件形成规律的研究具有十分重要的意义。*1.电子文件的形成与业务活动的开展同步进行*2.电子文件的形成依赖于系统*3.电子文件信息形成与存储分散化*4.数据类型与文件格式多样化*5.电子文件信息生
24、成的动态性* 二、电子文件生命周期 * （一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分* 概念阶段* 产生阶段* 维护阶段* （二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释 *第一阶段：文件的孕育形成阶段*第二阶段：文件的现实使用阶段 *第三阶段：文件的暂时保存阶段*第四阶段：文件的保存阶段或历史阶段 （三）佛兰克厄普沃德的“循环周期论” *“往复运动于生成到处置的连续体中的一个过程”。* 三、文件连续体理论 *20世纪80年代，澳大利亚档案学者提出的一种新型文件管理理论或概念模型阅读资料： 1.文件连续体理论的借鉴与反思，吴品才，档案学通讯，2021（6） 2.文件生命周期理论与文件连续体理论关系研
25、究述评，朱慧钰，北京档案，2021（1）*第五节 电子文件的原始性与法律证据性* 一、电子文件的原始性* （一）传统文件的原始性 * （二）电子文件原始性认定的困难* （三）重新界定“原始性” * （四）国外对电子文件原始性（或原件）问题的确认方法 阅读资料：电子文件原始性的认定与维护：http：/ 二、电子文件的法律证据性*电子文件的法律证据效力 *法律证据效力。指一种证据它是否具有证据价值，是否被法律认可，以及它在作为法律证据使用时证明力度的大小等一系列的问题。*1.电子文件法律证据价值* 体现：（1）电子文件具有凭证作用* （2）电子文件具有人可读形式* （3）电子文件具有多种信息媒体集
26、成性*2.电子文件的证据能力 *证据能力。又称证据的可采性，是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。*（1）世界各国关于电子文件证据能力的规定*证据规则模式 *一般不具体规定哪种形式的证据资料可以为法律所接受，而是靠确立一系列的证据规则来确定证据的可采性。*a：传闻证据排除规则 *英美法系国家所确立的一项证据规则，是指传闻证据不具有证据可采性，在法院审判中不能作为证据使用 *b。最佳证据规则*英美法系国家的一条重要证据规则，指只有文书的原件才能作为证明文件内容的证据被采纳。 *自由证据模式 *大陆法系国家通常不对证据的可采性问题做硬性规定，而是允许自由提出所有与案件有关的证据材料，而不论其表
27、现形式如何。*证据清单模式 *一般是开立一份关于可接受的证据的清单，如果某一证据材料可划归为证据清单中的某类证据，它就具有证据能力。 （2）我国法律关于电子文件证据能力的规定 散见于三大诉讼法之中 （3）国际组织关于电子文件证据能力的规定 国际商会、联合国国际贸易法委员会* 3.电子文件的证明力 *（1）电子文件具有证明力的基本条件 *a.电子文件必须具备证据客观性*b.电子文件必须具备证据关联性*c.电子文件必须具备证据合法性*（2）保证电子文件证明力的基本措施 *a.保证所输入数据的来源及将文件转换成机读格式的过程是真实的。*b.保证电子文件形成、管理的系统具有可靠性*c.应将文件的毁坏、
28、非故意或恶意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供发现机制。*d.电子文件必须保留背景文件。 *e.保证电子文件证据的收集程序符合法律规定*电子文件管理与版权保护 * （一）电子文件管理中的版权认定与保护* 1、电子文件管理中的版权认定 *版权又称著作权：是指作者及其他版权人对文学、艺术、科学作品依法享有的各项专有权利。版权认定包括三方面内容： *a：客体认定：认定哪些电子文件受版权保护*b：主体认定：认定谁拥有这些电子文件版权*c：权利内容认定：认定版权人具体享有哪些权利*（1）电子文件作品的认定*实质要件： *作品的独创性。指作品由作者独立构思而成的，作品表现形式或内容完全不是或者基本上不
29、是同他人的作品相同，即不是抄袭、剽窃、篡改他人的作品。*具有固定性和可复制性 *具有合法性：内容合法*形式要件 *表现形式：传统作品的数字化形式； 新型的电子作品*时间形式：著作人身权的保护期* 著作财产权的保护期*（2）电子作品版权权属的认定*版权主体的种类：*创作作品的公民*法人和非法人组织*特殊电子作品版权归属：*职务电子作品*电子数据库作品*计算机软件*（3）电子作品版权权利内容的认定 *发表权。决定作品是否公之于众的权利。 *署名权：表明作者身份，在作品上署名的权利*复制权：以印刷、复印、拓印、录音、录像、翻录、翻拍等方式将作品制作一份或多份的权利 *信息网络传播权。以有线或无线方式
30、向公众提供作品，使公众可以在其个人选定的时间和地点获得作品的权利。 *摄制权。以摄制电影或者类似摄制电影的方法将作品固定在载体上的权利。* 2、电子文件管理中的版权保护*（1）对他人版权的保护 *a：直接与版权人签订著作权许可使用合同*b：通过版权集体管理组织获得权利许可*（2）对自己版权的保护 *a：对作品采取技术保护措施*b：在电子作品中加入版权管理信息*c：依法提起诉讼，维护自身合法权益 * （二）网络环境下电子文件管理涉及的版权问题* 1、网页内容的版权问题* 2、网络链接的版权问题 *1）链接的分类*2）链接的版权问题*电子文件管理与隐私权保护* （一）个人资料与隐私权法律保护 *隐
31、私权。是指个人信息不被非法获悉和公开、个人生活不受外界非法侵扰、个人私事的决定不受干涉的一项独立的人格权。 *个人资料。国外法律中使用的一个法律术语。是公民个人隐私信息主要的外在表现形式。 * （二）电子文件管理中侵犯公民隐私权的行为* 1、不合理的收集个人资料 * 2、对个人资料不合理的利用* 3、对个人资料质量的侵害 * 4、对个人资料安全的侵害* （三）电子文件管理中公民隐私权的保护* 1、个人资料收集行为的依据 * 2、个人资料收集的过程* 3、个人资料的持有 * 4、个人资料的披露和公开双语教学词汇 *oa办公自动化* cad计算机辅助设计* cam计算机辅助制造 *e-govern
32、ment电子政府 e-gov 电子政务 electronicrecords电子文件 * digitaltext数字文本*digitalgraphic数字图形 digitalimage数字影像 digitalvoice数字语音 *digitalvideo数字视频*lifecycleofelectronicrecords电子文件生命周期 therecordscontinuum文件连续体思考与练习题： 名词：电子文件 文件连续体理论 电子文件生命周期 系统依赖性电子文件法律证据效力 电子文件的证据能力 电子文件的证明力1.分析电子文件的生成途径和来源途径。 2.你认为哪些技术环境可以生成电子文件。
33、3.为什么要对电子文件进行不同的分类。 4.如何理解“无纸时代”。 5.简述电子文件的发展历程 6.什么是电子文。如何理解电子文件的基本特征。 7.如何理解电子文件是由内容、结构和背景信息组成的。结合具体类型电子文件进行分析。 8.你对电子文件的哪种特点感受最深。请结合个人实际谈一谈。 9.结合电子文件管理中所遇到的问题，谈谈对文件连续体理论的认识。 10.如何保证电子文件的证明力。n第二章n电子文件管理n第一节n电子文件管理内容n 一、电子文件管理的基本内容n （一）电子文件的微观管理 n 电子文件的微观管理指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术、方法对其加以组织和控制，形
34、成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。 n电子文件的微观管理的环节与传统文件、档案的不同：n1.顺序上的不同n2.内容和形式的不同n3.技术上的不同n （二）电子文件的宏观管理 n 指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效地运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。n1.电子文件宏观管理原则 n1）应纳入国家档案事业管理体系之中n2）要有超前性和
35、预见性 n3）应兼及电子文件和电子档案两个阶段，贯彻文档一体化原则n2.电子文件管理规划 n是指以可靠的文件档案管理理论及其实践经验为基础，运用专业管理、行政管理和财务管理等相关管理方法与手段，制定电子文件管理目标、任务和实施方案，保证电子文件管理质量，提高电子文件管理效率，为电子文件形成者、用户和社会提供服务。包括国家层面至机构层面不同层次的规划 n1）戴维比尔曼的电子文件管理规划思想n管理目标为机构的职能活动提供证据n战略重点应用系统n实施策略系统管理 n管理对象文件内容和背景信息n工作方法文件著录n智力投资人员培训n倡导电子文件文化 n2）我国电子文件管理规划 n我国至今未制定一部完整的
36、、单项的电子文件管理规划，但在许多政策性、计划性文件中，充分考虑到对电子文件管理的发展和规划问题。 n如2021年颁布的档案事业发展“十一五”规划其中之一是：进一步加强档案信息化建设，促进档案信息资源共享。n3.电子文件管理的法制化建设n1）必要性 n是档案工作法制建设的需要 n是新技术条件下电子文件管理工作理论与实践发展的需要n是档案工作现代化管理、档案事业进一步发展的需要n2）我国电子文件管理法制建设存在的问题n电子文件法律地位迟迟不能确立 n电子文件宏观管理不够，工作体系不明确n人员经费和技术条件的限制n 二、电子文件管理流程 n （一）电子文件管理环节总况n新增环节： n1.参与电子文
37、件的形成 n2.建立电子文件信息数据库n3.电子文件长期保存 n （一）电子文件管理流程的变化n1.时间上的变化提前和延长n2.内容上的变化复杂化、集成化n3.顺序上的变化有串行向并行发展n阅读资料：刘越男电子文件管理流程的变化及其引发的思考，中国档案，2021（9），4144页 n （三）电子文件管理“业务流程重组”n阅读资料： n1.王晓坤等试论电子文件管理流程的变化及重组，山东档案，2021（1）n2.周毅信息技术运用与文件管理流程的重组，档案学通讯，2021（1）n第二节电子文件管理的指导思想和原则n 一、电子文件管理的指导思想 n （一）辩证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想n （
38、二）电子文件与传统文件管理共存与互动的思想n （三）注意防止两种倾向n 二、电子文件管理的目标 n 管理目标是确定管理原则、管理方法和管理行为的基础，电子文件管理与纸质文件管理的目标有许多共同之处，由于电子文件自身的特点，其管理有一些特定的取向。n （一）电子文件的真实性 是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。 n 文件的真实性表现： n 1.文件在产生过程中的真实，即某一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动。n 2.文件在产生之后的真实，表现为在整个生命周期里未被更改，仍然保持其在产生时的本来面貌 n 真实性是保证电子文件行政有效性和法律证
39、据性的基础，是电子文件反映历史面貌，得以作为社会记忆长久保存的前提。 n 保证电子文件真实性困难的原因：n 一是电子文件信息的易更改性；n 二是电子文件信息的软硬件依赖性阅读资料：【加】 露西安娜杜兰蒂如何长期保证电子文件的真实性。中国档案，2021（3） （二）电子文件的完整性 是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等没有缺损。 电子文件的完整性包括两方面的含义： 一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；（对一般文件管理的要求） 二是每一份电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等没有缺损。（对电子文件的特殊要求） n电子文件构成要素 载体 med
40、ium承载信息、具有实体形态的介质内容 content文件记载的信息。 物理和智能格式physicalform&intellectualform物理格式指决定文件外观及存储状况的一组属性。 智力格式指表示文件生成活动、文件编制及管理背景的所有属性活动 action签发文件的活动等， 即以文件为手段，创建、维护、改变、结束某项工作的行为。人员 persons利用文件开展工作的人或团体 档案链archivalbond同一业务活动所形成的所有文件之间的联系背景 context文件产生的司法、行政、业务活动以及技术环境等 （三）电子文件的有效性 是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可读
41、性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 有效性保障的目的是使文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、技术迁移、设备更新等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并加以利用。（可读性） 思考。造成电子文件不可识读的原因。 （四）促进工作效率的提高 电子文件是在各种社会活动中产生的，其基本职能是支持各种职能活动的开展。因此电子文件管理应以提高工作效率为目标。 （五）方便查询和利用 查询和利用的过程是实现电子文件信息价值的过程。 具体目标： 1.广泛，即拓宽利用范围 2.高质，对相关内容深度整理和挖掘 3.及时，在第一时间实时提供利用 4.合理，保护信息安全 n 三、电子文件管理的基本
42、原则 n 为了在复杂多样的电子文件生成、运行环境中选择和实施有效的管理，全面实现其管理目标，必须遵循一定的管理原则。 （一）全程管理原则 根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。n 电子文件全程管理的深刻涵义： n 1.是一种全面的管理n2.是一种系统的管理n3.是一种过程管理 （二）前端控制原则 指针对电子文件的管理，从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）一直到归档整个过程给予全盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。 其内涵包括两个方面： 1.整体规划 2.业务环节提前 前端控制原则是现代文件、档案管理理念的重要内容，其必要性主要体现在以下两个方面： 第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整完全、长期可读的有效策略。 第二，前端控制是优化管理功能，高管理效率的科学理念。 （三）动态管
