1、10 年老业务经验分享第一章）提高工作效率！很多业务员的工作状态： 上班时经常都是东一榔头西一棒槌。感觉每天特忙，可是又不明白自己在忙什么。经常到离下班还有不到一小时的时候才发现还有几封新的邮件还没有回，还得加小会班。下班路上反省今天上班的收获和成绩，总是惭愧下决心第二天多注册几个网站，多整理资料，研究客户。有人说：人生最宝贵的两项资产，一个是头脑，一个是时间。无论你做什么事情，就算不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平，决定你事业乃至生活的成败。我们可以估摸算算，每个星期有 168 小时，其中按照平均睡眠一天 8 小时算（我严重睡眠不足），一周睡觉时间 56 个小时。有 21 个小时用
2、于吃饭和休息，剩下的只有 91 个小时是我们可以自己掌控的。那么每天的这 13 个小时，你如何运用好使得自己保持着最初的目标和方向前进？ 每天下班前 5 分钟想一下，今天一天都完成了哪些事情，没有完成哪些事情？你是否有着清晰的思路？从今年六月份开始，公司陆陆续续来了几个新业务员。当初他们来的时候，公司搞了一系列的新员工培训，我也给他们培训过客户开发和谈判沟通。 上周的某天傍晚，我如往常一样在公司里加班，老板一反常态地拉了把椅子坐到我办公桌边，散了根烟，说还没忙完啊，注意休息身体要紧，别累着。我知道，老板估计有话要找我谈。果然随意寒暄了几句，老板说几个新来的业务员，来了也有近半年了，业务上面还是
3、没有多少起色，有的甚至还没有开张。感觉他们平时也没闲着，每天开发信也发的不少，阿里的询盘有不清楚的也经常去问产品知识。但每次例会，问他们在忙些什么，需要他们汇报的时候，都说不出很详细的内容。 公司的管理者，在过程的同时都是更看结果。我想他们更多的是通过业绩来判断自己的员工是否是真正的忙。换位思考，如果我是领导，我也会不禁考虑，一个业务员如果一个月只有两三万美金的销售额，到底能有多忙呢？ 之后老板让我留意办公室的业务员的工作状态，并找他们谈谈，到底有什么问题。于是我观察了一周，发现一些问题：工作效率低下，工作无计划性，把很多时间是浪费在许多根本不重要或者不必要的事情上。我们早上是 9 点上班，但
4、是我发现都 10 点半了，还有一些业务员在看着腾讯新闻。不得不说，腾讯的新闻弹窗新闻内容的确很丰富，罗列了很多热点的各种类型的新闻。而这些新闻，点了一个之后又会想点下一个。可能他们觉得，早上刚来没什么状态，先看看新闻过渡一下。不过在职场中还是要注意，凡事要掌握个度。我一般都是随便看看经济类的，其他娱乐八卦很少看。 另外，我发现有些人是完美主义者，对于一些不重要的小事，也要力求完美。举个例子，有个新业务员就为了邮件的签名排版的好看来来回回纠结，修改了一上午。我实在搞不懂，有那个必要吗？搞得像是在写一个复杂程序的代码！ 另外，很多业务员是在被动的工作。客户询盘来了，就准备回复询盘，回复客户的邮件。
5、一旦没有客户找的时候，就感觉没事情做了。其实，事情很多，没有计划，就不知道从哪里下手。做了计划之后，就不一样了，每天都排得满满的，维护客户、跟踪客户、寄样品等，这样，每天计划完成，工作也会充实许多。 外贸业务员到底如何提高工作效率？ 我们先总体说说时间分配，从一个外贸业务员早晨走进办公室开始（泡茶，整理桌面略过） 一、先打开网页查看一下汇率情况，一般以中行或央行为参考。作为一个外贸业务员，及时了解汇率的动向是很必要的工作。另外，我一般还要看看国内的原材料的价格走向。这些方面的资讯可以很轻松的在阿里巴巴原材料市场查到。一般顶多十分钟可以完成。 二、打开邮件客户端，再打开客户跟踪情况表。查看一下有
6、哪些客户是已经是有一段时间没有联系的。（我一般是按照 2-3 个星期左右的时间）给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。客户跟进情况表下载： http:/ （注：在公司名的单元格那里，鼠标右键点击一下，选择右键菜单的 “编辑单元格”，选中“本文档中的位置”，在工作表的列表中选中要跳转到的表名，即建立了跳转） 这么做的好处在于： 1） 和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要，他会第一时间想到你！ 持续地联系给未成交客户一种感觉，你的服务很好并且有诚意跟他合作，那么当他的老供应商出问题的时候，他会给你机会！ 拿个找货代的事情为例。以前
7、我们公司有固定货代的时候，我们一接到新的货代的自我推荐的电话，都是随便应付几句，恨不得早点挂电话。后来，公司的货代出现了问题，决定更换货代。正好过了两天，接到一个打过好几次电话的货代的来电，于是很高兴，约了时间谈谈。后来货代过来以后询问了一下价格和服务，之后很快就合作起来了。 邮件的内容以简洁、轻描淡写为主，千万别写太长，没时间看！有些业务员，写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何如何的内容，那么跟进的时候根本不需要再写了！Dear XXX,How are you ? I hope your everything is going well.I wonder whether you hav
8、e any pending orders or inquiry recently ?If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt reply. Thanks.Best regards,Sam2）和已经成交客户增进关系，展示服务！ 客户都喜欢有跟进意识的服务人员。 设想一下，当你从商场里买了一个不知名品牌的电器，买回来用了一周后突然有个回访电话，问您使用中是否有任何问题或者不便，您的任何建议都会对今后提升产品的品质和服务起到至关重要的作用。你会不会感觉有
9、种惊讶？不管产品品牌如何，产品体验如何，起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或者制造商内心也会打一些分。 其实放到外贸中是一个道理，有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。其实，每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的印象甚至信任，都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件，为什么不做呢？ 邮件的内容简洁点、轻描淡写 Dear XXX,Hope this email finds you well.Have you received the goods ? How do you think ?I hope you are satisfied with our qu
10、ality. If any comments, please let me know. Thanks.Best regards,Sam3） 提醒老客户是否考虑新的订单计划 邮件内容可以同 1），老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。第二章三、查看一下每日工作计划表，看看昨天的工作有哪些没有完成。 外贸业务是一项连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。打个不恰当的比喻，就像农民种庄稼。松土、撒种、施肥、保温、杀虫等等每个环节都需要去做，等待收获收割的那一天。 对于昨天没完成的工作，大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本
11、没有计划性，想到什么做什么。忙得不可开交，客户却丢着好几个月没有跟进。 这里我想说的是，我们做任何事情，其实都反映出我们的价值观。打个比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作给不了你快乐，接单也没有成就感，那么你工作的大部分内容我想是在维护老客户。 人的一生有很多阶段，每个阶段的需求都不一样。所以清楚地知道这个阶段的你，最想要的是什么，这个很重要。按照每天、每周、每月、每季度计划好工作。 先列清单： 每天先把要做的事情用白纸列一下，然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类：重要不紧急，重要且紧急
12、，紧急不重要，既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。给工作分类： 重要不紧急的事情有：开发新客户，跟进未成交客户，研究目标市场，学习更多的产品知识，汲取更多业务经验，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等（一切对你未来业绩提升有直接关系的事务）重要且紧急：跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做 PI，准备样品（维持你现有的业绩的事务），完成工作计划。紧急不重要：其他部门要求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”，实际上拖一拖，甚至不办，也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新
13、业务员去做。既不紧急也不重要：娱乐，上网，闲聊，消遣。 平时把主要时间和精力集中于前两类事务，这样，工作时才是真正有效率。 一般来说，每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户 say hello 每天花半个小时时间阅读一下 yahoo 国际站的英文新闻，对实事多了解一些，并且当做锻炼阅读能力。当有客户来拜访时，在路上，至少你可以多了很多当下热点的话题。每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚即可。 把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任。 每天花半小时的时间来研究了解目标市场，对一个目标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和其
14、分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的一两个 B2B 网站等等。PS：著名的 80/20 法则： 你每天做的工作内容，只有 20%会和产生利润有直接联系；用 20%的成本去维护老客户，将会得到 80%的收益；在看我这篇文章的，有 20%的人会真正把这些内容去实践，而不是和其他 80%的人一样，简单地 COPY 到 WORD 里面，然后无限期封藏。等等。四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件完成每日计划之后，应该在 9 点或 9 点半左右。 早上的这段时间，对大多数人来说，都属于效率不高的一段时间。这段时间
15、内适合做一些机械的，闲杂的工作。因此我不得不说，这段时间用来发开发信，是再合适不过了。 （一般为半小时或一小时。结束时间控制在 10 点半之前。） 当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信。这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。 我认为，这个考虑是 OK 的。但是我们可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。 比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等。3）外贸业务工具之三 文件夹和笔记本 文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。文件夹我喜欢点选一下地址栏 D：/上方的“文件夹”按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作。 另外我的 E 盘
16、清空的很干净，完全当做客户资料盘。根据不同市场建立 5 个根文件夹：北美 南美 中东 欧洲 亚洲。然后在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如“AAA GROUP”，之后再根据订单的年期分为 2008，2009，2010，2011，2012。进入 2012 后，逐个建立“包装资料”、“客户 PO”、“形式发票”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”。再建立两个 TXT 文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以建立好一个空的文件夹结构后，复制操作。这样一切用熟了之后资料分类都会一目了然。 关于笔记本，没
17、有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。 我的建议是多准备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，而不是所有的笔记。因为研究客户的询价很重要，可以着重了解客户的需求点。另外，有道云笔记很不错很好用，推荐一下！4）外贸业务工具之四 方便快捷的报价利润核算表 对于那些每天会受到 N 多个要求报价的业务员，如果每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感，失去激情。 因此需要一个表格能高效、方便、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作。最好填上采购价、退税率、汇率 等一些基本的数值，就能给出报价的参考意见的。 这里附上一个报价利润核算表（我算退税是外贸公司退税计算方式
18、，工厂的业务你们改改公式即可） 下载地址：http:/ 利润/立方 来考虑。即每立方利润额。这个数值高的，说明每多装一个立方此产品，可以获得较高利润。5）外贸业务工具之五 订单明细表和在手未出货统计表 当你业务不多的时候，也许你可以同时服务三四个客户。但是当订单量和客户群快速增加时，需要一个规范的详细的系统化的表格来记录。以前有一阵子，订单多的时候，经常是忙一个订单忘了另一个订单货要好了要出货了。然后赶紧救火队员一样，翻出订单文件安排出货。后来我做了两个表格。一个是订单明细表，另一个是在手未出货统计表。现在订单再多，我也不怕了。每天看一下这两个表格，什么订单要出货心里都一清二楚。订单明细表 下
19、载地址：http:/ 在手未出货订单统计表 下载地址：http:/ 五、利用按键精灵全自动更新或发布阿里巴巴产品信息很多业务员因为阿里巴巴发布和更新产品的工作头疼。有些公司的老板或者经理甚至规定了硬性指标，一天要更新多少个产品。 在发完开发信以及回复完客户邮件之后，时钟大约指向了 11 点半。这正是吃午饭的时间。如果电脑可以在我们吃午饭的时间帮我们把阿里产品更新或发布完，这将会节省多少精力和时间？ 这里介绍一个无比犀利的工具：按键精灵 按键精灵是一个模拟鼠标、键盘动作的软件。通过制作脚本，可以让按键精灵代替双手，自动执行一系列鼠标键盘动作。按键精灵简单易用，不需要任何编程知识就可以作出功能强大
20、的脚本。要在电脑前用双手可以完成的动作，按键精灵都可以替代完成。 一般来说，它有两种主要功能： 1网络游戏中可作脚本实现自动打怪，自动补血，自动说话等 2办公族可用它自动处理表格、文档，自动收发邮件等 目前来说，90%的用户还只是用在游戏上。其实这个软件用在自动化办公上十分给力！ 如果你了解 VBA, 你应该明白我在说什么。是的，这个软件能建立任务脚本。 我简单介绍一下原理：用 EXCEL 文档建立几个表格，模拟成一个“EXCEL 数据库”。然后根据更新或者发布产品页面的每一项需要填写或改动的内容，在单元格中填入不同的内容。建立好模拟的 EXCEL 数据库后。用按键精灵完整地记录一次更新产品或
21、者发布新产品的鼠标动作。之后设置好循环完成类似任务。 不夸张地说，只要你的 EXCEL 表格中的值足够的多（比如“产品关键词”），那么基本上一个小时内电脑可以自动更新或发布 100 个产品信息！想象一下，我们吃完午饭回来，电脑已经自动帮我们更新了 100 个阿里巴巴产品信息，这是多么令人愉悦的事情。 另外，不同的字段会有不同的组合方式，产品信息数量是乘法原则。可以想象，当你设置足够多的产品关键词和产品描述后，一个相同的产品会衍生出 N 多个产品页面！ 做这样一个工作，前期主要是要不断丰富你的“EXCEL 表格数据库”中的记录。还有一个想法，就是我们经常用搜索目标客户，然后记录在 Excel 表
22、格里，包含公司名，联系人，邮箱。其实对于一些不是特别对口的客户，我们也不想放过，但是也不想花费大量时间去手发，也可以结合按键精灵，让它自动的给表格上的每个客户都发一封开发信。由于前面我们已经介绍过了可以把开发信的内容保存为签名，那么这一步就比较简单了。可以考虑用按键精灵的录制脚本功能。先用录制脚本功能，录制一次发开发信的过程，然后选择按键精灵中的循环次数。 注意最后的一步操作是删除已发的那个客户那一行，否则按键精灵会每次发送第一条客户记录。因此你需要把客户表格复制一份，用复制的这份来录制脚本。第二章） 如何与供应商谈判我经常对业务员说，外贸业务是一个很有乐趣和成就感的工作，充满各种挑战。外贸业
23、务也是一个需要克服性格缺陷和惰性，提高情商的工作。 可以这么说，情商高不高，一定程度上决定了业务员的业绩如何。而情商很多时候体现在和供应商和客户的谈判能力。这是一个极其微妙的博弈，因此很有乐趣和成就感。 很多业务员没有意识到提高谈判能力的重要性，因此在业务过程中谈判手段单一，语气和态度过于强硬、文字晦涩、逻辑性差，谈判技巧匮乏，经常不知不觉地陷入僵局，不知道如何找到突破口。因此业务员需要多反思，面对僵局还能说些什么，做些什么来改变局面。 -扯的有点离题了，今天其实想先和大家谈谈如何跟供应商谈判。主要说说以下四个方面。 一、如何与供应商（工厂）谈价格 二、如何和工厂谈付款方式 二、面对客户索赔该
24、怎么和供应商协商 四、客户要验厂时怎样和工厂谈，防止工厂抢客户 在具体展开这个话题之前，先请各位看一下下面这个问题。工厂和客户哪个重要？每次面试业务员时，我都会问这个问题。 绝大多数面试者的回答都类似于：客户是上帝，是衣食父母。工厂可以再找，但客户不能丢。 一般来说，对于那些持有相反意见的面试者，我会毫不犹豫地在其简历上加些分。 我的观点是：一个优秀的业务员，应该永远牢记：工厂比客户重要。时刻要有这样的心态：市场很大，客户是做不完的。而全心全意支持和配合你的工厂却是屈指可数，是你宝贵的财富。得到一个好的工厂的支持和配合，价格有优势，产品质量稳定，交货及时，讲信用，外贸业务员可以心无旁骛地开发客
25、户。一个好的工厂可以让你无后顾之忧，开发越来越多的客户。 当价格上接单有难度时，工厂能够理解并在不偷工减料的情况下，让出一些利润，配合业务员接单。当品质上出现问题时，工厂能够足够重视并且排查原因，及时反馈。在这种正反馈下，业务员的业务量会增长很快，客户也会越来越多。反之，如果一个工厂合作意识差，质量良莠不齐，交货经常性拖延，不守信用，偷工减料，那么业务员有再多的客户，也会最终流失掉。一个差的工厂，能砸掉一群客户。业务员也会在和这样的工厂打交道中，浪费大量精力和时间，丧失信心和激情。 因此，当工厂和客户出现冲突时，学会为工厂多考虑考虑。我非常看不惯有些业务员一味地用强硬的口气压工厂。不要认为你是工厂的客户，工厂就应该怎么样怎么样。更不要出现问题时抓起电话就把厂长一顿好骂。大家在人格上是平等的。好好沟通，说话要有理有据有节，但不要得理不饶人。
