1、企业行政管理,如何做好创业初期的行政管理规划,企业管理模型,行政管理介绍,企业的行政管理体系，是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由企业高层管理者分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。 行政管理体系担负着企业的综合管理工作：包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。企业中除行政管理之外的工作，都是相对专业的。行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）等企业所有业务的顺利、有效实施和相互间的协调。 一个成型企业的行政管理体系，其本身就是一个具体而细微的小企
2、业。行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其它部门的工作。行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理的深度，又涉及到许多局外人难以想象的细微环节；行政管理的重要，是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁；行政管理的敏感性在与它在工作接触的服务性和全面性，信息收集和反馈的程度都要高于其他任一部门。,行政管理在企业管理中的处境,行政管理目前面临一个比较尴尬的大环境。行政部门是企业里在执行面和服务面上相对来说最为广泛的管理部门，一定程度上需要一定时间的去与各部门磨合才能够找到适合部门正确开展工作的方式、方法
3、，以此来促进沟通和交流的渠道，拓展行政工作的视角，最终完成企业所赋予的使命。在企业内部更多的高层看重的更多是市场，能够直接反映利润的部门，对内部管理往往欠缺创新意识和改革意识，难以投入更多热情和成本在这方面，对于行政部门看重的更多的是执行力，而不是管理创新能力。行政部门是企业管理者的高参和臂膀。一旦成为简单的为管理而管理，缺少工作主观能动性后，只能成为摆设而不能服众，如此对于制度建设和推行直至监督都毫无益处。工作的执行更多时候如果得不到上级领导的重视和支持，那么更会导致执行难、沟通受阻，丧失部门职能的危机。这么重要的部门一旦缺少了它应有的责权，会给企业各个方面的工作都造成不可估量的损失。,行政
4、管理的职能和要求,管理沟通协调服务反馈监督,恪尽执守，严于律己、宽以待人兢兢业业，团结守信，细致入微公私分明，诚实敬业，公正客观心态平和，处世不惊，心胸宽广机智灵活，触类旁通，端正立场执行、落实组织、反馈学习力, 行政管理职能之管理,专门的行政管理部门（通常称为办公室、总经理办公室、行政、总务部之类）担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究国内外市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组
5、织架构，任用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。为了做好纷繁复杂的行政工作，行政部门的领导不能东一榔头西一棒子，茫无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，吃力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。行政部门的领导应该有“泰山崩于前而色不变”的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的“法治”秩序。更重要的是，要培养出
6、一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施)、软件(如规章制度、工作程序)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程度上就会象一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以“人治”。一个行政部门的的管理能够做到这种程度，可以算是有一定水平了。然而，行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平，那还是不够的。行政部门还必须在“管理”、“协调”和“服务”三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。 从管理方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的参谋和
7、助手，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的高参和臂膀。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。, 行政管理职能之沟通,从“沟通”方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。行政管理部
8、门是面向全公司所有部门和所有人员的职能部门，部门内的人员必须有强烈的沟通欲望，对上级对同级对下级都是如此，沟通是推动工作进程、解决工作问题、形成一致意见和目标的最佳途径。对于新成立的公司而言，沟通又是重中之重，企业的文化背景和企业形象的建立，与行政部门也是息息相关的。对于行政这样的工作岗位来讲，要想取得工作的顺利开展和得到更多的工作支持，与公司内每个人员的沟通都要达到一致，才能保证服务的质量，最终实现共同发展、共同创造的良性循环。所以从事行政的人员必须保持不间断的沟通，才能树立威信和良好的信誉，才能在工作中发现什么是真正应该去做的，急别人之所急，供别人之所需政管理人员在沟通的过程中必须保持一颗
9、不急不躁的心态，就事论事，态度温婉而不失立场，思路鲜明，建议中肯，就矛盾部分深入沟通，加以客观分析，辅以完成。沟通的过程中会因为观点意见的不一致而导致沟通不畅，甚至导致沟通的暂时中断。做为行政管理人员来说，此时就要冷静分析，处世不惊，不能带个人情绪继续参与到沟通过程中，只有真正从工作的角度出发，以平和公允的心态来面对对方，真诚直观的交流才能够收到好的效果，要知道并不是每一个沟通都能够实现最好的效果，但一定要抱着实现最完美沟通的意识去与他人接触。沟通的过程中要善良于观查，观查是下一步你要进行沟通内容的基础，只有知道问题集结在什么地方你才可能针对它提出想法和观点，以企业大的角度出发再结合实际工作去
10、服务于对方，真正让对方切实感受到是企业在关心和关注，而非你们两个人在打交道，细心、耐心的聆听。行政管理人员在沟通的过程中要注重方式和方法，对不同的部门、不同的人采用不同的沟通方式，以积极乐观的情绪去带动和感染。在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。, 行政管理职能之协调,行政工作的另一个重点就是协调各部门之间的关系，处类旁通，在沟通的过程中会了解到很多信息，将可用的信息加以归类整理，分析解决，对于因职权的限制而不能够给予处理的工作事宜，最佳途径就是寻求帮助，智者当借力而行。行政管理工作是点滴积累的过程，没有大风大浪，大多上日常繁杂锁碎的事情。对于与相关部门的工作必要时
11、给予提报，提报的对象可以是协调部门的负责人，也可以是上级领导层，因事而定，再与相关部门共同完成可见的和末见的工作隐患，实现共同成长的目地。其实在一定程度上、在协调过程中也加深了部门的群众基础和行政管理的工作形象。协调各部门之间的关系和协调工作内容，注意日常的积累，做好自我审视，只在强劲了自己的各方面的储备，才能够更好的去完成协调工作。遇事不退缩，事不关己、高高挂起的思想不能有，要知道自己在企业管理中所处的位置和部门的责任。, 行政管理职能之服务,行政管理部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于以企业为最终目的的。行政管理部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业
12、关注的“中心”。不但不可能，而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料(任务)进去，那头成品(结果)出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为，特别要反对把行政部门变成“门难进，脸难看，事难办”
13、的官府衙门。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。 企业发展需要规章制度辅助管理。行政规章制度是企业管理员工、规范员工行为及指导工作方向、方式、方法的公文性文件，是企业不可或缺的政策指引，需要行政部门能够在熟识企业发展目标、方向，确信企业发展轨迹期间逐渐拟定、公布，并在以后的工作中不断加以修正、完善。这些规章制度能够在短时间的培训和引导下使新入职或在职的员工有据可依、有迹可寻，并在日常工作中引导和创立企业文化，发挥行政职权，规范和监督员工行为，服务企业的跟本，也是员工能够看到企业发
14、展希望的最直观的第一步。行政人员担付宣导和组织学习的职责，这种工作的实施需要坚定的后勤服务基础和服务体系的健立完善，以便执行起来更容易。行政管理人员能够把服务职能做好，在服务上当好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。由于各种因素，并不容易达到，我们只能是尽力而为之，努力趋近于这种境界。, 行政管理职能之反馈,行政管理部门承接着企业方方面面的管理、沟通、协调、服务工作，从而直接或间接掌握企业内部更多的资讯，信息传递过程中更易了解到部门与员工的工作动态、工作情绪、员工心理装态，有些内容看似轻微，实则可能隐藏着潜在的危机和不稳定的因素，这些都可能影响企业下步工作的进程。做为行政人员来讲，在了解到此
15、类信息后不管与行政部门有没有直接的关系，行政部门能不能够给予必要的协助和服务，都应该分析其内容，按照不同的解决方法和处理形式反馈给相关权责人员，以便能够将团队内的人员的工作状态调节到最佳，实现工作效率的最大化，给企业杜绝潜在危机，给管理者更多的空间和信息去规范工作。行政管理部门不但撰写行政文件，公布行政文件，而且最重要的是监督下一步政策文件的落实执行情况，在执行的过程中行政管理部门会得到比其他任何部门都多的反馈意见，这些意见从表面上看可能是员工对于企业管理文件的不理解、抱怨等，但是正面来看这些反馈意见却是最能够推动政策实行和再次通过修订、补充后达到共同认知得以执行的标准。对企业的管理和企业的发
16、展都有不可忽视的作用。行政管理部门对外部的接触也比较多，小到小的客户、大到国家政策指引，行政人员对外的工作直接代表企业的形象，通过在与外部人员的沟通过程中了解到更多的他人对企业的认识，得到更多对企业发展有利或不利的信息，如果对其不理不顾，可能会造成外部信息的阻塞，让企业管理者不能够在第一时间内得到对其发展有着得要价值的信息，不能够按现实的规章制度、法律条文来调整企业发展思路和规避同行竟业的时效。所以企业内的行政管理部门不但是用心去工作的，也要善良观察和收集有利企业发展的信息，分析汇总并给予提报，反馈给最高管理层，实现企业与市场同步定位。,监督一词看起来就是比较生硬的字眼，给人的感觉不舒服。任何
17、人都不想在监督下工作和生活，任何人都想要一个比较自由的空间，都有自尊心。这个空间一旦受到不应有、不公平、不公正的待遇后可能会一触即发的情绪，所以监督过程是一个比较功心废力，有时挨累不讨好的工作，而企业中的行政管理部门就有着这项不可推卸的职能。行政管理的监督职能真接面对企业内所有的人，从上到下，从里到外，不过行政管理中所涉猎的监督过程却是讲求方式方法的，不是传统上的“看人”，而是在日常的工作开展中对企业内部部门上和人员执行制度上进行的考核和引导，通过日常工作所反映出来的服务性体系。这种监督过程是在一种交流和沟通服务过程中反反馈出来的一种体制上的跟进，是完成企业所交待的工作，并将它实施的内容得以正
18、确建立、灌输和引导的过程，同时也是发现新的事物和内容加以修正、改进，得到最适合企业发展方向进行的统一、系统的规划。只有良好的监督才能够成就后期完美的服务。行政管理工作中的监督需要耐心、细心的思考心态去面对结构中的人和事物，以正确公允的心态处于企业管理立场发掘更适合企业发展和员工职业规划的过程，能够让在企业中工作生活的独立个体融合企业环境、遵守企业规定、健全自身修养、提高工作质量、真正全身心的服务于企业的一种形式。行政管理中的监督是一种以自身做责、树立标杆、答疑解惑、求同存异、在整体精神上达成一致为目地，使企业内所有人员都能够有章可依、有章必依、有章可寻、有章可用、有章可施的系统管理工程。是企业
19、与员工共同遵守，同时又是相互监督、相互制约、相互促进的管理行为。, 行政管理职能之监督,行政管理的特点和要求,管理与效益结合注重管理内容和管理实质 管理讲究实效 管理体制灵活 服务色彩鲜明 行政管理岗位职能设置行政管理机构人员设置需求, 管理与效益结合,企业的行政管理不是独立自足的，它是以服务于其他部门和管理层共存的一个服务管理体系。企业从创立之初各部门组织结构的架设和人员的引进，最终目地是实现企业阶段性的规划和发展目标，其中加以企业自身发展所独有的特点及规章制度，来完成企业内部的机构分工和内容细划，而行政管理部门就是企业在创建模型时最先能够确立和执行的服务机构。它不是企业利润的归属，更不是企
20、业发展过程中视之为重点扶持和加强管理的部门，但它却恰恰是企业整个管理过程中最重要的中间环节，它对企业中的各部门关联及需求起着至关重要的作用，它服务的对象是企业内部所有职能部门及所有人员，不是单独存在就能够发展和生存的。行政管理本身并不是企业的目的所在。企业的行政管理即使搞得象一朵花一样，如果不利于充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源，不利于调动广大员工的积极性、主动性和创造性，不利于开源节流，提高企业的经济效益，加快企业的发展，这样的行政管理设置是没有价值的。企业行政管理服务于企业的根本目的即：通过为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。这与行政管理部门在管理与效益的结合
21、上体现的最为突出。企业的制度建设和企业文化建设是直接影响企业经营效益的，没有好的制度，员工无从谈到遵守，无从谈及合作，无从谈到创造，更无从谈到贡献；没有好的文化，从业人员难以保持激昂的工作情绪、难以融入企业环境、难以控制自身发展行为、难以诚实的对待企业、难以形成团结一致的团队文化、难以正确认识到相关个人劣性行为对企业的损害，而企业不能够建立好的文化，这样也是直接导致企业用人机制扭曲、发展方向走入误区、执行文化不能够得以落实，最终导致企业退出竟争市场收尾。企业的行政管理恰恰行使着建立一系列良好健康管理系统的使命，同企业同呼吸共命运，以发挥部门职能，承担相应的责任。行政管理部门存在的本质就是倡导一
22、种共同价值高于个人价值的企业价值观。 （论安然公司的倒塌）, 注重管理内容和管理实质,行政管理工作应尽量减少不必要的表面文章、繁文缛节、形式主义。企业的行政管理往往根据公司实际需要，对行政管理的诸多制度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁和调整，使之变得精练、实用、简洁、便利、省时、省钱。行政管理工作的行政事务管理，看似难以量化的工作内容，实则可以有一定的规律可循。日常的行政事务处理中大多是比较循环的工作占的比重较大，所以做为行政管理人员来讲就要善于总结和归纳，通过理性分析得出相应的经验，得以在日后同类事务中的应用，将其中不必要的又较浪费时间的过程在不影响结果的情况下简化或细化，得以提高工
23、作效率为目地。行政管理工作中的办公事物处理就更是繁杂的工作，小到低值易耗品的采购，大到资产的系统管理，这些都需要得以正常的程序执行和指导，以提高使用效率和保证正常的工作效能，辅以相应的管理模块降低人力成本和物质损耗，以提升企业的经济效益。 行政管理工作中的人力资源管理更是行政管理的一大体系，它直接对企业的人力输入输出起着至关重要的作用。建立一套成形的人事制度、人事规章、人事管理体系，对企业的人才引进和留用机制都很有帮助，以此来推进团队组织和团队建设。对于企业内部员工来讲，更多的时候希望看到透明、简洁、直接的可执行性的文件，这样也能把更多的时间成本不浪费在填填写写中，真正将有效的时间运用到本职工
24、作中去，实现更大的工作效益。行政管理人员在诸如此类方面都应该下足本钱，将企业的制度、政策、规章、管理真正落实到实处，给企业和员工更多的时间和空间去追求长远的利益，同时也对本部门的工作得到质上的提升和部门整体形象的塑造。行政管理的实质就是以创新的角度去横量企业在市场竟争中的连接，用行之有效的行政管理手段为企业寻求更高效的管理方式方法，为员工寻求更有益有利的生存发展空间。定位和基础非常重要。, 管理讲究实效,行政管理工作在企业的管理内容上更不能趋向于表面化，只要面子上过得去是不可取的，虽然在一定程度上其他部门或管理组织者没想过要向行政管理要什么效益，只要服务上跟得上，结果满足就可以了。不过做为行政
25、管理者本身不能有这种意识，工作的出发点必须是在追求管理实效、降低管理成本、加强管理力度、提高员工有形收益上着手，这些看似平实的工作实则是为企业在整体的过程控制中无形的减少了企业的支出和不必要的浪费，从而企业的效益有所提升。虽然我们不能说要直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为，也就是说，不能直接对某个具体的行政行为问“你这种做法能为企业赚多少钱”；但是，企业的行政管理还是比较直接地与企业的经济效益相联系。企业行政管理的着眼点在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源，提高员工工作积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展。很多企业发展到一定规模的时候就会出台政策：”向管理要效益“，在
26、一定的市场风险投资得到稳定后，变动费用风险渐渐趋于平衡时，就是整治企业内部管理的时机，很多企业都是在投资初始的时候将市场做为一个重点培养和扶持的项目，在人、财、物上给予充分的考量，一旦基础形成，转向企业内部管理是正常的管理趋势，此时对于行政管理的要求在整体的内部管理都上会更加重视，如果前期行政管理能够与市场管理关系对等，下一步的工作就会简单一些，如果前期行政管理上比较放任，组织规划比较宽松，此时的向管理要效益就显得尤如重要，一定程度上的控制和管理都能够带来预期中更高的回报。所以做为行政管理机构来讲，最务实的工作就是在支持服务的过程中保持与企业同步的规划，这样才能够在日后的控制中更能够发挥主观能
27、动性，以自己优秀的管理模式来影响整个企业的内部管理优化，为企业避免走过多的弯路扶给予扶持。做为行政管理的负责人来讲，在行政的日常工作中不但要作到有很强的执行力，同时也不要忘记做到机构的调整和创新，工作内容的优化和发展，这些都对企业在成长过程中起着至关重要的保驾护航的作用。尽力而为！, 管理体质灵活,企业在发展过程中随时调整工作的思路和方法，这也要求在其中起着服务和支持的行政管理部门给予最大化的适应，不能成为企业发展中的阻碍。企业中的行政管理与政府机关的行政管理有一定相似之处，不过在它的灵活应用上要比政府机关的行政管理更灵活，有更大的调整空间。政府机关中在行政管理过程中所采用的一系列制度、程序、
28、图表等，与管理对象的实际情况在一定程度上有一定距离甚至严重脱节；为了照顾方方面面的关系，“多一事不如少一事”的政治格局也较鲜明，行政管理规定一般都有较长时间的延续性，有的甚至是几十年一贯制的老面孔。因此，政府机关的行政管理往往不可避免地带有保守、僵化、死板、生硬、不近人情、不合时宜等特点。而企业的行政管理是根据企业实际发展而进行的必要变革、增删、剪裁、变通，因而带有很强的灵活性，比较能符合时代的发展和公司实际，这也是自由风险投资者与政府组织结构中管理中的不同。企业中的行政管理更趋于高效率的临变能力，一旦出现不稳定的因素或是与企业发展有悖之处，都会及时调整，相对来讲涉及面及反映程度都不会太过强烈
29、。这也是企业发展中都会遇到的问题，计划的过程有的时候很难考虑到一些特殊的变化情况，例如一些政府机构的法令、条例更改都会直接影响到企业的相应组织变化，企业最大的好处就是随着市场大环境的改变能够及时调节、增加、删减、更改相关内容，以最快的速度适应需求。任何企业的规章制度在颁布之初都不能说最全面、最完整，都是在企业发展到不同阶段相应给予调整的，它是随着管理者对市场的认识基础上不断修订、完善的，这也反映出企业中的行政管理机构具备着更大的灵活机动性。它也是这个组织内部成员在不断的沟通、协调、信息收集、分析、反馈的情况下得以更全面更切合实际、更顺应企业和员工需求的改进，也是企业和员工在此刻最需求的。, 服
30、务色彩鲜明,行政管理部门现在在企业中的服务位置已经相当明确，它不是以哪个人主观意志为转移的，是企业在长期的市场经济发展中早就确立的。任何企业的行政管理部门都不要妄图成为企业管理中带有任何其他以被服务为目地的管理机构。行政管理部门在企业管理中带有浓烈的服务色彩，它的机构设置与人员选备都是以后勤服务支持为主要工作方向，对企业的各个职能部门和所有员工提供安全、高质、高效、高标准的服务是企业赋予这个部门的神圣使命。企业中的行政管理部门是企业的神经信息中枢。是企业信息传递的敏感部门，在企业的管理执行中，上对公司管理层，下到基层员工，对公司的经营信息上传下达，实现资源共享，对需求部门进行后勤服务支持，以期
31、使他们更顺利的完成工作给予必要的支持。行政管理部门在企业中是一个非核心的机构，在一个公司中运营和业务是企业得以直接获利的部门，但是对于这些前线打仗的队伍来讲，后勤的补给及服务支持就是不可缺少的。行政管理过程在工作的过程中避免过于程式化，要机动灵活掌握制度和政策，以便更好的将信息传达下去和解释清楚。同时也要避免工作中的“官僚习气”，要将执行力和思辨能力充分发挥出来，真正将服务质量提升上去。,行政管理岗位职能设置,行政管理工作实施的前提条件是企业必须明确行政管理部门的职权范围，哪些工作是行政管理岗位直接控制的，哪些是行政管理岗位需要去辅助配合实施的。根据企业自身发展的需求进行规划，这样行政部门就能
32、够按照公司的意图开展下一步的工作了。行政部门的组成及其上级关系和下级关系的确立。对于上级部门行政管理机构起着承上启下、分析汇报、总结工作、创新改革的作用；对于下级部门它起到宣传督导、安排布施、执行落实的作用；对于同级部门它起着服务与监督的双重职能。企业在经营的过程中按企业的特色可以进行进一步的权责划分，但是主体不能有变化，除非在企业有大的调整或企业重新进行组织结构规划，否则对于行政管理岗位来讲，企业不宜赋予其太多与其他部门混淆的岗位职责，这样有利于行政管理部门真正能够更好的融入服务中去。,行政管理机构人员设置要求（一）,首先从行政管理人员在思想意识上必须脱离 游击作风和衙门习气 在企业的实际操
33、作中，往往存在两种倾向。一种是完全摈弃“机关习气”，完全凭主观意愿办事的“游击作风”。企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序；或无章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿，一拍脑袋决定任何大小事项，没有科学的研究、决策、落实程序；决策只凭当时灵机一动，正确与否全凭运气。机构、部门、各级负责人都形同虚设，上级对下级大小事务插手过多，搞得下属无所适从。往往是老板忙得昏天黑地，部门负责人和员工却有劲使不上；老板总觉得部门负责人和员工拿得太多，做得太少；部门负责人和员工又对老板一肚子怨气，怪老板不重视自己。这样不但无法调动员工的积极性
34、、主动性和创造性，而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。由于没有制定出成文的“公道”和“规矩”，造成企业中“公说公有理，婆说婆有理”，互相扯皮，互相推诿；尔争我夺，辩论不休；或遇事不议，或久议不决，或决而不行，或行而不果；重复讨论，重复决定，重复劳动；朝令夕改，朝秦暮楚。企业处于一片“打乱仗”状态，严重影响工作效率和员工士气，造成人、财、物的极大浪费。 另一种倾向，是一些“机关作风”较重的企业行政管理人员，完全不考虑公司的实际需要和企业行政管理的特点，完全照搬党政机关行政管理那一套，搞形式主义、表面文章；繁文缛节、按部就班；清规戒律、条条框框；文牍主义、官样文章；公文旅行、笔墨官司；纸上谈兵、咬文
35、嚼字；高高在上、颐指气使；脱离实际、不讲实效。这样一种行政管理，既浪费精力，又浪费时间；既浪费人力，又浪费钱物；哗众取宠，华而不实；僵化死板，不近人情；把一个企业的行政管理部门变成了旧时代?的打官府衙门“。这同样造成极大浪费，降低工作效率和员工士气，影响公司效益。 以上两种倾向，都是我们应当大力反对的。企业需要根据自身发展的需要和当前条件选择合适的、有一定程度的规范性的行政管理模式，并且随着公司的发展不断进行调整，以避免“游击作风”、打乱仗，提高员工士气、工作效率和公司效益；但是任何企业必须时刻牢记，行政管理的目的和实质在于为企业的根本目的服务，为公司领导和各个部门、领导员工服务，而决不可本末
36、倒置，陷入过重的“机关习气”，否则同样会降低员工士气和工作效率，损害公司利益。,行政管理机构人员设置要求（二）,其次是行政管理人员在工作内容上切忌脱离实际。行政管理人员在工作中最忌望风扑影，不客观。企业行政管理普遍存在一种现象，即行政管理人员对自己所在企业的业务不了解、不熟悉，管理时常脱离各部门实际，发布的规定无法推行或根本不宜推行，引起其它部门的反感和排斥。各业务部门心理上总觉得行政人员碍手碍脚，甚至是手脚太长，巴不得他们永远不要在自己的部门露面，不要干扰自己的工作；自己这方面则是除非有什么必须要行政部门帮助解决的事，否则宁愿与行政部门老死不相往来。行政人员也往往或是很知趣地尽量不去打搅其它
37、部门，或是对其它部门有一种抵触情绪，干脆大家有事说事，没事散伙；如果再加上前面所说的“老爷作风”、“衙门习气”，双方的隔阂和抵触就更深刻、更剧烈了。这样就陷入了恶性循环：行政部门对其他部门的工作接触越少，就越不了解，管理就越脱离实际；反过来，行政管理越脱离实际，就越遭受各部门的排斥，从而也就越不了解各部门情况。 为了改变这种行政管理与各部门业务“两张皮”的现象，行政管理部门除了要转变观念、转变作风外，更有切实效果的应该是转化职能，也就是说要强化行政管理部门的企业管理职能。社会上许多企业都设有企业管理部，但由于很大一部分企业管理职能往往还保留在行政管理部门，企管口和行政口二者的职能往往发生重叠和
38、冲突。在这样的情况下，企管部实际上只起到了一个类似”企业法规处“的作用，在管理制度的执行上并无权威；而行政部门又被削弱了管理职能，沦为”总务处“等形式。为了避免这种互相重叠和冲突造成的互相削弱，”行政口“与”企管口“必须合而为一，要将一般企业的”企业管理部“的职能注入行政部门，增强其企业管理职能。如果只是一般地要求行政管理部门深入各部门业务，增强为企业第一线服务的观念，克服衙门习气和老爷作风，恐怕难收实效。因为行政管理人员如果没有一个切入口介入各部门的工作，会感觉“师出无名”，难以着手；如果介入得比较生硬，还会干扰各部门的正常工作，引起各部门的反感和排斥。将企业管理职能注入行政管理部门、增强其
39、企业管理职能后，行政部门深入各部门工作，就成了自然而然、顺理成章的事情；行政管理部门为了所制订的管理制度符合实际并切实可行，为了考察各部门执行制度的情况，为了使管理能够切实有益于各部门的业务，就必须要深入、跟踪各部门业务的进展，并且与各部门保持良好的合作关系。反过来说，行政部门在通过增强企业管理职能而深入了各部门工作之后，也就能把行政工作做得更好。比如说，由于深入了各部门的业务，对于各部门人员的工作表现和工作能力就会了解得更多、更深入，这对搞好人员考核和任用显然有很大助益；再如，行政管理人员在深入业务中可以从企业管理的角度为各部门出谋划策、做好上下沟通和跨部门协调等等，就能解决各部门自身难以解
40、决的一些问题，甚至起到公司高层领导都难以起到的作用；等等。这一切，显然都有利于搞好行政管理部门自身与各部门的协调，改善双方的关系，改善行政部门的形象。,行政管理机构人员设置要求（三）,最后，就是行政管理部门人员配置必须具备的条件。 1 、行政管理机构员工的配置要求： 一个部门的优化首先是部门内人员的优化，在行政管理人员的选择上至关重要。它能对部门人员的结构组成和工作布置起到引导作用。对于行政部门人员的选才上有以下七点应该注意：第一点：事无巨细 一定要有事无大小，皆能用心去对待的态度的人，同时他（她）们必须在执行的过程中能够发现问题并及时解决问题，日清日结，对工作要有日、周、月、季、年的计划和完
41、成跟踪，同时也要在实际工作中能够善于总结经验，以便化减不必要的工作流程，最终实现目标最大化，效率最大化的原则。第二点：耐心细致 行政工作的繁烦和复杂，不异于管理一个大的企业。日常工作中会遇到很多既定或临变的工作内容，保持一颗良好的工作心态，保持正常的工作情绪，不能被突发事件搞乱阵角，保持平常心。行政人员要有足够的耐心去对待他（她）即将面临的工作性质和工作内容，毕竟行政的工作有别于其它岗位，它有可能是既定的也可能是突发的，往往是不按常理出牌，但是一定要有耐心去对待每一件工作，并形之有效的加以完成，烦燥的工作情绪是行政人员最要不得的，也是最致命的。而且这种耐心不能只对一件事或一个人，它的服务对象是
42、公司内的每一个部门和每一个人，所以无论在工作中遇到何种阻力都应该冷静的处理和思考，是一项长期工程。第三点：执行和落实 行政管理部门需要执行力强的人，对需要执行的工作事项加以落实，如果没有执行，就谈不上落实。行政部门受命后必须马上给予执行，这是完成一项工作的首要条件，拥有一个完美的执行力，会避免拖拉和遗忘。在落实的过程中还要坚持原则，不能够被其他不利因素控制和误导，要不折不扣的给予完成。同时在落实的过程中也要善于总结经验，发挥主观能动性，不能做一个只知道用手去做工作的“懒”人，只有手脑并用，才真正发挥了一个行政人员应有的状态，这样对于将来的工作都能够起到借鉴的作用，避免在同一类事项中走弯路，影响
43、工作积极性和工作效率。,行政管理机构人员设置要求（三）,第四点：正直和诚实。 做一个正直的人，做一个诚实的员工。正直的行政工作人员，对上级部署的工作给予最佳的解决方案和完成结果，对于困难和阻碍要有一个正直勇敢的心态去面对。行政人员大都是公司制度的标杆，是全员学习的榜样，自己做到最好，产生最大的带动效果，会对团队的建设起到很好的影响效果。往往企业公布一些规章制度的时候会遇到一定的阻碍，因为大部分的规章制度是同时制约企业和员工的双重利器，它能否行之有效的推行下去，在一定程度上取决于公布它的部门，很多部门也会以观望的心态来面对这个部门，所以这个部门的人员必须做以榜样，才能顺利得以推广。做一个诚实的人
44、，对待工作和员工以诚实的心去交流和影响，即便是暂时的不理解，将来也会成为众人学习和信任的榜样。第五点：承担和解释。 作为行政管理人员来讲，要有勇于承担错误的勇气，是自己工作的失责就必须能够大大方方的面对，只有这样才能够正视自己的失误和不足，加以改正，如果不能够认识到这一点，只会雪球般越推越大，虚荣心盲目的膨胀只会使一个人越来越失去原则，最终丧失自我，一旦出现问题，推三阻四，会给自己和工作带来更大的压力，对企业的发展极之不力。另一点就是解释，这里所说的解释就是别人的错误不容忽视，更不能够以自己不能够承担的角色去包揽，这样只会让别人更不能够认清自己，更会变本加历的向错误的方向走下去，因为他们知道好
45、事自己来，错事自有别人担，一旦让员工养成这种心态，两败俱伤。所以一定要学会如何的让别人认清自身的不足，去加以修正，良药苦口即是这个道理，同时也会保持自己正直勇敢的从业个性。,行政管理机构人员设置要求（三）,第六点：灵活和创新 做了十几年甚至几十年行政的人大有人在，行政经验积累不能说少。而做惯了老企业的人大都行成了一种懒散的处事风格，在一定程度上存在保守的心态，缺乏接受新知识并加以灵活运用的能力，而对于现代的企业管理所诉求的再不是只定位对事务的处理，更多追求的是拥有灵活机智的思维处理行政管理工作中的临变事务，需要的是拥有充沛的精力和拥有现代管理意识头脑的行政管理团队。很多行政管理者有一个误区，就
46、是对上能交待，对下好安排，随波逐流，只要不干坏即可，没有精益求精的思想和心态，做事情撞一天和尚撞一天钟，将企业赋予的使命置之不理，从而造成行政管理人员安排布置工作不能得以顺利开展，威信全无，难以起到带动、引导、监督、服务的功能。其实行政团队的建设好坏直接影响多方面的功能执行。例如公司实行5S管理，如果行政部门不起到排头雁的作用，会将计划卡死在初级阶段；如果行政部门没有责任心，会阻碍业务部门及其他部门的工作开展；如果行政部门不能够刚直不阿坚守公司信条，将会带来一群散兵；如果行政部门不能够上传下达，将会阻碍公司正常运作；如果行政部门得不到领导和同事的认可，难以改革创新，推动全局发展；如果行政人员不
47、能够以身作责，沟通协调也只能趋于表面，长此以往，此部门将会给公司带来无穷劲的伤害。所以，行政部门必须要有好的敢于创新的团队，以一带十，共同为公司发展献计献策，而不是以五十步笑百步的心态去观望他人的工作，毫无建树。第七点：学习力和成长。 做行政的人必须要有较高的综合素质。因为服务是一项长期的工作，对于服务的个人来讲，一定要不断的提升自己的综合能力，这样才能够更好的去服务他人，成就自己的价值。对于本职工作没有居安思危的意识，很容易形成不思进取、敷衍塞责的工作态度，这样的话对工作的影响极大，也对自己的成长和企业的成长有百害而无一利，所以从事行政的个体也必须要有高于他人的学习需求和成长需求，个人素质提
48、高会加大工作完成的效率和质量，才能够为企业创造应有的价值。,行政管理机构人员设置要求（三）,第八点：带动和成就。 部门内的员工要有相互协助、相互带动的工作态度，行政工作每一环都环环相扣，缺一不可，因为职能分工不同所从事儿的工作会有所不同，但是在大的方向上面都会形成相互制约、相互协作的关系。每个人不能只局限于自身工作的那几小点，更多层次上应该互给互足，最大限度相互满足工作的求知欲望和协作欲望，这样即使有一天面临调岗或是离岗，都不会影响工作进程，所以每个人都需在各自的岗们有所成就，在整体的工作环节中能够相互扶持，将自己的工作心得和工作经验一同分享，只要有需要，不需要是同一部门，这要一定程度上是资源
49、共享，财富共融。行政管理工作是一个繁杂的工作，因公司的不同工作职责会有一些差别，但是它却是一个不受行业限制的职能部门。它在企业的发展过程中是个举足轻重的部门，不可缺少。员工的办公环境可以影响员工的工作情绪；员工的工作补给品会影响到员工完成工作所需的辅助效率；员工的组织生活会带给员工更进一层次了解企业和认知企业的动力；员工的工作得到认可能够激发员工更多的工作热情；上级人员的工作方向调整和改进更需要行政人员诚实衷心的给予见解和主张；上级人员的日常工作更是与行政人员的工作态度息息相关。所以行政部门的组建和内部人员的优化是企业面临的第一个问题。企业有了这样一个能够为将来发展着想和企业建设护航的团队，它
50、的根基已经基本行成。,行政管理机构人员设置要求（四）,2、行政管理机构负责人的配置需求：一个全方面发展的综合素质较高的人员是企业行政管理岗位更适合去追求的良将。行政管理部门是一个费用支出在公司所有部门中较大的部门，对于一个行政管理部门的负责人来讲，如何合理控制费用支出应该是企业关心的一个问题。行政管理者在一定程度上管理的行政管理部门如同一个小的企业，所以担当此部门负责人的人选必须能够如同企业管理者一样的相当才干，具备多方面的知识和管理技能都是硬性条件。首先行政管理者应该注重成本的支出问题。没有财务基础的人很难想象一个部门的费用支出会对企业的资金链造成什么样的影响。在对内的供应需求得以满足的条件
51、下，是否真正的能够能开支节源、优化行政成本的基础去想方设法的人不多，企业有钱就花，没钱就欠，在一定程度上损害的不仅是不合理开支问题，更深层次的是影响到企业的商誉。现今的公司都格外的注重形象，对于企业来讲，不管组建他的机构或个人多么的富有，领导层成本控制的概念有多强，都很难在短时间内把自有的思想通过合适的渠道给予下属中层管理者最佳的灌输，更不易谈到影响和改变他们成形的思维和成事方式。行政部门是对外沟通联系较多的部门，大到对政府机构，小到对每一个供应商，企业的形象和商誉是在一点一滴的积累中实现和建立起来的，任何人做企业都不想让别人讲到这个公司有多么多么的差，它已经成为企业评估中一项所占比例较大的无
52、形资产，它的价值的多少也是行政部门在推广和合作的过程中积累行成的。一个行政管理部门的负责人应当拥有一定的衬会资源，拥有良好的社会口碑，这些虽都只代表过去，只是在过去行政工作中的成绩，但对于企业来讲，拥有一个有人脉网络的行政负责人就意味着拥有了一个现成的资源，他能够对以后建立企业形象更容易得到认可和推进。拥有一个有良好的行政管理经验的行政负责人，是能够更快更准更稳发展企业的最佳途径。行政工作与各部门的配合和服务居多，能不能站在他人的角度考虑问题更是一个大事，如果这个行政管理者能够对于销售、市场、企宣、人事、财务、采购、库存管理都有所涉猎的话，就会更有事半功倍之效。企业在任人之初必须要有发现机遇的眼光来横量用才的标准，这是企业领导者应该考虑的事实。至少选择行政部门的负责人，这个人一定综合素质要高，低的无所成就，短期利益只能使企业受更重的硬伤。综合来说，企业的行政管理机构负责人，应该具备全方位的素质，在过去的工作经历中不只是在行政管理上有所涉猎，更应该在对其他各部门的服务中触类旁通、得到相关经验，总结应用经验，拥有全局观去开展行政管理工作，真正的快速融入到企业的行政管理工作中去。作为一个行政管理负责人来讲，要有与企业同呼吸共命运的事业发展心态，以运作自己企业的无私心态投入到工作中去，将企业给予的发展平台做为人生资本，好好的加以利用和发挥。,
