【课件】基于金字塔原理的公文写作.pdf

1、 “结构思维 妙笔生花” 基于金字 塔原 理的公 文写作 2 这是一个变革与寻求突破的时代 思路决定出路，格局决定结局 学习决定命运 培训不仅是知识的传递与技能的训练 也是人脉的拓展与格局的修炼 成功的路上每个人都需要学习 就象每个人每天不能离开食物和水一样 最佳的学习方式就是持续学习与主动学习 只有这样 我们才能真正实现每天进步一点点 培训寄语 3 帮助学员了解公文写作的基本规范及金字塔原理的特点、优势，掌握运用金字塔原理进行素材整理、结构构思和有效表达的基本方法与技巧； 帮助学员掌握金字塔原理的内在逻辑表达结构，使公文表达重点突出、逻辑清晰、层次分明、条理清楚，让听众（或读者）有兴趣、能理

2、解、记得住，提升公文的影响力与号召力； 帮助学员掌握金字塔式的问题分析与思考的方法，掌握不同情况下金字塔结构构建的方法，做到正确领会上级意图，准确把握听众（或读者）的需求，合理组织材料，正确拟制公文； 帮助学员掌握金字塔结构公文写作的步骤、方法，掌握常用文种写作的金字塔原理应用技巧，提升公文表达的锐度与清晰度； 全面提升学员的逻辑分析、结构化思考与书面呈现的能力，促进工作效率的提升。 课程收益 目 录 一 、公文写作的基础技能修炼 二 、公文写作与金字塔原理应用 三 、公文金字塔构思与主题设置 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 五、企业常用文种的金字塔写作技巧 5 一 、公文写作的基础技能修

3、炼 1、 公文写作的特点及基本要求 公文是指公务文书，它是党和国家机关、人民团体及各类企事业单位用以表达意志、传递政令、沟通情况、交流经验、推动公务活动开展的重要文字工具和手段。公 文有广 义和狭义之分。 行政公文写作的特点 高度的规范性与严谨性 特定的范围 重要的管理功能 严格的程序 法定的效力 6 一 、公文写作的基础技能修炼 公 文 法定公文（ 15种） 事务文书（ N种） 决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要 计划、总结、规定、办法、方案、纲要 、合同、协 议、会议报告、述职报告、组织鉴定、考察材料、贺信、感谢信、慰问信、倡议书、开幕词

4、、闭幕词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词、简报、通讯 按公文的性质分类 2012年 4 月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了 “ 中办发 2012 14号” 文件 ， 决定从 2012年 7月 1日起施行 新修订的党政机关公文处理工作条例。 条 例 在原 国家行政机关公文处理办法 十三类文种的基础上吸收了原 中国共产党机关公文处理条例 公报、决议 的文种，取消了原 中国共产党机关公文处理条例 中 指示、条例、规定 的文种，并将 “ 会议纪要 ” 改为 “ 纪要 ” 。 7 一 、公文写作的基础技能修炼 按公文的属性分类 分类依据 种类 内容属性 指示类公文、知照类公文、报请类公文、规章类公

5、文、记录类公文 行文方向 上行文、下行文、平行文 发文单位性质 政府文件、党的文件、机关事业单位文件、企业文件 紧急程度 一般文件、紧急文件、加急文件、特急文件 秘密等级 公布文件、普通文件、秘密文件、机密文件、绝密文件 文件来源 内部文件、对外文件、外来文件 8 一 、公文写作的基础技能修炼 2、 公文写作的 三条基线 底线 合法合规 观点及内容要符合国家法律法规的要求； 内容不得与公司政策、制度相违背； 公文发布的 程序要合法。 9 一 、公文写作的基础技能修炼 生命线 没有调查就没有发言 权； 规范性公文必 须经部门负责人审查、签名确认； 公文发 布前应与相关部门进行沟通。 实事求是、准

6、确合理 10 一 、公文写作的基础技能修炼 活力线 规范严谨、平实通顺 明确的结论，鲜明的观点； 用事实和数据说话； 规范严谨的结构，平实通顺的语言。 11 一 、公文写作的基础技能修炼 3、公文写作的五大要 素 中心思想 （主旨） 材料 结构 语言 方式 12 一 、公文写作的基础技能修炼 主旨是指公文全部内容所需要表达的主要观点、基本主张、政治倾向和政策期求，是公文的 “ 灵魂 ” 。 开门见山法 标题显旨法 段前撮要法 缘由引发法 首尾呼应法 主旨的表现形式 公文的主旨 正确 鲜明 集中 主旨确定的原则 13 一 、公文写作的基础技能修炼 公文的材料 素材 题材 材料 材料是指为表现公文

7、主旨，从现实中摄取并写入公文中的一系列内容，包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时间、数字等的统称。它是公文主旨的基础和依据。 14 一 、公文写作的基础技能修炼 公 文 文头部分 行文部分 文尾部分 发文机关 发文号 秘密等级 紧急程度 签发人 标题 主送机关 正文 落款 附件 印章 成文时间 附注 送达机关 印发机关 公文的结构 15 一 、公文写作的基础技能修炼 公文的语言 公文的语言是指表现公文特色的规范化语言，是在公文语体要求下的特有用语，它是公文的核心要素，公文语言的具体要求如下： 真实准确 无假话 庄重严谨 无虚话 简明扼要 无废话 平实易懂 无大话 鲜明生动 无

8、套话 16 一 、公文写作的基础技能修炼 公文的表达 公文的表达方式 叙述 议论 说明 完整准确、简洁概括、灵活得体 论点正确鲜明、论据充分可靠、论证周密有力 实事求是、简洁朴实、结构严谨 公文的表达方式，就是作者运用语言文字把思想内容展现的方式。 17 一 、公文写作的基础技能修炼 公文的三种格式 格式规范类错误及其避 免 信函格式 命令格式 纪要格式 4、公文写作常见错误的避 免 18 一 、公文写作的基础技能修炼 公文格式的常见错误 公文样式不统一、排版混乱 机关单位简称、全称使用不统一 版头文件与平头文件乱用 字体、颜色使用不 规范成文 日期错误 缩进、对齐不规范 19 一 、公文写作

9、的基础技能修炼 行 文规则类错误及其避免 行文规则 行文关系 行文方向 行文逻辑 上下级关系 平级关系 不相隶属关系 上行文 下行文 平行文 并列式 递进式 总分式 20 一 、公文写作的基础技能修炼 表达准确清楚无歧义 正确鲜明的观点与结论 敬 谦词的运用 注意语体色 彩及不同语境的 变 化 注意标点符号的正确使用 公文语言表达的基本规范 21 一 、公文写作的基础技能修炼 公文写作的书面语和专业术语 称谓语： 贵 、该、各、本、我、你、他 起首语： 为、为了；根据、遵照、按照、依照；鉴于、由于、随着；兹定于、兹有、兹将、兹介绍、欣闻、欣悉 经办语： 拟、拟定、拟于、拟予、草拟；布置、部署、

10、计划、决定、安排、审定、审核、审批、审签、批阅、批复；出示、出具、赋予、付诸、会同、会签、会审、会晤；实施、施行、公布、颁布、发布、颁发、颁行；报请、报告、报批、报呈、呈请、呈阅、呈签；递交、申报、递送、送审、传阅、提请、准予、签发、签署、签证、签字；业已、业经、报经、业于 时间语： 最近、目前、不久前、迅即、时限、时效、时宜、顷刻、过去、现在 期请语： 请、务请、恳请、请予、请示、希、希望、务希、即希、尚希、尚祈、尚盼、尚望、接洽、商洽、商定、商议、商酌、须即、须经、务须、应予、应当、悉力、悉心 询问语： 当否、妥否、可否、是否可行、是否同意、意见如何 表意语： 应、拟、责成、同意、照办、禁

11、止、取消、力戒、力避、切勿、切记、严惩、严厉、查询、查证、酌定、酌办 谦敬语： 承、承蒙、不胜、大力、通力 过渡语： 为此、现将、特作、基于、对此、据此、总之 结尾语： 特此通知、此令、特此报告、请遵照执行、为荷 22 一 、公文写作的基础技能修炼 公文中数字的用法 真实、准确、规范 数据要与结论相统一 数据背后的观点或见解很重要 23 一 、公文写作的基础技能修炼 公 文中必须使用小写汉字的情形： 前二层的结构层次序数 词组 简称表示事件、节日等 公文中必须使用阿拉伯数字的情形： 落款处的成文日期 发文字号中的数字 印发日期中的数字 正文中的公历纪年的时间、日期 正文中的多位整数与小数 汉字

12、数字与阿拉伯数字在公文中的使 用 24 一 、公文写作的基础技能修炼 标点符号在 公文中的使 用 类别 标点符号 用法 点号 句末点号 句号、问号、叹号 表示句末的停顿 句中点号 逗号、顿号、分号、冒号 句内的各种不同性质的停顿 标号 引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号和专名号 标号的作用在于标明，主要标明语句的性质和作用。 目 录 一 、公文写作的基础技能修炼 二 、公文写作与金字塔原理应用 三 、公文金字塔构思与主题设置 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 五、企业常用文种的金字塔写作技巧 26 二 、公文写作与金字塔原理应用 1、 金字 塔公文写作的四项基本原则

13、（ 1）麦肯锡标准，公司理念和规范的一个重要组成部分； （ 2）进一步发展成为管理者和咨询业的实际行业标准，并在包括哈佛商学院在内的世界著名商学院传授。 “金字塔原理”由麦肯锡国际管理咨询公司的咨询顾问巴巴拉 -明托（ Barbara Minto）在 1973年发明，旨在阐述写作过程的组织原理，提倡按照读者的阅读习惯改善写作效果。 金字塔原理又称为明托金字塔原理，为一结构化逻辑思考，论文写作与问题解决原则。 对业界的影响力 27 二 、公文写作与金字塔原理应用 中心思想 章节 段 落 句 子 （ 1） 结论先行： 一篇文章只支持一个思想，并出现在开头； （ 2）以上统下： 任何层次上的思想必须

14、是其下一层次思想的总结概括； （ 3）归类分组： 每组中的思想必须属于同一范畴 ； （ 4）逻辑递进： 每组中的思想必须按照逻辑顺序组织 。 金字塔结构的特点 28 二 、公文写作与金字塔原理应用 从结论说起！ 先结论后原因 1 先框架后细节 2 先结果后过程 3 先总结后具体 4 先论点后论据 5 先重要后次要 6 结 论先行让沟通更高 效 29 二 、公文写作与金字塔原理应用 结论先行的要点 结论要与目标一致 结论要抓住听众或读者最关心的核心问题 一篇文章或一段讲话整体上只能有一个结论（中心思想） 30 二 、公文写作与金字塔原理应用 金字塔结构的要点 以上统下才能做到既有理有据又层次分明

15、； 归类分组让论据更清晰； 逻辑递进让论据更有力。 31 二 、公文写作与金字塔原理应用 自下而上法 自上而下法 2、公文金字塔构建的两种方法 32 二 、公文写作与金字塔原理应用 自上而下法： 第 2步： 列出中心思想的逻辑结构框架 第 1步： 确定中心思想 第 3步： 分析可以获得的素材，将素材归类放进对应的框架下 第 4步： 完 成思维结构构 建 适用于比较熟悉的或既定的课题 33 二 、公文写作与金字塔原理应用 第 1步： 利用现用的零星素材，并想办法搜集更多。 第 2步： 素材归类，构建初步框架，不断发现新的素材材料 第 3步： 框架结构逐步完善 调整素材材料分类 给框架补充新的内容

16、 第四步 ： 完成思维结构构建 自下而上法： 适用于不太熟悉或需进行推理分析的情况 目 录 一 、公文写作的基础技能修炼 二 、公文写作与金字塔原理应用 三 、公文金字塔构思与主题设置 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 五、企业常用文种的金字塔写作技巧 35 三 、公文金字塔构思与主题设置 1、基于目标的公文主题与标题技巧 确定一个为目标服务的主题 设定场景 明确目标 确定主题 设计标题 论点论据 目标必须与场景相结合，不同场景决定了不同的目标； 目标是能够达成或可以影响的行为； 同一目标可以产生不同的主题，同一主题可以设计出不同的标题。 36 三 、公文金字塔构思与主题设置 有的放矢 Ta

17、rgeted 贯穿整体 Over-arching 掷地有声 Powerful 言之有据 Supportable 4 S T 1 2 O 3 P 主 题包装 /构 思的 TOPS原则 37 三 、公文金字塔构思与主题设置 标题提炼的技巧 简单 Simple 简单的一句话概括，有冲击力 。 紧扣主题，观点鲜明，让人过目不忘。 直击对方的关注点、兴趣点、利益点，有吸引力。 利益 Profit 准确 Accurate 38 三 、公文金字塔构思与主题设置 好标题设计的 SPA原则 准确客观 Accurate 利益相关 Profit 基本要素 行动措施 得到的结果 产生的要素 时间 地点 人物 方法 措

18、施 手段 好的状态 好的效果 好的结局 好的影响 直 /间接影响 近 /远期影响 简单明确 Simple 39 三 、公文金字塔构思与主题设置 中心思想 序言 中心思想的导入 2、公文主题导入的序言结构 戴帽子 在主题呈 现之前做 好铺垫 讲故事 通过逻辑结构导出中心思想 序言结构的作用 40 三 、公文金字塔构思与主题设置 序言的讲故事结构 A:主题： 对序言问题的回答 A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 S:情境 -时间和地点 C:冲突 -应当发生的事情 Q:疑问 -读者提出的问题 序言 Situation Complication Question Answer -首先

19、是事件发生的时间、地点 等要素，这就构成了状况 -在这一状况当中，产生了某种 困难或复杂性 ） -这种复杂性使读者脑海中产生 了一个疑问 -你就是要对这个疑问给出解答， 而这一解答就位于金字塔的顶点 41 三 、公文金字塔构思与主题设置 同一主题的四种 SCQA结构 标准式 （情境 S冲突 CA解决方案） 情境：领导又要我赶报告 冲突：加班完成的报告领导不满意 解决方案：我要赶紧参加公文培训 开门见山式 （解决方案 A情境 S冲突 C) 解决方案：我要赶紧参加公文培训 情境：领导又要我赶报告 冲突：加班完成的报告领导不满意 突出忧虑式 （冲突 C情境 S解决方案 A） 冲突：加班完成的报告领导

20、不满意 情境：领导又要我赶报告 解决方案：我要赶紧参加公文培训 突出信心式 （疑问 Q情境 S冲突 C解决方案 A） 疑问：如何才能写出领导满意的报告 情境：领导又要我赶报告 冲突：加班完成的报告领导不满意 解决方案：我要赶紧参加公文培训 目 录 一 、公文写作的基础技能修炼 二 、公文写作与金字塔原理应用 三 、公文金字塔构思与主题设置 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 五、企业常用文种的金字塔写作技巧 43 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 什么是逻辑？ 逻辑就 是事物内在的客观规 律！ 1、公文写作的两种基本逻辑呈现方式 44 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 演绎推理，让说服更有

21、力 演绎推理 是从普遍性的理论知识出发，去认识个别的、特殊的现象的一种论证推理方法。演绎推理包括标准式与常见式两种方式。 人都会死 苏格拉底是人 苏格拉底会死 大前提 小前提 结论 苏格拉底会死，因为他是人。 结构化表 达 /结论 形式 1： 标准式演绎推理 演绎推理过程 结构化表达 45 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 形式 2： 日常式演绎推理 产品装配质量不稳定 员工技能不足 进行产品装配技能培训 现象 原因 解决方案 由于员工技能不足导致产品质量不稳定，因此我们需要进行员工技能培训。 结构化表 达 /结论 What Whay How 演绎推理过程 结构化表达 46 四 、公文金字塔

22、逻辑结构与呈现技巧 归纳推理，让论据更清晰 归纳推理 是从许多个别的事物中概括出一般性概念、原则或结论的一种论证推理方法。 西瓜纹路较宽 拍起来声音厚 实 瓜蒂很新鲜 要素 1 要素 2 要素 3 这个西瓜一定很甜 结 论 归纳推理过程 结构化表达 这个西瓜很甜，因为它同时具备了*等几个熟西瓜的关键要素 47 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 中心思想 理由 理由 子理由 子理由 -横向关系 :子主题之间的排列关系 -纵向关系 :主题和子题之间的包含关系 纵向关系 横向关系 金字塔结构的内部逻 辑架构 48 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 2、 金字塔结构的纵向逻辑层次 自上而下的统分关

23、系 自下而上的支撑关系 上下结合密不可分 上一级的结论是下一级素材组织的方向 ； 下一级素材是上一级疑问的依据。 49 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 时间顺序 最符合人们的阅读习惯 3、 公文金字塔结构的横向逻辑顺序 时间顺序使用的注 意事项 避免记成流水 账； 抓取时间节点上最重要的事情，与论点要有逻辑关 系； 同一时间内发生的事情，可按重要性顺序列 举； 避免出现错误的简单方法是进行虚拟检查。 50 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 结构顺序搭建的一般规律 结构顺序 最符合人们模块化思维的习惯 思 维结构框 架的搭建顺序 非实物 先上后下 先左后右 实物 先整体后局部 按活动发生的

24、先后顺序 非过程 过程 按惯例 51 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 不符合 符合 金字塔结 构的 MECE原则 MECE，是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive 缩写，中文意思是“相互独立，完全穷尽”。它是麦肯锡咨询顾问巴巴拉 明托（ Barbara Minto）在 金字塔原理（ The Minto Pyramid Principle） 中提出的一个重要的原则。各要素相互独立（ Mutually exclusive），所有要素完全穷尽（ Collectively exhaustive），即要求做到 “无交叉、无重复、无空白、无遗漏”。 5

25、2 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 重要性顺序 最符合人们的沟通习惯 重 要性程度取决于你要回答的问 题及你的认知 根 据重要性顺序，对不适当的分组进行修改 ，先 归类 ，再排 序。 重要 性界定的注意事项 目 录 一 、公文写作的基础技能修炼 二 、公文写作与金字塔原理应用 三 、公文金字塔构思与主题设置 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 五、企业常用文种的金字塔写作技巧 54 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 通 知、通报、通告、公告的区别与联系 通知 通报 通告 公告 定义 向特定对象告知或转达有关事项时，让受文对象知道或执行的公文。 用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况的

26、公文 用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文 用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的一种公文。 适用范围 单位内部，有明确的主送机关 单位内部，有明确的主送机关 单位内部及外部相关单位，主送机关可省略。 广大国家或社会公众，无特定主送机关。 文种属性 下行或平行文，使用广泛、灵活 下行文或平行文，告谕性、惩戒性、教育性 下行文，法定性、权威性、公布性、告知性、无特定主送单位 下行文或平行文，具有最高的权威性和告知性，无特定主送单位。 标题 “ 事由 +文种 ” 或“ 发文机关 +事由+文种 ” “ 事由 +文种 ” 或“ 发文机关 +事由+文种 ” “ 事由 +文种 ” “ 发文机

27、关 +事由+文种 ” 1、 信息传递类文种的写作技巧 55 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 适用范围不同 通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 行文目的不同 发布通知的目的是使受文单位了解发文单位要求做什么和怎么做，从而行动起来；而发布通报的目的则在于使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从而受到教育、启发。 内容构成层次不同 通知一般要求受文单位做什么和怎么做两大层次，要直陈直述，不用举例和论证；而通报一般由情况和事例构成，要求对情况和事例作简明扼

28、要的分析，并对分析结果加以论证。 通知与通报的区别 56 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 制发单位不同 公告的制发单位都是层次级别较高的，一般为最高层的国家机关及其职能部门；通告的制发单位没有严格的层级限制，各级政府职能部门及企业均可使用。 发布事项不同 公告所发布的事项是国内外人士普遍关注、有必要让海外人士了解的重大事项或法定事项；通告所发布的事项则属于有关工作部门对有责任管理的社会某一方面工作作出规定和安排的一般业务事项。 发布范围不同 公 告是面对国内外发，通告只限于国内与此相关的一定范围。 发布方式不同 公 告一般采取报纸、广播、电视等方便快捷、波及面广的媒体来发布；通告也可以利用

29、这些媒体，但还可以利用发布范围相对较小、更易引起相关范围人士注意的公开张贴、悬挂、下发等形式。 发布目的不同 公 告以发布事项、传达信息，让人知道为主；通告虽然有知照性，但多数是公布事项让人遵守的，即要求 “ 知且行 ” 通告与公告的区别 57 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 通 知的内容结 构 通知是党政机关、企事业单位最常用的公文文种之一。是向特定对象告知或转达有关事项时，让受文对象知道或执行的公文。 标题： “ 事由 +文种 ” ， 如： “ 关于 的通知 ” ， 也可以 “ 发文机关+事由 +文种 ” ， 如： “ 集团 公司关 于加强 工作的通知 ” 主送机关： 收文单位名称 正

30、文： 通知的原因、事项、要求等 结束语： “ 特此通知！ ” 落款： 行文单位名称、日期 通知按性质分为三类 ： 58 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 通 报、通告的内容结 构 通报 通告 分类 表彰先进型通报、批评错误型通报、传达事项型通报 周知类通告、执行类通告 标题 （ 1） “ 事由 +文种 ” ， 如： “ 关于 的通报 ” （ 2） “ 发文单位 +事由 +文种 ” “ 事由 +文种 ” ， 如： “ 关于的通告 ” 主送机关 接收单位名称或被告知单位的称谓 无 正文 通报的事由、要求或通报的内容、实施及要求 通告的缘由、事项、内容、要求 结束语 “ 特此通报 ” “ 特此通告

31、 ” 或 “ 此告 ” 落款 发文单位名称、日期 发文单位名称、日期 59 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 信息传递类文种的写作“套路” 结论先行 正确拟定标题 正确导入 让人产生阅读兴趣 展开内容 言简意赅，把话说好 60 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 结构 报告 请示 定义及范围 报告是向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问或要求时使用的一种公文。 是指向上级单位请求指示、批准时使用的一种公文。 特点 适用范围广 一般不得向平级单位或不相隶属单位发送报告 沟通功能 超前性：必须先请示再办事； 说明性：须说明情况、缘由 单一性：只能一事一请示。 公文类型 报请性公文、陈述

32、性公文、上行文 报请性公文、上行文 类型 按性质分：工作报告、情况报告； 按内容分：综合报告、专题报告； 按目的分：呈报性报告和呈转性报告。 请求批准类 请求帮助类 请求批转类 2、 说服 /说明类文种的写作技巧 报 告、请示 的联系与区别 61 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 报 告、请示 的具体区 别 文 种与适用范围不同 请示适用于向上级请求指示、批准；报告适用于向上级汇报工作、反映情况，提出意见或建议，以及用于答复上级询问；请示对应的文种只能是批复，报告对应的文种可以是批复，也可以是 批 转（意见）。 行 文要求不同 请示属于“办件”要求必须回复的，报告属于“阅件”非必须回复；请示

33、必须一文一事，报告可以一文一事亦可一文数事。 行 文时间与目的不同 请示是行事前必需的程序，以获批准或指导为目的；报告可以事前也可事后报告，以陈述性及知会性为主。 标 题要求不同 请示必须写明事由， “ 事由 +文种 ” ； 报告只需说明报告内容， “ 内容 +文种 ” 处 理结果不同 请示处理的结果是批复 ，报告的处理结果为 “ 函复 ” 或 “ 批转（意见） ” 结 束用语不同 报告一般用 ” 特此报告 “ ， 请示一般为询问语 ” 以上妥否，请 批示！ “ 62 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 报 告的结 构 标 题 ： （发文机关） +内容 +文种 报告引据 ： 开门见山，入笔落题

34、，切忌无端戴帽 报告事项 ： 按事项的逻辑顺序阐述 结 尾 ： “ 以上报告如有不妥，请指示 ” 、 “ 特此报告 ” 63 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 要有明确的结论和充分的论据，做到观点鲜明，逻辑清晰； 要抓住读者（或听众）最关注的问题； 要注重实效，不能为了论证而论证； 要注意行文规则，不得夹带请示事项。 报告 的写作要求 64 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 请 示的结构 结构 内容 标题 “ 发文单位 +事由 +文种 ” 或 “ 事由 +文种 ” 主送机关 被请示单位名称，只能向一个单位请示。 正文 （ 1） 请示缘由、请示事项 （ 2） 选准请示的角度 （ 3） 注意行

35、文的逻辑性 结束语 “ 以上妥否？敬请批示 ” 、 “ 以上若可行，请批转相关单位执行 ” 、 “ 特此呈请 ” 落款 行文单位名称 +日期 65 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 请 示的 写 作要求 标 题避免语意和文种重复，不得同时出现 “ 申请 +请示 ” 或“ 请示报告 ” ； 须一文一事，逐级请示； 只能主送一个单位，不得多头请示； 应向组织请示，而非向领导个人请示 ； 要有签发人（请示部门的负责人）署 名。 66 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 意见 函 行文方向 多向行文：上行、平行、下行 平行或不相隶属机关之间的行文 特点 对涉及的某一主要问题所提出的见解和处理办法，如

36、果仅供参考而不需回复时，用意见。 对涉及的某一主要问题所提出的见解和处理办法，如果需要回复时，用函。 结构 标题、主送机关、正文、结尾 行文目的 提出建议、表明态度、指导工作 申请、商洽、询问、答复、告知 适用范围 本系统内对重要问题提出见解和处理办法 同一系统的平行机关、不同系统之间不具有统属关系的机关。 意 见与函的区 别与联系 67 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 函的类型与结构模式 函的类型 申请函： 向有关主管部门请求批准事项的函 商洽函： 用于请求协助、商洽解决某一问题的函 询问函： 用于询问有关事项的函 答复函： 上级答复下级或主管部门批复申请事宜的函 告知函： 平级或不相隶

37、属单位之间相互通知事情的函 68 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 说服 /说明类文种的写作“套路” 明确观点 瞄准目标、抓住人心 说明理由 用充分的依据解开读者疑惑 逻辑有力 正确的逻辑结构让说服更有力 69 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 总结 汇报 计划 定义 对过去的实践活动进行全面、系统的回顾、分析、研究与评价，从中找出经验教训，得出规律性认识，以指导今后工作开展的一种事务性文书。 向上级机关报告工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的一种事 务性文书。 为完成一定任务而事先作出筹划和安排的一种事务性文书。它是党政机关、企事业单位、社会团体搞好管理的基础。

38、特点 回顾性、概括性 总结性、陈述性 目标的前瞻性、操作的预想性 公文类型 陈述性报告的一种，上级一般无需回复，如回复一般为意见（建议性） 陈述性报告的一种，上级一般无需回复，如回复一般为意见（建议性） 报请性报告的一种，上级如回复一般为批复或意见（指示性或建议性）。 3、 总结 /汇报类文种的写作 总结、汇报、计划的 特点与联系 70 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 总结、计划的结 构 总结 计划 标题 （ 1） 公文性标题： “ 单位名称+适用时限 +内容概要 +文种 ” （ 2） 新闻式标题：单行、双行（正、副标题） （ 1） 完全式标题： “ 单位名称+适用时限 +内容概要 +文种

39、 ” （ 2） 不完全式标题 引言 开头部分，一般主要概述工作的基本情况、背景、环境、指导思想以及工作的基本成效和总体评价。 一般不用引言 正文 （ 1） 内容：基本做法、成绩与经验、问题与教训、今后打算与努力方向 （ 2） 结构：横式（按内容模块）、纵式（按时间阶段） （ 1） 前言 （ 2） 主体：目标、措施、步骤（ 3） 结语 落款 署名 +成文时间（年月日全称） 单位名称 +日期 71 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 总结、汇报写 作的三步曲 收集材料、整体构思 前 有理有据、严谨呈现 中 检查推敲、完美构建 后 第 1步： 识别判断事实、理由，明确目标及结论。 第 2步： 厘清对

40、应关系，并画出结构图。 第 3步： 明确结论，简单概括出核心内容。 72 五 、企业常用文种的金字塔写作技巧 总结 /汇报类文种的写作“套路” 正确定位 明确写作目标，定位写作思路 成果梳理 关键成果梳理，赢得读者信任 归类排序 让总结 /汇报一目了然 总结展望 首尾呼应，呈现工作新高度 73 四 、公文金字塔逻辑结构与呈现技巧 公文写作模版 类别 内容 主题（ TOPS） 标题（ SPA） 主送机关 开头 内容逻辑结构 （纵向、横向顺序） 结尾、结束语 落款 学习行动 531计划 单位 /部门 姓名 学习课程 学习时间 一、我所收获的 5点 理念类收获 方法类收获 工具类收获 二、我所能运用的 3点 1.（ 理念 方法 工具） 。 2.（ 理念 方法 工具） 。 3.（ 理念 方法 工具） 。 三、我承诺回去立即使用的 1点 我选的是第（ ）点 步骤 要点 宣言 75 培训的结束就是行动的开始！ 培训改变思路，学习改变命运！