1、第三章总 账,学习目标,掌握总账系统基本功能结构熟悉总账系统初始化工作掌握总账系统日常业务流程熟悉部门管理、项目管理等辅助管理账簿,解决什么问题？,效率：财务核算效率、准确率低，财务数据反应不及时 由于 财务工作繁重、繁琐， 造成凭证编制不及时不准确， 数据不能及时登账 资金：资金管理松懈，收付款业务管理混乱 由于收付款业务缺乏有效控制和跟踪管理，造成呆账坏账时有发生内控：无法实现有效的内部控制和业务协同 由于内部控制制度得不到有效执行，造成人员间缺乏互相监督和相互协作分析：报表编制不及时不准确，财务数据不能得到有效分析。 由于缺乏有效财务分析工具、基础数据质量差，造成报表编制不准确不及时,有
2、什么特点？,穿透式查询：由凭证连查明细账、总账、报表、单据，实现追踪溯源功能报表自动生成：凭证填制完毕，未记账的情况下，自动化生成报表，及时掌控资金状况，充分满足管理者对信息及时性的要求。单据自定义：可根据企业的实际需要灵活定义各种单据模板，满足企业个性化的需要。实现预算控制：在业务处理过程中超预算时，系统自动报警，实现财务预算可控化管理。权限控制和多级审批：可按照操作人员的职责自由定义各种权限；能够实现多级审批。财务分析：提供指标分析、报表分析、现金收支分析、预算分析、因素分析,提高效率：总账、薪酬福利、资产管理、收付款、账簿报表全过程自动化核算 财务核算自动化,降低风险：对现金、货款、采购
3、资金进行全面追踪管理，减少呆账坏账 资金管理可视化,严格内控：实现严格的财务内部控制制度，促进财务人员间的工作协作。 内部控制动态化,及时分析：提高财务分析质量，辅助决策。 财务分析及时化,有什么价值？,系统概述 功能概述：基本设置（会计科目、外币及汇率、期初余额的录入、凭证类别、辅助核算项目的定义） 凭证管理（录入、签字、审核、记账、查询） 出纳管理（现金、及银行日记账及资金日报表，余额调表节表）,账簿管理（总账、明细账、凭证、余额、日记账） 辅助核算管理（个人客户供应商往来管理、部门核算、项目管理） 期末管理（月末分摊、试算平衡、对账、结账、月末工作报告）,总账系统与其他系统之间数据传递关
4、系,总账系统业务处理流程,手工账务系统核算程序,编制记账凭证（收款、付款、转账）登现金日记账和银行存款日记账登记明细账产生科目汇总表、登记总分类账月末核对，账账相符月末编制报表,自动化账务处理流程,手工和自动化账务处理流程的区别 （1）数据处理的起点和终点不同 （2）数据处理方式不同 （3）数据存储方式不同 （4）对账方式不同 （5）查询资料方式不同,进入总账系统,设置会计科目,部门、个人、客户、供应商、项目,设置辅助核算,设置外币及汇率,录入期初余额,设置凭证类别,Y,N,收集原始凭证、填制凭证,出纳签字,主管签字,审核、记账,自动转账,账簿查询、打印,结 账,数据备份,下月,基础设置,日常
5、处理,总账系统操作流程图,一、初始设置（1）,基本信息系统启用：启用相关模块编码档案：基础档案的编码规则定制基础档案：机构人员：部门及职员资料 注意：部门编码规则输入，先输第一级再输第二级 * *表示2级，每 级2位数客商资料：客户和供应商财务： 会计科目：增加科目的明细科目和设置辅助核算 外币设置：设置外币和汇率 凭证类别：选择凭证类别 收付结算：财务结算方式的设置,会计科目编码体系,会计科目编码的设计方法 （1）顺序编码：是一种用连续数字代表编码对象的代码。 （2）区间编码：是把整个编码系统分成多个分组，形成多个区间，每个区间是一组，每组中的代码值都有特定的含义，总账科目编码即采用了区间编
6、码方法。 （3）层次编码：是以分类对象的从属关系为排列顺序的一种代码。,凭证类别设置 账务处理子系统一般提供了以下默认凭证分类方式，用户可根据企业实际加以选择： （1）记账凭证 （2）收款、付款、转账凭证 （3）现金、银行和转账凭证 （4）现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证 （5）自定义凭证类别,其他信息设置 （1）外币及汇率 汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。 （2）结算方式 结算是指款项的收付行为。企业因各种业务办理结算，除使用现金结算外，大部分通过转账方式办理。国内转账结算方式分为两类：一类是单纯由银行通
7、过记账凭证形式化专款项的结算方式，另一种是票据化的结算方式。,注：会计科目设置,1、科目编码与编码方案是一一对应2、科目编码一旦保存不可修改3、需要外币核算的科目，需要进行外币辅助核算的设置4、下级科目的属性与上级科目的要求一致5、删除科目由最低级逐级向上进行删除6、辅助核算一经确定，年中不得修改,初始设置（2）,1.期初余额：建账月份的月初余额 年初建账 年初余额=期初余额 年中建账 年初余额+累计借方-累计贷方=期初余额=月初余额 2. 录入余额时注意科目所在行的颜色显示 白色：表示末级科目，可直接录入余额 灰色：表示非末级科目，不必输入余额，由明细科目录入后自动累加 黄色：表示科目挂了辅
8、助核算，双击单元格进入明细余额的录入3. 选项 :进行凭证参数设置,辅助核算账户设置 通过设置辅助核算账，一个科目可以进行不同性质的专项核算，以满足管理者对经营信息的多方面需要。 （1）部门核算辅助账 ：以将某些成本类和损益类科目设置为按部门核算 。 （2）往来核算辅助账：用于核算企业与供应商、客户之间的资金往来。 （3）项目核算辅助账 ：可以满足业务交叉核算和综合管理的需要。,期初余额输入 账务处理子系统首次启用时，应当将以往手工系统的账簿数据录入到账务处理子系统中，以保证历史数据的完整性。 （1）会计科目期初余额 （2）辅助核算会计科目的期初余额 （3）调整余额方向,非末级科目余额应先输入
9、最末级科目的余额,二、日常处理,日常业务流程 ： 填制凭证,出纳签字,主管签字,记账,审核凭证,无先后顺序,主管签字与制单不能为同一个操作员,结帐,转帐,转帐之后的凭证需要审核和记帐,填制凭证 （1）输入记账凭证 记账凭证的基本要素包括凭证类别、编制凭证的日期、经济业务的内容摘要、会计科目和明细科目的名称、金额、凭证的编号、所有原始凭证和其他资料的张数、有关人员的签字。 （2）输入辅助核算信息 当输入具有辅助核算的科目时，要求输入相应的辅助信息。,补充： 凭证填制可采用两种方式：前台处理（直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证）后台处理（先由手工制单然后集中输入） 企业采用哪
10、种方式要看实际情况，一般业务量不多或基础较好或使用网络版软件系统的企业可采用前台处理方式，而在第一年或人机并行账务处理阶段比较适合采用后台处理方式。*,1增加凭证：F5：增加： F6：保存 F2：参照F11：原币、汇率、本币换算空格：改变金额方向 ； “=”：借贷平衡负号：红蓝字切换使用末级科目制单,冲销凭证：如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用冲销凭证功能制作红字冲销凭证。作废及整理凭证 ：如果不想保留作废凭证时，可以通过“整理凭证”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。,审核凭证 为了保证会计事项处理正确和记账凭证编制正确，需要对记账凭证进行审核。审核记账凭证的内容包括： （1）编
11、制依据是否真实 （2）编制项目是否齐全 （3）使用会计科目（账户）是否正确 （4）金额是否正确 凭证一经审核，不能直接修改、删除，只有被取消审核签字后方可进行修改。,审核凭证,更换操作员系统重新注册选择另一操作员审核凭证审核凭证审核凭证注：审核人与制单人不能为同一人；只有审核本人才能取消审核,凭证审核主要包括出纳签字和审核凭证 出纳管理包括出纳签字、日记账及资金日记账、支票登记簿、银行对账 出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出 出纳人员对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确。出纳签字应更换操作员，应具有签字权限的出纳人员进行，可单个签也可成批
12、签。,出纳签字,指定科目系统初始化会计科目 编辑指定科目现金总账科目选现金科目 银行总账科目选银行存款科目出纳签字审核凭证出纳签字,出纳签字系统初始化会计科目 编辑指定科目,查询凭证 在凭证填制过程中，通过“查询”功能可以对凭证进行浏览查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。 查询凭证可以按照各种查询条件进行。例如，根据是否记账，分为“已记账凭证”、“未记账凭证”；根据凭证类别，分为“全部”、“记账凭证”、“作废凭证”等。,记账 账簿的登记通常叫做记账或过账，登记必须以审核无误的记账凭证为依据。计算机处理方法下，记账过程是由计算机根据凭证库中的已审核记账凭证，进行分类汇总计
13、算后自动完成的。 注意：（1）记账前，需要对系统数据进行备份；（2）上一个月未结账，本月不能进行记账工作；（3）记账时，账务处理子系统只针对那些经过审核的凭证进行操作；（4）记账过程不得中断，一旦出现断电或其他原因造成中断情况，则系统自动恢复至记账前状态，然后用户再重新记账。,在手工做账时,每月的月初月末是会计人员最忙的时候,要做期末转账、结账，工作量大不说，还非常容易出错。现在这一切可以在月末处理中轻松解决。,自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。灵活的自定义转账功能可满足各类业务的转账需要。,总账系统月末处理,
14、银行对账 为了防止记账发生错误，正确掌握银行存款的实际余额，企业必须定期将银行存款日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。银行对帐的步骤如下： （1）输入银行未达账期初数据 （2）输入银行对账单 （3）对账 （4）编制银行余额调节表 （5）核销已达账,自动转账 自动转账定义包括： （1）自定义转账 （2）对应结转：对应结转不仅可以进行两个科目一对一的结转，还可以进行科目的一对多结转。 （3）销售成本结转：主要用来辅助没有启用购销存业务模块的企业完成销售成本的计算和结转。 （4）期间损益结转：用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中,试算平衡和对帐 试算平衡是根
15、据会计平衡公式“借方余额=贷方余额”的要求，对账务处理子系统中已设置的会计账户的期末余额进行平衡校验，并输出科目余额表和是否平衡信息。 对账即核对账目，是将账簿记录同其他会计核算资料相核对的过程。对账的内容包括： （1）账证核对 （2）账账核对 （3）账实核对 （4）账表核对,月末结账 月末终了，要进行月结。月结就是计算出各账户的本月发生额和月末余额。账务处理子系统结账程序的处理流程为： （1）结束本月的记账工作 （2）进行数据的保护 （3）试算平衡 （4）期末余额结转至下月期初余额,期末处理 1、银行对账包括银行对账期初数据、银行对账单、银行对账、余额调节表的查询、对账结果查询。 2、转账包
16、括转账定义和转账生成。转账定义有自定义转账、对应转账、销售成本转账、汇总损益结转、期间损益结转。 转账生成凭证将追加到未记账凭证中去，必须通过审核、记账后才能完成结转工作。,3、对账（*特别注意：对账出现错误时，允许“恢复记账前状态”）用ctrl+H来进行，有两种状态（1）恢复到最近的一次记账前状态（2）恢复到月初记账前状态 4、结账（结账须知6点，结账出现错误进行反结账即取消结帐）ctrl+shift+F6,附注：结账报告的内容, 有未记账凭证的记录，如有此条，不能进行结账 损益类科目有未结转为零的科目，此条不影响结账 本月账面试算平衡，若不平衡，不能进行结账 本月账账核对，若不平衡，不能进
17、行结账本月工作量的统计 其他系统结账状态，若有未结账的系统，不能结账,逆向流程,取消结账 取消记账取消审核取消出纳签字修改或删除凭证,取消结帐,1、只能取消最后一个结帐月份； 2、以下步骤只能由账套主管执行； 3、操作过程： 1）期末-结帐 2）选择最后一个结帐月份； 3）CTRL+SHIFT+F6。,取消记帐,操作过程： 1）期末对账CTRL+H 2）凭证恢复记账前状态 （必须账套主管） 3）选择恢复方式：最近一次或月初,取消审核必须由审核本人取消审核从审核凭证的界面进入修改凭证或删除凭证从填制凭证进去修改凭证凭证编号和凭证日期不能改直接修改摘要、科目、金额、辅助核算,U8总账系统,凭证录入
18、、审核、记账、结账,记住,个人往来账管理 主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理已清账等功能。部门核算 主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时的反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。,总账系统辅助账管理,往来管理 主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。,总账系统辅助账管理,项目管理主要用于生产成本、
19、在建工程等业务的核算，以项目为中心为企业提供各项目的成本、费用、收入等的明细及汇总情况、项目计划执行报告等；也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、 订单等等。提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。,总账系统辅助账管理,附项目辅助核算的定义步骤：1、设置科目辅助核算2、定义项目大类：定义项目核算的分类类别。如增加生产成本项目大类3、指定核算科目：具体指定需按此类项目核算的科目，一个科目可以定义一个项目大类。如将直接材料、直接工资和制造费用指定为按生产成本项目大类核算的科目4、定义项目分类：可以将一个项目大类下的项目进一步划分。如将生产成本大类进一步划分为自行开发和委托开发
20、项目5、定义项目目录：将各个项目大类的具体项目输入系统,附使用辅助核算的科目设置 科目编码 科目名称 辅助核算 1131 应收账款 客户往来 1133 其他应收账款 113301 差旅费应收款 个人往来 113302 私人借款 个人往来 1201 材料采购 项目往来 5502 管理费用 550201 办公费 部门核算 2121 应付账款 供应商往来,综合查询,为了能够及时地了解账簿中的数据资料，并满足对账簿数据的统计分析及打印的需要，在账务处理子系统中，系统提供了强大的查询功能，包括： （1）总账查询 （2）余额表查询 （3）明细表查询 （4）日记账查询 （5）辅助帐查询,用友软件账簿、账表特
21、点,友好交互式的界面，易于操作，易于用户理解。灵活、强大的查询与统计功能可以实现穿透式的查询。会计期间为从。到。的期间变量可以实现累计数的查询、统计。查询条件的自由组合和模糊查询可以满足用户按照任意条件查询的需求。按照不同大类和不同级次的查询、统计使软件的统计功能更加丰富。辅助帐的查询满足以不同角度的综合查询和统计。,U8总账系统账簿管理,主要功能科目 科目结构 科目初始 科目辅助核算 科目辅助账,主要功能凭证 凭证录入 凭证审核 凭证记账,主要功能期末 会计期 月末结 年末结,主要功能账表 逐级穿透 账 簿 统计表,U8总帐系统主要功能,实验二 总账管理初始化设置,实验目的1、掌握初始化设置
22、的相关内容2、掌握初始化设置的具体内容和操作方法实验内容1、参数设置2、基础档案设置：会计科目、凭证类别、外币及汇率、结算方式、辅助核算档案3、期初余额录入实验准备实验要求以账套主管身份进行初始化设置实验资料,实验三 总账管理日常业务处理,实验目的1、熟悉总账日常业务处理的各项操作2、掌握凭证、出纳和账簿管理的具体内容实验内容1、凭证管理：填制凭证、审核凭证、凭证记账2、出纳管理：现金、银行存款日记账、资金月报表的查询、支票登记簿的操作方法3、账簿管理：总账、明细账、辅助账、科目余额表的查询方法实验准备引入实验账套的数据实验要求以会计身份填制凭证，凭证查询；以出纳身份进行签字，现金银行存款日记账的查询实验资料,实验四 总账期末处理,实验目的掌握总账期末处理的相关内容实验内容1、银行对账2、自动转账3、对账4、结账实验准备引入实验账套实验要求以出纳身份进行银行对账以会计身份进行自动转账以账套主管身份进行审核、记账、对账、结账实验资料,
